A szervezeti dokumentumok regisztrálása a fárasztó papírmunka fontos része. Ennek a folyamatnak a fő célja az, hogy a dokumentumok jogi erőt nyújtsanak. Ennek köszönhetően figyelembe veszik, figyelemmel kísérik és gyorsan megkeresik sürgős igény esetén. A dokumentumokkal kapcsolatos szükséges információk megszerzése, függetlenül a velük történő munkavégzés státusától, rövid időn belül egyszerűen megtehető, ha a dokumentumok forgalmazására vonatkozó összes szabályt betartják.
A koncepció
A szervezet dokumentumainak nyilvántartása a formáció vagy jövedelem rögzítését szolgálja egy index alkalmazásával és bizonyos adatok speciális formában történő feltüntetésével. Az index egy sorot tartalmaz, kiegészítve más nómenklatúra indexekkel, osztályozókkal és egyéb alkotóelemekkel. Az index azon részeit, amelyek egymást követik, vonallal választják el.
A szervezet dokumentumainak regisztrálása a tervezett, számviteli, adminisztratív, jelentéstételi, pénzügyi és egyéb igazolások megszerzéséhez jön létre. Ezeket belsőleg használják, és más struktúrákhoz is küldik, vagy azokból származnak. Mind a kézírásos, mind a modern műszaki eszközökkel nyomtatott papírokat regisztrálni kell.
célok
A papírmunka megszervezésében a fő hely a regisztrációs folyamat. Csak jól megalapozott műveletekkel, egymás után követve az operatív menedzsment feladatait könnyen meg lehet oldani. Ennek érdekében a tisztviselőknek rövid időn belül be kell nyújtaniuk a dokumentumokat, mind a belső, mind a más cégektől beérkezett dokumentumokat.
Amikor a szervezet dokumentumait speciális formában regisztrálják, feltüntetik a legfontosabb tényeket, ideértve a létrehozás, a küldés vagy a fogadás időszakát. Így a dokumentum jogszerűvé válik. Eddig ezt a pontot úgy tekintik, mintha nem létezne. Vagyis a szervezet nem felelős a megőrzéséért, sem a fogadásáért.
érték
A regisztráció a dokumentum első kézbesítését követő első lépések a dokumentum kézhezvételekor, vagy az utolsó előtti, ha azt egy másik struktúrához továbbítják. Ezt a lépést követően a kimenő papírokat borítékokba zárják és postai úton vagy más kommunikációs csatornákon küldik el.
A regisztrációt a papírmunka egyik legigényesebb és felelősebb művelete tekintik. Ezért ha felmerül a munkafolyamat korszerűsítésének kérdése, akkor ezzel a folyamattal kezdődik.
A feladatok
A regisztráció fő feladatai a következők:
- Könyvelési.
- Végrehajtás ellenőrzése.
- Referenciamunka.
A könyvelés során mennyiségi információkat szereznek a munka mennyiségéről, mind a dokumentumok egészének, mind az egyes típusoknak a szerkezeti és egyéb elemek elemzésével. A jövőben egy adatbázis alakul ki egy speciális keresőmotor formájában.
A szabályok
A dokumentumokkal való munka megszervezését csak szükség esetén lehet tovább használni. A dokumentumok regisztrálása nem szükséges, ha azokat csak tájékoztatás céljából fogadják el. Minden társaságnak jóvá kell hagynia azon dokumentumok listáját, amelyeket nem kell regisztrálni. Ez általában a tisztviselőknek szóló utasítások mellékletében található, de önálló papír formájában is összeállítható. Frissíteni kell, ha a helyzet ezt megköveteli.
A nem regisztrált értékpapírok jellemzően a következők:
- Promóciós anyagok.
- Gratulálok.
- Meghívók szemináriumokra és konferenciákra.
- Könyvek és egyéb nyomathordozók.
- "Személyes" csomagok postai úton érkeztek.
- Kormányzati dokumentumok másolata.
- Tájékoztató levelek.
A regisztráció során minden dokumentumhoz hozzárendelt számot kapnak. A bejövő papíroknak saját számrendszerük van, amelyet a nyugtán lepecsételnek.
Az eljárást csak egyszer hajtják végre. Ez a dokumentumokkal való munka megszervezésének egyik fő szabálya. A dokumentumok nagyvállalatban történő regisztrálását a papi osztályon végzik. Ha ez egy kis társaság, akkor a titkár foglalkozik ezzel a kérdéssel. Egy divízióval és más strukturális csoportokkal rendelkező társaságban ez a folyamat decentralizált módon hajtható végre. Ez azonban csak a belső iratokra vonatkozik. A nyilvántartásba vételt a jóváhagyás vagy a feladás napján kell elvégezni.
