Una misura necessaria quando si pianifica una vacanza programmata è un avviso di congedo per il dipendente. Ogni azienda può avere un campione, poiché non esiste un unico modello. In questo caso, è necessario fornire un avviso al dipendente 2 settimane prima dell'inizio della vacanza. Per completare il processo, il dipendente deve mettere la sua firma.
Perché è necessario avvisare
Secondo la legge (articolo 123 del Codice del lavoro della Federazione Russa), ciascun datore di lavoro è tenuto a comunicare per iscritto al lavoratore l'inizio del congedo. Allo stesso tempo, il documento dovrebbe indicare la data di inizio della vacanza. È anche importante tenere conto del programma delle vacanze annuale, che è approvato dalla società.
Questo approccio è particolarmente importante per quelle aziende il cui processo non è interrotto. In tali condizioni, è necessario lasciare che i dipendenti seguano un programma chiaro, altrimenti il processo di produzione potrebbe essere danneggiato.
Il congedo legale ha diversi tipi:
- formazione;
- facoltativo;
- ogni anno.
Se il congedo è concesso su richiesta del dipendente, la necessità di notifica scompare.
Come viene compilato il documento
Dovrebbe essere chiaro che non esiste un unico modulo per la notifica di ferie al dipendente. Ogni azienda può creare un campione tenendo conto delle particolarità dell'impresa.
Ma ci sono ancora punti obbligatori e in un modo o nell'altro devono essere visualizzati. Si tratta delle seguenti informazioni:
- data del documento in uscita e numero di registrazione;
- dettagli del datore di lavoro (funzionario);
- dati individuali del vacanziere;
- posizione ricoperta dal dipendente;
- riferimento all'articolo del codice del lavoro, che costituisce la base della notifica;
- firma della persona che gestisce l'organizzazione.
Il testo del documento stesso non dovrebbe essere voluminoso. Di solito indica solo le informazioni necessarie sulla vacanza imminente: il fatto della sua fornitura, il numero di giorni di riposo e il periodo di tempo lavorato, che viene preso in considerazione.
Di conseguenza, ogni azienda compila il proprio campione di notifica di vacanza del dipendente, in cui vengono cambiate solo le iniziali, la durata e le date.
L'uso di tale modello può ridurre significativamente il tempo impiegato per la compilazione di un avviso.
Introduzione dei dipendenti
Affinché il dipendente abbia il tempo di prepararsi per la prossima vacanza, deve conoscerlo in anticipo. È per questo che viene utilizzato l'avviso di concessione del congedo al dipendente. L'esempio dovrebbe contenere tutti i blocchi di informazioni necessari. E affinché questo processo sia legale, è necessario familiarizzare personalmente lo specialista con la decisione della direzione.
Ciò significa che l'avviso viene consegnato personalmente a ciascun dipendente.
Il dipendente può conoscere il fatto della vacanza in diversi modi: - avendo letto l'ordine fornendo un certo numero di giorni di riposo;
- incontro con un dipendente delle risorse umane dell'organizzazione;
- firma del foglio delle dichiarazioni nel processo di approvazione del piano ferie.
Non è esclusa una situazione in cui il dipendente non è d'accordo con le scadenze stabilite dalle autorità. In questo caso, è necessario redigere un atto in cui verrà visualizzata la reazione del dipendente.
Vale la pena ricordare che la procedura per l'applicazione della notifica di congedo dei dipendenti comporta la compilazione di due copie del documento. E uno specialista dovrebbe firmare ciascuno di essi.
Se la comunicazione non viene redatta e fornita al dipendente, alla fine può essere imposta un'ammenda amministrativa (Art.5.27 del Codice dei reati amministrativi) e la vacanza è stata trasferita (il dipendente ha il diritto di farlo per legge).
