La storia dello sviluppo di una categoria come l'audit è considerata da molti autori in modo diverso. La definizione corrispondente nella traduzione dal latino viene interpretata come "audizione" e viene utilizzata nella pratica per determinare la verifica. Pertanto, per audit si intende un audit effettuato da un esperto indipendente finalizzato a una specifica attività o fenomeno. Questo è il motivo per cui distinguono tra audit tecnici, operativi, ambientali e logistici, discussi in questo articolo. Cosa si intende per categoria presentata? In che cosa differisce dagli altri? Quali tipi di audit logistici esistono? Puoi trovare le risposte a queste e ad altre domande altrettanto importanti nel processo di lettura del nostro articolo.
Il concetto e l'organizzazione dell'audit logistico
Oggi, insieme ai concetti di audit finanziario, contabile, tecnico e di altro tipo, un audit logistico assume una posizione importante. Innanzitutto, la sua azione è volta a ridurre i costi logistici e aumentare l'efficienza dell'impresa nel suo insieme.
L'audit logistico dovrebbe essere inteso come un audit globale dell'efficacia dei sottosistemi logistici. Il ruolo dell'audit logistico nella scelta di una strategia logistica è quello di identificare le "aree problematiche". Quindi, nel processo della procedura, si forma un albero di relazioni tra loro, che sono di natura causale. Inoltre, viene effettuato un calcolo economico su larga scala per quanto riguarda le vendite, l'utilizzo dello spazio e la gestione delle scorte. L'organizzazione dell'audit logistico e le fasi della condotta riguardano direttamente i seguenti tipi di ispezioni:
- Revisione degli appalti, ovvero logistica.
- Audit di pianificazione secondo lo schema "vendite - produzione - acquisti".
- Controllo dei costi logistici per lo stoccaggio, l'imballaggio, lo stoccaggio e la movimentazione dei prodotti commercializzabili.
- Distribuzione dell'audit dei prodotti commercializzabili secondo la catena di approvvigionamento.
Risultati dell'audit logistico
Oltre alla questione organizzativa, la base teorica del sistema di audit logistico include anche il risultato della procedura sotto forma di un rapporto contenente le seguenti informazioni:
- Valutazione dello stato attuale in relazione al sistema logistico dell'impresa.
- Un elenco di raccomandazioni tecniche, informative, organizzative e tecnologiche per migliorare tutti i sottosistemi logistici.
- Una valutazione della necessità di alcuni cambiamenti.
- Ritorno (potenziale) preliminare sugli investimenti.
I risultati che vengono annunciati dopo una procedura come un audit dei sistemi logistici, di solito parlano dell'adeguatezza di alcuni progetti relativi ai seguenti punti:
- Sviluppo di una strategia in termini di componente logistico della struttura.
- Reingegnerizzazione (progettazione) di un sistema o di un sottosistema di logistica. Un esempio lampante di quest'ultimo è la progettazione di un complesso di magazzini.
- Formazione di un sistema relativo alla regolamentazione dei processi aziendali logistici.
Audit logistico e suo principio principale
Un principio chiave dell'audit logistico è l'evoluzione del passaggio dal generale al particolare. In altre parole, la procedura inizia con la verifica degli obiettivi della struttura globale e termina con le ragioni delle opportunità mancate, della bassa produttività e della bassa efficienza.Dopo aver elaborato le questioni generali, l'audit logistico dell'impresa comporta uno studio dettagliato delle aree logistiche funzionali dell'azienda.
Quindi, in conformità con il principio di cui sopra, vengono studiate le attuali strategie dell'impresa, che possono influenzare pienamente l'organizzazione in termini di movimento dei flussi di natura materiale. Per questo, in ogni caso, è necessaria un'analisi della missione aziendale, nonché delle strategie di produzione, marketing e approvvigionamento dell'azienda. L'audit dei sistemi logistici con la sua fase finale include la formazione di un database. Quindi, può essere utilizzato per valutare le attività di questi sistemi nell'azienda.
Per implementare la procedura considerata nell'articolo, viene creato un team che comprende rappresentanti del servizio logistico e di altri dipartimenti funzionali dell'azienda (contabilità e finanza, vendite e marketing, approvvigionamento e produzione, servizio di informazione e così via). È importante aggiungere che, ad esempio, un audit logistico del sistema di trasporto dell'impresa viene effettuato in presenza di esperti di terze parti. Inoltre, gli studenti di istituti di istruzione superiore specializzati sono spesso attratti dall'attuazione della procedura. Questa mossa è senza dubbio consigliabile, perché per i principianti, in un modo o nell'altro, abbiamo bisogno di una base pratica per raggiungere gli obiettivi fissati in un piano professionale.
