Il processo di formazione di una riserva per il personale in condizioni moderne è una procedura molto importante, che consente non solo di risolvere rapidamente il problema della sostituzione di un dipendente durante la sua assenza, ma anche di addestrare adeguatamente uno nuovo, che può essere adatto ad occupare una posizione qualificata. Consideriamo più in dettaglio il processo di formazione di una riserva per il personale.
Il concetto
Sotto la riserva del personale dovrebbe essere compreso un elenco di persone che sono in grado di svolgere le funzioni e i compiti degli specialisti in una certa posizione di rango superiore a causa delle loro capacità, conoscenze e abilità.
Per entrare nella riserva, il dipendente deve avere conoscenze e ambizioni elevate ai fini dell'avanzamento professionale. Tale promozione dovrebbe essere intesa come occupare posizioni manageriali, il che richiede che il candidato della riserva soddisfi determinati requisiti e caratteristiche.
Valore di riserva del personale
La nomina di una riserva per il personale è stabilita nella legislazione a livello federale. Quindi, ad esempio, l'ordine del governo della Federazione Russa "Sull'approvazione del programma federale" Formazione e riqualificazione della riserva del personale dirigente "" si riferisce alla necessità di formare dirigenti qualificati per tutte le aree, in particolare gli enti statali, che sono associati ai cambiamenti socio-economici che stanno avvenendo nello stato. Dopo l'adozione di questo documento, sono state aggiunte alcune ulteriori proposte che hanno determinato e integrato il processo di creazione di riserve di personale nelle strutture e negli organi statali. Tali ordini sono stati sviluppati da molti ministeri (Ministero degli affari interni, Ministero dell'agricoltura, Ministero dei trasporti, Roskomnadzor, ecc.)
Il valore della riserva di personale è inoltre ambiguo per le organizzazioni specifiche che intendono lavorare a lungo e avere prospettive di crescita, occupandosi di ridurre i rischi del personale, soprattutto nelle posizioni manageriali.
Obiettivi di riserva del personale
Gli obiettivi della creazione di una riserva sono i seguenti:
- pronta soluzione dei problemi associati alla partenza dei dirigenti con responsabilità strategiche;
- significativi risparmi nei costi finanziari e di tempo per la ricerca, la selezione e la formazione del personale;
- crescita professionale dei dipendenti;
- aumentare la lealtà e la motivazione dei dipendenti al lavoro (inclusa la mancanza di paura tra i "riservisti" della difficoltà di adempiere ai loro compiti imminenti e compiti improvvisamente assegnati);
- la formazione dei dipendenti alla comprensione del proprio valore per il datore di lavoro;
- formare specialisti per future modifiche dell'organizzazione;
- la capacità di "lucidare" il tuo personale, che soddisferà i requisiti della tua organizzazione;
- riduzione del turnover del personale;
- fidelizzazione del personale promettente dell'azienda.
Il processo di formazione di una riserva per il personale è piuttosto complicato. Richiede il coinvolgimento non solo del capo dell'azienda e del servizio del personale, ma anche di altri specialisti (avvocati, psicologi, sindacati, ecc.). A questo proposito, i problemi della riserva di personale vengono risolti, di regola, collettivamente con l'aiuto di un organo speciale (o commissione).
Compiti principali
La formazione di una riserva per il personale ha lo scopo di risolvere i seguenti problemi:
- identificazione del potenziale esistente tra i lavoratori;
- la possibilità di occupare posti vacanti;
- continuità del processo produttivo e sua efficacia.
Documenti chiave
La composizione di tale disposizione sulla formazione di una riserva per il personale dovrebbe comprendere le seguenti sezioni:
- scopi e obiettivi della riserva di personale;
- principi di creazione;
- un elenco di posti per i quali è formata la riserva di personale;
- ordine di formazione;
- criteri di selezione per i candidati;
- programma di formazione;
- criteri per la detrazione dalla riserva;
- riservare l'analisi dell'efficienza del lavoro.
Questa disposizione può contenere anche informazioni su campioni di documenti che devono essere emessi nel processo di collaborazione con la riserva.
Tipi di riserva di personale
I candidati devono soddisfare pienamente i requisiti per la posizione per la quale sono messi in riserva. Tuttavia, ciò include coloro che hanno un alto potenziale di ulteriore avanzamento professionale, ma che hanno meno esperienza o non sono sufficientemente preparati. Di norma, vengono selezionati 2 candidati per ciascuna posizione.
Per tipo di attività, vengono assegnate una riserva di sviluppo e una riserva di funzionamento. In altre parole, il riservista può scegliere tra due direzioni di carriera: professionale e manageriale.
Al momento della nomina, un gruppo di candidati attualmente nominati per una posizione più elevata e un gruppo di candidati per il prossimo 1-3 anni sono formati nella riserva del personale.
La riserva del personale può essere interna ed esterna. La creazione di uno interno è un processo più studiato che richiede meno spese finanziarie. Tale riserva è più spesso utilizzata nella pratica.
