A fuvarleveleket az elsődleges számviteli dokumentáció mutatja be, amelyet minden vállalkozónak vagy cégvezetőnek össze kell állítania, ha a társaság tevékenységei autók használatához kapcsolódnak. Ha a társaság az autó tulajdonosa, akkor a fuvarlevelek igazolják annak lehetőségét, hogy a járművet üzleti tevékenységük során használják. Ha az autó a munkavállalóé, akkor a lapok lehetővé teszik az autó hivatalos célokra történő használatának optimális összegének meghatározását. A fuvarlevél kitöltése fontos folyamat, mivel az eljárás során nem lehet súlyos hibákat követni. A folyamatot a vállalati tisztviselők végzik.
A fuvarlevelek fogalma és szükségessége
Ezek az elsődleges dokumentumok, amelyek megerősítik a gép használatát a vállalat számára. Fontos információkat tartalmaznak a közvetlen járműről, a sofőrről és a társaságról. Ezeket a dokumentumokat a munkaügyi felügyelet, az adóellenőrök vagy a közlekedési rendőrök ellenőrizhetik, így a társasági tisztviselőknek figyelembe kell venniük az utazási lapok kitöltésének szabályait. Segítik a különféle jogsértések és hibák elkerülését.
Ha az ellenőrök pontatlan információkat és hibákat találnak, ez lesz a nagy bírság kiszabásának alapja.
Miért használt?
A fuvarlevelek kitöltését minden szervezet végzi, amely így vagy úgy kapcsolódik a járművek használatához. A dokumentum használatával egyszerre több célt is elérhet, amelyek a következők:
- az autó mozgását a munkanapon ellenőrzik;
- e dokumentum alapján kiszámítják a sofőr fizetését;
- rögzített összeg az üzemanyagra és kenőanyagokra;
- az értékcsökkenést helyesen számítják ki a használt ingatlanra;
- az autó összes költségét figyelembe veszik.
Ezenkívül a járművezetőnek szüksége van a fuvarlevéllel a közúti rendőr tisztének történő bemutatáshoz, mivel ő az, aki igazolja az áruk vagy az utasok szállításának jogszerűségét. Bizonyítja, hogy a jármű optimális állapotban van, és hogy egy adott polgár a hivatalos sofőr. Ha az ellenőrzés során hibákat találnak a dokumentumban, vagy ha egyáltalán kiderül, hogy nincs fuvarlevél, a járművezetőt a 19. cikk alapján kell felelősségre vonni. 12.13 Közigazgatási törvénykönyv.
A dokumentum jellemzői
A fuvarlevél kitöltése meglehetősen egyszerű folyamat. Minden vállalat önállóan választja, hogy egyetlen űrlapot használ-e, vagy kidolgozza-e e dokumentum egyedi formáját, amelyet a szervezet belső szabályozási dokumentációja rögzít.
Ha a társaság személyek vagy áruk szállítására specializálódott, akkor az autó elszámolását csak a külön jóváhagyott lapon kell elvégezni. Ki adjon útmutatást a járművezetőknek? A folyamatot kizárólag a munkáltató végzi, aki elkészíti és kitölti ezt a dokumentumot. Általában a társaság igazgatója kiad egy végzést, amelyben kinevezi a felelős személyt. Ez a vállalat alkalmazottja az, aki részt vesz a szórólapok készítésében, kitöltésében és átadásában a járművezetőknek.
A dokumentum kitöltésének jellemzői a következők:
- egy lapot kizárólag az autó üzleti célú felhasználásakor írnak ki;
- nem számít, miért indul a társaság tulajdonosa egy adott járművet, tehát az autó tulajdonjog alapján a társaság tulajdonában lehet vagy bérbe adható;
- a dokumentum maximális érvényességi ideje 30 nap;
- megengedett, hogy kiírja egy napra, akár egy utazásra is.
A 2018-ban hatályban lévő új szabályok szerint megengedett a lap érvényességének meghosszabbítása.
Dokumentumtípusok
A fuvarlevelek kitöltésének szabályai kissé eltérhetnek a dokumentum változatától függően. Minden járműtípus saját típusú szórólapot használ. Ezért vannak fuvarlevelek a következő járművekre:
- teherautók;
- személygépkocsik;
- speciális szállítás;
- taxi, amely lehet autó vagy teherautó;
- buszok, amelyeket nyilvános személyforgalomra vagy más célokra szánnak.
