Un famoso proverbio dice: "Se vuoi fare qualcosa di buono, fallo da solo." Allo stesso tempo, lavorare da soli è tutt'altro che efficace come condividerlo tra più dipendenti. La delega di autorità in un'organizzazione è un ostacolo nel lavoro di molte aziende. Come separare il dovere e la responsabilità, senza offendere né se stessi né i dipendenti? Esiste una specifica procedura di delega o tutto è formalizzato da accordi verbali?
Perché no?
Perché ci sono problemi di delega dell'autorità nell'organizzazione? Molto spesso, il manager non vuole trasferire parte delle sue funzioni ai deputati o ai capi dipartimento perché teme la loro incompetenza in alcune questioni. Il fattore che alcuni leader tendono a credere nella loro indispensabilità, cioè credono che nessuno possa fare il proprio lavoro, gioca un ruolo qui. Come sappiamo, non ci sono insostituibili. All'inizio, dopo la delegazione, il capo dovrà in ogni caso monitorare attentamente le attività di colui che ha ottenuto le sue funzioni al fine di assicurarsi di aver fatto la scelta giusta. Se un dipendente non è all'altezza delle aspettative, può tranquillamente essere privato di tutti i poteri aggiuntivi e scegliere qualcun altro al suo posto, o di nuovo assumere tutte le responsabilità sulle sue spalle di leadership. Il processo di delega è facilmente reversibile. Spostare alcuni degli affari su altre spalle aiuterà il capo dell'azienda a scaricare e prestare attenzione ad alcuni problemi nell'azienda che non ha raggiunto prima o ai quali semplicemente non ha prestato sufficiente attenzione. Un dipendente che è onorato di aiutare, dopo tale fiducia, probabilmente diventerà molto più motivato, il che avrà sicuramente un effetto positivo sulla qualità del suo lavoro.
A chi delegare?
Anche realizzando i vantaggi della distribuzione e della delega di autorità nell'organizzazione, alcuni non hanno fretta di utilizzare questi strumenti di gestione, non sapendo chi scegliere come sostituto per se stessi. Esistono diverse condizioni alle quali una delegazione avrà davvero successo:
- Nonostante il fatto che in questo momento l'attenzione a qualsiasi questione sia semplicemente vitale, può essere data a lui non solo direttamente dal leader. Cioè, domande, diciamo, le consegne possono essere spostate al capo del dipartimento corrispondente, che, a causa di minori responsabilità, sarà in grado di affrontare questo o quel problema più da vicino.
- Naturalmente, il dipendente a cui vengono trasferiti i doveri deve avere una certa esperienza in un determinato campo e, inutile dirlo, conoscenze pertinenti. Non sarebbe del tutto logico affidare al personale addetto al marketing il personale addetto alle assunzioni e rendere il logista responsabile della pubblicità esterna. Questa condizione è uno dei principali vantaggi della delega: è improbabile che il gestore abbia una conoscenza altrettanto buona in tutte le aree che sono in qualche modo legate alla sua attività, quindi delegare una parte della sua autorità a uno specialista aiuterà a esaminare molte questioni in un modo completamente diverso.
- Non possiamo dire che è possibile delegare l'autorità nella gestione di un'organizzazione o in qualche altra area della sua vita, se il capo della società non si fida della persona a cui affiderà le sue funzioni. Trasferire le redini del potere in altre mani è tutt'altro che facile, e trasferirle a un estraneo completamente in grado di migliorare non solo la situazione dell'azienda, ma anche di peggiorarla, è completamente spaventoso.Pertanto, solo chi gode della fiducia di un leader può diventare delegato;
- Non è sufficiente trasferire le responsabilità a una persona, è anche necessario trasferire anche i mezzi con cui adempierle. Anche un contabile esperto non sarà in grado di analizzare le attività finanziarie dell'azienda se non riceve relazioni pertinenti per un certo periodo di tempo. Pertanto, non solo le funzioni sono delegate, ma anche risorse senza le quali non ci sono funzioni che non possono essere implementate.
Solo di buona volontà!
Naturalmente, la delega, come qualsiasi altra forma di cooperazione, dovrebbe essere volontaria. È improbabile che chiunque, a pena di licenziamento, sia stato costretto ad assumersi la parte del leone delle funzioni del capo, sarà in grado di lavorare in modo molto produttivo. Inoltre, prima di trasferire direttamente, le parti devono comprendere appieno quali poteri e responsabilità sono trasferiti. Il delegato deve avere un'idea dei metodi utilizzati dal capo per risolvere alcuni problemi al fine di costruire il proprio lavoro sulla base. Quindi la cosa più importante nel trasferimento di autorità è spiegare chiaramente ciò che è richiesto a qualcuno che sarà onorato di aiutare il capo dell'azienda.
Cosa delegare?
Sebbene la delega di autorità sia percepita da molti come una parte importante della funzione dell'organizzazione, anche se viene riconosciuto il significato di questa procedura, non tutti capiscono sempre cosa può essere trasmesso a un subordinato. Si tratta davvero del diritto di prendere una decisione? No, non è così grave subito.
