L'inventario è una procedura durante la quale la società rivela la presenza, la condizione e le principali proprietà dell'inventario, delle immobilizzazioni e degli altri beni che sono di proprietà della società su un diritto di proprietà, noleggiati da essa o gestiti da essa da altri meccanismi legali. Quali sono le sfumature più importanti di questa procedura? Quali documenti vengono utilizzati nell'inventario?
Qual è l'essenza dell'inventario?
Cominciamo con l'apparato concettuale sull'argomento che sarà discusso nel nostro articolo. Un inventario della proprietà dell'organizzazione è una procedura che prevede la contabilizzazione dell'inventario detenuto nella società (o inventario) o altre risorse al momento dell'evento.
La frequenza di tali attività è fissata nel programma approvato dal CEO della società. L'inventario viene eseguito da una commissione speciale, che viene stabilita anche dalla direzione dell'azienda. I suoi partecipanti, così come la persona materialmente responsabile, verificano la disponibilità di beni e materiali o altri beni, se necessario, misurano determinate proprietà di beni e risorse. Esistono 3 tipi principali di inventario in un negozio, in un magazzino, in un'azienda manifatturiera: pianificato, selettivo e facoltativo. Differiscono principalmente in termini di tempo. Il contenuto di tutti i tipi di inventario è generalmente simile. Gli obiettivi della loro attuazione coincidono. Studiamo le loro specifiche in modo più dettagliato.
Obiettivi di inventario
Gli obiettivi principali dell'inventario sono considerati:
- riconciliazione dei beni di proprietà della società o detenuti e contabilizzati dall'ufficio contabile al fine di garantirne l'effettiva conservazione, nonché di identificare le attività che non sono contabilizzate;
- determinazione del volume effettivo delle risorse materiali coinvolte dall'azienda nella produzione;
- identificazione di eccedenze e carenze di risorse di proprietà dell'azienda;
- valutazione della correttezza della riflessione nel reparto contabilità di una società di informazioni sulle risorse di inventario;
- ottenere dati pertinenti sulle caratteristiche della proprietà dell'organizzazione per la successiva valutazione del mercato;
- verifica degli standard di funzionamento delle risorse aziendali.
L'inventario comporta, come abbiamo notato sopra, l'istituzione di una commissione speciale da parte della direzione dell'azienda. Studieremo quali funzioni di base svolge.
Le principali funzioni della commissione di inventario
La struttura aziendale interna corrispondente effettua i principali tipi di inventario - pianificato, selettivo e, se necessario, controlli supplementari nel periodo tra il primo e il secondo. In questo caso, la commissione può avere uno status permanente. A sua volta, la società può anche stabilire unità operative con lo scopo appropriato. Il loro compito è condurre inventari presso le imprese con infrastrutture distribuite geograficamente.
Le competenze chiave della commissione
La competenza chiave della commissione di inventario è verificare la disponibilità di beni e materiali presso l'impresa e altri beni con le credenziali. Ma oltre a ciò, questa struttura può avere poteri associati alla valutazione:
- grado di sicurezza dell'oggetto;
- la correttezza della conclusione di contratti aziendali con dipendenti in responsabilità;
- il grado di conformità delle posizioni dei dipendenti responsabili della conservazione dei valori delle merci, le specificità di quei poteri che sono stati loro conferiti dalla direzione;
- il livello di equipaggiamento delle persone materialmente responsabili con le risorse necessarie per risolvere i compiti.
Consideriamo più in dettaglio come l'inventario viene eseguito in azienda in termini di contenuto, nonché il riflesso delle sue procedure costitutive in documenti speciali.
Preparazione dell'inventario: documenti chiave
Prima di tutto, devi prepararti per l'ispezione di merci e materiali. Per questo, il capo dell'azienda deve emettere un ordine di inventario. Questa fonte locale deve essere registrata in un giornale separato.