Minden járműhöz a megfelelő űrlapot kell használni. Ha a szervezet önállóan foglalkozik a dokumentáció fejlesztésével, akkor a kiválasztott űrlapot rögzítik egy speciális naplóban.
A töltési árnyalatok
A fuvarlevél kitöltésének módját az egyes társaságok külön-külön határozzák meg. Leggyakrabban az alábbi szabályokat és funkciókat használják erre:
- diszpécsert neveznek ki a társaság vezetőjének parancsára, aki minden egyes autóra vonatkozóan elkészíti az utazási lapot, amelyet az alkalmazottak a munkafeladatok teljesítése során használnak;
- ha a cég kicsi, akkor a dokumentációt gyakran az autó közvetlen vezetõje tölti ki, de az űrlapnak csak az egyik részében adják meg az információkat, amely az autó futásteljesítményére vonatkozik, amelyre a kilométer-számláló mutatóit figyelembe veszik;
- Megadhat információt egy speciális program használatához, amellyel a dokumentum extra részeit elrejtik;
- Az autó repülés elküldése előtt a vállalat felelős alkalmazottjának meg kell győződnie arról, hogy a jármű optimális állapotban van;
- a repülés előtt még a járművezetőknek orvosi vizsgálaton kell átesniük, amely igazolja, hogy a polgárok vezethetnek.
A repülés után a lapot visszaszállítják a diszpécserbe. Amint a dokumentum lejár, azt 5 évre átviszik tárolásra a cég archívumába. A hibák és a felelősség megsértése miatt a szervezet vezetői.
Az alábbiakban található egy példa a jármű fuvarlevele kitöltésére.
Milyen információkat tartalmaz?
Az autó vagy teherautó fuvarlevelet a vállalat felhatalmazott alkalmazottja tölti ki. Először meg kell értenie ennek a folyamatnak a szabályait. A fuvarlevél kitöltésekor a következő információkkal kell feltüntetni:
- a dokumentum neve;
- az ő száma;
- érvényességi idő;
- információk az autó tulajdonosáról;
- a gép típusa és gyártmánya;
- személygépkocsi-nyilvántartási számok;
- kilométer-számlálók, és azokat eltávolítják, amikor az autó elhagyja a vállalkozást, valamint amikor a járművet garázsba küldik;
- pontos indulási és érkezési idő;
- információ a vállalat felelős alkalmazottjáról, aki az autót felteszi a vonalra és összeállítja a fuvarlevelet;
- járművezetői információk;
- a járművezető orvosi vizsgálatának átadásának ideje és időpontja;
- információ a vizsgálatot végző orvosról;
- jelölés az autó műszaki ellenőrzésének idejéről és dátumáról, valamint az eljárás közvetlenül elvégezhető a szervezetben, ha van a szükséges felszerelés és a megfelelő szakemberek;
- információ az ellenőrzést végző szerelőkről.
A dokumentumba más információkat is bevihetünk. Ez akkor lehetséges, ha a szervezet saját fuvarlevelet használ.
Milyen információ nem kötelező?
A fuvarlevél kitöltésének folyamata vállalkozásonként kissé eltérhet. A következő pontokat veszik figyelembe:
- Ez nem követeli meg a társaság jelenlétét a részleteket tartalmazó nyomtatott lapon;
- különös figyelmet kell fordítani az autó műszaki állapotának tanulmányozására;
- e dokumentum egyetlen formáját törvényben eltörölték;
- nincs szükség az útvonal megjelölésére a szövegben, mivel csak a kilométer-számláló által megadott adatokra van szükség.
A gyakorlatban a közúti rendőrség vagy más ellenőrző szervek alkalmazottai gyakran úgy vélik, hogy az útvonallal kapcsolatos információk hiánya súlyos szabálysértés, ezért a járművezetők és a társaságok tulajdonosai elszámoltathatók. Ebben az esetben a nagy bírság megtámadására bírósághoz kell fordulni. Az ilyen kellemetlen helyzetek elkerülése érdekében javasoljuk, hogy közvetlenül írja le a dokumentum szövegébe az út végpontját.
