בתשובה לשאלה: "מהי EDI?" ניתנת טיול קצר בהיסטוריה של זרימת העבודה, נקבעים הסוגים והתכלית של תפוצה פנימית וחיצונית של מסמכי הארגון. נחשפים גורמי ההצלחה של הטמעת מערכות EDI בארגון ותפקיד ניהול המסמכים האלקטרוניים כאמצעי לייעול הרכש. חתימות אלקטרוניות, מרכזי הסמכה ומפעילים נחשבים כמרכיבי מפתח ב- EDI. ארגון זרימת עבודה מול סוכנויות ממשלתיות מוצג כאמצעי להפחתת זמן ועלות. מערכת ה- EDM של ממשלת מוסקבה ניתנת כדוגמה ליישום זרימת עבודה ללא נייר בסולם מגלופוליס.
מה זה EDI?
זרימת מסמכים - תנועת מסמכים של ארגון מרגע היווצרותם או קבלתם ועד השלמת הביצוע או השליחה; קומפלקס של עבודה עם מסמכים: קבלה, רישום, דיוור, בקרת ביצוע, הקמת תיקים, אחסון ושימוש חוזר בתיעוד, עבודות עזר. הרעיון של ניהול מסמכים אלקטרוניים קבוע בתקן המדינה. זה נותן הגדרה קפדנית אך צרה:
ניהול מסמכים אלקטרוניים (EDF) הוא מנגנון יחיד לעבודה עם מסמכים המוגשים בצורה אלקטרונית, תוך יישום המושג "ניירת ללא נייר".
(GOST R 7.0.8-2013).
זרימת עבודה: מטבליות חימר לתעשייה 4.0
מערכות ניהול המסמכים הראשונות הופיעו עם המצאת הכתיבה, או ליתר דיוק, כתיבה סמלית. ראש המשפחה ציין עם חתכים על גבי תג עץ את מספר שקיות הדגן שנאספו ואת הכבש שנולד. זה יכול להיחשב כהתחלה של זרימת העבודה הפנימית של הארגון.
הכמרים האשורים ופקידי הממלכות הסיניות הקדומות, לאחר שקיבלו כתיבה מהממציאים, התאימו אותה מיד למשימת הממשל הציבורי - גביית מיסים, קידוד חוקים, שליחת הוראות למושלים ודיפלומטיה. זרימת עבודה זו הייתה רשמית פחות או יותר.
זו הייתה כבר זרימת מסמכים בינוניים ואפילו עירוניים.
עם התפתחות הציוויליזציה, הכללים לחילופי מידע שנרשמו על מדיום הסתבכו יותר. המהפכה הראשונה בזרימת העבודה הגיעה עם המצאת נייר בר השגה. הסופרים שכתבו את החשובים ביותר על מגילות הקלף כפול המספר והרכיבו את המוני הפקידים הנמוכים - לא מקבלי החלטות, אלא העתקת מסמכים של אנשים אחרים, הכנת עותקים, הנפקת תעודות, כתיבת בקשות, תוך התחשבות במסמכים שזרמו למגזינים והעברת מסמכים חשובים למחלקה אחרת.
ובאותו הרגע ממש, בלדרים, שליחים, שליחים ... אתם יכולים לדמיין שלושים וחמישה אלף בלדרים בלבד!
א 'גריבודוב
הביורוקרטיה, כטכנולוגיית ניהול, קיבלה מכשיר של עוצמה אדירה. לעיתים זה ריסק את המדינה, הכלכלה והחברה.
המהפכה השנייה הגיעה עם המצאת מכונת הכתיבה. טכנולוגיית הניהול לא השתנתה: התפוקה של הבירוקרטים וכוחם גדלו.
השלישי - עם הופעת מחשבים ודואר אלקטרוני. בשלב הראשון, שמסתיים היום, הטכנולוגיות לייצור ומסירת מסמכים השתנו. טכנולוגיות הניהול נותרו כמעט ללא שינוי. הביורוקרטיה עיכלה את המהפכה הזו. בשלב זה הופיע המושג EDI. תחילה, ניהול מסמכים אלקטרוניים שוחזר בקפדנות את כל תהליכי הניהול, הנהלים והמסלולי התפוצה המסורתיים.
