מהי המינוף של עניינים ולמה היא מיועדת? פקידות

איך לסדר את הדברים בתיקיות? מדוע נדרשת ננומטריון ולמה המקובל להתייחס למונח זה? כיצד לאחסן קבצים, תיקיות וכיצד ניתן לארגן תיעוד בארגון? נכון לעכשיו, עבודות משרדיות הן מכלול משימות הדורש גישה שיטתית ודיוק מירבי. על מה הנושא של הנושאים הרלוונטיים ולמה היא מיועדת, צריך לדעת לא רק את העובדים האחראים לזרימת העבודה בתוך החברה, אלא גם את כל אנשי ההנהלה המעוניינים לשמור על השליטה בתהליכי העבודה של הארגון.

המינוח הכללי

בהתחשב במינוח המקרים, ראשית יש לציין כי מונח זה משמש לציון שיטת שיטתיות כזו, הכרוכה בהקמת רשימת מקרים שהוקמה בתוך המיזם והמוסד. לכל אחת מהן נקבעות בבירור תקופות אחסון תוך התמקדות בכללים שנכנסים לתוקף על ידי החוקים הקיימים במדינתנו.

תיאוריה וחיי היומיום

מהי המינוח של המקרים ביישום מעשי? זו תכנית הפצה כזו שעוזרת לקבץ תיעוד מבוצע, ובכך ליצור מקרים. לשם כך, החברה אישרה את התוכנית, סיווג, ואז החלה בפועל. מדד אינדקס מוצג גם למקרים, מסמכים. עליך לציין את משך האחסון ולקבוע את העיצוב של אינדקס הכרטיס, המשמש כחומר עזר ומשמש לחיפוש תיעוד ממספר הלא-מילוי. כאשר עונים על השאלה מהי המינוח של המקרים, יש לציין כי המונח משמש לייעוד מסמך חשבונאי שכזה, המסדיר את עבודת המחלקות האחראיות על עבודות פקידותיות, ארכיונים. הננומטריון מפרש בבירור את כל אותם המקרים, משך האחסון הוא תוך עשור, כלומר אלה השייכים למספר תיעוד האחסון הזמני.

מדוע זה נחוץ?

מי צריך לדעת מה המינוח של המקרים, איך ליישם אותה לפועל? ראשית, מדובר באנשים האחראים על ארגון זרימת העבודה במפעל, כמו גם ראש המוסד, ישות משפטית. המינוח עוזר למצוא במהירות את המסמך הדרוש אם המין או התוכן ידוע. איכות ההיווצרות, ביצוע קידומת המקרים קובעת באיזו מהירות ניתן יהיה לעבוד עם תיעוד בין כותלי המוסד. נכון לעכשיו, העובדה שזמינות המינויים נקבעת כמחייבת עבור כל גורם משפטי, בין אם זה מוסד או ארגון, מיזם.

ברמה הממלכתית אומץ שירות המכס האחיד על המדינה - זו מערכת כזו המתווה את הכללים לשמירה על תיעוד. בנספחים אליו תוכלו למצוא את הדגימה הרלוונטית כרגע של שמות המקרים. בנוסף, מקור מידע שיטתי ממלכתי אחד כזה אסף את כל ההוראות שצריכות להיות מונחות על ידי פיתוח ויישום של שמות המקרים למשך שנה במוסד או מפעל.

תכונות שאלה

נכון לעכשיו, בעבודה משרדית, nomenclature הוא מושג מורכב הכולל מספר סוגים וקבוצות של תיעוד. נהוג לדבר על nomenclature טיפוסי, משוער, ספציפי.אנשים בדרך כלל מוצגים ברמה של המוסד בכללותו ויחידה מבנית נפרדת.

שמות הנוגעים למופת נקראים לשלב תיעוד הדומה באופיו ובהרכבו. המודל מסדיר גם את מערכת האינדקס הספציפית, המשמשת בסוכנות מסוימת. יש צורך להחיל רשימה כזו של שמות תיקים. אך זה המשוער הוא מייעץ, למרות שבמקרה הכללי סביר ונוח לדבוק בו, מכיוון שהוא מסייע לייעל את כל היקף הניירות הרשמיים המצטברים בחברה.

המערכת כבסיס להזמנה

כל מיזם מודרני צריך לבצע שיטתיות של התיעוד הנוכחי, והנוטולוגיה היא המייצגת מדריך סיווג כזה שיכול לפתור את בעיות הארגון. זהו מסמך בו מסומנים שורה אחר שורה את שמות כל פרשיות העסק שניתן להתחיל. יחד עם זאת, ברור מאוית כמה זמן צריך לאחסן את הנייר. על אישור המנהל של חשבונאות, שירותי כוח אדם, המפעל בכללותו.

