Munkába lépésekor egy új alkalmazott óriási mennyiségű személyes információt szolgáltat a munkaadónak. Ez részben a termelési igényeknek tudható be. A szolgáltatott adatok jellegétől függetlenül azokat megfelelően tárolni és védeni kell. Ha ez nem történik meg, és a munkavállalók személyes adatait nyilvánosságra hozzák, akkor jelentős károkat okoznak a munkavállalók (méltóságuk és személyes biztonságuk egyaránt). Ezért fontos, hogy a "személyes adatok" fogalmát részletesebben megvizsgáljuk. Mi vonatkozik rájuk? Hogyan kell tárolni? Milyen módszerek vannak a személyes adatok védelmére? Ki szabályozza tárolásuk és feldolgozásuk folyamatát? Ezekre és néhány további kérdésre a válaszokat közvetlenül a cikk tartalmazza. Légy óvatos, amennyire csak lehetséges.
Személyes adatokról szóló törvény
Számos szabályozás eltérően határozza meg a "munkavállalói személyes adatok" fogalmát. Annak megértése érdekében, hogy pontosan mit értünk, össze kell kapcsolni a különféle álláspontjukat. Jogalkotási alapjuk a személyes adatokról szóló törvény és az Orosz Föderáció alkotmányában szereplő számos norma.
Tehát mi van azokkal az információkkal, amelyeket a vállalkozás alkalmazottaitól gyűjtnek? Az ilyen alkalmazottak személyes adatok alanyává válnak. Ez a fajta információ a következő adatokat tartalmazza: teljes név, születési adatok, családi állapot, lakóhely, társadalmi helyzet, aktuális jövedelemre vonatkozó információk, iskolai végzettség stb.
Ezek az adatok a korlátozott hozzáféréssel rendelkező információk típusára vonatkoznak, mivel jogilag megerősítették, hogy senkit sem szabad beavatkozni a személyes életébe. Ez vonatkozik a személyes adatokra is.
Ilyen információra van szükség a polgár hatékony azonosításához. És ha egy alkalmazottról beszélünk, akkor a személyes adatok információkat szolgáltatnak róla, mint egy szakemberről egy bizonyos tevékenységi területen. Ezért logikus, hogy csak a személyes adatok vonatkoznak a munkavállaló személyes adataira, amelyek kapcsolódnak a szakmai lehetőségeihez és a munkaköri feladatok elvégzésének sajátosságaihoz.
Az Orosz Föderáció alkotmánya garantálja a polgárok számára személyes életük titkosságát. És a személyes információk közvetlenül kapcsolódnak hozzá. Ezt az Orosz Föderáció elnökének vonatkozó rendelete határozza meg, amely megerősíti az ilyen információk bizalmas jellegét, és biztosítja, hogy a nyilvánosság ne férhessen hozzájuk.
Ugyanakkor az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve a megfogalmazott koncepció meglehetősen szűk meghatározását tartalmazza. Azt állítja, hogy a munkavállaló személyes adata olyan információ, amely a vezetõ számára szükséges közvetlen szakmai feladatainak ellátása során, és amely kizárólag egy adott alkalmazottra vonatkozik.
Személyes adatok feldolgozása
Miért kell feldolgoznom és tárolnom a személyes adatokat? Ezek szükségesek a vállalkozás munkatevékenységének megfelelő végrehajtásához.
Feldolgozásuk célja a következő:
- a foglalkoztatás ténye;
- a karrierépítés alapja;
- fizetések fizetése;
- a munka végrehajtásának nyomon követése.
Számos módszer létezik a személyes adatok védelmére. A munkavállalóknak joguk van tudni, hogyan tárolják és használják személyes adataikat. A vezetők felelőssége, hogy ezeket az információkat megismerjék az alkalmazottakkal. Az alkalmazottak személyes aláírással igazolják az értesítés tényét.
A személyes adatok típusai
A munkavállalókkal kapcsolatos személyes adatokat milyen módon kell gyűjteni a Munka Törvénykönyve, az Orosz Föderáció alkotmánya és számos szövetségi törvény határozza meg. Tehát kétféle dokumentumra van szükség. Az első a munkaszerződés benyújtásával kapcsolatos dokumentumok. A második a munkáltató által közvetlenül igényelt vagy összeállított dokumentáció.
A személyes adatokat tehát a következő kritériumok szerint osztályozzuk:
A hozzáférés mértéke
- Nyilvánosan elérhető. Számos ember számára elérhető.
- Bizalmas. Csak azok számára elérhető, akiket a munkavállaló megengedett.
irány
- Különleges. Személyes élet, bűnügyi nyilvántartás, vallási meggyőződések, politikai hiedelmek.
