A vállalkozás információs mezőjét három nagy csoportra lehet osztani: műszaki adatok, működési, kereskedelmi. Mindegyik szükséges a helyes és teljes működéshez. Bizonyos információk mindenki számára hozzáférhetők, a másikat minősítették és üzleti titoknak minősülnek.
Milyen adatok vannak?
Kereskedelmi termékek azok, amelyek a vállalat által gyártott termékekkel kapcsolatosak, valamint a mennyiségi ötletek. Ez magában foglalja azokat a szerződő feleket is, amelyekkel tranzakciókat kötnek, az árakat, amelyek mellett az árut az ügyfélnek átadják. Végül: a kereskedelmi információ a termék gyártásának, tárolásának és eladásának költségeinek fogalma.
A műszaki információk lehetővé teszik, hogy mindent megtudjon a termékről, annak létrehozásáról. Ezekből az adatokból következik, hogy mely anyagok és alkatrészek szükségesek a termék, gépek és berendezések, technológiák és szerszámok gyártásához a munkafolyamatban. Válaszol arra a kérdésre, hogy mi a minőségi termék gyártásának sorrendje.
Végül: az operatív adatok azok, amelyek szabályozzák a személyzet munkáját, azaz képet adnak a feladatokról, és a munkavállalók ellenőrzése során is felhasználásra kerülnek. Az operatív információk feltárják, hogyan szabályozzák a termelési folyamatot a vállalkozásban, hogyan lehet kiigazítani a kereskedelmi és vezetési intézkedéseket. Az ilyen adatok előnye az, hogy az összes folyamatot össze lehet kapcsolni egy komplexbe, amely lehetővé teszi egy kiváló minőségű termék előállítását megfelelő mennyiségben, minimális költséggel.
Ha az adatok gazdagságot mutatnak
Miért van szükség a társaságra rendeletre az üzleti titkot alkotó információk listájáról? Honnan származik a besorolásra kerülő információ? Miért rejtenek adatokat?
Meg kell értenie, hogy az információknak van bizonyos vállalkozási értéke. Az ilyen adatok közzététele gazdasági szempontból bizonytalansághoz vezethet a társaság számára. Ennek alapján három nagy információs csoport létezik bármely modern vállalat munkájához kapcsolódóan:
- széles körben használható;
- korlátozott, hozzáférhető azoknak a hatóságoknak, akiknek a jogait törvény írja elő (például nyomozók, ügyészek, adóellenőrök);
- csak a vállalaton belül elérhető számos alkalmazott számára, és néha csak a vezetői csapat számára.
Mind a második, mind a harmadik csoport olyan adatok, amelyek szerepelnek a vállalkozás üzleti titkát képező információk listájában. Ez azt jelenti, hogy bizonyos szintű titoktartásuk van (egyénileg meghatározva), és szigorú korlátozások vannak a terjesztésre. Sértésük meglehetősen súlyos következményekkel járhat.
Törvény és rend
Annak érdekében, hogy egyes információk bizalmasak legyenek, be kell írnia a vállalkozásban a megfelelő dokumentumot - az üzleti titkot képező információk listáját. Az adott szervezet munkájának jellegzetességei alapján határozza meg, hogy mit tartalmazzon benne. Ez a lépés dokumentálása nagyon fontos lépés. Ha a jövőben valaki minősített információkat tesz közzé, akkor csak akkor fordulhat a bírósághoz, ha igazolja az érdekek megsértését, ha a társaság belső dokumentumainak áramlása tartalmazza a vonatkozó rendelkezést és annak hatálybalépésére vonatkozó végzést.
Ki határozza meg az üzleti titkot alkotó információk listáját? A lista kidolgozását a felső vezetés, az osztályvezetők és a munkafolyamatért felelős személy közösen végzi, de a jóváhagyást a főigazgató preferálja. A listának a munkafolyamat szabályainak megfelelő részleteket kell tartalmaznia, amelyeket kézzelfogható adathordozón kell tárolni. Fontos, hogy adatainak általános dokumentációs rendszerében elegendő volt a gyors kereséshez és azonosításhoz.Az ilyen listában megadott adatoknak elegendőnek kell lenniük ahhoz, hogy képet alkothassanak arról, hogy mit kell titokban tartani, de nem szabad felfedni semmilyen felesleget.