רביעית - בא ודופק בדלת. מהותה היא שתוכניות ומכשירים מתחילים להחליף נתונים ולקבל החלטות ללא התערבות אנושית. המקרר מזמין משלוח מוצרים, מערכת מחלקת RTE (מפעל בזמן אמת) מקבלת הזמנות, רוכשת חומרי גלם, מגדירה מחדש את קו הייצור ומשדרת את המוצרים ללקוח. בשלב זה האנושות מקבלת הזדמנות להיפטר מצבאות הפקידים שאינם מקבלים החלטות ואינם מייצרים ערך מוסף. ארגונים ומדינות מתקדמות כבר עושים זאת.
מקומן של מערכות EDI בין מערכות מידע
בהתאם למידת הבשלות של מערכת המידע בארגון או במוסד, מערכת EDI יכולה להיות:
- מוצר תוכנה המיושם בנפרד מחליף מדי פעם נתונים עם מערכות משנה אחרות באמצעות ממשקים או ידנית.
- תוכנה נפרדת, המשולבת עמוק במערכת ניהול הארגון, חילופי נתונים מאורגנים באופן מקוון או עם התרחשות אירוע נתון.
- המודול של מערכת ניהול ארגונית גדולה (ERP או PLM בכיתה).
מבין המערכות המוצגות בשוק העולמי, מערכות EDI תופסים מקום בין מערכות זרימת עבודה ומערכות ניהול רשומות.
יישום ישיר של ניהול מסמכים אלקטרוניים המבוסס על מערכות מערביות בארגון (ארגון) רוסי הוא לעיתים רחוקות מצליח. השקפת העולם וההבדלים האתיים בין מודלים עסקיים ומודלי שירות גדולים מדי. מכשול נוגע ללב הוא גם האהבה הרוסית הנוגעת לביורוקרטיה, לא כטכנולוגיה ואמצעי, אלא כמטרה מספקת של פקיד או פקיד.
ניהול מסמכים אלקטרוני: סוגים ומטרה
מחזור המסמכים של מיזם או ארגון מחולק לשני סוגים עיקריים - חיצוניים ופנימיים. באופן היסטורי התפתח לראשונה האוטומציה של זרימת העבודה הפנימית.
בסביבת מידע בנויה היטב של ארגון או ארגון, כל מערכות המשנה לניהול מסמכים קשורות זו בזו, מחליפות נתונים זו עם זו ומצוידות במערכת הפניה מקושרת. כך, למשל, הטקסט המוסכם הסופי של החוזה זמין ללוגיסטיקה לצורך יצירת בקשות לתשלום, לבעלי ממון לבקרה, לטכנולוגים ומעצבים - מבחינת מפרט טכני וכו '.
המטרה העיקרית של מערכת EDI הפנימית היא לספק למשתתפי המערכת את המידע הדרוש לעבודתם ואימוץ החלטות ניהוליות, טכניות, פיננסיות וכוחיות. ארגון השליטה ביישום ההחלטות שהתקבלו הוא גם אחד התפקידים החשובים ביותר של EDI. ניהול מסמכים אלקטרוניים הוא גם אמצעי לארגון ארכיון אלקטרוני.
ל- EDI החיצוני פונקציות נוספות - הוא מאפשר לארגונים להחליף מסמכים משמעותיים מבחינה משפטית וכלכלית דרך ערוצי תקשורת. תפקיד חשוב כאן ממלא חתימה אלקטרונית, המאפשרת לזהות את השולח אפילו יותר אמין מאשר חתימות וחותמות הרגילות על מסמכים מסורתיים.
אוטומציה של זרימת עבודה בתוך הארגון
בזמן ההחלטה על אוטומציה, לחברה מערכת זרימת עבודה בנייר. עובדים יוצרים מסמכים בתוכניות שונות, שולחים אותם זה לזה באמצעות דואר אלקטרוני. יש לו רמת בגרות מסוימת והיא באה לידי ביטוי במסמכי רגולציה: תקנות, הוראות ותקנות.
הצוות שיהיה מעורב באוטומציה בהחלט צריך ללמוד את סט המסמכים הללו, להבין עד כמה הם משקפים את התהליכים העסקיים שהתפתחו בפועל בארגון. במערכת ניהול המסמכים האלקטרונית, כל זרימת מידע צריכה לשקף את הזרימה האמיתית:
- חומר;
- פיננסי;
- עבודה.
ולשרת תהליך עסקי ספציפי.
המודל העסקי שנוצר על בסיס ניתוח כזה לא צריך להיות מיושם רק במערכת המידע, אלא גם צריך לבוא לידי ביטוי בתיעוד הרגולטורי המעודכן.
