Különböző típusú tárolási periódusok vannak a dokumentumok papírmunkájában. Néhányuk a korlátlan informatív értékkel bír, míg mások elég gyorsan elveszítik a relevanciát. Szóval milyen dokumentumokat és mennyi ideig kell megőriznie? Hogyan lehet őket ártalmatlanítani? Mindez nagyon egyértelműen szerepel a jogszabályokban.
Háromféle megőrzési periódus
A dokumentumokban tárolt dokumentumok tárolási periódusai: ideiglenes (legfeljebb 10 év), hosszú távú (10 év felett) és állandó. Ha a hosszú távú és állandó tárolással kapcsolatos esetekről beszélünk, akkor azok befejezése után 2 évre áthelyezik őket speciális osztályokba, majd archiválják.
Befolyásolja-e a hordozó megjelenése a tárolási időt?
Az információhordozó típusa (papír vagy elektronikus) nem befolyásolja a tárolási időtartamot. Fontos az abban található információ. Egy adott eset további felhasználását egy speciális vizsgálat határozza meg. Osztályozza az összes dokumentumot, jelzi, hogy felhasználhatók-e a tudomány, az állam, a társadalom, az egyének stb. Érdekeire (vagy ellen).
Miért végeznek vizsgálatot a dokumentumok értékének meghatározására?
Ezt az eljárást nem lehet megtenni az irodai munka területén, legyen az állami levéltár, szervezet vagy vállalkozás.
A vizsgálat célja - a dokumentum eltarthatóságának meghatározása vagy megváltoztatása; válasszon azokat az eseteket, amelyek ártalmatlanításra kerülnek, mivel azok már nem mutatnak értéket vagy elvesztették jelentőségüket; jelölje meg azokat a dokumentumokat, amelyek megőrzési ideje nem rendelkezik történelmi vagy tudományos értékkel, de gyakorlati értékkel bír. Ezenkívül a vizsgálatnak meg kell határoznia, hogy az egyéb dokumentumok milyen típusú értékre vonatkoznak: politikai, tudományos, gazdasági, kulturális, ipari stb.
Az ügyfelek személyzetéről, elszámolásáról, tárolásáról és további kinevezéséről a Levéltári Ügyek Törvényében tájékozódhat.
A vizsgálat eredménye egy lista, amely az állami struktúrák, szervezetek, intézmények és más vállalatok működéséből származó 12 dokumentumrészből áll. Különös figyelmet fordítunk a számviteli és személyi ügyekre, figyelembe véve a dokumentumok vállalkozásokban történő tárolásának feltételeit és feltételeit. Enyhén érintse meg az orvosi dokumentumokat.
Egészségügyi nyilvántartások
Az orvosi papíroknak, valamint az egyéb informatikailag fontos dokumentumoknak megvannak a saját meghatározott tárolási periódusai az orvosi szervezet hivatali munkájában lévő dokumentumok számára. Ezt az időszakot az Orosz Föderáció szabályozó jogi aktusai szabályozzák, és a dokumentumok különféle kategóriáira 1 évtől 50 évig terjed.
Számviteli nyilvántartások
A könyvelési osztályok által készített dokumentációkra külön feltételek és a papíron tárolt dokumentumok tárolási időszaka vonatkozik. A feldolgozás után az elsődleges dokumentációt, az egyenlegeket, a számviteli nyilvántartások adatait, a jelentéseket speciális helyiségben vagy zárt szekrényben kell tárolni - mindaddig, amíg át nem kerülnek a szervezet archívumába. A szigorú jelentéstételi űrlapokat fémszekrényekben vagy széfekben kell tartani. A főkönyvelő kinevez egy személyt, aki felhatalmazással rendelkezik e kérdések ellenőrzésére.
Ha az ilyen típusú dokumentumok elvesznek, megsérülnek, jogellenesen kerülnek átadásra harmadik feleknek, akkor a szervezet vezetőségének tájékoztatnia kell erről a rendészeti hatóságokat. A dokumentáció megsemmisítésére vagy lefoglalására kizárólag a törvény által előírt követelmények szerint kerülhet sor.
A számviteli dokumentumok tárolásának időszaka
Meglévő számviteli eltarthatósági szabványok:
- elsődleges dokumentáció, nyomtatványok - 3 év;
- pénzeszközök, pénzügyi tranzakciókkal kapcsolatos információk - 5 év;
- fizetési és elszámolási lapok (ha nincs személyes számla) - 75 év.