Devo registrare un documento
Per ottimizzare il processo di archiviazione e registrazione delle notifiche, è necessario tenere un diario speciale. Anche in questo caso, non esiste un unico modulo che può essere utilizzato. Per questo motivo, l'amministrazione aziendale dovrebbe sviluppare il proprio modello di rivista. Di conseguenza, si adatterà esattamente al modello della notifica sulla concessione di un permesso a un dipendente di una determinata impresa, il che influenzerà positivamente la velocità delle scartoffie.
Sulla copertina della rivista è necessario visualizzare:
- la data di inizio e fine del processo di immissione dei dati;
- nome del documento e società che ha pubblicato la rivista.
Nella parte tabulare, informazioni come:
- nome del documento che è stato preparato ed è sottoposto alla procedura contabile;
- data di rilascio;
- numero di serie;
- il significato dell'avviso rilasciato al dipendente;
- dati personali e posizione del dipendente a nome del quale viene emesso l'avviso;
- informazioni sulla consegna del documento;
- informazioni relative alla risposta alla notifica.
Conservare i documenti registrati per 5 anni. L'impresa è obbligata a questo per ordine del Ministero della Cultura della Federazione Russa.
Avviso simultaneo
Oltre all'avviso standard di esempio dell'inizio della vacanza, ogni azienda utilizza periodicamente dichiarazioni speciali. O non usato affatto. Ad esempio, quando si verifica l'avviso di part-timer.
Se un dipendente lavora come parte di un'ulteriore forma di lavoro, la prima cosa che un agente del personale deve sapere prima di redigere un documento sono le date di riposo dello specialista nel suo luogo di lavoro principale.
Questi dati dovrebbero essere successivamente inseriti nel piano delle vacanze durante il suo sviluppo. Di conseguenza, i giorni di riposo in entrambi i luoghi di lavoro dovrebbero coincidere.
In tali circostanze, la fornitura di istruzioni di congedo per il contabile dovrebbe includere il corretto calcolo dell'emissione di fondi. Ad esempio, quando è arrivato il tempo di riposo pianificato per il tempo parziale, ma non ha accumulato l'esperienza di lavoro necessaria, i giorni mancanti devono essere elaborati senza manutenzione. Cioè, solo la parte salariale della vacanza dovrebbe essere pagata.
Per quanto riguarda il processo di notifica, è possibile informare tale dipendente senza utilizzare la documentazione. I part-time sono convenienti quando forniscono vacanze annuali, organizzano in un periodo in due imprese.
Quando i dipendenti a tempo parziale non forniscono al dipartimento del personale informazioni sul programma di un'altra società, devono essere informati ufficialmente e 2 settimane prima della vacanza.
Se devi risolvere il problema del resto delle autorità, devi agire su una base comune. La linea di fondo è che sotto l'argomento del congedo, la legge non divide i dipendenti in posti. Il momento migliore per familiarizzare con l'avviso sarà il momento della firma dell'ordine.
Situazioni non standard
In qualsiasi azienda, a volte le circostanze sono tali che la vacanza del dipendente deve essere interrotta per vari motivi di produzione.
Inizialmente, vale la pena notare che la legge non consente al datore di lavoro di farlo unilateralmente. Tutto ciò che la società può permettersi è chiamare un dipendente dopo aver ottenuto il suo consenso.
Allo stesso tempo, ci sono categorie di dipendenti la cui vacanza non può essere interrotta in nessun caso:
- Specialisti coinvolti nella produzione con condizioni di lavoro dannose.
- Donne in congedo di maternità.
- Lavoratori che non hanno raggiunto l'età di 18 anni.
Dopo aver ricevuto il consenso del dipendente per interrompere la sua vacanza, il capo del dipartimento deve preparare una notifica al direttore indicando il motivo per chiamare lo specialista.
risultati
La notifica viene utilizzata per avvisare della vacanza nei casi in cui il dipendente va in vacanza secondo il programma. Se il dipendente stesso intende interrompere l'attività lavorativa, non è necessario avvisarlo.L'avvertenza ufficiale non è richiesta anche per coloro che lavorano in aziende a tempo parziale.