עובדי הארגון יוצרים את מרבית המסמכים בצורה אלקטרונית בתוכניות שונות, שולחים אותם זה לזה באמצעות דואר אלקטרוני. צורת המסמכים מוסדרת, עם זאת, הכללים למשלוחים כאלה, עיתוי התגובה ותוכנם אינם מאוד רשמיים. ניתן כבר לכנות זאת מערכת EDI ברמת ההתפתחות העוברית. כעת נוכל לדבר על אוטומציה של ניהול מסמכים אלקטרוניים - בניית מערכת ליצירה, מילוי, עיבוד, ניתוב מסמכים אלקטרוניים. תוספת חשובה למערכת תהיה תת-מערכת לניטור ביצועי ודיווח.
אם הבשלות של התהליכים בארגון מספיקה, יש כל סיכוי שהמעבר לניהול מסמכים אלקטרוניים יצליח. גורם ההצלחה העיקרי ביישום הוא עובדי המפעל. הם גם מהווים את הסיכון העיקרי.
במהלך ארגון מערכות ניהול מסמכים אלקטרוניות, צוות היישום צריך להתאים לא רק את צורות המסמכים ודרכי האישור הסטנדרטיות, אלא לעתים קרובות - את ההיגיון הבסיסי של המערכת. אחרת, אי אפשר לספק את הדרישות של לקוח שמשוכנע כי לא ניתן לשפר את התהליכים העסקיים שהתפתחו באופן היסטורי בארגון שלהם ולא ניתן לגעת בהם בשום מקרה.
פשרה כזו מובילה לעליית מחיר הן של היישום עצמו והן של התמיכה במערכת - כל התקנת עדכונים מצד הספק הופכת ליישום בזעיר אנפין. איכות המערכת מופחתת.
כפי שמראה קבוצת גרטנר, תהליכים עסקיים ייחודיים באמת, כמו אלה שמעניקים לחברה יתרון תחרותי, הם אפילו פחות מ- 1-5% בחברות מובילות. את התהליכים שנותרו, מבלי לפגוע בארגון, ניתן (וצריך להחליף) בתהליכים סטנדרטיים מתצורת המערכת הבסיסית.
למעשה, התצורה הבסיסית היא החוויה הכללית של החברות המוצלחות ביותר בענף. המעבר לתהליכים עסקיים סטנדרטיים מוביל להפחתת עלויות העסקה ולעלייה ביעילות העסקית הכוללת. ניהול מסמכים אלקטרוניים יהיה קל ונוח. זה ישלם במלואו עבור המאמץ החד פעמי לשינוי ארגוני, התאמת רגולציה והדרכת עובדים. במהלך האימונים, יש צורך להסביר למשתמשים בסבלנות ובעקביות מהי EDI, כיצד היא תשנה את חייהם ואת חיי העסק כולו לטובה.
EDI בין ארגונים. מערכות אקולוגיות של זרימת עבודה
מערכות EDI (Electronic Data Exchange) הופיעו במערב בשנות ה -70 של המאה ה- XX.
הם ביצעו מחזור מסמכים אלקטרוני בין ארגונים, אפשרו לארגונים לבצע ולקבל הזמנות בשוק, לארגן משלוח מוצרים מיוצרים ללקוח, ולהפיק מסמכים לוגיסטיים וכלכליים מתאימים בצורה אלקטרונית.
במידת הצורך, נערכו מסמכי נייר בסוף החודש או הרבעון, היווצרותם, מסירתם, קבלתם, מסירתם חזרה לא האטה את תהליך המסחר והייצור. במקביל, נוצר תקן חילופי נתונים של EDI, ששרד עד ליישום ה- XML.
החיבור למערכת ניהול מסמכים אלקטרונית EDI האיצה מאוד את פעילות המסחר והייצור של ארגונים.
EDI עם הממשלה
מקורו גם במערב. נושאי הפעילות הפיננסית והכלכלית הצליחו להגיש הצהרת הכנסה בצורה אלקטרונית בסוף המאה הקודמת. במאה העשרים זכו השחקנים הרוסים להזדמנות זו. בשנים האחרונות הגשת המידע לפיקוח המס, קרן הפנסיה (קרן הפנסיה), בדיקת עבודה בצורה אלקטרונית הפכה לחובה, תחילה לגדול, אחר כך למדיום, ובשלבים האחרונים - עבור ארגונים וארגונים קטנים.
על חברות להתקשר הסכם עם ה- FIU בנושא ניהול מסמכים אלקטרוניים. אזרחים קיבלו גם את ההזדמנות לתרגם את התקשורת שלהם עם משרד המס בפורמט אלקטרוני. בכל שנה הפופולריות של שירותים כאלה גדלה בקרב האוכלוסייה.
