In qualsiasi organizzazione, ogni documento deve essere registrato e inserito in un giornale speciale. Ciò vale anche per gli accordi sul lavoro. Un registro dei contratti di lavoro, un campione del quale sarà ulteriormente analizzato, è richiesto in ogni azienda che conserva registri di documenti e dati dei propri dipendenti.
Ho bisogno di una rivista
I dirigenti delle organizzazioni dovrebbero capire che il registro dei contratti di lavoro e degli accordi aggiuntivi non è una perdita di tempo, ma un'opportunità per assicurarti. Innanzitutto, è molto conveniente. Tutte le informazioni sui documenti sono contenute in un unico posto, anziché archiviare una pila di contratti di tutti i dipendenti sulla scrivania. In secondo luogo, una rivista può essere necessaria se sorgono conflitti tra il dipendente e il datore di lavoro. In terzo luogo, grazie alla rivista, un responsabile delle risorse umane può fornire qualsiasi informazione a un dipendente in breve tempo.
In alcune organizzazioni è consuetudine tenere diverse riviste di questo tipo: per contratti perpetui e urgenti.
La parola di legge
A proposito, la legislazione non indica da nessuna parte che è richiesto il registro dei contratti di lavoro. Ma è successo che questo è un determinato lavoro d'ufficio e le sue regole generali. Secondo le norme, ogni documento deve essere riparato. Inoltre, questo diario è elencato nell'elenco dei documenti di gestione. E la sua assenza nell'organizzazione può causare problemi con gli organismi di controllo.
I dipendenti esperti del dipartimento del personale sostengono che la presenza di un registro dei contratti di lavoro, un campione del quale verrà presentato in seguito, facilita in modo significativo le giornate lavorative e consente di organizzare i dati sui dipendenti e di conservarne la documentazione.
riempimento
Non è regolato dalla legge come dovrebbe essere esattamente un giornale contabile. Nella maggior parte dei casi, la forma del registro dei contratti di lavoro è un normale taccuino. La cosa principale è che la copertina è densa per un maggiore sfruttamento.
Il frontespizio del giornale deve indicare il nome dell'organizzazione, il nome del giornale, l'inizio della sua manutenzione. Successivamente, sul primo foglio, sono indicate le persone responsabili della tenuta del libro. Se si presume che le persone autorizzate possano cambiare, è meglio inserire le informazioni su di esse in modo ordinato:
- Numero in ordine.
- Dettagli dell'impiegato.
- Titolo del post.
- I motivi per cui questa persona può apportare modifiche al diario.
- Firma dell'impiegato.
La compilazione del registro dei contratti di lavoro può essere definita standard. Tutte le informazioni sono inserite in una tabella, il numero di colonne in cui varia a seconda dei desideri dell'organizzazione stessa. In media, ci possono essere fino a dieci colonne. La tabella è popolata come segue:
- Il numero di serie della registrazione del documento.
- Data di conclusione del contratto.
- Numero del contratto
- Dettagli dell'impiegato.
- Il nome della posizione o della specialità.
- Il nome del dipartimento o dell'unità.
- Il periodo di validità del contratto.
- La natura del lavoro.
- La presenza di ulteriori accordi.
- Note speciali
Facoltativamente, è possibile inserire un'altra colonna, in cui il dipendente firmerà accanto alle informazioni fornite. Inoltre, la firma indicherà che il dipendente ha ricevuto una copia del contratto.
Coloro che non sanno che aspetto ha il registro dei contratti di lavoro possono vedere il documento di esempio nella foto qui sotto.
Versione cartacea
Nonostante il fatto che l'era della tecnologia informatica stia prosperando oggi, quasi tutte le aziende conservano una versione cartacea del giornale di registrazione.
In primo luogo, questo documento deve essere cucito, numerato e certificato dal capo dell'organizzazione. In secondo luogo, il dipartimento del personale assicura che è molto più conveniente tenere un diario di questo tipo. E in terzo luogo, nel diario dovrebbero essere le firme dei dipendenti, che indicano il loro accordo con le informazioni specificate.
Versione elettronica
La forma elettronica di registrazione dei contratti di lavoro presenta sia pro che contro. Indubbiamente, i documenti elettronici sono molto convenienti da usare. Mucchi di cartelle e documenti non ingombrano la scrivania e gli scaffali, perché tutto è memorizzato su un computer. Ma nella versione elettronica non è possibile ottenere la firma del dipendente nel documento e molto spesso accade che i computer si rompano e che tutte le informazioni possano semplicemente scomparire.
