בארגון LNA מדובר במערכת תיעוד חובה המסדירה את המבנה הפנימי של הארגון. הקיצור מפוענח כדלקמן: מעשה רגולטורי מקומי. התיעוד תקף רק בחברה שפרסמה אותו; הוא חל רק על עובדים. רוב ה- LNA מסדירים את התכונות של זרימת העבודה, את נוהל חישוב התגמול והתעריפים, אם כי זה לא ממצה את כל מגוון המגוון.
מבט כללי
LNA של חברה אינה עריצות או שרירותיות, אלא תיעוד משפטי המבוסס על חקיקה קיימת וכפוף לה לחלוטין. כל ההוראות הכלולות במערכת מסמכים כזו חייבות לעמוד בדרישות של קודים ומעשי חקיקה ברמות שונות. סתירה לחוקה ופגיעה בזכויות וחירויות אדם אינן מקובלות. חברה שאפשרה לזה לקרות בעת גיבוש VLA משלה, חייבת לבתי המשפט כשמזהים עובדה זו.
פיתוח ה- LNA כולל השתתפות עורכי דין, מומחי כוח אדם ואנשי מקצוע אחרים המנהלים את המפעל בכללותו ומחלקותיו בפרט. עבור חברה, LNAs הופכים לחוקים מקומיים הכפופים לחלוטין להתנהגותם של אנשים במפעל. התיעוד פותח על ידי מומחי החברה האחראים לכך ואושר על ידי ראש החברה, לאחר מכן הוא משמש לוויסות מגוון תחומי פעילות. באמצעות LNA נקבע כיצד להתנהג במצב נתון.
הכל חייב להיות בסדר
בידיעה מה זה LNA, יש להבין מהן האפשרויות, איזו אחריות עולה על אנשים שונים. לדוגמא, עובד שעיין רשמית בתיעוד המקומי, אך הפר את כללי ההתנהגות שהוכרז על ידה, עשוי להיות אחראי. בידיעתו, אדם מקבל תמריץ לעמוד בתקנים קבועים בסביבת העבודה.
יחד עם זאת, מבוא רשמי ל- LNA הוא שיטה לעידוד הצוות. התיעוד מפרט באילו תנאים מי מהעובדים יכול לסמוך על ויתורים או העדפות. מודעים היטב ליתרונותיהם, אנשים מעוניינים לעבוד ביעילות בכדי להשיג את התוצאה הטובה ביותר.
במה עסקינן?
מומחים, בעיקר עובדים המספקים זרימת עבודה באיכות גבוהה, צריכים לדעת היטב מה זה - LNA. לא כל מסמך שמתקבל בחברה שייך לסוג המסמכים הזה. זה כולל פעולות ארגוניות משפטיות בלבד, שאושרו בסדר המתאים. בדרך כלל אלה הוראות, תקנות. לעתים קרובות, תפקידו של ה- LNA בארגון ממלא על ידי כללים ותקנות.
בידיעה מהי LNA, ניתן ליישם הבנה זו בפועל, להעריך את נפח המסמכים הכולל בחברה. יחד עם זאת, כדאי לזכור על כמה הבדלים אופייניים לקבוצת התיעוד הזו מכל שאר הדברים שיש בחברה. מקור המידע האינפורמטיבי ביותר הוא החלטת מליאת בית המשפט העליון בעריטראז 'שניתנה בשנת 2007 תחת מספר 48. רק אז המפגש הוקדש לבעיית קביעת ה- LNA.
ואם יותר?
כדי להבין מה זה - LNA, אתה יכול, אם אתה מתייחס לרזולוציה שצוינה. הוא מתמקד בתיעוד ברמת המדינה, אך ניתן ליצור הקבלות לעבודה הכמורה של ישות משפטית מסוימת.בהתבסס על ניתוח כזה, נראה כי נכון לקבוע את התכונות המבדלות ביותר המאפיינות את ה- LNA על רקע מסמכים אחרים.
אחד התנאים החשובים ביותר הוא הליך יצירת הנייר. יש לדבוק בצו הרשמי. המסמך צריך להכיל תקנים, כללים כלליים הנוגעים לפעילותם של אנשים מסוימים או תהליכים המתרחשים בתוך החברה. תנאי ההתייחסות המפורטים ב- LSA נדרשים לעמוד בהוראות מסמך זה. אחד התנאים העיקריים הוא האפשרות לשימוש חוזר. דוגמאות טובות של LNA הן הזמנות לעסקי ליבה.
מה קורה?
LNA חובה - אלה הזמנות המסדירות את פעילות החברה. זה כולל מסמכים רשמיים מנהליים שונים שנועדו לארגן אינטראקציה במקום העבודה. בנוסף להזמנות בפועל, תוכלו להוציא הוראות, לפרסם חוקים ולאשר תקנות עבודה. לעתים קרובות התנאים להשתייכות ל- VLA תואמים מסמכים שנערכו במהלך פגישה, ישיבה, כמו גם הערות, מעשים, הסכמים, התכתבויות שנוצרו במהלך תהליך העבודה.
כדלקמן מהפענוח, LNA נועדו לנרמל את תהליך העבודה. לפיכך, יש לבצע את כל המסמכים מסוג זה בצורה יחידה. זה נקבע בעת אישור ההוראות לעבודה משרדית במפעל. חשוב לא פחות להכריז על נוהל הקצאת הפרטים, המאפשר לך לנווט בכל ה- VLA בתוך החברה.
