תכנון המלאי הארכיוני בארצנו בשנים האחרונות רלוונטי במיוחד בגלל השינויים, הרפורמות, הארגונים והשינויים המשפיעים על המגזר הכלכלי ללא הרף. מידע המאוחסן בארכיונים נחשב לחשוב ובעל ערך. זה מאפשר לך להבין מדוע המצב התפתח בצורה ספציפית, כמו גם להבין מהם סיכויי העתיד. ארכיונים הם מקור מידע לא יסולא בפז, אך רק אז שימושי באמת כשאתה יכול לנווט בו. לשם כך הוצגה מערכת לארגון ארכיונים.
רלוונטיות הגיליון
ארכיוני ארצנו מכוונים לצבירת מידע אמין. הפונקציה העיקרית של המלאי הארכיוני היא לפשט את החיפוש אחר המידע הדרוש במאגרי המידע הגדולים ביותר. לשם כך ניתנת מערכת הפניה, בסיס מתודולוגי החל על כל מוסדות הארכיונים של המדינה. למעשה, מדובר במנגנון מדעי והתייחסות שבגללו מתפקד ארכיב ברמה הלאומית. היעילות של מכשיר זה תלויה באיזו יעילות ובזהירות נוצרים הספריות, כלומר המלאי.
המציאויות הנוכחיות של עשיית עסקים הן כאלה שמלאי ארכיונים של מקרים הוא מדריך עזר מרכזי שיעזור לנווט בין ים מידע. המלאי הוא מסמך המפרט את הקבצים המאוחסנים, ובמקביל הוא משמש להקלטת תיעוד. עומס המידע מוערך כגדול, המלאי משמש כבסיס להכנת מצביעים ומדריכים. במובנים רבים, כמה טוב המלאי קובע באיזו קלות ובמהירות נמצא המידע שאתה צריך. הם מדברים על שתי פונקציות עיקריות של תיעוד כזה: מידע וחשבונאות.
על טרמינולוגיה
תיק ארכיונים של תיקים הוא הספרייה העיקרית המבנית את עבודתו של ארגון ארכיוני. מלאי הוא רשומה חשבונאית, יחד עם זאת זהו אובייקט מדעי והתייחסות, המספק הזדמנות למצוא במהירות את מה שאתה מחפש. מלאי - השלב האחרון של הניירת עם תיעוד שיש לאחסן בארכיון המדינה או לארגן עם מחלקה כלשהי. על מנת שהארכיב יהיה מצויד במלואו, יש צורך ליצור מלאי לכל העניינים המיועדים לאחסון לצמיתות או למשך יותר מעשור. יש צורך ליצור מדריכים המתארים איזה תיעוד אישי הקשור למדינה הוערך על ידי מומחים והוכר כיעיל, ולכן עליו גם להיות מאוחסן.
בעבודה משרדית מודרנית, המדברים על מלאי ארכיוני ומטרתם, הם מציינים כי התיעוד שייך לקטגורית ההתייחסות. זה נוצר על מנת לתאר את ההרכב והתכני של היחידות המאוחסנות, כמו גם לאיחוד מערכת השיטוב והחשבונאות שאומצה בקרן מסוימת. האובייקטים הנחשבים במלאי הם יחידות. כל מלאי הוא רמה אחת. צריך להיות בו מספיק מידע כדי שתוכלו למצוא את הנתונים הדרושים ביחידה מבלי לבזבז זמן רב עליו.
איזה ואיפה
על פי המלצות מתודולוגיות, יש להתאים את אוסף המלאי הארכיוני למקרים המיועדים לאחסון לצמיתות, למעלה מעשור, ולמידע אישי אודות אנשי צוות. באופן נפרד, יש צורך לערוך מלאי של תיקים המיוחדים אך ורק לגורם משפטי אחד. לדוגמה, זה יכול להיות חקירות רשמיות, מסמכי שיפוטיות או דוחות מדעיים - הכל תלוי באופי המוסד.בדרך כלל המלאי נוצר באותו מוסד בו נערך המסמכים שאוחסנו והועבר עימם לארכיון. לארגוני ארכיוני המדינה יש מנגנון מדעי מיוחד. אם התיאור שהתקבל אינו עומד בסטנדרטים שלו, המלאי נערך מחדש תוך התחשבות בדרישות המקומיות.
אוסף מלאי ארכיוני מאפשר לך לחשוף את הרכב התיעוד, לתאר את תוכנו, מפשט את החשבונאות של המספר הכולל של הקבצים המאוחסנים ועוזר לייצב את השיטתיות הפנימית של תחזוקת התיעוד. כל מקרה מתואר בכרטיס מיוחד. יש לציין את הכותרת, שממנה ברור איזה סוג של מסמכים מאוחסנים בפנים, ואת התוכן של יחידה כזו. מלאי שהושלם כראוי מתאר בבירור את תוכנו של קרן התיעוד כולה.