Tilos a tárolási időszak végén az ügyeket az adóhatóságok általi ellenőrzés nélkül lefoglalni, és egy kifejezetten kinevezett bizottságnak kell döntenie az iratokban lévő dokumentumok megsemmisítéséről, lejárt tárolási idővel.
HR adminisztráció
A személyi dokumentáció nagy társadalmi jelentőséggel bír (elsősorban a személyes adatok elérhetőségére vonatkozik), ezért azok tárolását külön szabályok határozzák meg. Jelentős részük a munkavállalók szociális biztonsághoz való jogának tényleges megerősítését szolgálja (időskorban, fogyatékosságban stb.), Információkat tartalmaz a szolgálati idõkrõl stb. ahol a polgárok háttér információkért lépnek kapcsolatba. Régészeti és életrajzi értékkel is rendelkeznek, statisztikai felmérések vagy történelmi és társadalmi tanulmányok forrásai.
A személyzeti osztály dokumentációjának tárolásának fő feltétele az alkalmazottak személyes adataihoz való illegális hozzáférés korlátozása, valamint a megfelelő dolgok gyors megtalálásának képessége.
Az irodai munka megszervezésében és a személyzeti dokumentumok tárolási periódusaiban kétféle megkülönböztetés lehetséges: a jelenlegi és az azt követő. Az első típust két altípusra osztják: a dokumentáció tárolása a végrehajtás során és a végrehajtott dokumentáció tárolása.
A végrehajtásuk során az eseteket az a személy látja el, aki velük foglalkozik, speciális mappákban, névvel (például „Sürgős”, „Aláírás céljából”). Itt kell feltüntetni a vállalkozó telefonszámát, vezetéknevét, kezdőbetűit is. A bejegyzés és a nómenklatúra szerinti tárolás után.
rendelés
Az összes megrendelést az eredeti példányban kell tartani, és másolatát (ösztönzés, büntetés, bérbeadás, elbocsátás stb.) Be kell iktatni a munkavállaló személyi aktájába. Számozott mappába helyezi, és az oldalakat villogni kell. A személyes fájl borítójának saját sorozatszáma van. A HR nyilvántartások jelenlegi tárolási ideje csak a jelenleg alkalmazott alkalmazottakra vonatkozik. Az elbocsátás után az ügyet el kell távolítani a mappából, és végrehajtani kell az archívumba történő átvitel céljából.
A munkavállalói munkafüzetek, valamint a pecsétek, bélyegek, levélpapírok, szekrénykulcsok dokumentációjával történő tárolási feltételei azt jelentik, hogy a személyzeti osztály vezetõjének biztonságában tartják. Ezenkívül azt javasoljuk, hogy a személyzet tisztje, kilépve az irodájából, tisztítsa meg az összes jegyzetet és dokumentumot a szekrényben, és kapcsolja ki a számítógépet. A munkanap végén az összes dokumentációt fémszekrénybe kell helyezni, és le kell zárni. A kulcsot az osztály vezetőjének adják át a megfelelő naplóban szereplő listával. Az összes vázlatot és elutasított űrlapot megsemmisíti, a számítógépeket leválasztják a hálózatról. Ha a munkavállaló megkapta a dokumentum másolatát vagy kivonatát, erről aláírást kell hagynia a naplóban.
Csak azok a dokumentumok tartoznak az archív alapba, amelyek tárolási ideje meghaladja a 10 évet. Társadalmi, gazdasági, politikai, történelmi és egyéb értéket képviselnek. A dokumentumok archívumba történő benyújtásának ütemezését a menedzser vagy a munkáltató hagyja jóvá. A dokumentumoknak eredeti példányok formájában kell ide kerülniük. Ha ez nem lehetséges, akkor annak másolatát hitelesíteni és átadni kell.
A Szövetségi Archívum által jóváhagyott "A tipikus kezelési dokumentumok listája" személyzeti dokumentáció tárolásának idejét és eljárását szabályozza. A dokumentumok papírmunkában történő tárolásának időtartamát és a munkafüzetek tárolására vonatkozó eljárást külön szabályozási aktus - az Orosz Föderáció kormányának a munkakönyvekről szóló rendelete - hagyja jóvá.
A személyi dokumentáció tárolásának feltételei
Tehát 5 évig tárolják:
- Dokumentumok (igazolások, információk, nyilatkozatok stb.) A munkavállalók elérhetőségére, megszerzésére vagy mozgására vonatkozóan.