Fasi della compilazione delle filiali dell'audit logistico
Gli scienziati moderni distinguono diverse fasi dell'audit logistico, tra cui preliminari, principali e, di conseguenza, finali. Per cominciare, sarebbe consigliabile considerare la fase preliminare dell'audit logistico.
Pertanto, durante i primi due o tre giorni, gli specialisti studiano le aree funzionali di produzione, fornitura, vendita e commercializzazione di prodotti commercializzabili. Quindi, per tutta la settimana, gli esperti di logistica elaborano i risultati della ricerca e preparano un elenco di funzioni logistiche che, in un modo o nell'altro, sono soggette a verifica approfondita. La fase finale dell'audit logistico in questa fase contiene la formulazione di domande per questionari e interviste, nonché la compilazione di un elenco di indicatori in base ai quali verrà effettuata la valutazione delle funzioni logistiche.
La fase principale dell'audit logistico
Innanzi tutto, va notato che la fase principale di una procedura così ampia è classificata in audit interni ed esterni. Questo capitolo tratta dell'audit dei costi logistici usando l'esempio di un'impresa industriale e la sua fase principale. Il punto di partenza di un audit interno è considerato un colloquio con il capo dell'impresa. Successivamente, viene effettuato un audit logistico secondo le seguenti aree:
- La prima direzione prevede un sondaggio tra i dipendenti dei dipartimenti funzionali dell'azienda su questioni che, in un modo o nell'altro, sono legate alla logistica (vendite, magazzini, trasporti).
- La seconda direzione prevede l'utilizzo di un campione di documentazione aziendale.
- La terza area è la raccolta di informazioni in conformità con i contratti di fornitura per l'analisi statistica delle vendite e degli acquisti di prodotti commercializzabili.
Nel processo di audit logistico interno, viene applicato un sistema di indicatori, che sono classificati nei seguenti gruppi:
- Il primo gruppo contiene indicatori di servizio ai consumatori interni ed esterni, nonché una valutazione delle caratteristiche di qualità del servizio, che dovrebbe includere la capacità di modificare fondamentalmente le caratteristiche degli ordini in base alle richieste dei clienti, i tempi di esecuzione degli ordini, nonché la stabilità rispetto a questo momento.
- Il secondo gruppo comprende indicatori che sono direttamente correlati al costo dei fondi per l'implementazione di operazioni e procedure logistiche.Nel processo di analisi dei costi valutare il rapporto tra "costi - benefici". Ciò implica i benefici che i clienti ricevono dall'adozione e dall'ulteriore attuazione di determinate decisioni all'interno dell'azienda.
- Il terzo gruppo ha diversi indicatori dell'uso della propria flotta di veicoli (materiale rotabile) o strutture di stoccaggio, tra cui il coefficiente di applicazione della capacità di carico del veicolo, il coefficiente di applicazione del volume di stoccaggio e così via.
Audit esterno
Come si è scoperto, la fase principale della procedura considerata nell'articolo contiene tipi di audit logistici interni ed esterni. In questo capitolo, è consigliabile familiarizzare con quest'ultimo. È importante notare che ha senso impostare il punto di partenza per un audit esterno solo quando si garantisce che la procedura di audit interno sarà completata. Quindi, in questa fase, viene condotto lo studio delle aspettative e delle esigenze della clientela al fine di determinare le prestazioni ottimali dell'impresa; considerazione delle tecniche utilizzate dai concorrenti; valutazione del livello del flusso di materiale del servizio clienti e così via.
Va notato che un audit logistico esterno viene effettuato sotto forma di invio di questionari appositamente preparati o interviste selettive direttamente con i rappresentanti delle società servite, nonché con acquirenti provenienti da varie località del piano geografico o con un diverso volume di acquisti. È importante integrare che i questionari standard si adattano perfettamente a ciascuna struttura controllata. Inoltre, di norma, gli intervistati non sono solo i dirigenti dell'azienda o delle sue singole divisioni, ma anche dipendenti specifici in base al loro campo di attività.