La riserva esterna comporta il coinvolgimento di candidati esterni.
principi
La gestione delle riserve del personale dell'azienda si basa su alcuni principi. Considerare i principi di base della formazione della riserva di personale:
- il principio di pertinenza - significa che la necessità di ricoprire una posizione dovrebbe essere valida oggi;
- principio di conformità - significa che il candidato deve soddisfare i requisiti per la posizione;
- il principio di prospettiva del candidato.
Come si forma
L'attuale sistema di formazione della riserva per il personale è un lavoro scrupoloso per identificare i dipendenti promettenti (o il loro reclutamento) come i più adatti e soddisfare i requisiti delle posizioni di comando.
Il sistema ha alcune regole. L'ordine di formazione è il seguente:
- formare un organo che si occupa di questi problemi;
- sviluppare regolamenti interni, ovvero un documento in cui è necessario riflettere tutte le procedure per la creazione di una riserva;
- creare meccanismi per l'attuazione delle regole sviluppate.
La corretta creazione di tale sistema è la chiave del successo nell'ottimizzazione del numero di dipendenti in un'azienda.
Schema di formazione a fasi
Considera le fasi di formazione della riserva del personale, che suggeriscono una certa sequenza di fasi:
- analisi della situazione attuale:
- valutazione della necessità di nuovi manager o specialisti per i prossimi 1-3 anni;
- compilare un elenco di posti della nuova riserva;
- determinare la disponibilità di specialisti esistenti da sostituire;
- specifica dell'elenco degli specialisti;
- analisi dell'effetto della riserva creata in precedenza.
La selezione dei candidati necessari per l'inclusione nella riserva avviene nelle seguenti fasi:
- analisi dei dati dai questionari dei dipendenti;
- condurre un'intervista;
- monitorare il comportamento dei dipendenti nelle loro relazioni con altri colleghi;
- valutazione degli indicatori di prestazione che caratterizzano la sua attività lavorativa, nonché i risultati dei suoi compiti specifici;
- certificazione di un dipendente;
- identificazione della conformità delle qualità identificate ai requisiti della posizione;
- confronto dei risultati per diversi candidati;
- compilare un elenco della nuova riserva con un elenco di candidati per la posizione.
Questo elenco ha le sue caratteristiche:
- una persona alla volta può comparire in più sezioni: per il futuro prossimo e lontano, nonché per diverse opzioni per le posizioni;
- raccogliere la massima quantità di informazioni sul candidato, ad esempio dati personali, risultati della certificazione, valutazione potenziale, recensioni dei colleghi, ecc.
- formulare raccomandazioni sul programma di formazione continua.
L'elenco così ottenuto è approvato dal capo dell'organizzazione.
Ulteriori lavori sono strutturati come segue:
- rivedere di volta in volta l'elenco dei candidati;
- rifornimento dell'elenco se necessario;
- esclusione dall'elenco dei dipendenti che hanno cessato di soddisfare i requisiti;
- adeguamento dei programmi di sviluppo del personale;
- analisi dell'efficacia dell'uso del registro, previsioni e modifiche.
Processo di valutazione del personale
I principali tipi di valutazione del personale:
- sistematica, che viene effettuata definendo chiaramente tutti i segni di valutazione (processo, frequenza, criteri, metodi di misurazione);
- non sistematico.
Le principali procedure di valutazione sono le seguenti:
- preparazione della valutazione - comporta la raccolta di informazioni preliminari;
- valutare direttamente il dipendente creando gruppi di esperti che valutano il livello di conoscenza, abilità e risultati del lavoro del dipendente;
- fase della valutazione, compresa una riunione della commissione nel seguente ordine: invito del dipendente e del suo responsabile, esame dei materiali, ascolto degli interlocutori, discussione dei risultati, formazione di una conclusione, elaborazione di un protocollo;
- fase decisionale, dopo di che si forma una conclusione tenendo conto delle conclusioni e delle proposte della commissione; allo stesso tempo, vengono formulate raccomandazioni sulla necessità di promuovere un dipendente a una posizione più elevata.
Come si svolge il concorso?
Separatamente, dovremmo parlare di tenere una competizione nella riserva del personale. La procedura per questa procedura è inoltre chiaramente regolata dai documenti interni dell'azienda. Per eseguire tale procedura, nell'organizzazione vengono formate commissioni speciali di gara:
- condurre una competizione per riempire una posizione vacante;
- tenere una gara di formazione di riserva.
La procedura di gara può essere avviata solo se vi sono almeno due candidati per la riserva di personale. Altrimenti, la competizione è considerata fallita.
Le principali fasi del concorso:
- presentare una nota dal capo dell'unità al presidente del comitato di gara;
- preparazione di tutti i documenti necessari per la competizione;
- 20 giorni prima della competizione viene pubblicato un annuncio al riguardo;
- i documenti vengono ricevuti dai richiedenti;
- viene redatto il verbale della riunione della commissione competitiva;
- condurre un test competitivo testando i partecipanti, nonché emettendo un incarico competitivo;
- valutazione dei candidati al concorso;
- viene effettuata la selezione del concorrente;
- tutti i documenti necessari sono redatti per la sua adozione.