המטרות העיקריות של הצגת הנושא

עבודה רשמית כזו מפשטת את שיטת העבודה של זרימת העבודה הפנימית. למעשה, זוהי תוכנית כזו, המבהירה בבירור באילו אלגוריתמים יש להשתמש כדי להפיץ מסמכים מבוצעים, ובאילו עניינים יש להציב אותם. זה מהווה את מערכת הארכיון של הארגון ומקל על התמצאות בין משאבי הנייר שנצברו.

יחד עם זאת, המינוח של ענייני כוח אדם, הנהלת חשבונות, כמו גם הכללי של הארגון, מכיל הגדרה ברורה של פרקי זמן ביחס לקטגוריות שונות של תיעוד. המערכת המובנית מפרטת בדיוק כמה זמן לאחסן מסמכים מסודרים במקרה ספציפי. בעת יצירת תיק באמצעות מסמכים שהוצאו להורג, עליך להניח מייד כמה זמן אורך חיי המדף יהיה. שלב זה נקרא הבדיקה הראשונית, המאפשרת לזהות את ערך התיעוד.

אינדקס, מערכת ומידע בסיסי

שמות המקרים מצהירים באופן רשמי על ידי איזו מערכת יש צורך לאינדקס תיקים. מידע זה רלוונטי לרישום, מכיוון שהמדד שהוקם על ידי המינוח הנו חלק ממספר הרישום המוקצה לכל מסמך נפרד בארגון. המינוח הנו התייחסות אינפורמטיבית המאפשרת לנתח במהירות את התכונות המבניות של ישות משפטית מסוימת.

תיעוד משמש כשצריך ליצור רשימת תיקים. זה רלוונטי לאחסון ניירות ערך, שעל פי חוק יש להם תאריך יעד של יותר מעשור, כולל אחסון קבוע. זה הופך את שמות המקרים למסמך החשבונאי הראשי המשמש במחלקות האחראיות על עבודות פקידותיות במפעל.

הנהלת חשבונות ופיתוח נוסף

לעתים קרובות, שמות המקרים הם המסמך הנוח ביותר שבאמצעותו מיושמת מערכת הנהלת החשבונות בארגון, המאפשרת לשלוט על פרשיות זמניות, כלומר מיועדות לאחסון במשך עשור.

מטרה חשובה נוספת של שמות המקרים היא תחולתה ביצירת קובץ כרטיס עזר, הכרחי לשמירה על מידע רלוונטי על התיעוד שבוצע. מערכת הסיווג המשמשת בהקמת הננומקלטורה הופכת לבסיס ליצירת ארון קבצים המספק מידע התייחסות אודות זרימת המסמך בתוך הארגון.

איך זה נראה?

שמות של מקרים לדוגמא עשויים להיראות כך.

בעת הכנת התיעוד, יש צורך לציין את שמות המפעל שלך, מחלקות שעבורן הזנת המינוח וכן את התאריכים הנוכחיים.

זה חשוב!

לפעמים נדמה ליזם שזרימת עבודה קטנה יחסית, הכנסת ננומטוריה היא רק בלגן, "ניירת" מופרזת שלא תביא תועלת אמיתית. גישה זו לשאלה אינה נכונה מבחינה קטגורית. יש להציג את הנכון, המתאים, תוך התחשבות במינוף הארגון הספציפי בכל חברה מודרנית. בעת פיתוח מסמך, יש לוודא שהוא מכסה את כל היקף זרימת העבודה של הארגון, כולל שלבי היצירה. זה הכרחי כי כל המגזרים בפעילות החברה, תהליכים ופעילותה ישתקפו בבריטניה.

אתה יכול לקרוא את הדרישות המקובלות להכנה של מסמך נורמטיבי כזה במעשים משפטיים שאומצו ברמה המדינה. לכך מוקדשים כללי העבודה שהוצגו בארכיוני חברות, הוראות סטנדרטיות הנוגעות להפצת מסמכים של ארגונים. בשנת 1988 פותחה מערכת ממלכתית לתמיכה בתיעוד, הרלוונטית עד היום. מסמכים שאומצו באופן קבוע ברמת המדינה מסתיימים תוך התחשבות במציאות של ימינו, כולל השימוש במחשבים אלקטרוניים, בעוד התיאוריות הבסיסיות של שיטתיות ומיון נותרות זהות.

