A működés alatt álló minden vállalat hatalmas számú dokumentum elkészítésére kényszerül. Ezek a kiválasztott adórendszerhez, az alkalmazottakhoz vagy a fővállalkozókkal folytatott együttműködéshez kapcsolódnak. Annak érdekében, hogy a vállalkozás minden alkalmazottja megtalálhassa a szükséges dokumentációt, hozzáértő és strukturált tárolást igényel. Számos dokumentumnak a cégnél kell lennie több mint 75 éve, mivel ezek tartalmaznak információkat a vállalkozás alkalmazottairól. Ezért a dokumentumok kompetens archiválására van szükség a szervezetben. Ha a vállalat nagy, akkor tanácsos létrehozni saját teljes archívumát. De a kis szervezetekben a papírokat egyszerűen külön szekrényben tárolják.
Archiválási szabályok
A dokumentumok archiválása minden társaság számára kötelező folyamat, amelyet a 125. sz. Szövetségi törvény rendelkezései is jeleznek.
A kinevezett alkalmazottnak tisztában kell lennie a személyi okmányok archiválására vonatkozó törvény követelményeivel, és meg kell értenie a különféle dokumentumok megőrzési idejét is. Ehhez külön papírokat indítanak a különféle papírokhoz. A társaság személyzetével kapcsolatos dokumentációt legalább 50 évig meg kell őrizni, ha az iratok 2003 után készültek, és ha a szervezetnek dokumentumai vannak 2003 előtt, akkor azokat 75 évig meg kell őrizni.
Az archívum létrehozásának árnyalata
A nagyvállalatokban nagy számú dokumentum készül el az üzleti tevékenység során, tehát külön helyiségben tárolják őket, az úgynevezett archívumot. Ezt egy különálló szervezeti egység képviseli, és létrehozása során a vezetőség külön rendeletet bocsát ki, amely a társaság helyi szabályozási aktusa.
Ebben a rendeletben adják meg a dokumentumok szervezeten belüli archiválásának alapvető szabályait, valamint az ebben a folyamatban részt vevő tisztviselők felelősségét a felderített különféle jogsértésekért.
Folyamatszabályok
A dokumentumok szervezeti archiválása során a kijelölt felelős alkalmazottnak a következő szabályokat kell figyelembe vennie:
- a dokumentációt csak leltár útján továbbítják az archívumba;
- ha papírokat adnak be bármely alkalmazott munkájához, fontos figyelembe venni a külön iránymutatások követelményeit annak érdekében, hogy a jövőben könnyű megtalálni a megfelelő dokumentumot;
- a társaság minden részlege köteles a dokumentumokat a törvény által megállapított határidőn belül átadni a felelős személynek;
- ha különféle okok miatt megsértik az ütemtervet, amelynek alapján a különféle dokumentumokat továbbítják az archívumba, a tisztviselőnek erről tájékoztatnia kell a cégvezetőt.
Az archívum összeállításának műveltsége e folyamat helyességétől függ.
Folyamat célja
Az összes dokumentáció optimalizálásához, valamint az illetékes tárolásához a dokumentumok archiválása szükséges a szervezetben. Jól felépített levéltár esetén a vállalat bármely alkalmazottja szükség esetén különféle dokumentumokat találhat a személyzettel kapcsolatban, különféle megrendeléseket vagy szerződő feleket.
A vállalatok egyre inkább átállnak az elektronikus dokumentumkezelésre, tehát minden dokumentumot egy számítógépen tárolnak, amelyre az archívum elektronikus változata készül.Ez azonban figyelembe veszi, hogy a dokumentumok csak akkor érvényesek, ha van papír formátum, tehát a dokumentumok elektronikus tárolása csak a szokásos archívum kiegészítéseként szolgál.