Dopo l'istituzione di una commissione di inventario. Dovrebbe includere rappresentanti della direzione aziendale, commercialisti e altri dipendenti competenti che possono svolgere un audit di alto livello sull'inventario della società. Si raccomanda un atto giuridico separato per indicare l'elenco di proprietà soggette a verifica. Se si presume non solo un inventario delle immobilizzazioni, ma anche gli obblighi dell'azienda, anche il loro elenco deve essere registrato in una fonte speciale.
L'oggetto della verifica è un confronto tra la quantità e le caratteristiche dei valori identificati dalla commissione, nonché i dati contabili. Pertanto, a disposizione dei dipendenti che effettueranno un inventario, dovrebbe esserci un elenco di beni e materiali e altre attività nei registri contabili. Il capo della commissione deve accettare tutti i documenti disponibili che riflettono le operazioni di entrata e di spesa e mettere su di essi un registro che rifletta il fatto che sono stati formati prima dell'inventario.
Come vengono presi in considerazione i risultati dell'inventario?
Pertanto, i principali partecipanti alla procedura in questione sono la commissione speciale e la persona materialmente responsabile. Il loro compito principale è ricalcolare congiuntamente inventari e altri beni, misurarli e registrare i risultati in documenti contabili. Ce ne possono essere molti.
Per fissare i risultati dell'inventario di merci e materiali, ad esempio, viene utilizzato il modulo INV-3 approvato dalla legge. È necessario indicare la quantità totale, il tipo, l'articolo e le altre proprietà di ciascun tipo di merce e materiale. In alcuni casi, la commissione può ricevere nuovi inventari nel processo di inventario. In questo caso, le informazioni su di essi si riflettono in un inventario separato. Alla fine della procedura, questi valori sono in maiuscolo. A sua volta, nel processo di inventario, alcuni beni e materiali possono essere soggetti a ferie, ad esempio se l'acquirente li acquista. In questo caso, anche le informazioni sui valori di smaltimento sono registrate in un inventario separato. È possibile una variante in cui è richiesto un inventario delle merci in transito, ad esempio dal magazzino di un fornitore situato in un'altra città. In questo caso, i dati sui valori vengono registrati sotto forma di INV-6, anch'esso approvato dalla legge. È possibile uno scenario in cui la commissione rivela merci che vengono spedite al cliente, ma che non vengono pagate. In questo caso, le informazioni sui valori rilevanti sono inserite nel modulo INV-4.
Un inventario di beni e materiali può richiedere la contabilizzazione dei valori situati nei magazzini di altre aziende. In questo caso, viene utilizzato il modulo INV-5. Quando si tiene conto dei valori nel processo di inventario della commissione, nonché della persona finanziariamente responsabile, possono anche essere richieste informazioni dai documenti primari. Se i risultati dell'ispezione hanno rivelato una discrepanza tra le caratteristiche di merci e materiali registrate di fatto con i dati contenuti nella contabilità, viene redatto un foglio di confronto sulla base di un altro modulo approvato dalla legge - INV-19.
Il documento principale, che registra i risultati della procedura in questione, è un atto di inventario, a volte chiamato un inventario. Deve essere firmato da tutti i partecipanti all'audit, dai rappresentanti della commissione, nonché dai dipendenti la cui competenza è garantire la sicurezza dei valori delle merci. L'atto di inventario deve essere conservato nell'archivio aziendale per 5 anni.
Sarà utile considerare come i risultati dell'audit sono elaborati nella contabilità.
Inventario contabile
Un inventario di proprietà può avere 3 possibili risultati: la piena conformità dei dati effettivi a quelli contenuti nella contabilità, l'identificazione di eccedenze o carenze. Di norma, le maggiori difficoltà pratiche sono dovute alla corretta riflessione nella contabilità dei fatti che riflette la presenza di beni e materiali in eccesso o mancanti. Nel caso in cui si tratti di una carenza, le informazioni a riguardo sono registrate sul conto 94.
Se gli inventari mancanti e altre attività vengono identificati in volumi che non superano i limiti di perdita stabiliti, i valori corrispondenti vengono cancellati nei conti associati alla produzione. Ma se la carenza nell'inventario supera le norme di perdita, allora è già registrata su conti di proprietà della persona materialmente responsabile, che successivamente deve compensare la perdita della società.
