I titoli devono essere gestiti con cura, poiché il deterioramento provoca molte conseguenze negative. Ci vorrà del tempo per recuperare. Per evitare ciò, è necessario garantire la corretta conservazione dei documenti a casa. È possibile utilizzare vari metodi per questo.
Funzionalità di archiviazione
L'organizzazione della conservazione dei documenti a casa ha le sue caratteristiche. La sicurezza deve essere presa in considerazione. Le carte devono essere nascoste alla vista e protette da danni. Se i bambini vivono in casa, i documenti devono essere posizionati in modo che non siano accessibili a loro. Puoi scegliere casseforti per la casa, nonché soppalchi, mensole superiori del mobile.
Si noti che il desktop non è un luogo sicuro. Caffè rovinato a causa di caffè o tiraggio accidentalmente versato. Ma se vengono posizionati in scatole con una chiave o un fondo segreto, questo proteggerà dai danni.
Dove conservare i documenti a casa? Ci sono molte opzioni, ma tieni presente che il posto deve essere accessibile al proprietario. Spesso ci sono situazioni in cui è necessario ottenere urgentemente alcuni documenti. In caso di emergenza, ogni secondo conta. Ora ci sono elementi interni funzionali per questo, inclusi speciali nascondigli. Sono scaffali con cassetti, libri, cassette di sicurezza, prese, imitazioni.
Ordinamento dei documenti
Le carte possono essere divise secondo i seguenti criteri:
- All'appartamento. Ci saranno ricevute immagazzinate per acqua, gas, elettricità.
- Comunicazione. Questa sezione conterrà contratti e ricevute via telefono, televisione e Internet.
- Prestiti. Ciò include contratti e assegni.
- Servizi sociali Se vengono utilizzati i servizi di queste organizzazioni, i documenti da esse inviati devono essere messi separatamente.
- Copie. Si consiglia di effettuare copie di documenti per un importo di 5 pezzi. è ancora meglio scansionarli.
- Documenti personali. Ciò include passaporti, certificati.
- Medicina. È necessario impilare separatamente i documenti relativi alla salute.
- Foto. Devono essere inseriti in una busta.
- Istruzioni e garanzie. Se necessario, puoi sempre trovare la carta giusta;
- Documenti usati raramente.
I documenti di piccolo formato sono generalmente rilegati. Se vengono spesso utilizzati, ad esempio passaporti, certificati, è necessario archiviarli in una piccola cartella con separatori.
Opzioni di archiviazione della documentazione
Se ci sono molti titoli, sorge la domanda, come conservare i documenti a casa? Le idee possono essere diverse, la cosa principale è che tutto è tenuto in ordine. Altrimenti, passeremo molto tempo a cercare.
Per la conservazione, vengono utilizzate cassette di sicurezza, cartelle, armadi. I documenti devono essere inseriti in essi secondo i criteri necessari: scopo, data o tipo. Quindi sarà molto più facile trovare la carta necessaria.
cartelle
Una cartella per l'archiviazione di documenti a casa è considerata una scelta eccellente. Si adatta a molti file con documenti. La maggior parte di questi prodotti sono in formato A4, quindi sono ideali per l'archiviazione di certificati, certificati e contratti.
Per comodità, è possibile contrassegnare i documenti con iscrizioni, ad esempio "lavoro", "banca", "alloggio". Quindi sarà molto più facile trovare il documento necessario. È possibile allegare un elenco di tutto il contenuto al primo file. Si consiglia di incollare assegni e ricevute su fogli A4. È meglio correggere un angolo per non rovinare il documento.
portafoglio
I documenti possono essere archiviati a casa utilizzando un portfolio speciale. Di solito ha molti rami. L'articolo può essere acquistato presso la cartoleria.Questi dispositivi sono disponibili in diversi design, inclusi quelli classici e quelli originali. Scegliere quello giusto sarà facile.
Un portfolio per l'archiviazione di documenti a casa può contenere vari documenti. Lo svantaggio è l'impossibilità di girare le pagine e la visualizzazione libera. Pertanto, per comodità, è preferibile creare iscrizioni e note.
Album fotografici
La memorizzazione di documenti a casa è possibile in questi dispositivi. Devono avere fogli magnetici. Ad esempio, le ricevute di pagamento possono essere inserite in esse, per fissare quale colla non è richiesta. Su ogni foglia ci sarà un posto per le note, che è molto conveniente.
buste
Le tasche di carta sono perfette per conservare la documentazione che dovrebbe essere archiviata. Tali documenti sono raramente necessari, ma è troppo presto o per non buttarli via. Dopo la marcatura, puoi metterlo in una scatola o su uno scaffale.
Puoi fare le buste da solo. Per questo vengono utilizzati carta resistente, colla e accessori. Si rivelerà una cosa pratica se usi la tua immaginazione e fai il lavoro in modo efficiente. Con questa busta non preoccuparti dell'integrità della carta.
scatole
Sono utilizzati per archiviare molte cose e i documenti non fanno eccezione. Puoi inserire un sacco di carte in esse, devi solo disporle correttamente per trovare qualcosa di cui hai bisogno in qualsiasi momento. Si consiglia prima di ordinarli in cartelle.