Pertanto, molti responsabili del personale, se tengono un giornale elettronico, è solo una versione di backup dei supporti cartacei.
Di solito realizzano una versione elettronica in formato Excel. Questa tabella ha molte funzioni ed è facile da compilare. Il formato elettronico della rivista è:
- controllo sulla conservazione delle informazioni;
- segretezza delle informazioni;
- formazione istantanea di copie di ordini e certificati;
- Ricerca istantanea dei documenti necessari.
Inoltre, è possibile tenere separatamente un registro di ulteriori. accordi per contratti di lavoro. Ma a volte è scomodo cercare informazioni su un dipendente in documenti diversi. È meglio se queste informazioni sono evidenziate come una colonna separata in un documento comune.
lineamenti
Ci sono alcune funzionalità che sono meglio conservare durante la registrazione. Ciò può includere:
- Il registro degli accordi sui contratti di lavoro e sui contratti stessi può essere ripreso ogni anno. Ciò è particolarmente vero per le grandi imprese, dove ci sono molti documenti.
- Se la persona autorizzata ha commesso un errore nell'inserimento delle informazioni, non sono previste multe per questo.
- Tale documento dovrebbe essere conservato per almeno 75 anni.
- Al termine del diario di bordo, è necessario che sia lampeggiato e numerato. Successivamente, metti il sigillo e invialo all'archivio dei documenti, dove è effettivamente archiviato.
- Se un contratto a tempo determinato rientra nella categoria di illimitato, questo fatto deve essere registrato. Successivamente, il contratto viene nuovamente registrato o fatto una nota corrispondente nel journal.
- Il leader deve certificare il giornale di registrazione inserendo la sua firma sul retro del quaderno.
Chi tiene una rivista
Come abbiamo già scoperto, il giornale di contabilità dei contratti è un documento che conferma la presenza di documenti importanti in un'organizzazione.
Secondo le regole, tali documenti sono compilati e mantenuti da persone autorizzate. Alla base, ci sono impiegati delle risorse umane o responsabili delle risorse umane. Sono responsabili di vari controlli, ovvero della fornitura completa di informazioni sui dipendenti.
Gli stessi dipendenti hanno anche la responsabilità degli originali di tutti i contratti e degli accordi aggiuntivi ad essi. Avviare questi documenti secondo l'ordine del datore di lavoro.
L'ordine determina:
- tipo di registrazione (cartacea o elettronica);
- dipendente responsabile per la registrazione;
- modulo diario di registrazione.
In precedenza, è stato presentato un registro dei contratti di lavoro (documento di esempio). Ora puoi vedere nella foto sotto come appare il diario per la registrazione di ulteriori accordi ai contratti.
modifiche
In precedenza si diceva che con una piccola supervisione, il dipendente non ha responsabilità o sanzioni speciali. Ma devi ancora compilare il diario con cura.
È severamente vietato apportare modifiche, indipendentemente dal tipo di documento. Se un dipendente autorizzato commette un grave errore, il giornale deve essere chiuso. Ciò significa che nell'ultima pagina del libro è indicato il motivo della sua chiusura. Inoltre, il problema dovrebbe essere segnalato al capo dell'azienda. Per avviare un nuovo giornale contabile, è necessario emettere un ordine.
Per quanto riguarda le modifiche aggiuntive relative a un determinato dipendente, includono:
- rimozione dall'ufficio;
- cambiamento delle condizioni di lavoro;
- trasferimento di un dipendente in un altro reparto, divisione o cambio di posizione di un dipendente.
Per tali informazioni, viene creato un libro separato per gli accordi supplementari o una colonna separata nel giornale di registrazione del contratto.
È importante ricordare che un diario di questo tipo è importante soprattutto per un dipendente che conserva informazioni sugli impiegati.
Grazie a questo documento, è possibile trovare facilmente informazioni in quelle riviste che sono state a lungo trasferite nell'archivio. Inoltre, la rivista è considerata la conferma legale dell'esistenza di tutti quei contratti di lavoro conclusi con dipendenti che svolgono le loro attività in azienda.