טפסי פריט

בגרסה הקלאסית מסמך זה מורכב כשולחן. אינדקסים, סיווגים הופכים לבסיס לתהליכי הרישום של תיעוד שנוצר בתוך הארגון, עוברים ממנו לנמענים חיצוניים ומתקבלים לעיבוד ממקורות חיצוניים. שמות מנוסחים היטב הם כלי נוח ליצירת מסווגים אחרים המלווים בהכרח את תהליך העבודה המשרדית של כל חברה מודרנית. לכן, סקירה ראשונית של התיעוד מחייבת לעתים קרובות סיווג של סוגיות, תחומים לדיון. כמו כן, מסווגים מיוחדים נדרשים לתיעוד המבוצע. כאשר מציגים מערכת אלקטרונית, יש צורך לפתח נווטים, ייצוגים המשקפים יחידות ומבני מבנים שונים. בנוסף, על סמך המינוח של המקרים, אתה יכול לפתח מערכת המאפשרת לך לארגן את התיעוד בכפוף לשליטה מיוחדת, כמו גם סוגים אחרים.

המינוח שייך לקטגוריית תיעוד התכנון. בו תוכלו למצוא את כותרות המקרים המוצעים לתכנון, הנהלת חשבונות בכיווני פעילות שונים, פעילות כלכלית של המיזם. הפונקציות שהוקצו לחברה ניכרות מהנוף. המסמך מוכן לשנה הבאה, ולכן יש צורך להניח בו לא רק את היכולות והצרכים הזמינים של זרימת העבודה, אלא גם את אלה שמתוכננים בעתיד הקרוב. רצוי כי בעת עריכת המינוח ניתן יהיה לחזות בצורה מדויקת למדי את צרכי מערכת ניהול המסמכים בחברה במשך חמש השנים הבאות, אם כי זה לא תמיד בר ביצוע בתנאים הכלכליים הקשים הקיימים כיום, אשר מכריחים ארגונים להסתגל.

מציאות ותכנית

ביישום מעשי, לרוב נחשב שמות המקרים כתיעוד חשבונאי, אשר נובע מנוכחות מספר, אינדקס לכל כותרת המופיעה. התיעוד הסופי של הננומקלטור המסכם את תוצאות השנה מאפשר לנו להסיק על מספר התיקים והקטגוריות שהוגשו במהלך התקופה האחרונה. אתה יכול גם לחשב, מבלי לעשות מאמצים מיוחדים וללא בזבוז זמן לשווא, את מספר המקרים, הכרכים שהונהגו במהלך העבר. זה נותן תיאור כמותי של הקרן התיעודית, מערכת זרימת העבודה. הצורך בניתוח כזה מתעורר הן במסגרת יחידה מבנית נפרדת והן של הארגון בכללותו.

ניתן להשתמש במומחיות הפועלות כרישומי חשבונאות כאשר קבצים מועברים לארכיון.זה נכון בעיקר לאלה המיועדים לאחסון זמני - לא יותר מעשור. הננומטוריה מספקת גם בסיס נוח להיווצרות מלאי, הכולל מקרים המיועדים לאחסון באופן שוטף או זמני, אם התקופה עולה על עשור. הנוזל-קל הנוח כאשר נוצר מלאי של מקרים המכילים תיעוד על עובדי החברה, כמו גם פעולות לתיקון הרס המסמכים, הקצאת ניירות שאינם זקוקים או שאינם ניתנים לאחסון.

הספציפיות של סוגים מסוימים של ארגונים

אמצעי חובה יהיה עריכת מונומטר לכל מוסד ממלכתי. מסמך זה חייב להיות קיים בישויות משפטיות טריטוריאליות עירוניות. נוהל חובה כזה נובע מהעברת העברת תיעוד שנוצר בארגונים, מוסדות לאחסון בארכיוני העירייה או ברמה הפדרלית.

אם אנו מדברים על ארגון פרטי, אז גם הקמת הננומקלציה נחוצה, אך הדרישות החלות עליו הרבה פחות מחמירות. מצד אחד, המסמך הוא גם רב תכליתי - זה לא תלוי בהשתתפות המדינה בחברה. מומלץ לפתח nomenclature בכל פעם שרק נוצרת ישות משפטית. במהלך ההשתלטות, מיזוג, יש צורך ליצור מחדש מערכת כזו לסיווג זרימת מסמכים, אם במקביל נוצרת ישות משפטית חדשה. על פי הכללים, פיתוח הננומטוריה הוא משימה עדיפות ביותר, ויש לעבוד עליה עוד לפני גיבוש ההוראה המתארת ​​את כללי זרימת העבודה.