מחלקת בקרה וביקורת: מבנה, פונקציות, משימות עיקריות

אילו משימות מבצע מחלקת הביקורת? במה צריך המבנה שלה להיות תלוי? אילו פונקציות הוא לוקח על עצמו? מי אחראי לפעילותה? מה מטרת מחלקת הביקורת?

מידע כללי

האם לעיתים קרובות יש לחברה אי התאמה בין יתרות ריאליות לנתוני תוכנית חשבונאית? זרימה אטומה של תיעוד תנועת מוצרים? במהלך המלאי נרשמים במחסנים ללא הפסקה? חוסר סחורה במחסנים, מה צריך להיות שם, לקוחות מעצבנים? ובכן, במקרה זה, מחלקת הבקרה והביקורת פשוט הכרחית. מה הוא עושה? משימות ה- KRO כוללות מעקב אחר יישום המשימות, פיקוח על השימוש הרציונאלי במשאבים כספיים, שמירה על נכסים מהותיים, ניהול תקין של הנהלת חשבונות והתאמת המצב האמיתי לסטנדרטים וכללי הארגון. ביקורת מאפשרת לך להימנע מתוצאות שליליות בפעילות כלכלית.

מה המבנה שלהם?

ההרכב, כמו גם גודל הצוות, מאושרים על ידי מנהל הארגון, בהתאם לתכונות הקיימות והתנאים שהוצגו. בראשו עומד ראש מחלקת הבקרה והביקורת. מנהל אבטחה רשאי לפעול בתפקידו (או להיות יועץ). בנוסף, עשויים להיות מעורבים מומחים פרטניים או יחידות מבניות ספציפיות. לדוגמא - הנהלת חשבונות, משאבי אנוש או ביטחון. לאחר הקמת המחלקה, ראש מחלק את החובות ביניהם ומאשר את תיאורי התפקיד שלהם. מבנה ברור של מחלקת הבקרה והביקורת מוקם תוך חלוקה מדויקת של תחומי האחריות.

אילו פונקציות הוא מבצע?

כל המבנים הנוצרים בתוך הארגון מבצעים משימות מסוימות. מחלקת הבקרה והביקורת אינה יוצאת דופן. הפונקציות שהוא מבצע הן:

1. פיתוח ויישום תוכניות לביקורת הפעילות העסקית של חטיבות, איכות הנהלת חשבונות וסוגיות פיננסיות מסוימות.
2. פיקוח על התכנון, הקבלה והשימוש במזומן. בקרה פיננסית כללית כללית, כמו גם נוהל תמחור שווי המוצרים והשירותים.
3. במסגרת הסמכות המוסכמת, יש לנקוט באמצעים בכדי למנוע את הליקויים וההפרות המדווחים.
4. פיקוח על ביצוע האמצעים המומלצים על ידי הביקורת.
5. עריכת מעשים, אישורים, ובמידת הצורך, תגובה מבצעית למיגור סוגיות בעייתיות.
6. בחינת חילוקי דעות המתעוררים בין מחלקות, מוסדות, ארגונים שונים וכן רשויות רגולטוריות לא מחלקתיות.
7. סיוע ארגוני ומתודולוגי למחלקה ולצוות במהלך פעילותם הפיננסית והכלכלית.

זכויות

באיזה תחום יכול ביקורת לעבוד? ל- KRO ניתנות הזכויות הבאות:

1. עבודה עם שאלות הנוגעות לתחום הכשירות של המחלקה.
2. ספק המלצות ליחידות מבניות בהן מזוהים הפרות.
3. להציע הצעות לנציגים שונים ברמה הניהולית, שמטרתן לשפר את התהליכים השוטפים.
4. עתירה לעידוד עובדים מכובדים בענף, כמו גם להענשת מפרי משמעת תעשייתית.
5. קבל מהמחלקות את המסמכים הדרושים ליישום מלא של פונקציות ה- CRO.

אחריות

אם תרצה, ניתן לתאר את ההיבט הזה בפרטי פרטים. לכן כדאי להזכיר את ניתוח המימון הארגוני, הקצאת הכספים, השימוש בהם ועוד ועוד. אבל - תמציתיות היא אחות הכישרון. וכל האחריות יכולה להיות בכושר בשתי נקודות:

1. מוצדק ואובייקטיבי ליידע את כל עובדות ההפרות שהתרחשו. במקרה זה, יש להצביע על המסמכים שעל פיהם יש בעיות, את כמות הנזק שנגרם, ובמידת הצורך, את האחראי.
2. עקוב אחר ההוראות והוראות ההנהלה של מחלקת הבקרה והביקורת בהתאם לאחריות המחולקת מראש.