Pertanto, in base ai risultati dell'audit esterno, è possibile formulare raccomandazioni specifiche per la struttura e indicare le modifiche che devono essere implementate nell'attuale sistema logistico al momento dell'audit.
Fase finale
Una volta completata la fase principale dell'audit logistico, è necessario preparare i seguenti rapporti analitici:
- Il primo rapporto, sviluppato in base all'analisi dell'elenco delle scorte, contiene informazioni sull'assortimento di materie prime e prodotti negoziabili, scorte per gruppi, categorie o posizioni, stime del fatturato degli articoli secondo l'elenco delle scorte.
- Il secondo rapporto contiene un'analisi dei flussi di cassa dell'azienda e anche oltre. Ad esempio, una descrizione dettagliata del movimento del flusso di cassa attraverso il magazzino in generale e il volume dei flussi di cassa in conformità con ciascuna operazione logistica separatamente. È importante notare che sui segmenti della linea tra le aree di stoccaggio, è anche importante indicare la quantità di flusso di cassa. I risultati ottenuti vengono utilizzati per determinare il numero di motori e veicoli per l'archiviazione interna.
- Il terzo rapporto è dedicato a dotare l'impresa di risorse. Pertanto, le informazioni pertinenti includono la classificazione e le caratteristiche delle attrezzature per la movimentazione dei materiali. Lo scopo principale della descrizione non è altro che una valutazione del materiale e della base tecnica pertinente per l'impresa.
Riepilogo delle informazioni
Come si è scoperto, l'audit logistico viene effettuato al fine di identificare le carenze nel sistema logistico della struttura. Dopo aver identificato i "colli di bottiglia (aree a maggior rischio), in un modo o nell'altro, gli esperti di logistica elaborano raccomandazioni per correggere i problemi identificati. Naturalmente, queste raccomandazioni vengono successivamente utilizzate per migliorare il livello di servizio per i clienti esistenti, trovarne di nuovi e per migliorare la gestione del flusso di cassa.
Esempio di audit logistico
In questo capitolo, sarebbe consigliabile considerare la procedura di audit logistico utilizzando un esempio specifico.L'audit di magazzino non è altro che una ricerca di metodi per migliorare l'attività del magazzino nell'ambito di uno studio esplicito dei processi e delle risorse del magazzino. L'evento di cui sopra può essere eseguito sia una volta che su base continuativa. Come notato sopra, l'audit logistico ha principalmente lo scopo di identificare le carenze nell'organizzazione del magazzino, nonché nel suo lavoro. Inoltre, in questo caso, è opportuno creare alcune proposte per eliminare le carenze riscontrate. Un compito particolare della procedura considerata nell'articolo è spesso la giustificazione che il magazzino deve essere automatizzato.
Spesso un audit logistico è considerato un passaggio obbligatorio che precede l'implementazione di un sistema WMS. Pertanto, i risultati della ricerca e le raccomandazioni pertinenti degli esperti di logistica ci consentono di trovare le opzioni più ottimali in termini di stoccaggio dei prodotti commerciali, nonché di ottimizzare l'implementazione delle operazioni di magazzino, il numero di dipendenti, il caricamento e così via. In altre parole, un audit logistico, in un modo o nell'altro, contribuisce alla realizzazione di ciò che deve essere fatto in magazzino per riportarlo in ordine assoluto prima dell'automazione.
Audit logistico in pratica
L'audit logistico del magazzino comprende le seguenti operazioni:
- Analisi relativa all'infrastruttura.
- Analisi del processo tecnico.
- Analisi dei documenti pertinenti.
- Analisi di sistemi informatici e informatici.
- Sviluppo di proposte e raccomandazioni per migliorare la situazione.
- Calcolo in termini di studio di fattibilità per l'implementazione di un sistema WMS.
Nel processo di conduzione di un audit logistico di un magazzino, vengono utilizzati i seguenti strumenti:
- Intervista ai dipendenti dell'azienda.
- Supervisione del flusso di lavoro in magazzino.
- Analisi della documentazione pertinente, comprese istruzioni di lavoro, percorsi, layout e così via.
I risultati dell'audit logistico in magazzino sono i seguenti articoli:
- Elenco dei problemi reali per l'impresa.
- Consigli per risolvere i problemi esistenti.
- Giustificazione della necessità di introdurre un sistema automatizzato.