בארגונים כלשהם, התיעוד נשמר למשך זמן מוגדר שלאחריו יש להעביר אותו לארכיון העירוני או הממלכתי. לתהליך העברת ניירות רשמיים לאחסון יש מאפיינים מסוימים שעשויים להשתנות באזורים שונים במדינה.
ניירת היא תחום העבודה שאחראי לתהליך התיעוד, כמו גם לעיבוד ניירות רשמיים.
עבודות פקידות ארכיוניות היא פעילות מיוחדת של מבני מדינה, ארגונים ואזרחים בחשבונאות, אחסנה ושימוש במסמכי ארכיון.
סוגי מסמכים
ארכיב וניירת כולל מונחים רבים לייעוד ניירות מסוגים שונים. המסמכים הם:
- עדין (מכיל נתונים בצורת תמונה מכל סוג שהוא).
- מסמך תצלום (נוצר באמצעות צילום או איקונוגרפיה. מסמך כזה מכיל בדרך כלל תמונות של חפצי אמנות שונים).
- גרפי (הם משתמשים בקווים, קיארוסקורו ושבץ).
- מסמך פונוגרפי (ספק עם נתוני קול המותקנים על ידי כל מערכת הקלטת קול).
- אורקולי (מכיל תמונות וצלילים).
- מסמך סרטים (לעתים קרובות יותר מדובר במסמך אורקולי או ציורי; שיטת הסינמטוגרפיה משמשת להרכבתו).
- מסמך כתוב (אלה נתונים שניתן לזהות באמצעות כל סוג של מכתב).
- טקסט (הוא מכיל נתוני קול באמצעות הקלטת קול).
- טקסט מכונה (הקלטה מעורבת בפיתוח באחת מהדרכים האפשריות, בשל אשר מעובד מידע באמצעות מחשב אלקטרוני).
- בלובה (הצורה הסופית של המסמך שהועתק ביד או בעזרת אמצעים טכניים ללא תיקונים ושגיאות).
- בכתב יד (סימנים במסמך כזה מוחלים רק ביד).
- וידיוגרמה (תמונה המציגה מידע על המסך).
- מסמך עם מכונת כתיבה: מרמז על סימני המכתב, המיושמים בכל אמצעי טכני.
- טיוטת מסמך - משקף את פעילות המחבר עם כל הכתמים והתיקונים.
תקנים
בהתאם לחוק הרוסי, הנוהל להעברת מסמכים רשמיים לארכיון מוסדר על ידי GOST R 7.0.8-2013. 12 חודשים לאחר סיום הניירת המסמכים חובה לארכיון בהתאם לכל הכללים והדרישות. ההכנה להעברה יכולה להיעשות על ידי צוות ההפקה עצמו או על ידי חברת צד ג '.
ארכיב וניירת GOST 2013 מכילים הגדרות למונחים הבסיסיים והשכיחים ביותר המשמשים בתחום זה. במסמך תוכלו לראות הן את המונחים הכלליים ביותר - טופס או מלאי, כמו גם אלה המתמחים במיוחד, למשל, סרגל הגבלות הגישה.
בנוסף, ניהול וארכוב של רשומות GOST מכיל הגדרה (פרשנות) של מונחים הנוגעים לתחום ארגון העבודה עם מסמכים, תיעוד וניירת אחרת.
שלבי ההכנה
הכנת שלב אחר שלב של חומרים להעברה לארכיון:
- וודאו כי הניירת עומדת בכל הדרישות שנקבעו בארכיון זה;
- לבצע תיעוד חוברות;
- למספר את כל הגיליונות;
- לפתח אישור תיק;
- ציין פרטי כיסוי;
- לפתח תיק תיק פנימי;
- ליצור מלאי.
אם יש לצפות להעברת ניירות שישמרו פחות מ- 10 שנים, אזי מותר היעדר חוברת, שיטתיות, מספור, רכיבי הסמכה.כאן, ראשית כל, יש להתמקד בדרישות של ארכיון מסוים, מכיוון שהסטנדרטים של מוסדות שונים עשויים להכיל אחת או כל הנושאים הנ"ל.
החוק לענייני ארכיונים וניהול רישומים מפרט את המונחים העיקריים והגדרותיהם בתחום זה. להלן אנו רואים כמה מהם.