יש ביטוי כה נפלא, "הקאדר מחליט הכל." ובמקרה של KRO, מי שעומד בראש מבנה זה ממלא תפקיד גדול.

מה ההנהלה עושה?

אילו תחומי אחריות מוטלים לראש מחלקת הבקרה והביקורת? בדרך כלל, אלה הם:

1. ניהול ישיר של KRO.
2. ארגון העבודה ומילוי תפקידים שהוקצו על ידי מומחי המחלקה בהתאם לתיאורי העבודה המאושרים והתקנות הקיימות.
3. לספק עבודה יעילה ורציונאלית של KRO. קח חלק בעריכת תוכנית עבודה לעתיד.
4. הפעילו שליטה כללית על פעילויות.
5. אחריות לתקלות ואי מילוי תכנית העבודה בהיעדר סיבות אובייקטיביות משמעותיות.
6. במקרה של היעדרות זמנית (חופשה, נסיעת עסקים, מחלה), התפקידים מוקצים למומחה הראשי או לעוזר הראשון.
7. ראש ה- KRO נושא באחריות אישית על עבודת המחלקה ומדווח ישירות להנהלה הבכירה בצורה של דירקטור או צוותו.

מה מקומו במבנה הכולל של הארגון?

כל צרצר יודע את האח שלך. לרוב, מחלקת הבקרה והביקורת נוצרת כיחידה מבנית של שירות האבטחה של הארגון. אך למרות עובדה זו, ההחלטה על הקמתה / ביטולה מתקבלת אך ורק על ידי הבמאי. אבל הוא נכנע לעוזר הראשון או לראש שירות הביטחון. מכיוון שחשיבותה של מחלקה זו היא גבוהה ביותר, הנה הליך הגיוס והפיטורין נעשה לרוב בירוקרטי. כך, למשל, ניתן להעלות דרישות כי כל העובדים ימונו על ידי המנהל על פי הצעתם של ראשי שירות הביטחון ומחלקת הבקרה והביקורת.

אודות משימות

בוא ניקח כדוגמה את האחריות הפופולרית ביותר המוקצית ל- CRO:

1. ניתוח מימון הארגון. במקרה זה, יש צורך להתחקות אחר ציות למסמכים משפטיים ומינהליים רגולטוריים, מעשי חקיקה קיימים, משמעת משוערת ופיסקלית, שימוש ממוקד בכספי קרנות הארגון. במקרה של אי ציות, ניתן לקבל קנס מרשויות הפיקוח על המדינה.
2. שליטה על גיבוש טיוטות הערכות של ארגונים זה מתבצע עבור הכספים שהוקצו להשקעות הון, תיקונים ומחיקת חומרים לצרכי המפעל.
3. בדיקות של תהליכים פיננסיים ועסקיים, פעילויות ותפעול. מתבצעת בקרה על החוקיות, הכלכלה, היעילות והתאימות של השימוש במשאבים, מתבצעות הפרות, ניהול כושל, שיטוט, מגלים עובדות של מחסור, גזל וניצול שגוי של כספים, ניירות ערך, זיופים או שימוש לרעה. כמו כן, משימות אלה מובנות כארגון העבודה הכלכלית מבחינת השימוש בהשקעות כספיות, נכסים בלתי מוחשיים, תכנון, הערכה וחשבונאות של עלות הייצור, כולל בעת ביצוע עבודות מחקר / פיתוח.
4. אירועי ארגון ואיוש.הפעלת בקרה על ביצוע המתוכנן של בדיקות וביקורות, הכנת והגשת דוחות על העבודות שבוצעו במסגרת המועדים שנקבעו.

מסקנה

אין להמעיט בחשיבות מחלקת הביקורת. אחרי הכל, אבוי, אי אפשר לומר שכל האנשים יודעים תחושת אחריות והבנה של תפקידם. לכן התעללות תהיה למשך זמן רב מאוד. משימת מחלקת הבקרה והביקורת היא לזהות את כל ההיבטים השליליים הללו ואת חיסולם לאחר מכן. אחרי הכל, אם לא תפסיק מעילות, ניהול שגוי וגניבה, אז עם הזמן רמת הגניבות תעלה וזה בהחלט יוביל למותו של המפעל. לכן אנו זקוקים לבקרה פיננסית פנימית.