La contabilità, a sua volta, delle eccedenze viene effettuata mediante la loro correlazione con il valore di mercato sui conti D-t 20 o, ad esempio, 23 e 44, nonché sul conto K-t 94.
Quindi un inventario viene effettuato in contabilità. Ma ci sono ancora alcune sfumature della sua implementazione. Ad esempio, quelli associati alla determinazione dei suoi termini.
Tempistica dell'inventario
La frequenza dell'inventario dipende dal tipo specifico di valori di inventario preso in considerazione. In generale, si tiene nel 4 ° trimestre dell'anno di riferimento. Cioè - da ottobre a dicembre. Tuttavia, un inventario delle immobilizzazioni può essere effettuato con minore frequenza - una volta ogni 3 anni. Se stiamo parlando di controllare le raccolte di biblioteche, può essere fatto una volta ogni 5 anni. A sua volta, un inventario nelle organizzazioni al dettaglio viene effettuato abbastanza spesso - circa 1 volta al trimestre. I rivenditori a intervalli specifici possono controllare, ad esempio, magazzini o registratori di cassa. Quando l'inventario inizia nell'azienda, tutti i documenti necessari per l'attuazione della procedura in questione dovrebbero essere pronti.
La durata dell'inventario, di regola, non è rigorosamente fissata in alcuna fonte di legge. L'importante è rispettare le scadenze fissate per un particolare tipo di valore delle materie prime.
Automazione della contabilità come fattore nell'inventario corretto
Come condurre un inventario nel modo più corretto ed efficiente possibile? Uno dei fattori per la corretta soluzione di tale problema potrebbe essere l'automazione tempestiva delle procedure contabili per gli articoli di magazzino. Può essere implementato nell'infrastruttura aziendale tramite software specializzato. Le moderne soluzioni del tipo corrispondente consentono di contabilizzare la maggior parte delle operazioni associate alla circolazione di merci e materiali all'interno dell'azienda. Questa opzione consente, prima di tutto, di risparmiare significativamente tempo nella preparazione e verifica della correttezza dei documenti utilizzati nell'inventario.
Quale proprietà deve essere controllata?
Nel caso generale, la società realizza un inventario di beni e materiali di sua proprietà. Tuttavia, gli esperti raccomandano anche di tenere registri di quei beni che non sono solo di proprietà, ma anche gestiti dall'organizzazione, ad esempio, quando si tratta di proprietà in affitto. La cosa principale è che le informazioni sono presenti in contabilità.
A sua volta, quando si tratta di proprietà dell'azienda, può essere rappresentato in una vasta gamma di varietà. Molto spesso, le immobilizzazioni della società, le attività immateriali, le scorte e gli articoli di inventario sono inventariati. È anche possibile registrare gli obblighi finanziari della società collegati, ad esempio, con il rimborso di prestiti. Studieremo una serie di sfumature pratiche di inventario mediante l'esempio dell'attuazione della procedura appropriata per la contabilizzazione di immobilizzazioni, attività immateriali e materiali di inventario.
Inventario del sistema operativo
Come inventariare i beni immobili nel modo più corretto? Prima di tutto, si consiglia di verificare la disponibilità dell'azienda:
- carte inventario, inventari, registri e altre fonti di contabilità;
- le necessarie schede tecniche e altri tipi di documentazione sul sistema operativo di proprietà dell'azienda;
- documenti per SO noleggiati dalla società e quelli che sono memorizzati in essa.
Se mancano dei documenti, devono essere preparati. Se presentano errori, devono essere corretti. Nel processo di inventario del sistema operativo, la commissione istituita dalla direzione dell'azienda controlla le risorse disponibili e registra anche la loro quantità e le caratteristiche principali nell'inventario. Se parliamo di contabilità per macchinari e attrezzature, negli inventari è necessario registrare i loro numeri di serie in base alla scheda tecnica, anno di fabbricazione, scopo e anche capacità.