Biztonság - Biztonság
Az üzleti titkot alkotó információk listájára (orvosi központ, gyártókomplexum, ügyvédi iroda - nem számít, hogy melyik területen működik a társaság, a törvény hatása mindenkire egyformán vonatkozik) oka van. Ha információt adtak bele, akkor a titkosságát országunk törvényei biztosítják. A jogi előírások által védett titkok következő csoportjait különböztetjük meg:
- banki szolgáltatások;
- kereskedelmi;
- kormány;
- a katonaság;
- szolgáltatás.
A kereskedelem az üzleti titkokkal azonos fogalom.
És ha egyszerűbb?
Ha összehozza mindazt, amit a fentiekben említett, akkor következö következtetésre juthat: az üzleti titkok alatt bármely társaság elidegeníthetetlen jogát értjük, amely lehetövé teszi egyes benne lévõ adatok titkosnak való elnevezését és védelmét. Ezenkívül az információ állami szinten nem lesz titok. A rejtély a társaság tevékenységeivel, vezetési döntéseivel, technológiai fejlesztéseivel, monetáris aspektusaival kapcsolatos. Az egyes információk üzleti titokként való besorolásának egyik fő mutatója az adatok közzététele esetén a szervezet gazdasági helyzetének károsodása.
Titoknak minősíthető nem csak az az információ, amely már kereskedelmi szempontból értékes, hanem minden olyan információ, amely potenciálisan válhat ilyenvé. A hivatalos titkot alkotó információk listája tartalmazza azokat az adatokat, amelyek nem kerülhetnek harmadik felek közé, hogy a társaság ne szenvedjen veszteségeket. Jogi szempontból az ilyen információkhoz nem férhet hozzá, de a vállalkozásnak védőintézkedéseket kell tennie.
Lehetséges és lehetetlen
A vállalkozás üzleti titkát alkotó információk listája meghatározza, hogy mely adatokat lehet harmadik felek számára felfedni, és melyeket kell titokban tartani. De érdemes megérteni: milyen információ nem szerepelhet benne. 1991-ben Oroszország 35. számú határozatot fogadott el. Az információk mindazon információkategóriákat sorolják fel, amelyeket nem lehet elrejteni.
Tehát nem rejtheti el:
- alkotó dokumentáció;
- adatok, amelyekből következik, hogy a vállalkozásnak joga van dolgozni;
- információ a jelentési űrlapokról, amely lehetővé teszi annak ellenőrzését, hogy az adókat és az egyéb kifizetéseket az alkalmazandó törvények szabályozzák-e;
- a munkavállalók száma a vállalkozásban, a javadalmazás szintje, a termelési feltételek, az üres álláshelyek;
- a kötelező hozzájárulásokra, a kifizetésekre, valamint a környezetvédelemre és a munkavédelemre vonatkozó jogszabályok betartását tükröző információk;
- a monopóliumellenes törvényekkel kapcsolatos adatok;
- információk, amelyek megerősítik, hogy a társaság olyan termékeket értékesített, amelyek károsítják a polgárok egészségét;
- adatok, amelyek megerősítik, hogy a tisztviselők részvénytársaságokban, szövetkezetekben és más vállalkozásokban is részt vesznek.
Mindenkinek van?
Tehát, létrehozva egy információt, amely a szervezet üzleti titkát képezi, lehetetlen a fentiek mindegyikét belefoglalni - ezt a törvény előírja. Ugyanakkor ezt az információt szintén nem szükséges közzétenni. Az adatok nem tartoznak a nyílt hozzáférés kategóriába.
Ezt a legegyszerűbben egy példával magyarázhatja meg. Tehát a magas bérekkel és az állami pénzügyi beszámolókkal kapcsolatos információk csak a speciális állami hatóságok számára állnak rendelkezésre. A hatóságok kérik a társaságnak ezen információk nyilvánosságra hozatalát, és az üzletember csak azt nyitja meg, amit tőle kértek, a törvény által előírt módon.
