Essendo un documento necessario e importante, un libro di lavoro può confermare non solo l'esperienza lavorativa di una persona, ma anche aiutare a calcolare correttamente la sua pensione futura. Sfortunatamente, ci sono situazioni in cui il modulo di assunzione può essere danneggiato o perso. Quindi è necessario creare urgentemente un libro di lavoro duplicato. Perché ne abbiamo bisogno, considereremo ulteriormente.
Il concetto
Sotto la cartella di lavoro si intende un documento individuale che può confermare le informazioni sull'occupazione (a condizione che sia ufficiale) e l'esperienza di lavoro. Tutti i dati sono presentati ai sensi dell'art. 66 del Codice del lavoro della Federazione Russa.
Il libro di lavoro contiene i seguenti dati:
- Dati personali.
- Informazioni sul lavoro svolto.
- Dati su trasferimenti, licenziamenti e premi.
- Informazioni sui documenti che sono la base per le voci nel lavoro.
Un campione di un libro di lavoro duplicato deve coincidere completamente con l'originale e includere tutte le informazioni indicate nella prima copia. L'eccezione sono quei fatti quando i documenti sono stati contestati in tribunale o le informazioni sono state perse e non possono essere ripristinate.
In quali casi emettono
Un libro di lavoro duplicato viene emesso solo quando l'operazione dell'originale diventa impossibile. Tali casi includono:
- perdita di un documento da parte di un dipendente;
- perdita di un documento da parte di un datore di lavoro;
- danno al modulo;
- inserendo informazioni errate in merito al licenziamento o al trasferimento.
Ognuno di questi casi ha le sue caratteristiche.
Nel caso in cui non vi sia manodopera originale, viene emesso un duplicato per il dipendente. Per fare ciò, deve scrivere una richiesta per redigere un secondo documento, pagare per un nuovo modulo (se il lavoro viene perso o danneggiato a causa di colpa del dipendente). A volte una perdita può essere notata non immediatamente, ma dopo un po 'di tempo: dopo essere stata licenziata da un lavoro precedente e quando si colloca in un nuovo posto.
E se il precedente datore di lavoro non volesse fare un duplicato a causa della limitazione del licenziamento? Poiché non esiste una disposizione legislativa per quanto tempo è possibile richiedere documenti duplicati nel luogo di lavoro precedente, l'ex dipendente deve insistere sulla riemissione del documento se il lavoro originale è diventato inutilizzabile. O vai in tribunale.
L'emissione di una cartella di lavoro duplicata avviene solo su richiesta. Dovrebbe essere presente una nota sul frontespizio che si tratta di un duplicato. Per ripristinare le informazioni, un cittadino deve presentare documenti che confermino i dati personali e assicurino l'anzianità.
Se il datore di lavoro perde il lavoro, una commissione speciale può confermare la durata del servizio. I membri della commissione devono presentare documenti o copie a conferma delle informazioni sulla specializzazione e sui luoghi in cui il dipendente ha lavorato. Se non esistono tali documenti, la commissione elabora un atto sulle testimonianze di testimoni che hanno informazioni affidabili sull'attività lavorativa di questo dipendente.
registrazione
La registrazione di un libro di lavoro duplicato (un esempio è presentato di seguito) si verifica nei casi in cui un cittadino avesse un impiego ufficiale e non svolgesse un ruolo qui, il modulo è perso o danneggiato.
Il duplicato ha lo stesso yursila del documento originale. I duplicati possono essere emessi direttamente dal capo stesso o da una persona autorizzata a farlo. Nella maggior parte dei casi, si tratta di un responsabile delle risorse umane, contabile o segretario. Tutti i documenti presentati per il modulo di rientro devono essere inviati dal dipendente.Ma nonostante ciò, la società è obbligata ad assistere il dipendente in tutti i modi possibili per ottenerli (se le circostanze lo richiedono).
Prezzo di emissione
Date le norme di mantenimento e conservazione del lavoro, un cittadino deve informare il capo del suo ultimo lavoro sulla perdita del modulo. In questo caso, il capo è tenuto a pubblicare un duplicato del libro di lavoro entro e non oltre 15 giorni dalla data di scrittura della domanda pertinente.
Secondo le norme stabilite dalla legge, un'organizzazione può addebitare a un membro del personale una commissione per un modulo di assunzione. Il pagamento non viene effettuato se:
- perdita di documenti avvenuta dal datore di lavoro a causa di circostanze impreviste;
- il frontespizio non è stato compilato correttamente;
- danni al documento si sono verificati senza colpa del dipendente.
Pertanto, la società può ottenere un compenso monetario per un duplicato se la perdita del libro o il suo danno si sono verificati a causa di colpa della persona di contatto.
Un libro di lavoro duplicato (un esempio del design del modulo) è presentato nell'articolo.
Istruzioni passo per passo
Diamo un'occhiata più da vicino alle istruzioni passo-passo su come ottenere un libro di lavoro duplicato. Come redigere un documento ripetuto e una procedura chiara sono prescritti nella legislazione del lavoro. Cosa devi fare:
- Un cittadino che ha perso il documento deve scrivere una dichiarazione all'organizzazione, che è considerata l'ultima sede di servizio ufficiale.
- L'impresa sulla domanda presentata è tenuta a raccogliere le informazioni necessarie sull'anzianità del cittadino.
- Un ordine è firmato (un libro di lavoro duplicato può essere emesso solo sulla base di un ordine).
- Il lavoro deve essere eseguito tenendo conto di alcune regole: le informazioni devono essere inserite in conformità con l'originale.