Per salvare passaporti, diplomi e altri documenti non standard in copertine rigide, è meglio usare una busta spessa per questo. Ora sono in vendita molti altri accessori, molti dei quali sono persino bloccati. Una scatola per conservare i documenti a casa è anche considerata una cosa conveniente, in quanto protegge i documenti dall'accesso gratuito.
cassette di sicurezza
Le casseforti domestiche sono considerate gli apparecchi più affidabili. Lì puoi posizionare libri di lavoro, denaro, francobolli. Alcuni disegni hanno diverse celle, che ti permetteranno di inserire molti valori.
Quando si acquista questo dispositivo, è necessario considerare quanto segue:
- Volume, presenza di scaffali, registratore di cassa.
- Dimensioni, peso.
- Vista sul castello.
Ci sono cassette di sicurezza con serratura elettronica o chiave, quindi sarà sicuro conservare i documenti a casa. Il codice deve essere inserito in modo indipendente. Il costo per le cassette di sicurezza che si aprono con una chiave è leggermente inferiore. Se molte persone avranno accesso al dispositivo, allora dovresti scegliere con i tasti.
Le casseforti hanno diversi ripiani che possono essere riparati a diverse altezze per una facile memorizzazione delle cartelle. Alcuni accessori hanno scomparti interni per le guarnizioni. È necessario scegliere i dispositivi con certificati, poiché ciò conferma la loro conformità con la qualità.
Sono disponibili i seguenti tipi di cassaforte:
- Portable. Può essere utilizzato per la casa e per varie organizzazioni.
- Compact. Utilizzato per conservare moduli, sigilli, francobolli, chiavi, oggetti di valore.
- Resistente al fuoco. Sono utilizzati per documenti segreti, sono considerati i più sicuri, in quanto proteggono tutti i contenuti.
- Roomy. Sono utilizzati in grandi aziende in cui lavorano molte persone.
Prima del rilascio, le cassette di sicurezza sono testate per verificarne la resistenza. Di solito sono realizzati con i loro materiali, che proteggeranno la carta da stress meccanici. Il prezzo del dispositivo dipende dalle caratteristiche tecniche e dal grado di protezione.
Durata di conservazione
Ci sono documenti che devono essere conservati per tutta la vita. E alcuni possono essere gettati via dopo pochi mesi. Le carte per beni immobili, trasporti e altri acquisti devono essere conservate durante l'intero periodo di proprietà. Le ricevute di acquisto devono essere lasciate per 1 anno. Le garanzie sono conservate per tutto il periodo di validità.
I controlli sul pagamento dei servizi di avvocati, medici, insegnanti dovrebbero essere conservati per 3 anni. Quindi è possibile crearne copie ed eliminare gli originali. In caso di controversia, la carta potrebbe tornare utile. È necessario mantenere accordi sui servizi pubblici, su Internet, in televisione.Le ricevute per le bollette vengono conservate per 3-5 anni.
Le cartelle cliniche per famiglie devono essere accessibili. I controlli da cliniche private devono essere conservati per almeno 2 anni. Possono essere richiesti in contenziosi e richieste di risarcimento. Tutti i documenti devono essere collocati in luoghi sicuri, periodicamente ordinati ed eliminati inutilmente. Solo allora tutto sarà in ordine con i titoli.
raccomandazioni
Ogni posizione di archiviazione dei documenti presenta vantaggi e svantaggi. Per garantire che tutti i documenti siano in ordine, è necessario considerare le seguenti regole:
- Per non rovinare i documenti, devono essere conservati lontano dall'acqua e dal sole.
- È consigliabile creare una cartella con fotocopie di titoli e trasferirla a parenti o altre persone affidabili. È inoltre necessario lasciare i documenti in formato elettronico su un'unità flash. Ciò consentirà di ripristinare rapidamente gli originali in caso di danni.
- Non è necessario conservare una carta ambulatoriale a casa, poiché questa è considerata una violazione della legge della Federazione Russa. È riconosciuta come documento legale, è rimasta nel registro dell'ospedale.
- Poiché i controlli si sbiadiscono nel tempo, è consigliabile fotocopiarli per acquisti di grandi dimensioni.
- Non è auspicabile tenere a casa pubblicità, giornali, biglietti da visita non necessari. Le carte devono essere ordinate immediatamente e collocate in luoghi sicuri.
- Affinché la documentazione sia in regola, devono essere verificati ogni anno. Tutto ciò che non è necessario deve essere eliminato e il resto deve essere collocato per ulteriore conservazione.
Puoi archiviare i documenti a casa in molti modi. Di tutti i disponibili, sarà sicuramente possibile scegliere il più adatto. È importante ricordare non solo la sicurezza, ma anche la disponibilità di titoli. Se li posizioni correttamente, avrai sempre il documento giusto a portata di mano.