- Hagyományos. Minden, ami nem vonatkozik a különleges adatokra.
tartalom
- Biometrikus. Jellemezze a fiziológiát.
- Nem biometrikus. Nem biometrikus adatok.
A személyes adatok típusai
Milyen típusú személyes adatok vannak osztva? Mi vonatkozik rájuk?
Fontos megérteni, hogy az összes olyan információ, amelyet egy vállalkozásban tárolnak egy adott alkalmazott vonatkozásában, két különböző szempontból tekinthető meg.
- A munkavállaló (annak egyes tagjai) családi állapotára és családjára vonatkozó adatok, nevezetesen: az eltartottak jelenléte, a gyermekek jelenléte, életkoruk és száma, egészségi állapota.
- Információ egy adott alkalmazottról, nevezetesen: teljes név (útlevél), szakma, egészségi állapot, valamint minden különleges körülmény.
A vállalkozás vezetője köteles helyi jelentőségű szabályozási aktust megfogalmazni, amely figyelembe veszi a személyes adatok tárolását meghatározó eljárást. Különböző formákban is bemutatható. Például ez lehet a személyes adatokról szóló rendelet.
Tehát az egyik árnyalattal részletesebben foglalkozunk. Személyes adatok: mi vonatkozik rájuk? A személyes dossziékban található információk. A következőről szól:
- útlevél adatai (születési hely és év, stb.);
- diploma másolata;
- a speciális készségek és tudás meglétét megerősítő dokumentumok másolata;
- az állami nyugdíjbiztosítás dokumentumainak másolata;
- egyéb dokumentumok.
Tehát összefoglalva: mit jelent a személyes adatok fogalma? Mi vonatkozik rájuk? Ez a munkavállalóra vonatkozó személyes információ, amelyre a munkáltatónak szüksége van a munkavállaló lehetőségeinek és képességeinek leghatékonyabb kihasználásához. Ez utóbbinak természetesen be kell adnia hozzájárulását a személyes adatok feldolgozásához. Ha az összes alaki követelményt betartják, akkor az információ a lehető legbiztonságosabb marad.
A nyilvánosságra hozatal felelőssége
Fontos figyelembe venni, hogy a 152. sz. Szövetségi törvény "A személyes adatok védelméről" csak a társaság adminisztratív felelősségét írja elő az alkalmazottak személyes adatainak nyilvánosságra hozataláért. Ez azt jelenti, hogy ha egy szervezet nem tudja garantálni az alkalmazottak személyes adatainak abszolút védelmét, akkor csak bírság vár rá. Ezenkívül a személyes adatok nem megfelelő tárolása miatti pénzbüntetés mértéke teljesen nevetséges. Általában öt-tízezer rubelt tartalmaznak. Természetesen ez a helyzet csak egyszeri kifizetések esetén. Általában azokban a vállalkozásokban, ahol ilyen problémák merülnek fel, a jogsértések többszörösek, ami azt jelenti, hogy a bírság összege jelentősen növekszik.
A készpénzköltségek azonban messze nem a legfontosabb következményei annak, hogy a személyes adatok helytelen felhasználása történik. Ez nagymértékben befolyásolja a vállalat hírnevét. Végül is, amikor a munkavállalók hozzájárulnak a személyes adatok feldolgozásához, azt számítják, hogy biztonságuk garantált. Ha másképp derül ki, az ilyen személyzet megtagadja az ilyen típusú társasággal való kapcsolattartást.A cég elveszíti a szakemberek felvételének képességét.
Hogyan ellenőrzi a Roskomnadzor a személyes adatok védelmét
Ebben az esetben érdekli a 152-es, a személyes adatok védelméről szóló szövetségi törvény. Ő az, aki e funkció végrehajtásának jogalkotási alapját képezi.
A Roskomnadzor általában a vizsgált szféra három fő területét ellenőrzi:
- A média.
- Kommunikáció.
- Személyes adatok védelme.
A személyes adatokról szóló rendelet azt ajánlja, hogy a Roskomnadzor évente legalább háromszor végezzen ilyen ellenőrzéseket. Ez a szabály az ütemezett ellenőrzésekre vonatkozik. A nem tervezett készülékeket szükség szerint gyártják. Mi lehet ennek oka? Például, ha a tervezett ellenőrzést hosszú ideig elvégezték. Vagy ha meg kell győződnie arról, hogy a korábbi megjegyzéseket figyelembe vették-e, és elvégezték a szükséges módosításokat.
A személyes adatok tárolásának szabályai
Minden társaságnak külön szabályokat kell kidolgoznia, amelyek szabályozzák az alkalmazottak személyes adatainak tárolását és felhasználását. Számos lehetőség áll rendelkezésre arra, hogy miként lehet pontosan végrehajtani a leírt dokumentumot. Ez lehet külön rendelkezés vagy a helyi belső szabályok részét képező szakasz. Minden alkalmazottnak joga van részt venni a személyes adatok védelmét szolgáló intézkedések kidolgozásában és végrehajtásában. Ezért minden alkalmazottat gondosan meg kell ismerni a leírt dokumentumban.