שמירת וארכיון רשומות: מונחים והגדרות
- תיעוד - תיקון מידע בכל צורה שהיא, בהתאם לכללים הנתונים.
- מערכת תיעוד אחידה (DCL) - מערכת המכילה מידע הנחוץ לניהול בתחום עבודה ספציפי.
- כללי תיעוד - רשימת כללים ותקנות לגבי תהליך העבודה עם מסמכים.
- טופס המסמך המאוחד (UFD) - הרבה פרטים המוגדרים בסדר ספציפי על ספקי נתונים שונים כדי לפתור בעיות בתחום הפעילות.
- מערכת תיעוד - הרבה ניירות שהם אחידים בסוגם, בסוגם ובמטרתם, כמו גם הדרישות להכנתם.
- שם המסמך - שמו הספציפי של המסמך במכתב.
- מסמך ארגוני ומינהלי - יש את הפיתרון של משימות ארגוניות ומינהליות שונות, סוגיות של ניהול, הסדרת עבודות מחלקות הייצור, ארגונים, כמו גם מבני מדינה ורשויות.
- אבזרים - כל אחד מהרכיבים הנדרשים במסמך הרשמי. אבזרים לרוב מורכבים מחלקים משתנים וקבועים.
- טופס - מדגם נייר. זה מציין את היקף השימוש, שאלות לבנייה ואת הפרטים העיקריים.
- הטופס הוא קבוצת פרטים העוזרים בזיהוי מחבר המסמך הרשמי.
- גיליון הדוח הסטנדרטי הוא רשימה של UVDs מאושרים.
- רישום - הזנת מסמך את כל האלמנטים הדרושים שקובעים על פי דרישות העבודה המשרדית.
- תחום השירות של צורה אחידה - אזור ה- UVD, קבוע ברכיבים הטכניים של האחסון ומשמש ליישום תמונות מיוחדות.
אלה התנאים וההגדרות הבסיסיות של תקן המדינה הקיים לארכיון וניירת.
סוגי פרטים
בנפרד, כדאי להתעכב על הפרטים המשמשים בהכנת מסמכים רשמיים:
- חתימה - סימן כתוב של מורשה.
- חותמת אישור - מבטאת הערכה חיובית של הארגון או של אדם שאינו מחבר המסמכים הרשמיים.
- תאריך - מציין את היום בו נערך העיתון, כמו גם מתי התקבל, הוסכם או פורסם.
- חותמת גבול - סימן המציין כי מידע זמין למספר מוגבל של אנשים.
- כותרת - מסכמת את מהות המסמך.
- חותמת האישור - מדברת על נורמטיביות וחוקיות המידע הכלול במסמך.
- ויזה - מבטאת את הסכמתו או אי הסכמתו של המורשה למידע המוזכר במסמך.
- טקסט - נתונים שהוקלטו על ידי כל סוג של מערכת הקלטת אותיות או קול. כולל את החלק העיקרי של מידע הדיבור של המסמך.
מדריך הוראות
כללים, רשימות, הוראות לעבודה פקידותית ארכיונית ומסמכי רגולציה אחרים מסייעים ביישום החוק הבסיסי. ישנן דרישות בסיסיות להפעלת מבנים ארכיוניים שנוצרו בשנת 2002.
ראוי לציין כי כללים כאלה לא נרשמו במשרד המשפטים של הפדרציה הרוסית. בעניין זה, "חוקי היסוד של ארכיוני המחלקה" משנת 1986 עדיין תקפים.
נוכחות דרישות אלה בתחום הניירת והארכיון נובעת מהצורך בעקביות בחשבונאות, שימוש, השלמה ואחסון של מסמכים בארכיונים, בארגון כל התהליכים הללו. המוקד העיקרי של הדרישות הוא על הנוזל.
אז אלגוריתם הפעולות הוא כדלקמן:
- לארגן בחינה של ערך ניירות הערך;
- להכין מסמכים למשלוח לארכיון;
- להקים עסק;
- ערוך נוהל להקצאת מסמכים להשמדה;
- שלח את התיק לארכיון.
ראוי לציין כי דרישות אלה אינן חלות על תיעוד, שהעבודה איתם אינה מוסדרת בחוק הפדרציה הרוסית מיום 21 ביולי 1993 "על סוד המדינה".