Caratteristiche del servizio pubblico statale
Al fine di facilitare lo sviluppo del sistema di servizio civile, nonché di migliorare le procedure per la formazione e l'uso efficace della riserva di personale dirigente, viene istituita una Commissione sotto il Presidente della Federazione Russa su questioni di servizio pubblico e riserva di personale dirigente.
La pianificazione e la formazione della riserva di personale del servizio pubblico statale di solito dura da uno a tre anni. Il tempo trascorso nella riserva di personale di singoli specialisti è in media di tre anni, ma con piani a lungo termine per l'organizzazione, può arrivare a cinque anni.
Indipendentemente dai tempi di attuazione del progetto di "riserva" e dalle capacità finanziarie dell'organizzazione, il lavoro con la riserva di personale deve essere condotto tra le parti interessate in una forma aperta (le informazioni devono essere disponibili per i dipendenti), questo ambiente deve essere competitivo (diversi candidati devono essere selezionati per una posizione di leadership).
I risultati dell'attività professionale sono un criterio di selezione molto importante, poiché possono non solo giudicare l'efficacia del candidato, ma anche valutare i benefici dell'iscrizione nella riserva. Tale intangibile incoraggiamento di uno specialista come l'inclusione nella riserva del personale servirà da buon esempio per gli altri dipendenti e li motiverà ad alti risultati lavorativi.
Questa serie di requisiti non è esaustiva e può essere formata a seconda delle esigenze dell'organizzazione presente e futura, del livello di turnover del personale, nonché delle caratteristiche sociali, di età e di altro tipo del personale. È importante capire che una selezione eccessiva può discriminare i dipendenti.
Per gestire la riserva di personale, vengono di solito emanati atti normativi interni e locali. Ad esempio, una disposizione sulla formazione di una riserva per il personale o una disposizione su come lavorare con una riserva per il personale. In una fase iniziale dell'attuazione di questo progetto, un documento analogo intende consolidare:
- procedura di formazione della riserva;
- compiti che vengono risolti creando una riserva;
- doveri e responsabilità dei funzionari della formazione delle riserve;
- ordine e sistema di lavoro;
- rifornimento della riserva e modifiche nella sua composizione;
- sistema di rendicontazione sul lavoro del personale e sulla procedura per mantenere tale rendiconto
Tale documento metterà in risalto l'importanza del lavoro, la serietà delle intenzioni della direzione e un atteggiamento attento nei confronti dei dipendenti.
Insieme al regolamento sulla formazione della riserva per il personale, viene compilato un elenco di posti della riserva per il personale della funzione pubblica statale, che, tra le altre cose, determina il numero di candidati per la posizione di riserva. Nella maggior parte delle organizzazioni, ci sono programmi per lo sviluppo di una riserva per il personale, la conservazione del personale, nonché elenchi di riserva in caso di posti vacanti. Va ricordato che i dipendenti arruolati nella riserva per il personale devono non solo essere consapevoli di ciò, ma anche presentare chiaramente le loro prospettive e requisiti che saranno loro presentati in caso di una vera promozione.
La formazione dei "riservisti" può assumere la forma di una formazione avanzata, ottenere una seconda istruzione superiore, seguire corsi o stage. Una buona aggiunta sono le riunioni di scambio di esperienze, in cui i dipendenti condivideranno le loro conoscenze e impressioni.
Allo stesso tempo, è necessario prestare attenzione al fatto che attendere ritorni da specialisti prenotati e addestrati per una determinata posizione è inutile se il lavoro con la riserva del personale non è correlato alla strategia dell'organizzazione, non è supportato da tutta la cultura aziendale, se i test intermedi e l'analisi del turnover del personale non vengono effettuati tra i dipendenti bassa lealtà, mancanza di volontà di apprendere. Ma se tutto è diverso, la riserva di personale diventerà sicuramente un buon fattore motivante sia per i dipendenti che per l'organizzazione stessa.
In conformità con la normativa vigente, viene fornito un lavoro permanente con una riserva, il cui scopo è quello di preparare un degno turno per i dipendenti principali e garantire la continuità delle generazioni. Le forme e i metodi di lavoro con la riserva sono determinati dal capo dell'organizzazione o dalla sua unità strutturale e dai requisiti della posizione.
conclusione
Pertanto, la creazione di una riserva di personale nell'azienda ha l'obiettivo di aggiornare il team di gestione e gli specialisti esistenti a spese sia dei nostri dipendenti che dei dipendenti. L'iscrizione a questa riserva richiede al candidato di possedere qualità, conoscenze, esperienze, abilità speciali e presuppone anche la possibilità della sua formazione e ulteriore formazione al livello richiesto. L'elenco di post e requisiti per loro all'interno dell'organizzazione sono determinati individualmente al suo interno.