Egyes jogi személyeknek jogukban áll hozzáférést kérni a fenti listából származó bizonyos adatokhoz. Ezek listája megtalálható az ország törvényeiben.Az ügyfelek megkövetelhetik, hogy bocsássák rendelkezésre a társaság alapszabályát, valamint különféle tanúsítványokat és engedélyeket, amelyek igazolják, hogy a társaság legálisan működik és rendelkezik a területén szükséges képesítéssel.
Az információk védelme nehéz
Miért olyan nehéz összeállítani azon információk listáját, amelyek egy szervezet üzleti titkát alkotják? Nem is törvényi korlátozásokról van szó. Egyrészt az ügyfelek vonzhatók, ha átfogó adatokkal látják el az előnyeit. Minél több információval rendelkezik a potenciális ügyfél, annál teljesebb megértése van a társaságról, annál nagyobb a valószínűsége, hogy döntést hoz az adott szervezet javára.
Másrészt a versenytársaknak nem szabad túl sok adatot megszerezniük a társaságról, hogy mindig egy lépéssel lemaradjanak. Már csak egy kis törés szivárgáshoz vezet, amely a modern piac heves konkurenciája esetén erőfölény azonnali elvesztéséhez vezethet.
Példa az üzleti titkot alkotó információk listájára
- A meglévő szerződések feltételei.
- A gyártásban alkalmazott folyamatok.
- Tervek, kilátások, javasolt lépések a cég fejlődéséhez.
- Az üzleti folyamatok szabványai.
- Egyes személyekkel (befektetők, ügyfelek, partnerek) folytatott tárgyalásokkal kapcsolatos adatok.
- Ötletek, kutatás, know-how.
- Finanszírozás (belső, külső).
- Kockázatok, adótervezés.
Az egyes társaságokban üzleti titkot képező információk listáját külön állítják össze. Ugyanakkor figyelembe veszik a tevékenységi terület sajátosságait és a munkafolyamatok sajátosságait. Lehetséges-e a vállalkozásnál üzleti titkot alkotó információs listát bevezetni, amelynek mintája a világhálóból származik? Felhívjuk figyelmét: az interneten az összes ilyen transzfert általános módon adják meg, tehát alaposan meg kell tanulmányoznia a kívánt lehetőséget a vállalat munkájának specifikumainak való megfelelés érdekében. Noha természetesen "csontvázként" az üzleti titkot alkotó információk listájának összeállításakor, a minta hasznos lesz.
Üzleti titok: több
Mindenekelőtt részletesebben meg kell vizsgálni a társaság stratégiai fejlesztésének jellemzőit. Az ezzel kapcsolatos minősített adatok kulcsszerepet játszanak egy olyan vállalat sikeres fejlődésében, amelyet a versenytársak nem tudnak meghaladni. Az e téren üzleti titkot képező információk listája:
- know-how, gyártási innovációk, titkos technológiák;
- vállalati fejlesztési tervek, programok, a tervezést tükröző információk;
- befektetések, a befektetések vonzásának módjai;
- üzleti folyamatok, azok létrehozásának szabályai, vállalatirányítási technológiák;
- a szervezet adminisztratív berendezésének felépítésének és működésének jellemzői;
- a vállalati biztonság sajátosságait tükröző információk.
Mi a helyzet a pénzzel?
Ezen a területen az üzleti titkot alkotó információk hozzávetőleges listája a következő:
- megállapodások, a társaság által kötött szerződések, azok feltételei, tartalma;
- a termék árazásának felépítése, a gyártott áruk költsége, a nyújtott szolgáltatások;
- költségvetés, kialakulásának jellemzői;
- a vállalkozás jövedelmét, jövedelmezőségét és az eladott termékek mennyiségét tükröző információk;
- a kereslet, a kínálat értéke;
- a társaság vagyonára vonatkozó adatok, beleértve a méretet, összetételt, részvényeket, készpénz lehetőségeket;
- áruk és pénz forgalma a társaságban;
- készpénzt, banki műveleteket, befektetéseket, számlaegyenlegeket, kölcsönöket, forrásokat mutató információk;
- marketing kutatások eredményei;
- a munkavállalók béreire vonatkozó adatok, ideértve a díjakat, a természetbeni kifizetéseket és a prémiumokat.