Archiválási eljárás
A dokumentumok archiválási eljárása minden vállalat esetében azonos, de minden szervezet megteheti saját módosításokat. A szokásos eljárás a következő lépésekre oszlik:
- A kezdetben kiemelik az archívumba továbbításra előkészített dokumentumok jellemzőit;
- szükség esetén további tevékenységeket hajtanak végre, amelyek magukban foglalják a dokumentumok tűzését vagy különféle kiegészítéseket;
- a dokumentumokat kiigazítják, ami lehetővé teszi a jövőben a szükséges dokumentumok könnyű megtalálását a dokumentáció teljes tömegében;
- a felesleges dokumentumokat törvényesen megsemmisítik, mivel azok nem jelentenek értéket a vállalkozás működése szempontjából;
- a dokumentumokat rendszerezik, majd a típusuk alapján varrják őket;
- A papírokat a következő típusokra osztják: számvitel, személyzet vagy vezetés;
- ha lehetetlen osztályozni bármelyik papírt a fenti típusokba, akkor ezeket összevonják és külön esetbe veszik;
- minden egyes pecsétet fel kell tüntetni a szervezet pecsétjével, valamint a felhatalmazott alkalmazott aláírásával;
- minden egyes esetre leltárt készítünk, amely tartalmazza az adott mappában található dokumentumok információit;
- elkészítik az esetek katalógusait típus szerint rendezve;
- az összes helyesen előkészített esetet tárolás céljából elküldik az archívumba, amelyet általában külön helyiségként mutatnak be, ahol nagyszámú kényelmes állvány található.
Az eljárást csak egy felhatalmazott személy hajtja végre, akinek a szervezet vezetője feljogosítja a szükséges felhatalmazást. Ha a dokumentumok archiválására vonatkozó szabályokat megsértik, vagy a dokumentáció teljesen elveszik, akkor a megállapított jogsértésekért a vállalkozás ezen alkalmazottja felel.
A nómenklatúra összeállításának jellemzői
Ha a vállalatnak igazán sok papírja van, akkor a dokumentumoknak a szervezetben történő archiválásakor összeállítják az esetek nómenklatúráját. A jövőben annak segítségével a számtalan mappa között könnyen megtalálhatja a megfelelőt.
Az esetek listájának összeállításakor a következő információkat kell feltüntetni:
- az egyedi eset indexe, amelyet a hozzárendelt feltételes szám képvisel, ennek a számnak az első része a tanszék kódja, ahonnan a dokumentumok beérkeztek;
- az ügy neve;
- a mappában tárolt papírok száma;
- az az időtartam, ameddig ezeket a dokumentumokat törvényi előírások alapján kell tárolni;
- különféle megjegyzések, amelyeket a felelős hagy meg, például, jelezheti, hogy egy adott esetnek van egy kiegészítő elektronikus változata.
Kis szervezetekben, ahol nem évente kerülnek túl sok dokumentumot az archívumba, esetleg nincsenek összeállítva az ügyek nómenklatúrája.
Az „Archívumról szóló rendelet” közzétételének szabályai
A nagyvállalatoknál az archívum külön helyiségben kerül bemutatásra, amelyben hosszú ideig óriási számú fájl és dokumentum tárolódik. Ugyanakkor a szervezet egy kizárólag a dokumentumok archiválásával foglalkozó szakembert foglalkoztat. Annak érdekében, hogy munkája egyértelműen szabályozható legyen, a vállalati vezetők gyakran közzétesznek és egységes szerkezetbe foglalják a „Levéltárról szóló rendeletet”. A használat szabályai a következőket tartalmazzák:
- feltüntetik, hogy milyen munkát kell a felelős személynek elvégeznie;
- megadják a dokumentumoknak a különféle osztályokról az archívumba történő átvitelére vonatkozó szabályokat;
- felsorolja a leltár nyilvántartásának és az esetek nómenklatúrájának szabályait;
- bekerülnek az archívumba átvitt papírok helyes elkészítésére vonatkozó információk;
- jelzik, hogy a kinevezett alkalmazottat be kell vonni a dokumentumok összetételének összehangolásába és végrehajtásába.
Ha az archívum alkalmazottja megsérti a dokumentációt, akkor az iratokat felülvizsgálat céljából elküldik a vállalat megfelelő osztályához. Ha nincsenek hibák vagy hiányosságok, akkor a papírokat elfogadják a varráshoz. Ha az információ nehezen olvasható, másolatot készít a dokumentumról.