A dokumentum használatának árnyalata
Tehergépkocsi vagy más szállítmány fuvarlevele kitöltése kötelező folyamat minden olyan társaság számára, amely különböző gépeket használ a munkavégzéshez. A dokumentum használata a következő tulajdonságokkal rendelkezik:
- A 4-C formanyomtatvány akkor alkalmazandó, ha darabonkénti mutatókat használnak a járművezetői bérek kiszámításához;
- időalapú bérek használata esetén a 4-P formátumú fuvarlevelet készítik;
- ezen a dokumentumon kívül a járművezetőknek kísérő dokumentációval kell rendelkezniük, amelyet a szállított áruk konzolja tartalmaz;
- a dokumentumot kizárólag egy adott műszakban dolgozó felelős személy írja ki;
- a dokumentumot meg kell jelölni a gép műszaki állapotát ellenőrző szerelővel, az orvosi vizsgálatot végző egészségügyi dolgozóval, az autó repülésre küldő diszpécserrel, valamint a közvetlen sofőrrel.
Minden fuvarlevélnek elérhetőnek kell lennie minden vállalat számára az optimális mennyiségben.
Dokumentummegőrzési idő
A társaságoknak legalább öt évig meg kell őrizniük utazási lapjaikat, amint azt a Közlekedési Minisztérium 152. számú rendelete és a 402. sz. Szövetségi törvény előírja.
Ha a fuvarlevél kitöltése során súlyos hibákat vagy szabálysértéseket követnek el, a dokumentum érvénytelenné válik, ezért semmilyen célra nem használható fel. Az ilyen hibákért a dokumentációt kitöltö tisztviselõk, valamint a társaság közvetlen vezetõje felelõs.
Hogyan fejlesztheted ki saját formádat?
Nem minden vállalat inkább az egységes nyomtatványokat használja, ezért inkább a dokumentum saját formáinak kidolgozása. Ehhez bármilyen struktúrát használhatunk, valamint különféle pontokat beilleszthetünk a dokumentumba.
Az új űrlap kialakításakor azonban figyelembe veszik, hogy a szövegben kötelező adatokat kell tartalmazni. Nélkülük a fuvarlevelet könnyen érvénytelennek lehet tekinteni, ezért semmilyen célra nem használható fel.
Az űrlap kidolgozása után át kell adnia a mintát a regisztráció helyén a Szövetségi adószolgálatnak. Ebben az esetben a jövőben elkerülhetők a fuvarlevelek költségeinek a társaság költségeihez történő hozzárendelésével kapcsolatos problémák.
Felelősség a dokumentum hiányáért
Ha a sofőr az út mentén mozog a szükséges dokumentumok nélkül, amelyek tartalmazzák a fuvarlevelet, akkor ez jelentős jogsértés. A közúti rendõrség közigazgatási felelõsségre vonja őt, ezért 500 rubelt bírságot kell fizetnie.
Az ilyen jogsértésekkel járó jogi személyeknek 100 ezer rubelt fizetnek bírságot. Ugyanezek a szankciók vonatkoznak azokra a cégekre, amelyek villamos szállítással szállítanak embereket vagy árukat.
Egyéb szolgáltatások
Egy busz vagy más szállítmány fuvarlevele kitöltésekor más árnyalatokat is figyelembe vesznek:
- bérelt autó használata esetén nem szükséges fuvarlevelet készíteni, de annak segítségével az üzemanyag és kenőanyagok költségeit figyelembe lehet venni a vállalat költségeiben;
- egy szórólapot készít egy utazásra, de érvényességi ideje 1 és 30 nap között változhat;
- a dokumentáció részleges kitöltése tilos, különben egy ilyen dokumentum érvénytelen lesz.
A diszpécsernek kinevezett felelős személynek először speciális kurzusokat kell mentenie, amelyek lehetővé teszik számára, hogy megértse az alapdokumentáció összeállításának szabályait, amelyek a társaság minden vezetőjének rendelkeznie kell. Ezenkívül a járművezetőnek orvosi vizsgálat igazolvánnyal kell rendelkeznie a repülés előtt.
következtetés
A fuvarlevelek fontos dokumentumok minden olyan vállalkozásban, amely áruk vagy emberek szállítására szakosodott. Ezeket a vállalkozás speciális alkalmazottai állítják össze, akiket a szervezet vezetése megbízással bocsát ki a posztra.
Minden cég kidolgozhatja saját dokumentációs formáját, de a nyomtatványnak tartalmaznia kell néhány kötelező adatot. Ha hibákat vagy jogsértéseket észlelnek, akkor a lapot érvénytelennek vagy semmisnek kell tekinteni.