Puoi iniziare con il trasferimento di specifiche attività responsabili. Ad esempio, il capo incarica un dipendente di preparare un rapporto importante sulle attività dell'azienda per un certo periodo di tempo, invece di farlo da soli. Anche incarichi così apparentemente piccoli fanno già parte del processo di delega.
Il trasferimento di interi progetti è il livello successivo che ha la delega di autorità in un'organizzazione. Esempio: un'azienda deve progettare un nuovo packaging di prodotto. Invece di diventare il capo di questo, il capitolo istruisce il dipendente responsabile ad assumere le funzioni di manager: selezionare le persone più adatte a questo compito, organizzare il lavoro e monitorarne la qualità. Il capo con un tale trasferimento di compiti riceverà solo una relazione su ciò che è stato fatto e, se qualcosa non gli si adatta, formulerà alcune raccomandazioni che il responsabile delegato dovrà prendere in considerazione quando lavorerà ulteriormente sul progetto. Nonostante il fatto che la gestione di un progetto specifico sia più o meno vicina a ciò che il capo dell'azienda fa ogni giorno, la delega di tali responsabilità gli consentirà di concentrarsi su questioni che richiedono la sua attenzione immediata.
Il massimo livello di fiducia è la delega di intere aree di attività. Nelle grandi aziende, esempi di tale trasferimento di autorità sono i capi dipartimento. Si occupano esclusivamente di fornitura, comunicazioni, marketing e così via, fornendo solo rapporti sulle loro attività. La funzione del leader con tale delegazione è minima: indica solo gli scopi e gli obiettivi e raggiungerli è già un problema per i delegati. Questo metodo è più conveniente per le grandi organizzazioni che possono permettersi di scaricare il leader in questo modo.
Come delegare?
Quindi, il leader ha trovato quello a cui verrà effettuata la delega di autorità all'interno dell'organizzazione. I tipi di poteri che possono essere trasferiti meritano anche una menzione separata?
Dovrebbe iniziare dal fatto che, come in ogni problema, ci sono molte opzioni per classificare le specie. Per alcuni, ci sono dozzine di categorie in cui le responsabilità trasferite possono essere suddivise; per alcuni, meno. La classificazione più comune è diventata, in cui tutti i poteri sono divisi in due soli gruppi: lineare e personale.
L'autorità lineare è il fondamento della gerarchia di qualsiasi azienda.Ci sono alcune responsabilità del capo, che trasferisce al capo del dipartimento. Il responsabile del dipartimento, a sua volta, trasferisce parte di queste funzioni a un dipendente a valle. Cioè, l'attività va dalla cima della gerarchia del servizio al suo fondo.
Nel caso dei poteri del personale, il dipendente ha il diritto di aiutare qualcuno che esercita poteri lineari. Cioè, il secondo dipendente può selezionare le informazioni necessarie per chi è stato incaricato di redigere un rapporto sulle vendite per un determinato prodotto per un determinato periodo di tempo.
E la registrazione legale?
Il capo conosce già i principi di delega dell'autorità nell'organizzazione e sulla base delle sue decisioni ha determinato la candidatura a cui trasferirà parte delle sue preoccupazioni, ha persino scelto ciò che avrebbe affidato al nuovo dipendente. Ma come avviene la delegazione stessa? Viene eseguito per via orale, semplicemente per ordine o è formalizzato in qualche modo legislativamente?
Tanto per cominciare, che qualsiasi dipendente può rifiutare le funzioni a lui delegate, questo è prescritto dal Codice del lavoro, che è la base del rapporto tra il datore di lavoro e il suo subordinato. Vale la pena notare che un'ulteriore delega (come nei poteri lineari) è possibile anche solo con il permesso del capo: nonostante abbia trasferito tutti i suoi doveri a un'altra persona, ne è ancora responsabile. Cioè, se la delegazione passa ai livelli inferiori della gerarchia, il capo dell'azienda sarà responsabile per gli altri dipendenti a cui sarà delegato il suo compito.
È possibile per via orale?
L'organizzazione della delega di autorità viene effettuata, come già accennato, sulla base del Codice del lavoro. Secondo lui, al fine di formalizzare la delega in conformità con tutte le regole, è necessario firmare una procura per trasferire determinati poteri. Naturalmente, le funzioni iniziali dell'impiegato sono prescritte nel contratto di lavoro, quindi la procura sarà necessaria se il capo decide di espandere il campo della sua attività (anche temporaneamente). Ma nella maggior parte dei casi, tutto può fare a meno di scartoffie aggiuntive.
Allo stesso tempo, alcuni altri dipendenti dovrebbero essere informati del trasferimento di nuovi compiti al fine di valutare la competenza del delegato e fornirgli l'assistenza possibile nell'adempimento dei nuovi compiti, in modo che i dirigenti preferiscano emettere ordini che tutte le parti interessate conoscano. D'altra parte, tutte le persone interessate da questo appuntamento possono semplicemente essere invitate a una riunione in cui tutti conosceranno le nuove credenziali del delegato.