ארגון
אחסון ארכיוני של מסמכים וניירת מסייעים לשליטה ברורה על העבודה עם מסמכים, תוך הקפדה על בטיחותם ונגישותם. ישנם סוגים מסוימים של מסמכים שיש להם מונח מסוים ואפילו שיטת אחסון.
כאשר מארגנים עבודות פקידות ארכיוניות, מחלקות וגופים ממלכתיים ללא כישלון מעבירים מסמכים רשמיים לקופות הארכיונים של הפדרציה הרוסית (AF RF). למבנים מסחריים, בתורם, יש מבחר רחב יותר של שיטות לאחסון תיעוד.
לכל קבוצה של ניירות רשמיים תקופת אחסון ספציפית משלה, המוסדרת בהתאם למסגרת הרגולטורית של הפדרציה הרוסית. נוצר גם מלאי בו צוין תאריך תפיסת המסמכים בארכיב עם תאריך התפוגה של האחסון והפניה להוראות הרלוונטיות בחוק.
דרישות למקום אחסון המסמכים
בתוך החברה, אחסון ארכיוני של מסמכים מאורגן במבנים מיוחדים או בחדרים נפרדים ומבודדים. במקביל, חימום מוגזם ולחות גבוהה בחדר אסורים בהחלט. אלה הם הקריטריונים החשובים ביותר לאחסון מסמכי ארכיון. במקביל, ספקי נתונים שונים זקוקים למצב משלהם. כלומר:
- ניירות: 18-20 ° С, לחות אוויר - 52-57%.
- סרטים: שחור לבן - 16 ° С, צבע - 3-6 ° С. הלחות היא 41-44%.
- קלטות ודיסקים מגנטיים: 16-19 ° С, לחות אוויר - 52-64%.
אי אפשר לסדר מסמכים ליד מחסנים עם מזון וכימיקלים, כמו גם מקומות של מזון מהיר, קנטנים. בנוסף, צריך להיות מקום נפרד לקבלת ניירות, בו יתאקלם התיעוד. לפעמים חדרים אלה משמשים לאחסון לטווח קצר של אמצעי אחסון שונים.
החדר צריך להכיל את המדפים הקטלוגיים הדרושים, מתלים ותיקיות ארכיב, קופסאות מיוחדות. מסמכים הכרחיים ובעלי ערך כלכלי במיוחד מונחים בארונות מתכת עם מנעולים בטוחים. בנוסף לדרישות הבסיסיות, ישנם תנאים אחרים, לא פחות חשובים:
- בטיחות חדרי ארכיונים חייבים להיות עמידים בפני אש, מוגנים מפני שיטפונות, יש יציאת חירום. מרחק המסמכים ממקור החום (כולל חלונות) הוא לפחות 0.6 מ '. חל איסור מוחלט להציב נייר קרוב אליהם.
- שימוש בצנרת מבודדת עם ציוד מגן בלבד.
- שקעים אטומים מוסתרים וחיווט חשמלי.
- איסור קפדני על הפעלת כל מכשירי החימום. כמו כן, אסור להזין מזון ופריטים אחרים שאינם קשורים לאחסון תיעוד.
- בנוכחות חובה להיות מתלים מתכתיים או נייחים. ניירות עליהם מונחים בצורה הטובה ביותר בתיבות או בצרורות. במקביל, המרחק במעבר הראשי יהיה לפחות 1.3 מ ', ובין המתלים - 0.7 מ'. המרחק מהמגירה התחתונה - לפחות 0.1 מ ', ומהמתלה לקיר - לא יותר מ- 0.5 מ'.
כמו כן דרישת אחסון חובה: מיקום הארונות בניצב לקירות, חלונות וסוללות.
בבניין אחסון הנייר הארכיוני, אור מלאכותי וטבעי מתקבלים על הדעת. יחד עם זאת, חשוב למנוע כניסת אור שמש ישירה לתיעוד. אם משתמשים במנורות ליבון, יש להתקין כיסוי מגן מעל כל אחת מהן. יש לבחור מכשירי פלורסנט עם ספקטרום UV קטן.