Össze kell állítania a személyes adatok és az alkalmazottak listáját, valamint létre kell hoznia egy dokumentumsablont. Mindenkinek alá kell írnia, aki a vállalkozásnál dolgozik.
Fizikai tárolás
Az adatok tárolásának különféle módjai vannak. Néhányan még nem állnak készen az elektronikus archívumra való váltásra, ami azt jelenti, hogy inkább a tradicionális (azaz papíron) üzleti tevékenységet folytatják. A módszer lényege, hogy az alkalmazottakra vonatkozó összes adatot, személyes dokumentumait és másolatait egy személyes fájlnak nevezett szó szerinti mappában tárolja.
Milyen előnyei vannak az ilyen típusú személyes nyilvántartásnak? Közülük a következők:
- minden információ könnyen megtalálható, mivel egy helyen található;
- az adatok könnyen rendszerezhetők;
- az információkeresés a lehető legrövidebb időt vesz igénybe.
Ennek a módszernek azonban vannak hátrányai. Például a következőket:
- a tároláshoz szükséges kiegészítő források, például speciális helyiségek, felszerelések, széfek stb. rendelkezésre állása;
- a folyamat összetettsége;
- A papírdokumentációhoz szükséges speciális készségek.
A humán erőforrás osztályok néha inkább az egyes alkalmazottakról szóló információkat külön tárolják (különféle tematikus mappákban). Tehát minden munkavállalói szerződést, kérdőívet és egyéb dokumentumokat külön tárolnak. Számozva vannak a kényelmesebb keresés érdekében. Ez a módszer kevésbé munkaigényes, mint a fent leírt, és nem igényel speciális készségeket a személyzeti osztály alkalmazottjától.
Ennek ellenére nincs hiánya. Közülük a következők:
- nagy időre van szükség ahhoz, hogy megtaláljuk a szükséges adatokat egy adott alkalmazottról;
- a bizalmas információk szivárgásának kockázata jelentősen megnő.
Elektronikus tárolás
Ebben az esetben az emberi erőforrásokkal foglalkozó osztályok inkább elektronikus adatbázisokat és különféle információs rendszereket használnak. Ez gyakran biztosítja a személyes adatok biztonságát.
Milyen előnyei vannak az ilyen típusú adattárolásnak? A főbb alábbiakban felsoroljuk:
- nincs szükség nagy archívumra;
- jelentős helymegtakarítás;
- nincsenek korlátozások az eltarthatósági időtartamra;
- A személyes adatok feldolgozása kényelmes, és nem vesz sok időt;
- az adatokhoz való jogosulatlan hozzáférés gyakorlatilag kizárt;
- nincs szükség további forrásokra.
Természetesen vannak mínuszok. Például a következőket:
- a teljes adatbázis biztonsági mentésének szükségessége;
- olyan szakemberre van szüksége, aki az információs rendszert kezeli;
- a speciálisan tervezett berendezések és szoftverek költségeire lesz szükség;
- A személyes adatokat feldolgozó alkalmazottnak rendkívül hozzáértőnek kell lennie.
Milyen módszereket alkalmaznak a munkavállalók személyes adatainak hatékony védelme érdekében?
- A személyes adatok feldolgozásának helyiségét zárja be teljesen más alkalmazottak előtt.
- A munkavállalóknak külön engedélyt kell szerezniük bármilyen információ megszerzéséhez.
- Az adattárolást egyértelműen kell megszervezni.
Tekintettel az egyes módszerek hátrányaira és előnyeire, általában a munkáltatók kombinálják azokat. Nem számít, milyen módszerrel tárolják az információkat, a munkáltatónak úgy vagy úgy kell megszereznie a munkavállaló hozzájárulását, hogy személyes adatait feldolgozza.
következtetés
Személyes adatok - bizalmas információk, amelyeket a munkáltató gyűjthet a munkavállaló személyazonosságának azonosítása, valamint a munkavállaló képesítésének szintjének és szakmai lehetőségeinek meghatározása érdekében. A személyes adatok tárolására és feldolgozására számos módszer létezik (papíron vagy elektronikus adathordozón rögzíthető, a személyzeti osztály preferenciáitól és a vállalkozás képességeitől függően). A személyes adatok védelmének az illetékes osztály elsődleges prioritásának kell lennie, mivel ez a munkavállaló joga, amelyet az Orosz Föderáció alkotmánya garantál neki. Fontos, hogy jól megismerje jogait, hogy megvédje magát vitatott helyzetben.