פונקציונליות וקומפילציה: מספר ניואנסים
אוסף מלאי ארכיוני מאפשר לך לקבוע כמה יחידות יש בקרן. באמצעות זה מיושמים בטיחות התיעוד והבקרה על התאמת הנפח. מאחר ולמקרים מוקצים מספרים סידוריים, תוכלו למצוא במהירות מידע שימושי. במקביל, המלאי עוזר לבסס ולקבוע סידור רציונלי של תיעוד התואם את ההיגיון הברור. סיווג התיעוד במסגרת הארכיון הוא קיבוץ מבוסס על כמה חישובים מדעיים. במקרה זה נלקחים בחשבון התכונות המבניות המקובלות באופן היסטורי במוסד מסוים, כמו גם הפרטים של עבודות הקרן.
סיווג, המהווה נדבך בלתי נפרד במלאי הארכיון, כרוך תחילה בפיתוח מערכת לחלוקת כל המקרים לקבוצות, ואז חלוקה ישירה. לאחר סיווג כל הקלפים תוכלו ליצור מלאי עבורם. לפעמים נעשה מלאי המשקף את כל ענייני הקרן. לרוב זה נחוץ אם הארגון כבר לא קיים. אם חלק מהישות המשפטית מפסיק להתקיים, אז נוצר מלאי של כל המקרים במשך כל שנות קיומה של יחידה זו.
מלאי: בשביל מה הם מיועדים?
תיעוד המסביר את מה שחשוב מלאי ארכיוני נערך קיים ברמה הפדרלית - זו חקיקה. כמו כן, ניתן לאמץ פעולות מקומיות המסדירות נושא זה בבית העסק. ככלל, מלאי מתקיים בשנה, אך ניתן גם לערוך אותם לפרק זמן אחר. כך הם מסווגים את הפרשיות שהופיעו בחברה בתקופה זו. מלאי יכול לבצע פונקציות שונות, להיות נושאיות, נושאיות. אתה יכול להשאיר מלאי של כל ענייני הקרן, אתה יכול ליצור מסמך עצמאי נפרד עבור חלקים שונים בקרן זו.
למעשה, מלאי ארכיוני הוא רשימה של קבצים מאוחסנים, התוצאה הסופית, גיליון אישור, מדריך. התיאור מציין אילו יחידות מאוחסנות בקובץ. לשם כך, השתמש במספרים, אינדקסים, כותרות, מועדים, מספר הגליונות והערות. בדרך כלל המלאי מורכב בטבלה ולכל פרמטר מופיע עמודה משלו. התיעוד העיקרי עבור האחראי להיווצרות המלאי הוא הנוטטוריה שאומצה בעבודה הדתית של המפעל. לפני שתתחיל לעבוד בארכיונים, עליך לבדוק אם כותרות התיעוד תואמות את שם המקרה, באיזו מידה הוא מעוצב, האם התיעוד נכון בפנים. כדי שהמלאי ייחשב כמתוקן כראוי, יש למנות את כל יחידות האחסון, תוך התחשבות בכללי הפיטמיזציה הפנימיים. מערכת אחידה של נורמות מיושמת הן על פרשיות והן על חפצים שבתוכם. למילוי נכון של מאמר תיאורי, עליכם להעביר את כל הכותרות בדיוק רב. כשמציגים אלמנטים שכותרותיהם תואמות, עליכם לכתוב "אותו דבר". אם הכותרות שונות, המידע מועבר לחלוטין.
כללים בסיסיים
רשימת המסמכים הארכיוניים עשויה להיות מורכבת מכמה גיליונות.על כל אחת חדשה, כל הכותרות צריכות להיות מנוסחות במלואה, המתאימות בדיוק לתיעוד המקורי, גם אם לגליון הקודם היו אותם שמות. בהערות יש צורך לתאר את מצבו הגופני של התיעוד, כמו גם לשים סימן למקרה שהתיק נשר. אם מקרה אחד מכיל תיעוד במשך מספר שנים, יש צורך למיין אותו תוך התמקדות בתאריך ההתחלה של התחזוקה. בעת המספור אסור לעבור את הערך "9999". מספרים בני חמש ספרות אינם חלים על כך. במידת האפשר, יש לבצע שיטתיות והכל של המערכת, תוך התחשבות בכרונולוגיה. כלל המיון השני הוא המבנה הפנימי של הארגון.