Ma se la delega di compiti e poteri all'interno dell'organizzazione è pianificata per un lungo periodo di tempo e la totalità delle nuove responsabilità può essere percepita come un altro lavoro, è meglio formalizzare legalmente il trasferimento di un dipendente in una nuova posizione, piuttosto che scrivere costantemente nuove procure.
Qual è il processo di delega?
Tutte le formalità necessarie sono risolte, resta solo da scoprire qual è l'organizzazione del processo di delega dell'autorità. Naturalmente, nessuno lascerà il nuovo arrivato con i suoi doveri uno contro uno nei primissimi giorni della sua attuazione, quindi quali principi dovrebbe seguire il leader affinché la delegazione abbia successo?
I primissimi giorni, il capitolo mostra al delegato assolutamente tutto, raccontando in dettaglio tutti gli aspetti dei nuovi poteri. In breve: "Guarda come farlo". Quando il capo scrive un rapporto, il delegato osserva le sue attività, ricordando l'ordine delle azioni, le caratteristiche dei programmi di lavoro e così via; quando il capo distribuisce le responsabilità in un nuovo progetto, il novizio cerca di analizzare la scelta del leader. È in questa fase che il delegato riceve più critiche, con una costruttiva. In futuro, tutti i consigli che il capo ha dato in questi primi giorni saranno molto utili.
Il prossimo passo è l'inizio dell'attività indipendente.Tutti gli stessi rapporti che il delegato si scrive già sotto il controllo vigile del capo, che continua a criticarlo e segnalare errori. Il principiante stesso cerca di distribuire i ruoli nel nuovo progetto, senza trucchi e consigli dalla cosa principale. Questa fase è molto più difficile della precedente, perché è tutt'altro che facile assumersi la responsabilità dopo aver appena visto come eseguire correttamente i propri compiti attuali. Ma dopo aver superato le difficoltà iniziali, tutto andrà molto più facilmente.
La terza fase, che ha la delega di autorità nell'organizzazione, è la relativa indipendenza. Per molti aspetti è simile al precedente, solo qui c'è molto meno controllo. In questa fase, il dipendente ha bisogno del supporto del capo, che apprezza i suoi sforzi e spiega anche il problema molto più dolcemente di prima, se lo ha fatto. Questo tempo è concesso affinché il delegato possa sviluppare la massima autonomia nel prendere le sue decisioni, ricorrendo al consiglio del capo solo in situazioni molto di crisi. Successivamente, inizia la fase più semplice per la persona principale e la fase più piacevole per il delegato: la completa libertà.
Ha funzionato?
Come faccio a sapere se un'organizzazione è stata delegata con successo? Responsabilità, autorità sono state pienamente accettate dai dipendenti di cui il manager si è fidato? Chiunque abbia già attraversato l'intero processo di trasferimento dei poteri dovrebbe avere un'autonomia assoluta, nell'ambito delle sue funzioni, ovviamente. Pertanto, se una persona preferisce essere responsabile solo per una determinata parte del lavoro o ha ancora bisogno del consiglio di persone di livello superiore, si può tranquillamente affermare che la delegazione è stata completamente fallita.
D'altra parte, se il capo istruisce la persona che ha scelto come suo delegato, la quantità minima di lavoro, controlla le sue attività in modo molto più attento, fa da guida costante al suo dipendente, quindi possiamo di nuovo parlare del fallimento di un processo come la distribuzione e la delega di autorità nell'organizzazione. Da parte del preside, è necessaria la fiducia, da parte del subordinato, la prontezza a giustificare questa fiducia. Questo è il principio principale della delega.
conclusione
La delega di autorità in un'organizzazione è un esempio di come un leader può semplificare la propria vita complicandola per gli altri e complicarla sarà una gioia per gli altri dipendenti. I vantaggi del trasferimento di poteri, come menzionato sopra, includono la capacità del principale di concentrarsi su problemi più gravi, rigirando qualcosa che non richiede la sua attenzione diretta agli altri. Un altro vantaggio sarà l'identificazione dei dipendenti più talentuosi che in una nuova posizione saranno in grado di dimostrarsi in tutta la sua gloria. Il costante contatto del leader e dell'impiegato insegnerà loro a capirsi meglio, il che sarà quindi utile nelle attività future di entrambi. La delega di autorità nell'organizzazione crea ulteriore motivazione: quale dipendente non vuole essere notato ed elevato? E data la costante aspettativa di questo aumento, il dipendente rimarrà sul suo posto di lavoro molto più a lungo senza cambiarlo in una società in cui il trasferimento di compiti da una persona superiore è impossibile.
Pertanto, le aziende che passano lontano da semplici passaggi sia per il manager che per i dipendenti per trasferire poteri otterranno vantaggi rispetto ai loro concorrenti che non vogliono condividere il potere all'interno dell'azienda. Quindi è chiaro: la delega di autorità all'interno dell'organizzazione è necessaria sia per i suoi dirigenti che per i dipendenti ordinari. Questo dovrebbe essere sempre ricordato.