יש לטפל בניירות ערך בזהירות, מכיוון שקלקול גורם להרבה השלכות שליליות. ייקח זמן להתאושש. כדי למנוע זאת, יש להבטיח אחסון נכון של מסמכים בבית. אתה יכול להשתמש בשיטות שונות לשם כך.
תכונות אחסון
לארגון אחסון המסמכים בבית יש מאפיינים משלו. יש לקחת בחשבון את הבטיחות. יש להסתיר ניירות מהעין ולהגן מפני נזק. אם ילדים גרים בבית, יש להציב מסמכים כך שלא יהיו נגישים אליהם. אתה יכול לבחור כספות לבית, כמו גם מזנון, מדפים עליונים של הארון.
שימו לב כי שולחן העבודה אינו מקום בטוח. קפה מפונק בגלל קפה או טיוטה שנשפכו בטעות. אבל אם הם מונחים בתיבות עם מפתח או תחתון סודי, אז זה יגן מפני נזק.
היכן לאחסן מסמכים בבית? ישנן אפשרויות רבות, אך יש לזכור כי המקום חייב להיות נגיש לבעלים. לעתים קרובות ישנם מצבים בהם אתה צריך לקבל בדחיפות מסמכים. במצב חירום, כל שנייה סופרת. כעת ישנם אלמנטים פנים פונקציונליים לכך, כולל מקומות מסתור מיוחדים. הם מדפים עם מגירות, ספרים, כספות, שקעים, חיקויים.
מיון מסמכים
ניתן לחלק את הניירות לפי הקריטריונים הבאים:
- לדירה. יהיו מאוחסנות קבלות על מים, גז, חשמל.
- תקשורת סעיף זה יכיל חוזים וקבלות בטלפון, בטלוויזיה ובאינטרנט.
- הלוואות זה כולל חוזים ושיקים.
- שירותים חברתיים. אם משתמשים בשירותיהם של ארגונים אלה, יש להכניס מסמכים מהם בנפרד.
- עותקים. רצוי להכין עותקים של מסמכים בסכום של 5 יח '. עדיף אפילו לסרוק אותם.
- מסמכים אישיים. זה כולל דרכונים, תעודות.
- רפואה. יש צורך לערום בנפרד את הניירות הקשורים לבריאות.
- תמונות יש להניח אותם במעטפה.
- הוראות ואחריות. במידת הצורך, תמיד תוכלו למצוא את הנייר הנכון;
- מסמכים בשימוש נדיר.
בדרך כלל כריכה קשה של מסמכים בפורמט קטן. אם משתמשים בהם לעתים קרובות, למשל, דרכונים, אישורים, עליך לאחסן אותם בתיקיה קטנה עם מפרידים.
אפשרויות אחסון לתיעוד
אם ישנם ניירות ערך רבים נשאלת השאלה איך לאחסן מסמכים בבית? רעיונות יכולים להיות שונים, העיקר שהכל ישמור על הסדר. אחרת, הרבה זמן יוקדיש לחיפוש.
לאחסון משתמשים בכספות, בתיקיות, בארונות. יש להניח בהם ניירות לפי הקריטריונים הדרושים: מטרה, תאריך או סוג. כך שיהיה הרבה יותר קל למצוא את הנייר הדרוש.
תיקיות
תיקיה לאחסון מסמכים בבית נחשבת לבחירה מצוינת. זה יתאים לקבצים רבים עם ניירות. רוב המוצרים הללו הם בפורמט A4, כך שהם נהדרים לאחסון תעודות, תעודות, חוזים.
לנוחיותכם תוכלו לסמן מסמכים עם כתובות, למשל “עבודה”, “בנק”, “דיור”. כך שיהיה הרבה יותר קל למצוא את המסמך הדרוש. אתה יכול לצרף רשימה של כל התוכן לקובץ הראשון. רצוי לדבוק צ'קים וקבלות על גיליונות A4. עדיף לתקן פינה כדי לא לקלקל את המסמך.
מזוודה
ניתן לאחסן מסמכים בבית באמצעות תיק עבודות מיוחד. בדרך כלל יש לה ענפים רבים. ניתן לקנות את הפריט בחנות המכתבים.מכשירים אלה מגיעים בעיצובים שונים, כולל קלאסיים כמו גם מקוריים. בחירה נכונה תהיה קלה.
תיק לאחסון מסמכים בבית עשוי להכיל מסמכים שונים. החיסרון הוא חוסר האפשרות של הפיכת דפים וצפייה חופשית. לכן, מטעמי נוחות רצוי ליצור רישומים ופתקים.
אלבומי תמונות
אחסון של מסמכים בבית אפשרי במכשירים אלה. עליהם להיות בעלי יריעות מגנטיות. לדוגמה, ניתן להציב בהם קבלות על תשלום לצורך תיקון איזה דבק אינו נדרש. על כל עלה יהיה מקום לרישומים, וזה מאוד נוח.
מעטפות
כיסי נייר נהדרים לאחסון תיעוד שצריך לארכוב. לעתים נדירות יש צורך בעיתונים כאלה, אך מוקדם מדי או שלא לזרוק אותם. לאחר הסימון תוכלו להכניס אותו לקופסה או על מדף.
אתה יכול להכין מעטפות בעצמך. משמשים לנייר חזק, דבק ואביזרים נלווים לכך. זה יתברר מעשי אם תשתמש בדמיון שלך ותעשה את העבודה ביעילות. עם מעטפה זו אל תדאגו לשלמות הנייר.