כאשר נערך מלאי של מסמכי ארכיון, השלב האחרון בהקמתו הוא מספר ייחודי. כדי לקבוע זאת מונחים על ידי פנקס מלאי. אם הארגון מקבל מלאי מהיחידה המבנית ומשתמש בהם בעבודתם, על מנת ליצור תיאור של כל הארכיון של המפעל, יש צורך שהמחלקה תעביר את כל המסמכים בשכפול. המלאי לשנה נערך בארבעה עותקים, לענייני כוח האדם יש צורך במלאי זהה לשלושה. במקרים המיועדים לאחסון במשך למעלה משני עשורים, יש לערוך מלאי בסכום של שני עותקים. בעת עריכת מלאי של תיעוד הקשור לאנשי צוות, ראשית עליך להוסיף את כל ההזמנות, אחר כך רשימות, כרטיסים. רק לאחר מכן ממוינים קבצים אישיים, ואז חשבונות וגיליונות שכר. הבא לפי סדר הם ספרי עבודה, החלק האחרון הוא מעשים שנערכו במסגרת תאונות תעשייתיות. כדי לבצע שיטתיות של עניינים אישיים, הימנע מסדר אלף-בית. יש צורך לבצע תיקים במלאי, תוך התמקדות בשנה בה פוטר האדם.
מבנה ותוכן: דקויות של עיצוב
ליצירת סוגים שונים של מלאי ארכיונים אחראים למבנים שונים של הארגון. לכן, במשך שנה, מסמך מבני כזה צריך להיות מורכב ממחלקות, והאחריות להיווצרות מלאי מאוחד נשענת על הארכיון המחלקתי. מסמך כזה יהיה הבסיס לעבודתם של מומחים בארכיון המדינה המקבלים מסמכים מהמפעל. הם משתמשים במלאי סיכום כדי ליצור את התיעוד הפנימי הארכיוני שלהם באופן בו קבצים ומסמכים אישיים המיועדים לאחסון קבוע נמצאים בתאים שונים בארכיון.
כל צורה של מלאי ארכיוני מתחילה בשער. אחרי הכותרת אחריה תוכן עניינים, אחר כך הקדמה, שלאחריה המלאי מתחיל ישירות. הקפד לרשום את כל הקיצורים המשמשים במסמך, לפענח אותם, לשים מצביעים וטבלאות תרגום צבע. אלמנט הכרחי במלאי הוא ביבליוגרפיה. לאחר מכן מופיע מילון מונחים של מונחים, וגליון הסמכה סוגר את המסמך. על הכותרת לציין במלואו את שם הארכיון והחברה שיצרה את המסמכים, שם הקרן ולוחות הרישוי, שמות מלאי ותאריכים.
על מה הם כותבים?
תוכן העניינים של המלאי הארכיוני נועד לציין אילו קטעים נמצאים בפנים, באילו דפים הם מתחילים. הקדמה צוברת מידע על הארגון שהקים את קרן התיעוד, על הקרן עצמה. כאן הם כותבים הערה, מתארים איזה סוג של תיעוד מאוחסן בפנים. הקדמה היא גם רשימה של מכשירי ההתייחסות.
הטקסט העיקרי הוא תיאור. עבור כל יחידה ציין את המספר הסידורי, הכותרת והאותנטיות שלו. אם לפני שהחברה השתמשה במספרי מלאי, יש לרשום אותם בחלק העיקרי של המלאי. הוא מזכיר גם מהן יחידות הנהלת חשבונות, כמה גיליונות נמצאים ביחידה מסוימת, באיזו שפה היא מורכבת ובאיזו גרסה היא משוחזרת. במלאי עשוי להצביע על כמה מאפיינים חזותיים של התיק המאוחסן. אם הוא נועד לאחסן תיעוד חשוב ויקר במיוחד, התיאור עשוי לתת הערות לחפצים מסוג זה.
רשימת קיצורים המשמשים במלאי הארכיון היא הכרחית אם נעשה שימוש בקיצורים ספציפיים ששימשו במפעל מסוים. דרך מצביעים משקפים מושגי נושא. לפעמים עצות קשורות לגיאוגרפיה, שמות, תאריכים. מותר להוסיף הערות. אם נעשה שימוש במונחים מיוחדים בעבודה, יש לפענח אותם במילון המלווה את המלאי. גיליון ההסמכה נועד לציין את כל המידע אודות המסמך. כתוב בו כמה גיליונות ממוספרים בפנים, כמה יחידות מאוחסנות, האם ההרכב השתנה במהלך האחסון. המהדר של המלאי נדרש לחתום על גיליון אישור. אם יש צורך בשינויים, אלה נרשמים בגליון ההסמכה על ידי היזם או אחר האחראי על ההליך.