Előállítási módszerek
A dokumentumok a következő módon szerezhetők be:
- Postán.
- Futárszolgálat útján.
- Faxon.
- E-mailben
A dokumentumok nyilvántartásba vételének különböző formáit a következő levelezéssel kapcsolatban végzik:
- Bejövő.
- Kimenő.
- A benne.
Regisztrációs adatok
Bejövő dokumentum esetén például:
- A kézhezvétel dátuma.
- Bejövő szám.
- A dokumentum összeállításának dátuma.
- Index.
- Regisztrációs szám.
- A dokumentum szerzője.
- Név.
- Felbontás.
- Végrehajtási időszak.
- Artist.
- A munka előrehaladása.
- Azon esetek száma, amikor a szükséges manipulációk után megy.
Információ bevitele
Először az elsődleges dokumentumok nyilvántartásba vételének megszervezését hajtják végre, amelyek még nem kerültek kitöltésre, mivel még nem nyújtottak be a fejükhöz, és nincs megfelelő állásfoglalásuk, valamint nincs megadva egy végrehajtási időszak és vállalkozó. A fennmaradó adatokat a meghatalmazott személyekkel történő megismerés után jelzik. Ha jó kapcsolat alakult ki a vezetővel, és minden reggel átnézte a leveleket, először megmutathatja neki a dokumentumot, és a megfelelő döntés meghozatala után azonnal megadhatja az összes szükséges adatot.
Ha a regisztráció megszervezéséről és a belső dokumentumok végrehajtásának ellenőrzéséről van szó, akkor az adatok megfelelő formában megjelölhetők a későbbi változtatások és kiegészítések lehetőségével. A beérkezés dátuma természetesen hiányzik. Ezért, a beérkező dokumentummal ellentétben, a belső dokumentumnak egyetlen regisztrációs száma van.
Bármelyik vállalkozásnak joga van megváltoztatni és kiegészíteni a beérkező dokumentumon szereplő adatokat, figyelembe véve a tevékenység sajátosságait. Például gyakran adja meg a lapok és az alkalmazások számát.
alak
A regisztrációs űrlapok a következők:
- Magazinok.
- Kártyákat.
- Automatizált elektronikus rendszerek.
Vizsgáljuk meg az egyes formákat külön-külön.
folyóiratok
A naplórendszer akkor hasznos, ha egy szervezet kevés dokumentummal foglalkozik. Ha a vállalatnak nagy mennyiségű munkafolyamata van, akkor már nem használják, mivel sok tekintetben rosszabb, mint más, fejlettebb rendszereknél.
Az információkat a szervezet dokumentum-nyilvántartási naplóiban tüntetik fel azok kézbesítési sorrendjében. Ez a folyamat egy embert érint. Így ha sok dokumentum érkezik, a regisztráció hosszú időt vesz igénybe. Ez természetesen jelentősen lelassítja a munkafolyamatot.
Ezenkívül a műveletet meg kell másolni, mivel mind az irodában, mind az egyes szerkezeti egységekben információkra van szükség, ahol a dokumentumot a jövőben végrehajtják. Ennek eredményeként ugyanabban a társaságban ugyanazokat az értékpapírokat 3-5 alkalommal kell regisztrálni külön folyóiratokban.
Ugyanakkor lehetetlenné válik a referenciainformációk rövid időn belüli megszerzése, mivel a naplóbejegyzéseket időrendi sorrendben tartják. Információ beszerzéséhez legalább körülbelül tudnia kell a dokumentum regisztrálásának időpontját.
A határidők ellenőrzése nem lehetséges, mivel mindegyiknek megvan a sajátja, és nem különíthető el külön.Ezért ha a vezérlő funkció elsőbbséget élvez, használja a kártyarendszert.
kártyák
A kártyás regisztrációs rendszer kiküszöböli azokat a hiányosságokat, amelyek a folyóiratok papírmunkájának lefolytatásakor vannak. A múlt század elején jelent meg, és nagyon gyakori az európai országokban. Oroszországban széles körben elterjedt az egységes államnyilvántartás-kezelési rendszer kifejlesztése során. Ez a dokumentum-nyilvántartási rendszer a szervezetben szükséges ahhoz, hogy problémák nélkül megbirkózzon a nagy mennyiségű értékpapírral. Ennek a következő előnyei vannak:
- A regisztrációs folyamatot egyszerre több alkalmazott is kezelheti.