אלמנטים של מערכות EDI חיצוניות
לקוח - ארגון או אדם המשתתף ב- EDI ובעל חתימה אלקטרונית. מפעילת EDI מספקת ללקוחותיה פלטפורמה להחלפת מסמכים.
חתימה אלקטרונית (ES) - מערך נתונים שנוצר במיוחד ומאפשר לזהות באופן ייחודי את המשתתף EDI. ערכה זו מצורפת למסמך אלקטרוני ומאשרת את האותנטיות שלה.
חתימה אלקטרונית היא מידע בצורה אלקטרונית המצורפת למידע אחר בצורה אלקטרונית (מידע חתום) או קשורה בדרך אחרת למידע כזה ומשמשת לקביעת חתימת המידע. (החוק הפדרלי מיום 6 באפריל, 2011 מס '63-פ"ז "על חתימה אלקטרונית ")
שלוש שיעורים של חתימה אלקטרונית מתקבלות בפדרציה הרוסית. הם נבדלים זה מזה ברמת ההגנה והתכלית.
- חתימה פשוטה - מאשר כי המסמך נשלח על ידי אדם ספציפי - בעל חתימה זו. הוא משמש לאישור זהות שולח הדואר האלקטרוני לכתובת מוסדות רשמיים ברמות שונות או בעלי תפקידים ספציפיים.
- חתימה לא מוסמכת משופרת - מאשרת הן את שליחת המסמך האלקטרוני על ידי אדם ספציפי והן את העובדה שלא בוצעו שינויים במסמך מרגע חתימתו. הוא משמש בעת אישור מסמכים שעבורם הדפסה אינה אופציונלית. חתימה זו מופקת באמצעות כלי הצפנה, אישורים שהונפקו על ידי רשות אישורים לא מוסמכת מותר.
- חתימה אלקטרונית משופרת (CEP) - מופק באמצעות תוכנת הצפנה המאושרת על ידי ה- FSB. CEP משתמש בתעודה של רשות הסמכה מוסמכת הפועלת כערובה לאותנטיות של החתימה. ל- ED שנחתם על ידי CEP יש זכויות שוות למסמך על נייר המאושר בחתימה אישית. מחאת CEP אפשרית רק בצו בית משפט. CEP משמש לאינטראקציה בין סוכנויות ממשלתיות המשתמשות במערכות מידע ממלכתיות
רשות אישורים (CA) - ארגון ממלכתי או ציבורי המנפיק חתימות אלקטרוניות (תעודות).
המוניטין של ה- CA מתקבל על ידי כל הצדדים המעורבים בהפצת מסמכים אלקטרוניים. ה- CA מנפיק תעודות לארגונים ואנשים פרטיים - משתתפים במחזור. במהלך עסקאות, ה- CA מאשר את האותנטיות של חתימה אלקטרונית מסוימת.
מרכז ההסמכה המוסמך נמצא בקשר חוזי עם השורש CA ונדרש לעמוד בכל דרישות החקיקה במדינת המיקום.
מפעיל EDI - ארגון מסחרי המספק למשתתפים פלטפורמה טכנולוגית ליישום EDI ההפרשה מתבצעת על בסיס מסחרי עם כריתת חוזה. המפעיל EDI כפוף להסמכת חובה בגופי מדינה
פלטפורמת סחר אלקטרונית (ETP) היא קומפלקס של ערוצי תקשורת, תוכנה וחומרה, המיועדים לארגן סחר בין ארגונים מסחריים וממלכתיים, כמו גם אנשים פרטיים.
פלטפורמת המסחר האלקטרונית מאחדת מוכרים וקונים של מוצרים ושירותים שונים בסביבת מידע יחידה ומספקת להם מספר שירותים קשורים. משאבים רבים של הרשת העולמית מציעים שירותים להפגיש בין ספקים וצרכנים, עוזרים להם לסכם עסקה ולפעול במידה פחות או יותר כערבה לעסקה כזו.
כדי למזער את העלויות שלהם, קונים יכולים לארגן הצעות אלקטרוניות בצורה של מכירה פומבית ישירה והפוכה, רכש תחרותי, בקשות להצעות מחיר והצעות, מיטוב עלויות.המוכרים מקבלים גישה קלה, מהירה ונוחה לשוק ופלטפורמה נוחה לקידום מוצריהם.