Se i risultati dell'inventario mostrano che la società possiede un sistema operativo difettoso, la commissione dovrebbe redigere un inventario che registri i dati che riflettono il fatto che il sistema operativo non è operativo, oltre a indicare il motivo della valutazione corrispondente.
In alcuni casi, potrebbe essere necessario includere nei documenti contabili informazioni che riflettono una variazione del valore contabile delle immobilizzazioni a causa di modifiche progettuali identificate. Ad esempio, questo può essere il miglioramento delle strutture attraverso la modernizzazione o, al contrario, una diminuzione delle loro caratteristiche operative a causa dell'usura di alcune parti.
Inventario delle attività immateriali
Come fare un inventario delle attività immateriali di un'azienda? Il compito principale della commissione in questo caso è verificare se la società dispone di documenti che confermano il diritto della società di disporre di determinate attività immateriali. Possono trattarsi di certificati, certificati, brevetti, contratti per il trasferimento di diritti, ecc. È interessante notare che le attività immateriali includono la reputazione commerciale dell'azienda. Se un'azienda creava beni immateriali da sola, ad esempio se si tratta di un programma per computer, la sua presenza richiede anche prove documentali.
È importante che tutti i tipi di attività rispettino criteri quali:
- mancanza di collegamento diretto con altre proprietà dell'azienda;
- utilizzo nei processi produttivi dell'azienda per oltre 12 mesi;
- utilizzare come risorsa che porta vantaggi economici all'azienda.
Inventario di beni e materiali
Come realizzare un inventario di inventario? La caratteristica principale di questa procedura è la sua attuazione in relazione all'ubicazione di merci e materiali. Allo stesso tempo, la stanza in cui è stata effettuata la verifica della disponibilità e della ricerca di beni e materiali, di norma, viene sigillata. Se viene effettuato un inventario del magazzino, la commissione di solito svolge il proprio lavoro in presenza della persona che lo gestisce.
Verifica la presenza di merci e materiali, determinazione della loro quantità, pesatura e, se necessario, altre operazioni con valori delle merci. Le informazioni su beni e materiali sono inserite nell'inventario, che indica il tipo di valore, i loro gruppi, il numero di articolo e altri parametri. Le risorse disponibili per la società durante l'inventario vengono prese in presenza di una commissione. Tuttavia, la loro capitalizzazione viene effettuata dopo la verifica. In realtà, abbiamo già detto sopra su questo, oltre che sulla contabilità degli oggetti di valore lungo la strada, oltre che spediti, ma non pagati. La cosa più importante nell'inventario di beni e materiali è certificare correttamente tutte le operazioni con essi attraverso inventari speciali.
Le specifiche del controllo degli articoli di inventario che sono in arrivo o hanno lo stato di spedizione ma non pagati, così come quelli che si trovano nei magazzini di altre società, è la necessità della giustificazione degli importi monetari che si riflettono nei conti. È importante che siano tutti confermati da fonti primarie. Ad esempio, per quanto riguarda le merci e i materiali in transito, questi possono essere documenti di regolamento. I dati su merci e materiali spediti possono essere studiati tenendo conto degli ordini di pagamento disponibili o delle loro copie. Le informazioni sugli oggetti di valore archiviati nei magazzini di terzi possono essere contenute nelle ricevute dell'accettazione di merci e materiali per lo stoccaggio.Come abbiamo notato sopra nell'articolo, sul fatto di fare l'inventario foglio di confronto.
sommario
Questa è la specificità di fare inventari presso le imprese russe. È importante che la società elabori i documenti corretti che certificano ogni fase di questa procedura, tenendo conto delle specifiche delle attività specifiche. Durante l'inventario, è necessario effettuare una contabilità coerente della quantità, delle condizioni e di altre proprietà chiave di beni e materiali, immobilizzazioni, attività immateriali e passività. Il management dell'azienda deve emettere un ordine per l'inventario, formare una commissione e dotarlo di funzioni che si adattano meglio alle attività che verranno assegnate alla corrispondente struttura aziendale interna.