- A dokumentumok olyan mennyiségben készülhetnek el, amely a szervezet zökkenőmentes működéséhez szükséges.
- A kártyákat rendszerezni lehet, valamint elkészítheti a fájlokat is. Ez elérhetővé teszi a súgó funkciót.
- Egy adott példány átvihető a dokumentumok végrehajtásának ellenőrzésére.
- A részletek formáját és megjelölését közvetlenül a szervezet határozza meg, és azokat a papírra vonatkozó utasítások írják elő.
- A kiválasztott kártyalapot fénymásológéppel tovább lehet terjeszteni. A nyilvántartás megőrzéséhez legalább egy évre elegendő forgalommal kell rendelkeznie.
Egy szervezet annyi kártyával rendelkezhet, amennyi szükséges. Általában legalább két kitölteni kell. Ezt követően az egyik példányt ideiglenes dossziéban tárolja, a másikat az információs és referencia osztályban. Maga a dokumentumot megküldik a vállalkozónak munkához. De gyakran három kártyát használnak annak érdekében, hogy utóbbit az előadónak is átadják.
Ez a rendszer egyaránt alkalmas egy állami szervezet nyilvántartásba vételéhez szükséges dokumentumokhoz, valamint egy állami intézményben irodai munka elvégzéséhez. Referenciakártya fájlokat hoznak létre különféle kérdésekben, például régiónként. Ezután számuk automatikusan növekszik. Ez a rendszer természetesen munkaigényes és csak azokban a szervezetekben alakítható ki hatékonyan, ahol az irodavezetési szolgáltatás hibátlanul látja el feladatait. Egy modernabb rendszer segített megszabadulni a hatalmas számú kártya kitöltésének szükségességétől. Ez a számítógépes technológia bevezetésének köszönhetően vált lehetővé.
Automatizált elektronikus rendszerek
A dokumentáció ezen formáját szoftver (vagy szoftver) útján hajtják végre. Telepítve van egy PC-re, szerverre vagy több integrált PC-re. Automatizált rendszer használata esetén az információkat egy elektronikus kártyára írják be, amelyet a megfelelő adatbázisban tárolnak. A biztonság érdekében ezzel párhuzamosan az információkat egy további (biztonsági) adatbázisban tárolják.
Jelenleg ez a forma kapta a legnagyobb alkalmazást, mivel jelentős előnyei vannak az előző két lehetőséghez képest. Ezek különösen a következők:
- Gyors keresés bármilyen alapon, például dátum szerint.
- Jelentések és analitikus információk generálása automatikus módban.
- Lehetőség egyidejűleg regisztrálni a különböző munkahelyekről.
- A dokumentumkezelés lehetősége decentralizált módon, külön egységekben, az információk egyetlen adatbázisba történő integrálásával.
- Egyéb szolgáltatások.
A dokumentumok regisztrálásának programját maga a szervezet is kidolgozhatja. Az esetek túlnyomó többségében azonban olyan kész megoldásokat használnak, amelyek megkönnyítik a nagy mennyiségű dokumentum kezelését, kezdve a létrehozás szakaszától kezdve a végrehajtással vagy egy másik társaság felé történő elküldéssel.
Egy automatizált rendszerben az összes dokumentumról a legteljesebb információ összegyűjthető és tárolható. Ennek köszönhetően megvalósul a hatékony ellenőrzés és a referenciamunka, valamint szükség esetén belső leltár.
következtetés
Jelenleg bármely vállalkozásnál és intézménynél nagy mennyiségű dokumentum készül. Az irodai munka, a törvénynek megfelelően kialakítva, és teljesítve az összes feladatot, sokszor növeli a vezetői hatékonyságot. A személyi számítógépek, a programok és az új technológiák szervezték ezt a folyamatot. Az automatizált rendszer felgyorsítja és megkönnyíti a munka egészét, különös tekintettel a dokumentumok regisztrálására és elszámolására a szervezetben.
Ez a folyamat fontos az irodai ciklus során. A szervezett munkanak köszönhetően rövid idő alatt könnyen megtalálhatja a szükséges információkat és egy adott dokumentumot. Ez pedig operatív megoldást kínál a kérdésekre.
A nemrégiben mindenütt forgalmazott kártyákat fokozatosan felváltják egy automatizált rendszer, még a non-profit szervezeteknél történő regisztrációhoz is. Az egész folyamat gyorsított módban zajlik, ideértve a dokumentumáramlás hatékony irányítását is.