זמן אחסון
לאחסון ארכיוני של ניירות רשמיים, נעשה שימוש בשיטה ספציפית של שיטתיות של תיעוד בהפקה. זה עוזר לציית לחוקים ולתקנות החלים. מטרתו היא לחסל את אובדן המידע החשוב.
עם תום הזמן שנקבע לאחסון ניירות ערך בארכיון, האדם האחראי יהרוס ניירות רשמיים, ואז ייעשה מעשה של פירוק.
בנוסף ישנם מסמכים עם זמן אחסון בלתי מוגבל. הליך מימון מתבצע עבורם. זוהי חלוקת עבודות בעבודה דתית ארכיונית עבור קרנות ואוספים שונים.
מסמכי רגולציה
חקיקה בתחום עבודות פקידות ארכיוניות מכילה המלצות מתודולוגיות רבות ומעשים משפטיים רגולטוריים. זהו מנגנון רגולציה מורכב, אך נכון מבחינה לוגית.
העמוד העיקרי להסדרת היחסים הוא החוק מיום 22 באוקטובר 2004 מס '125 - "לענייני ארכיונים בפדרציה הרוסית". על בסיסו, אומצו חוקים ברמה של ישויות מכוננות של הפדרציה הרוסית על הכללים לעבודה עם תיעוד, רשימות של ניירות עם תקופות אחסון. זה כולל גם מסמכי רגולציה אחרים בנושא ניהול רשומות ארכיונים, המוסכמים עם יחידות הארכיון.
חוקים ותקנות אלה מסייעים ביישום הרגולציה החוקית. חובה לכל ארגונים ומוסדות מכל צורות הבעלות.
GOST בנושא ארכיב וניירת חל על תיעוד של בעלות מדינה, עירונית ופרטית. הוא זיהה את סוגי התיעוד העיקריים המועברים לאחסון המדינה וכלולים בקרן הארכיונים של הפדרציה הרוסית. הכללת מסמכים בבעלות פרטית מתבצעת בהתאם לחוק.
גם מועד העברת המסמכים הרשמיים לארכיוני העירייה והמדינה מוגדר בקפדנות. זה חל על עיריות ומדינות, כמו גם על ארגונים לא-מדינה שמסכמים הסכם על אחסון קבוע.
הארכיונים הממלכתיים והעירוניים יוצרים רשימות של ארגונים ומעבירים להם ניירות (רשימות בחירה) לאחסון והעברה נוספת לקרן הארכיונים של הפדרציה הרוסית. הכללתם של ארגונים לא-מדיניים ברשימות כאלה היא לבקשתם ובהתאם להסכם הקיים. בנוסף, הארכיון יכול לשמור רשימות איוש לארגונים איתם מתוכנן שיתוף פעולה בלבד.
מה קורה למסמכי ארכיון כאשר ארגון נסגר?
עם חיסול, ארגון מחדש או פשיטת רגל של מיזם, כל התיעוד הארכיוני יועבר ליורשים שיש להם את הזכות החוקית לעשות זאת, לארכיון המייסד, המדינה או העירייה.
הפרטת ארגונים עירוניים או ממשלתיים מאפשרת לכם להשאיר בארכיון את כל המסמכים שהונפקו כתוצאה מפעילותם (למשל, הזמנות על כוח אדם).
הזמנת גישה והגבלות
הם מוסדרים גם על פי חוק. הגבלות משפיעות על תפנית הגישה לתיעוד המכיל סודות מדינה (או מוגנים על ידי המדינה) או מידע על סודות אישיים או משפחתיים (במקרה זה, תקופת האחסון תהיה 75 שנה מרגע עריכת המסמך).
יש לציין כי על ארכיונים למסור מסמכים משפטיים (עותקים או תעודות של מסמכי ארכיון) לגורמים משפטיים ולאנשים פרטיים ללא הגבלת זמן, שנקבעה לכך בחוק. מסמכים כאלה נדרשים להגנה סוציאלית, פנסיה, תגמולים ופיצויים.
יש להחזיר מסמכים שהועברו לארכיון שנתפסו כראיות (בהתאם לחוקי הפדרציה הרוסית).
אי עמידה בתקנון, הפרת החקיקה של הפדרציה הרוסית בנושאי ארכיון כרוכה באחריות מנהלית, פלילית ומשפטית.