- Le informazioni sul duplicato devono essere inserite nel libro contabile.
- Dopo aver ricevuto il documento finito, il cittadino deve firmarlo in un giornale speciale.
Documentazione richiesta
Per ottenere un duplicato del lavoro, è necessario raccogliere una serie di documenti che confermano l'anzianità di un cittadino. In caso contrario, la società può presentare una richiesta all'UIF.
In caso di perdita di massa dei documenti, il management dell'azienda dovrebbe creare una commissione il cui compito sarà scoprire se il lavoro è stato svolto, la durata del servizio attraverso le indagini e l'elaborazione dei dati.
La prima cosa che un cittadino deve fare è scrivere una dichiarazione, che dovrebbe indicare:
- il motivo della mancanza di un modulo;
- richiesta di un duplicato;
- data di scrittura e firma.
L'applicazione può essere scritta a mano e stampata. La maggior parte delle aziende potrebbe avere moduli di domanda già pronti.
Come redigere un libro di lavoro duplicato? Un modulo di domanda di esempio ti dirà le sfumature principali.
Dopo che la domanda è stata presa in considerazione, la testa prepara un ordine per redigere un duplicato. L'ordine dovrebbe indicare:
- numero del documento;
- tesi principali che stabiliscono i motivi per il rilascio di un documento;
- il documento stesso è pubblicato solo per iscritto;
- Prima di richiedere la firma della persona, l'ordine deve essere sottoposto a revisione.
Se i requisiti di cui sopra non vengono rispettati, il documento rilasciato viene considerato non valido.
Per confermare l'esperienza lavorativa, documenti come:
- file personale del dipendente;
- ordini di ammissione, licenziamento, trasferimento;
- certificati;
- contratti di lavoro;
- libro degli insediamenti.
Informazioni di input
Come viene pubblicato un libro di lavoro duplicato? Prima di tutto, devi iniziare compilando il primo foglio, che dovrebbe contenere solo informazioni pertinenti. Tali informazioni includono:
- tutti i dettagli del dipendente;
- data di nascita;
- tipo di istruzione e sua disponibilità;
- professione o specialità.
L'affidabilità dei dati elencati deve essere confermata da documenti. Pertanto, un cittadino deve presentare un passaporto e un documento di istruzione. Il primo foglio contiene anche la firma dell'impiegato che riceve il duplicato e della persona responsabile, nonché il timbro della società.
Successivamente, nel modulo di assunzione, è necessario specificare il numero di esperienza lavorativa. Per fare questo, nella terza colonna, nelle informazioni sul lavoro, viene fatta una voce sull'esperienza generale. Tali informazioni non sono certificate da timbro e firma.
Le seguenti colonne sono completate in ordine: quando il dipendente è entrato nel lavoro, informazioni sulla sua posizione e organizzazione, motivi di licenziamento o trasferimento.
Il duplicato dovrebbe riflettere solo le informazioni che possono essere documentate. Non sono state inserite altre informazioni.
Tutte le voci sono realizzate in pasta blu o nera. Non ammessi errori, macchie, abbreviazioni.
Nel documento ristampato nell'angolo in alto a destra della copertina dovrebbe essere scritto "Duplica".
Il tempismo
Come accennato in precedenza, il processo di elaborazione di un documento ripetuto inizia con la presentazione di una domanda. La legislazione richiede 15 giorni per compilare un libro di lavoro duplicato. È durante questo periodo che deve essere fornito al lavoratore un duplicato. La stessa regola si applica agli ex dipendenti. Inoltre, il diritto del lavoro non prevede termini di prescrizione per un cittadino che richiede un lavoro duplicato.
Punti importanti
Ci sono situazioni in cui il capo ha emesso un duplicato del lavoro e il dipendente trova l'originale. In tali casi, solo un documento può avere uno status formale, che è stato registrato l'ultima volta nel giornale contabile. Pertanto, questo è un duplicato.
L'originale può essere lasciato nel caso in cui sia necessaria la conferma ufficiale dell'anzianità in qualsiasi autorità.
Estradizione dopo il licenziamento
Come duplicare il libro di lavoro se il dipendente ha già smesso? La legislazione prevede che il datore di lavoro non possa rifiutare un cittadino solo perché non lavora più in questa organizzazione o non è in grado di fornire informazioni sui luoghi di lavoro dopo il licenziamento.
La società deve emettere un duplicato del documento sulla base della domanda. Inoltre, il fatto che un cittadino debba fornire informazioni sulle attività svolte dopo il licenziamento non è stato indicato da nessuna parte. Il duplicato deve essere rilasciato su base generale.
Documentazione contabile
Dopo aver riempito il documento ripetuto, le informazioni su di esso vengono inserite in un giornale contabile speciale. A causa del fatto che il documento duplicato ha la stessa struttura giuridica dell'originale, le regole per la sua manutenzione, conservazione e contabilità devono essere appropriate. L'unica differenza è la nota che si tratta di un duplicato.
Un modulo del libro di lavoro è considerato un documento importante che conferma non solo l'attività lavorativa della persona per tutta la vita, ma anche una garanzia dei suoi ulteriori ratei di pensione.
E nonostante il fatto che la legge preveda l'emissione di duplicati per originali smarriti o danneggiati, è meglio essere più attenti e attenti nella gestione del proprio libro di lavoro. In effetti, la raccolta di informazioni e le informazioni necessarie richiede molto tempo e alcune informazioni potrebbero andare perse del tutto. Pertanto, è necessario trattare con cura questo tipo di documenti, monitorarne la manutenzione e la conservazione.