Archívumkövetelmények
Minden vállalatnak figyelembe kell vennie a dokumentumok helyes archiválásának alapvető követelményeit a szervezetben. A nyilvántartást a törvény alapvető feltételeinek kell alávetni. A nagyvállalatokban az archívumot külön helyiség képviseli, amelyet meg kell védeni a vállalati alkalmazottaktól vagy illetéktelen személyektől. Ezért az egység létrehozása során a következő követelményeket kell figyelembe venni:
- a helyiségeket el kell különíteni más szervezetektől és irodáktól;
- létrehoz egy tűz- és betörő riasztást;
- e szoba mérete attól függ, hogy évente hány dokumentumot továbbítanak az archívumba;
- speciális hosszú tartók vannak felszerelve a helyiségbe, és tanácsos fémszerkezeteket választani;
- az állványok között a távolság legalább 75 cm lehet;
- a polcok hossza változhat, és függ a mennyezet magasságától;
- Ezenkívül speciális széfek vannak felszerelve a helyiségbe, amelyben a legértékesebb és legfontosabb dokumentumok találhatók.
Az egyes vállalatoknál a kiválasztott helyiségek területe teljesen eltérő lehet, mivel ehhez különféle tényezőket kell figyelembe venni.
Hogyan készülnek fel a dolgok megfelelően?
A könyvelési dokumentumok archiválása csak ezen dokumentumok illetékes előzetes előkészítése után megengedett. Ezért, mielőtt elküldi ezt vagy azt a papírt az archívumba, meg kell tennie a következő lépéseket:
- kezdetben a felelős személynek meg kell győződnie arról, hogy a ténylegesen átadott dokumentációra nincs szükség a vállalat jelenlegi tevékenységeinek végrehajtása során;
- a dokumentumok és a közvetlen eset leírása;
- vizsgálatot végeznek annak biztosítása érdekében, hogy a dokumentáció és az esetek valóban értékesek-e, ezért azokat egy bizonyos ideig a társaságban kell tárolni;
- ha szükséges, a dokumentumokat beiktatják, lemásolják vagy kiigazítják, és csak ekkor továbbítják az archívumba.
A bérelt alkalmazottakkal kapcsolatos, és eltérő tárolási időtartamú rendelkezéseket különféle esetekben kell meghatározni, mivel ha ezek vegyesek, zavarok merülhetnek fel egyes iratok megsemmisítése során.
A lekérdezésekkel kapcsolatos munka árnyalata
A személyzet dokumentumainak és a szervezet munkája során kialakult egyéb iratok archiválását egy felelős alkalmazott végzi, aki tevékenységéért bizonyos fizetést kap. Ha a társaság vezetõjének vagy egyéb alkalmazottainak meg kell tanulmányozniuk az archívumban rendelkezésre álló bármely dokumentumot, akkor külön kérelemmel kell fordulniuk a kinevezett személyhez.
Az archívumból származó információkat archív tanúsítvány, másolat vagy kivonat formájában állítják ki. A tanúsítványt egy dokumentum szolgáltatja, amely archív információkat tartalmaz a kért tárgyról.
Az archivált példányt az archívumban tárolt dokumentum szövegének vagy képének reprodukciója képviseli. Ezenkívül keresési adatokat is biztosít.
A szó szerinti kivonat a dokumentációnak csak egy bizonyos részét reprodukálja. Ehhez a kérelmet benyújtó alkalmazottnak jeleznie kell, hogy melyik kiállítási információra van szükség.
következtetés
A cég munkája során létrehozott sok dokumentumot hosszú ideig kell tárolni. Az optimális feltételek megteremtése érdekében archívum jön létre a társaságban, amelyet egy különálló szervezeti egység mutat be. Ezen felül kineveznek egy felelős személyt, aki a dokumentumok archívumba történő elfogadásáért felel. Ugyanaz a szakember reagál más alkalmazottak és vezetők kéréseire.
A dokumentáció archiválásakor figyelembe kell venni bizonyos szabályokat és követelményeket, amelyek lehetővé teszik a papír megfelelő szerkezetét, és ideális tárolási feltételeket biztosítanak számukra.