- Dokumentumok (listák, információk, igazolások), amelyek a dolgozó alkalmazottak szabadon bocsátására vagy igényére, a munkahelyteremtésre, a nemekre, a korra és a munkavállalók szakképesítésére vonatkoznak.
- Levelezés a foglalkoztatási kérdésekkel kapcsolatban.
- A munkavállalók rövidebb munkanapra vagy hétre történő áthelyezéséről szóló dokumentumok.
- Munkaügyi vitákkal kapcsolatos dokumentumok.
- A munkavállalók helyzetéről és ellenőrzéséről szóló jelentéseket folyamatosan tárolják, az alkalmazottak felszabadítására és igényeire vonatkozó kérelmeket (tanúsítványokat) öt évig megőrzik.
3 évig tárolják:
- A munkaidő nyilvántartásával kapcsolatos dokumentumok (információk, munkaidő-egyenlegek, információk, feljegyzések).
- Jogszabályok (információk, jellemzők, üzenetek, tanúsítványok stb.), Amelyek a munkafegyelemre vonatkozó információkat tartalmaznak.
- Munkalapok és könyvek könyvelésével kapcsolatos jogi aktusok (jelentések és egyéb információk).
Az egyéves tárolás vonatkozik az ütemtervekre és az időkövetési könyvekre, valamint a nyaralási ütemtervekre.
A munkavállaló személyes dossziéját és személyi igazolványát 75 évig tárolják, és ha erről a dokumentációról a vezetők, az állami díjakkal vagy rangokkal rendelkező alkalmazottak, a végrehajtó, a szervezetet irányító vagy ellenőrző struktúrák tagjai, akkor véglegesen beszélünk.
A szervezet személyzetét és az azokban bekövetkezett változásokat folyamatosan tárolják, a személyzeti szabályokat pedig 75 évig.
A jóváhagyás és a fejlesztés helyén egy tipikus munkaleírást állandóan, személyesen (a személyes dossziék részeként) - 75 évig - tárolják.
A munkáltatónak a munkaviszony fennmaradó másolatát, amelyet a munkavállaló személyi dossziéjában tárolnak, 75 évig meg kell őrizni, majd archiválni kell. Ha a személyes iratokat nem őrzik meg, akkor az ilyen szerződéseket külön vállalkozássá kell alakítani, azonos tárolási feltételek mellett.
A számviteli kártyáknak, könyveknek, magazinoknak megvannak a saját feltételei a dokumentumok papíron történő tárolására is:
- Munkavállalók fogadása, áthelyezése, elbocsátása - 75 év.
- Számvitel üzleti utazók számára - az elbocsátástól számított öt év.
- A katonai szolgálat elszámolása - 3 év.
- Nyaralási információk - 3 év.
- Személyes iratok, kártyák, munkaszerződések és megállapodások - 75 év.
- Munkalapok és könyvek kiadása - 50 év.
- Bérezési igazolások kiállítása (hely vagy munkahelyi tapasztalat) - 3 év.
- útlevelek kiállítása - 5 év.
Összefoglalva a fentieket, azok kényelme érdekében, akiknek összeszerelt információkra van szükségük, önállóan elküldheti a papíralapú dokumentumok tárolási időtartamát egy táblázatban.
Mi a teendő, ha a dokumentum megsérült?
Az ilyen dokumentumok helyreállíthatók. Például, ha az időfüzet sérült (annak eltarthatósága hetvenöt év), akkor erről a könyvelési osztály számítógépe megtalálható. Lehetetlen kidobni a sérült jelentéskártyát, mivel ez a normák által előírt tárolási idő jogosulatlan csökkenését eredményezi, ami a szervezet vezetésének megbüntetését vonhatja maga után. Ezért minden olyan dokumentumot, amely a határidő előtt használhatatlanná vált, vissza kell állítani. Most minden szervezet használja a szoftvert, amely tartalmazza az ehhez szükséges információkat.
Összefoglalva
Tehát a papírmunka tárolási ideje a dokumentumok típusától és értékétől függ. A személyi dokumentáció jelentős része megnövekedett tárolási idővel rendelkezik. Az Orosz Föderáció jogszabályai ehhez szigorúan előírt szabványokat tartalmaznak. A törvény bizonyos típusú dokumentumok tárolásának, valamint a dokumentumok ártalmatlanításának szabályait és szabályait is szabályozza: ennek csak megvizsgálást követően és ennek megfelelően kell történnie.