Ogni funzionario ha determinati diritti e doveri relativi alle sue attività ufficiali. Sono indicati direttamente nella sua descrizione del lavoro, sono indicati nel contratto di lavoro. Nell'articolo analizzeremo i diritti e gli obblighi del gestore dei documenti in questo senso. Considera quali requisiti vengono presentati a questo dipendente, che dovrebbe sapere quale responsabilità gli viene fornita.
categoria
Che cosa significa "responsabilità lavorative di un gestore di documenti di categoria 1"? Questa posizione è rappresentata da diverse categorie - in termini di formazione, esperienza professionale del lavoratore:
- Il primo. La presenza dell'istruzione superiore professionale nel campo della gestione dei documenti, esperienza nella posizione di responsabile dei documenti della 2a categoria - almeno 3 anni.
- Il secondo. La presenza di un'istruzione professionale superiore nel settore pertinente, esperienza di lavoro come specialista di documenti - almeno 3 anni.
- Impiegato documenti. Questo dipendente deve avere una formazione professionale superiore nel campo della gestione dei documenti. Il datore di lavoro non ha requisiti per la sua esperienza lavorativa.
Per quanto riguarda i compiti di un gestore di documenti, il loro set massimo è previsto per gli specialisti della prima categoria. Minimo: per i dipendenti che non hanno ancora una categoria.
Conoscenza professionale
Le responsabilità di un gestore di documenti iniziano con il fatto che uno specialista deve avere un certo corpus di conoscenze necessarie per impegnarsi in attività ufficiali.
Il seguente set standard è prescritto nelle descrizioni dei lavori:
- Atti normativi, legislativi, legali, ordini, ordini, altre decisioni di strutture superiori relative alla documentazione delle attività del datore di lavoro.
- Le principali disposizioni del sistema unificato di gestione dei registri statali.
- Standard per una struttura unificata di documenti organizzativi e amministrativi.
- Metodi di pianificazione, progettazione e ulteriore sviluppo dei sistemi di documentazione.
- Tecniche di progettazione, pianificazione, conduzione del supporto della documentazione utilizzando apparecchiature informatiche e informatiche.
- Le procedure per la registrazione, le classificazioni, la conservazione, l'esame della documentazione di lavoro.
- La procedura per esercitare il controllo sull'esecuzione della documentazione.
- Requisiti per la gestione di vari documenti: in entrata, interni, in uscita.
- Requisiti per la pianificazione e la comunicazione di documentazione sui vettori di attività delle unità strutturali di un'organizzazione.
- Organizzazione dell'archiviazione.
- Documenti normativi e sviluppi metodologici sulla progettazione e l'uso di sistemi informativi di gestione automatizzata.
- Nozioni di base sulla documentazione.
- Le basi della programmazione.
- Esperienza domestica e straniera nel campo del supporto documentale per le attività del datore di lavoro.
Conoscenza generale
La responsabilità del gestore dei documenti sarà anche il possesso delle conoscenze necessarie per qualsiasi membro del team, un dipendente del settore dei servizi, che lavora in ufficio:
- La procedura per il funzionamento di un computer, altri uffici, apparecchiature informatiche.
- Fondamenti di sociologia, ergonomia, psicologia sociale.
- Fondamenti di economia, gestione del personale, gestione, organizzazione del lavoro.
- Legislazione russa sul lavoro.
- Le regole del programma di lavoro interno della società dipendente.
- Carta, contratto collettivo dell'organizzazione di lavoro.
- Le disposizioni della Costituzione russa.
- Norme e norme esistenti in materia di protezione del lavoro.
- Etica dell'ufficio.
- La cultura della comunicazione
- Nozioni di base del diritto amministrativo.
- Norme sulla sicurezza antincendio.
Leadership nelle attività
I compiti di un gestore di documenti a scuola, in un'impresa, in una società commerciale sono anche la gestione dei seguenti atti nelle loro attività:
- Costituzione della Federazione Russa.
- Legge russa effettiva.
- Carta dell'organizzazione che impiega.
- Il contratto collettivo del datore di lavoro.
- Le norme interne sul lavoro nell'organizzazione del datore di lavoro.
- Ordini, decreti, ordini diretti dell'impiegato.
- Descrizione del lavoro
Responsabilità funzionali di un gestore di documenti
Questo è un elemento essenziale di tutte le descrizioni dei lavori. Le responsabilità di un gestore di documenti in un'organizzazione, ovviamente, dipendono dal vettore della sua attività, dal numero di gestori di documenti e da altri fattori.
Il set standard è il seguente:
- Sviluppo e implementazione di processi tecnologici di lavoro con documentazione (dati documentari) basati sull'uso di computer e apparecchiature per ufficio. Ciò include contabilità, controllo, esecuzione, rilascio di certificati, archiviazione operativa.