מפורט ומדויק
כפי שניתן להסיק מדגימות התיעוד הארכיוני של המקרים, יש לתכנן את האובייקט המוגמר בהתאם לסטנדרטים של עבודת המשרד. יש צורך להקים דלפק עזרה, בזכות שאחזור הנתונים הופך מהיר ויעיל יותר. באמצעות מכשיר כזה תוכלו לקבל במהירות נתונים נוספים על קרן התיעוד. על מכשיר ההתייחסות המלווה את המלאי להכיל שער ושם תוכן המסמך, הקדמה, רשימת קיצורים וקיצורים המשמשים וכן אינדקסים. במקרים מסוימים יתכנו אלמנטים נוספים - טבלאות, מילונים.
על הכותרת לציין את שם הארכיון בו מאוחסן התיעוד, מה שם הקרן, כולל הקיצור, כמו גם את מספרו. ציין את מספר המלאי ואת שמו. תוכן העניינים צריך לכלול רשימה מלאה של כל הסעיפים ומנגנון ההתייחסות, כולל הקדמה, רשימת הקיצורים המשמשים ושמות החלקים. לכל כותרת מלווה מספר עמוד שהוקצה לו בעת עריכת מלאי. בצדק נחשב כי עבור אנשי החקירה אחד החלקים המשמעותיים ביותר הוא הקדמה, המתארת את ההיסטוריה של המוסד שהקים את הקופה. הם כותבים את הסביבה ההיסטורית, את התנאים בהם החברה הייתה פעילה, את מועד הופעתה ואת המבנה ההיררכי של הכפיפות. הקדמה מציינת כיצד הייתה מסודרת הניירת, כמה היה גדול המוסד ואילו פונקציות הוא ביצע, מדוע היא אורגנה מחדש או חוסלה, ומתי זה קרה.
על קיצורים
רשימה כזו מורכבת תוך התחשבות באלף-בית. עליו לכלול את כל הקיצורים המשמשים בהרכבת המלאי. המסמך חייב להכיל את השם המלא של כל מילה שהופחתה לפחות פעם אחת. בדרך כלל משתמשים בקיצורים בכדי לחסוך מקום, רק המילים המשמשות לעתים קרובות משתנות. בנוסף, דלפק העזרה מפענח את כל הקיצורים. ההרכבה הנכונה של אלמנט זה עוזרת להכין מלאי אחיד, שכל פריט בו אינפורמטיבי ככל האפשר ומעביר בבירור את המידע הדרוש לקורא.
יש כמה קיצורים המקובלים ומשתמשים באופן פעיל בדיבור כתוב - סמלים המקודדים אורך ומסה, יחידות מדידה אחרות, כמו גם קיצורים. ד. "," t. ה. "ודומה. אין צורך לצבוע אותם. אין צורך לתת פענוח לאותם קיצורים המשמשים למעשה במילים. לדוגמה, "ועדת האיגודים המקצועיים" מתייחסת בדיוק לקטגוריית קיצורים זו, הנמצאים בשימוש נרחב בנאום קולנועי.
איך הכל התחיל
מההיסטוריה של האנושות ידוע כי מלאי ארכיונים הוא אולי הסוג העתיק ביותר של הוראות הפניה שהוצגו לארכיונים. השימוש במלאים במאה השלוש עשרה אושר רשמית, באותם הימים הם שימשו לקחת בחשבון מסמכים חשובים ולהבטיח את הבטיחות. בזכות המלאי, היה קל יותר לחפש מסמכים, כך שניתן היה להשתמש בהם כמקורות למידע חשוב.בתקופה של 13-15 מאות שנים, המלאי היה קצר, שנערך ללא שיטתיות מיוחדת, רק תוארו בקצרה ספרים, כתבי יד. למעשה, אלה היו רשימות לא פורמליות.
במאה השש עשרה גישת המלאי הפכה לאחראית יותר. הרשימות כללו רשימה של אפשרויות התיעוד השונות. היו מלאים שבהם אובחנו הקבצים על פי תכונה כלשהי, אם כי באותו זמן הם עדיין שימשו, בהם המידע נרשם ללא שיטתיות. במאה השבע-עשרה התקדמה התקדמות היווצרות המלאי, החלו להיווצר מדריכים מפורטים, השונים זה מזה בפורמט. הם היו מועילים מאוד, ואפילו חוקרים מודרניים, המשתמשים במלאים כאלה, מקבלים מהם מידע חשוב על מקרים שנערכו בעבר, ואז גויסו מסמכים. במאה השבע-עשרה, המלאי מגבש סוף סוף אופי תיאורי שיטתי.