תיבות
הם משמשים לאחסון דברים רבים, ומסמכים אינם יוצאים מהכלל. אתה יכול למקם בהם הרבה ניירות, אתה רק צריך לפרוש אותם נכון כדי למצוא משהו שאתה צריך בכל עת. רצוי למיין אותם לתיקיות תחילה.
כדי לשמור דרכונים, תעודות ותעודות אחרות שאינן סטנדרטיות בכריכות קשיחות, עדיף להשתמש במעטפה עבה לשם כך. כעת מוצעים אביזרים רבים אחרים למכירה, שרבים מהם אפילו נעולים. ארגז לאחסון מסמכים בבית נחשב גם הוא לדבר נוח, מכיוון שהוא מגן על ניירות מפני גישה חופשית.
כספות
כספות ביתיות נחשבות למכשירים האמינים ביותר. שם תוכלו להציב ספרי עבודה, כסף, בולים. בחלק מהעיצובים ישנם מספר תאים, אשר יאפשרו לכם להציב ערכים רבים.
בעת רכישת מכשיר זה, יש לקחת בחשבון את הדברים הבאים:
- נפח, נוכחות מדפים, קופה רושמת.
- גדלים, משקל.
- נוף לטירה.
ישנן כספות עם מנעולי אלקטרוני או מפתחות, כך שמירת מסמכים בבית תהיה בטוחה. יש להזין את הקוד באופן עצמאי. העלות לכספות שנפתחות עם מפתח מעט פחות. אם להרבה אנשים תהיה גישה למכשיר, עליך לבחור עם המקשים.
לכספות מספר מדפים הניתנים לתיקון בגבהים שונים לאחסון קל של תיקיות. בחלק מהאביזרים יש תאים פנימיים לאוטמים. עליך לבחור התקנים עם אישורים, מכיוון שהדבר מאשר את התאמתם לאיכות.
הסוגים הבאים של כספות זמינים:
- לביש. יכול לשמש לבית, כמו גם לארגונים שונים.
- קומפקטי. משמש לאחסון טפסים, חותמות, חותמות, מפתחות, חפצי ערך.
- עמיד באש. הם משמשים למסמכים סודיים, הם נחשבים לבטוחים ביותר, מכיוון שהם מגנים על כל התוכן.
- יכולת. הם משמשים בחברות גדולות בהן עובדים אנשים רבים.
לפני השחרור, הכספות נבדקות על חוזק. בדרך כלל הם עשויים מחומרים שלהם, אשר יגנו על הנייר מפני לחץ מכני. מחיר המכשיר תלוי במאפיינים הטכניים וברמת ההגנה.
משך האחסון
ישנם מסמכים שיש לאחסן לאורך כל החיים. ואת חלקם אפשר לזרוק לאחר מספר חודשים. יש לאחסן ניירות לרכישת נדל"ן, הובלה ורכישות אחרות במשך כל תקופת הבעלות. יש להשאיר קבלות רכישה למשך שנה. ערבויות נשמרות כל עוד תקופת תוקפן תקפה.
יש לשמור על בדיקות לגבי תשלום עבור שירותי עורכי דין, רופאים, מורים למשך 3 שנים. אז אתה יכול ליצור עותקים מהם ולחסל את המקור. במקרה של התדיינות משפטית, הנייר עשוי להועיל. יש צורך לקיים הסכמים על שירותים ציבוריים, באינטרנט, בטלוויזיה.התקבולים על שטרות שירות נשמרים למשך 3-5 שנים.
רשומות רפואיות ידידותיות למשפחה חייבות להיות נגישות. יש לשמור צ'קים ממרפאות פרטיות למשך שנתיים לפחות. יתכן שהם יידרשו בתביעות משפטיות ובביטוח. יש למקם את כל המסמכים במקומות בטוחים, למיין מעת לעת ולבטל את כל המיותר. רק אז הכל יהיה בסדר עם ניירות הערך.
המלצות
לכל מיקום אחסון מסמכים יש את היתרונות והחסרונות שלו. כדי להבטיח שכל המסמכים תקינים, יש לקחת בחשבון את הכללים הבאים:
- כדי לא לקלקל את המסמכים, יש לאחסן אותם הרחק מהמים והשמש.
- רצוי ליצור תיקיה עם צילומי ניירות ערך ולהעביר אותה לקרובי משפחה או לאנשים אמינים אחרים. כמו כן יש להשאיר מסמכים בצורה אלקטרונית בכונן הבזק. זה יאפשר לך לשחזר במהירות את המקור למקרה של נזק.
- אין צורך לאחסן כרטיס אשפוז בבית, מכיוון שזה נחשב להפרה של החוק של הפדרציה הרוסית. היא מוכרת כמסמך משפטי, היא נותרה במרשם בית החולים.
- מכיוון שהצ'קים דוהים עם הזמן, מומלץ לצלם אותם לרכישות גדולות.
- לא רצוי להחזיק בבית פרסומות, עיתונים, כרטיסי ביקור מיותרים. יש למיין ניירות מייד ולהניח במקומות בטוחים.
- על מנת שהתיעוד יהיה תקין, יש צורך לבקר אותם מדי שנה. יש למחוק את כל המיותר, ולהניח את השאר לאחסון נוסף.
אתה יכול לאחסן מסמכים בבית בדרכים רבות. מבין כל הזמינים, בהחלט ניתן יהיה לבחור את המתאים ביותר. חשוב לזכור לא רק על אבטחה, אלא גם על זמינות ניירות הערך. אם אתה מציב אותם נכון, תמיד יהיה לך המסמך הנכון.