- Partecipazione alla pianificazione, organizzazione, miglioramento del dipartimento di gestione dei documenti dell'organizzazione occupante. Monitoraggio dello stato generale dei lavori d'ufficio.
- Preparazione di proposte per garantire una serie di misure per condizioni di lavoro ergonomiche, razionalizzazione dei luoghi di lavoro dei lavoratori sul supporto documentale dell'organizzazione.
- Sviluppo di sistemi di documentazione unificati, fogli di documenti commerciali per vari scopi, livello di gestione, classificatori di dati di documenti.
- Organizzazione e implementazione di un sistema di gestione dei documenti.
- Misure per semplificare la composizione della documentazione, vari indicatori di informazione, ridurne il numero, organizzare ricerche di documenti aziendali.
- Partecipazione alla selezione dei documenti inviati per l'archiviazione statale, all'esame del valore dei documenti commerciali.
- Partecipare alla definizione di obiettivi, pianificazione, progettazione, gestione e miglioramento dei sistemi automatici di informazione, sistemi di gestione delle informazioni.
- Partecipare allo sviluppo di tecnologie informatiche innovative, basate sull'uso di microprocessore e tecnologia informatica, progettazione e ulteriore aggiornamento di database.
- Lo studio e la sintesi di avanzate esperienze russe e straniere nel campo delle attività di supporto alla documentazione.
- Sviluppo di documentazione normativa e metodologica nella loro area di competenza.
- Partecipare alla selezione, al collocamento, alla formazione e alla formazione avanzata del personale del dipartimento di documentazione.
Naturalmente, le responsabilità di un document manager all'asilo possono essere leggermente diverse. La direzione delle attività dell'organizzazione influisce direttamente sul riempimento di questa sezione della descrizione del lavoro.
Seconda variazione
Se parliamo delle responsabilità lavorative di un document manager a scuola, allora il seguente set può essere presentato qui:
- Tenuta dei registri secondo la documentazione amministrativa.
- Garantire prestazioni complete, di alta qualità e moderne delle attività ufficiali.
- Uso razionale di materiali, risorse tecniche nell'ambito dell'esecuzione di compiti lavorativi.
- Conservazione della documentazione affidata dalla divulgazione di segreti commerciali e ufficiali.
- Registrazione della corrispondenza in arrivo.
- Monitoraggio della tempestiva esecuzione della documentazione.
- Preparazione e consegna all'archivio dei documenti eseguiti.
- Monitoraggio della sicurezza di documenti commerciali affidabili.
- Preparazione di rapporti, documentazione di pianificazione.
- Stampa e duplicazione di documenti d'ufficio.
- Preparazione di bozze di ordini per attività educative.
- Rilascio di certificati a dipendenti e studenti.
- Manutenzione e fornitura di schede contabili (mensili).
- Esecuzione di altre istruzioni della loro direzione diretta.
Diritti specialistici
Abbiamo determinato le responsabilità lavorative di un gestore di documenti presso l'istituzione. Ora menzioniamo i diritti di questo lavoratore:
- Fornire suggerimenti per migliorare l'organizzazione del supporto della documentazione, la sua razionalizzazione nel quadro delle norme esistenti.
- Il requisito dei servizi, dipartimenti, singoli dipendenti che preparano la documentazione nell'organizzazione per seguire determinati standard e norme.
- Sviluppo e implementazione di sistemi di documentazione unificati e unificati, schede di documenti aziendali, conformità ai requisiti e linee guida nel campo della gestione dei documenti.
Diritti estesi
Un datore di lavoro può integrare l'elenco dei diritti di un gestore dei documenti con le seguenti disposizioni:
- Il diritto di richiedere a manager, dipendenti dell'impresa la documentazione necessaria per garantire le prestazioni.
- Il diritto di utilizzare una biblioteca comune, fondi di informazione, servizi di unità sociali, mediche, domestiche della società di lavoro.
- Il diritto, nel modo prescritto, di fare appello sia agli ordini del capo dipartimento sia alla direzione dell'azienda.
responsabilità
Le responsabilità di un importante gestore di documenti, ovviamente, saranno più ampie delle responsabilità funzionali di uno specialista ordinario. Ma sono entrambi responsabili delle loro attività. Per impostazione predefinita, è il seguente:
- In caso di mancato svolgimento delle funzioni funzionali (indicato nelle descrizioni dei lavori).
- Per dati di realtà incoerenti sullo stato dell'esecuzione di istruzioni e attività.
- Per violazione delle regole del programma di lavoro interno nell'organizzazione del datore di lavoro.
- Per violazione delle norme di sicurezza dell'azienda, standard di sicurezza antincendio.
Abbiamo esaminato i diritti e gli obblighi di base di un gestore di documenti. Come si può vedere dall'articolo, il dipendente deve anche avere una certa conoscenza quando fa domanda per questo lavoro. È responsabile per l'esecuzione impropria delle funzioni.