- תעודת תעודת זהות למתן צו מדינה היא תעודת סל שנבחרה על ידי משרד ה- RF לפיתוח כלכלי ו- FAS למכרזים פתוחים בצורה אלקטרונית.
- תעודת סל למכירת נכסי חייבים (פושט רגל). הם הפכו לכל האתרים האלקטרוניים שמבצעים רכש ציבורי.
- ETP עבור ביצוע הזמנות תחת 223-.
- ETP ללקוחות מסחריים - ארגונים מסחריים מציעים כאן על פי כללים גמישים יותר.
- תעודות ETP מסחריות שנוצרו עבור תאגיד ספציפי. לדוגמא: אתר Gazprom למכירת מוצרי נפט.
- פלטפורמות מסחר אלקטרוניות רב-תחומיות מסחריות עם מערך מוצרים ושירותים אוניברסלי.
תעודות ETP כמו Aliexpress ו- E-bay ידועות באופן נרחב.
עבורם זכויות הצרכן מוגנות הן על ידי כללי הפלטפורמות והן על ידי מערכת הדירוג - כל קונה מעריך את המוכר.
שירותי ממשלה
אתר השירותים הממלכתיים משלב את פורטלי האינטרנט של סוכנויות ממשלתיות ושירותים רבים בפורטל מאוחד. זה נוצר בפיתוח התפיסה הממלכתית של "חלון יחיד" במטרה לפשט את התקשורת עם רשויות המדינה לאזרחים. לאחר שנכנס לחשבון פעם אחת באמצעות חתימה אלקטרונית מוסמכת, אזרח הפדרציה הרוסית יכול לקבל מידע אודותיו:
- הנכס.
- מיסים.
- חינוך.
- הטבות פנסיה.
- להובלה.
- למסמכים.
ועוד הרבה נקודות חשובות.
ניתן לבדוק ולשלם מיסים, קנסות ודמי ממשלה. לאזרח יש גם הזדמנות לבקש הנפקה של כל מסמך, תעודה, דרכון, ויזה, תעודה וכו 'רשמיים, לשם כך הוא אינו צריך להגיע למוסד עצמו, ואפילו לא למרכז הרב-תכליתי - הבקשה מוגשת באופן אלקטרוני, באותה טופס מסופקים עותקים של מסמכים נחוצים.
לאחר הכנת המסמך המבוקש, מספיק ביקור אחד ב- MFC, שם יאומת המסמכים, תיעוד של פרמטרים ביומטריים (במידת הצורך) והנפקת המסמך הנדרש. ניהול מסמכים אלקטרוניים מסוג זה חוסך זמן רב הן לאזרחים והן לעובדי המוסדות - הם אינם צריכים לבזבז זמן על קבלת פנים ראשונית של אזרחים ומסמכים, ולתוספות ותיקונים אישיים הם גם אינם זקוקים לנוכחות אישית.
מערכת ניהול המסמכים האלקטרונית של ממשלת מוסקבה
בבירה נוצרה מערכת MosEDO והיא פועלת בהצלחה מאז 2011. מחזור מסמכים אלקטרוניים בעזרתו מתבצע בינם לבין עצמם על ידי גופים ממשלתיים, שירותים, ארגונים מסחריים וציבוריים. המערכת מבוססת היטב ונהנית מהכרה ראויה היטב בקרב מוסקוביטים.
המערכת מיושמת ומתוחזקת על ידי OJSC האלקטרונית במוסקבה ומאחדת יותר מ- 78,000 משתמשים מ -3,000 ארגונים. זרימת עבודה משרדית, ארגונית וניהולית וניהולית של ממשלת מוסקבה מועברת במלואה למערכת MosEDO. מחזור המסמכים האלקטרוני של ממשלת העיר הגדולה ביותר הוא הוכחה מצוינת לסיכויים והכדאיות של מערכות EDI בגופי ממשל.
עם התפתחות הטכנולוגיה, ניהול המסמכים האלקטרוניים יחליף את המסורתי בשנים הבאות. הסיבות העיקריות לטובת EDI הן אלה שהיא מספקת:
- מהירות.
- עלות נמוכה.
- נוחות לכל המשתתפים.
- אבטחה גבוהה.
- בקרה אפקטיבית.
כבר כיום, מרבית הרכש במדינה מתבצע באמצעות EDI. תיעוד מסורתי נערך לאחר עסקאות שהושלמו. בקרוב יונפקו מסמכי נייר רק במקרים החשובים ביותר, החריגים, והשאלה "מהי EDI?" סוף סוף מאבדים מהרלוונטיות שלו.