Személyes adatok
A társasági felépítés és a személyes adatok területén üzleti titkot képező információk felsorolása:
- a vállalkozás nevében az alkalmazottakkal kötött szerződések;
- címek, az alkalmazottak családi állapota, telefonszámok;
- a társaság alkalmazottainak tervezett változásait tükröző információk.
Kapcsolat másokkal
Az üzleti titok magában foglalja az idegen adatok elrejtését arról, hogy a vállalatokkal miként kell együttműködni, milyen lépéseket tettek ebben az irányban, hogy folyamatban vannak-e a tárgyalások és milyen szakaszban vannak. Ezen túlmenően a vállalkozáshoz beérkezett és a vállalkozás által elfogadott megrendeléseket, ajánlatokat tükröző adatokat osztályozzák.
A közvetlenül felsorolt információk mellett a velük kapcsolatos közvetett titkokat üzleti titoknak is minősítik. Például a minősített információk elemzésekor a kapott termék olyan adatok, amelyek szintén elfogadhatatlanok a közzététel céljából.
Mit rejtünk el?
A fentieken kívül hozzáfűzheti a társaság által elfogadott listát is a használt berendezések típusaival és az elhelyezés jellemzőivel kapcsolatos adatokkal. Osztályozhatja a szervezet működésének különböző kérdéseivel kapcsolatos döntésekkel kapcsolatos információkat - a vezetői és a tudományos kérdések között.
Megadhatja a társaságban tartott találkozókkal kapcsolatos információk üzleti titkainak állapotát, vagy inkább a keretek között megvitatott témákat. Ebben az esetben nem lehet nyilvánosságra hozni mind a találkozók céljait, sem azok megszervezésének módszereit, sem az események eredményeit.
Ha egy társaság aukciókon, tendereken vesz részt, akkor joga van osztályozni róla vonatkozó információkat. Különösen a vállalkozás aukciókra vonatkozó terveit és az eseményre való felkészülés intézkedéseit nem tesszük közzé. A licitálás eredményét lezártnak is nyilváníthatja.
A technológia az első
A gyakorlatban a társaságban általában a titkos információkat rendelnek hozzá a szervezet pénzügyeivel és annak tudományos és technológiai eredményeivel kapcsolatos információkhoz. Ez nem meglepő, mert sok tekintetben az innovatív technológiák garantálják a piac túlélését a közeljövőben.
Elrejtheti az adatokat arról, hogy milyen tudományos kutatást végeznek, mit terveznek, milyen feladatokat állítanak fel a tudósok számára és milyen programokat használnak munkájukban. Ne tegye közzé a vállalat ezen a téren megfogalmazott fő gondolatait.
Bizalmasnak nyilváníthatja a termékek tulajdonságait, a gyártási folyamatok paramétereit. Ebben az esetben a harmadik felek nem férhetnek hozzá az áruk mennyiségének és méretének előállításához, mely komponensekből készülnek, milyen feltételek mellett. Ha a munka során sikerült felismerni a korábban ismeretlen mintákat, akkor a kifejezés formájától függetlenül is besorolhatók: elemzés, grafika.
És végül
Végül meg kell említeni a biztonsági szempontokat. Természetesen bármely vállalatnak meg kell védenie a gyártási folyamattal és az innovációkkal, kilátásokkal és tervekkel kapcsolatos titkokat, ám csak egy törvény, ahogy tudod, nem fog megmenteni a versenytársaktól. Érdemes igénybe venni a legújabb és leghatékonyabb biztonsági intézkedéseket. És hogy pontosan mi a vállalkozó, a cégvezető magánügye. Kockázatos vállalkozás a vállalat számára létrehozott biztonsági rendszer jellemzőinek feltárása.
A törvény szerint bizalmas adatokat hívhat fel a biztonság megszervezéséről a vállalatban, a hozzáférés-vezérlés működéséről és a riasztás telepítéséről. Ha van valami eljárás az üzleti titok védelmére, akkor azt meg kell védeni az illetéktelen személyekkel szemben, és bizalmasan kell kiállítani. Végül, ha a vállalkozás hozzáféréssel rendelkezik a partnerek titkos adataihoz, meg kell védenie őket a nyilvánosságra hozataltól is.