סדרנות בכל דבר
כדי להבטיח שכל LNAs חובה בארגון לא יהיו מעוצבים רק באותו סגנון, אלא הם גם מובנים לכל אנשי הצוות, יש להשתמש בכללי עיצוב מיוחדים בהקמתם. אלה המומלצים בתוך כל ארגון לתאם באופן פרטני, לאשר, להעריך את דעתם של כל בעלי העניין. חוות הדעת של המחלקה האחראית על גיבוש סגנון תאגידי יחיד נחשבת למושכת ביותר. לעתים קרובות, בשלב אימוץ המסמכים הראשונים, חברות מוציאות נייר המסדיר את הצבעים, הגופנים והתכונות האחרות שיש ליישם בעת כתיבת טקסט.
נדמה כי זוטות כאלה לאחרים לא חשובות מדי, מכיוון שמהות הפרשנות של VLA היא מעשים נורמטיביים, כלומר שנועדו לווסת את התנהגותם של כוח האדם. ובכל זאת, אל תזלזל באחדות העיצוב הסגנוני. זה יוצר רושם חיובי, מבהיר עד כמה ברצינות החברה מתייחסת לתהליך העבודה והיא דורשת את הדברים הקטנים. כל זה מאפשר לך להגדיר את הצוות (ללא יוצא מן הכלל) לעבודה, לעורר תחושת אחריות קולקטיבית.
על דוגמאות
כאשר מנתחים את ה- VLA החובה בארגון, ראשית כל, יש לציין את הצו לפעולות צבאיות (עסקי ליבה). זהו מסמך הקובע את ההוראות העיקריות של ההנהלה הבכירה. מדי שנה, המסמך הראשון שאומץ לשנה קלנדרית חדשה הוא צו בהוראת הרכבת, שממוספר הראשון ומתוארך ביום העבודה הראשון של השנה הקרובה. אם צוות החברה מזניח את מילוי הדרישות המפורטות במעשה כזה, תהיה למעסיק הזדמנות להטיל עליו אחריות.
לרוב VNAs, חובה למעסיק, מתפרסמים רשמית בצורת נייר. זה נכון גם לגבי ארגונים מודרניים שמנהלים זרימת עבודה במתכונת אלקטרונית. זה נובע מהדרישות הקיימות כיום. הצוות מחויב לעמוד בדרישות ה- LNA רק אם הוענק להם עותק לקריאה מדוקדקת, כתוצאה מכך העובד האחראי אוסף חתימות המציינות את המיקום, הפענוח וכן את תאריך ההיכרות. רק לאחר השלמת רשימה כזו בהשתתפות כל המועסקים במפעל, ניתן לדרוש מהצוות לקיים את המגבלות והחוקים הקבועים.
כמה תכונות
אחת האפשרויות להכרת אנשי VLA היא לספק לכל אחד ולכל חתימה דיגיטלית אלקטרונית. ההליך די יקר, אך במקרים מסוימים הוא באמת מצדיק את עצמו. חברות המארגנות זרימת עבודה מסוג זה אינן צריכות לדאוג לארגן ניירת בדפוס. אבל כל השאר צריכים לנהל יומן מיוחד כדי להכיר את ה- LNA. זהו מסמך של הטופס שנקבע, הקובע מי מהעובדים באיזה יום התוודע לאיזה מעשה מקומי.
כאשר מארגנים ניירת בארגון גדול, סביר לבחור במסמך סטנדרטי המתפרסם ברמה הפדרלית ככתב העת הבסיסי. טפסים כאלה זמינים כעת למכירה בחנויות רבות, הן בחנויות ספרים, נייר מכתבים והן במומחים, עובדים עם ארגונים ועוזרים בארגון זרימת עבודה. עבור חברה קטנה בזבוז כסף שכזה נראה לא מוצדק, כך שתוכלו ליצור מגזין בעצמכם אפילו מתוך מחברת פשוטה. עם זאת, כאן ראשית עליכם להקשיב לחוות דעתה של ההנהגה. בעוד שחלקם שואפים להוצאה כספית סבירה ביותר, אחרים מעוניינים להשקיע סכומים ניכרים בעיצוב תהליך העבודה בהתאם למעמד של חברה מצליחה.
אחריות וחובות
בדרך כלל, הזמנות לפעילות ליבה, LNA, מסמכי רגולציה שונים שאומצו למצב מסוים, מספר מסמכים הם באחריות מחלקת המשרד. אולם פקודות כוח אדם ותיקים אישיים, מסמכים נייר אלקטרוניים אחרים הקשורים לתעסוקה צריכים להיות שמורים על ידי מחלקת הנהלת החשבונות של המפעל. בחברות קטנות, האחריות על שני תחומי הפעילות יכולה להיות מוטלת על אותו כוח אדם, אשר יהיה עליו לציין בבירור את האחריות לתפקיד, שכן במקרה הכללי רואי החשבון לא צריכים לשמור על שכר עבודה, ופקידים - מסמכי כוח אדם.
חלק מההוראות הקשורות לעבודה עם כוח אדם עדיין קשורות לתחום של פקידות משרדים. זה חל על תיעוד בצורה חופשית.
אנו מסלקים את החברה
ה- LNA כולל הזמנות. בחברות רבות מסמכים של טופס זה הם הנפוצים ביותר, רבים, המסדירים את עבודת החברה. יחד עם זאת דרגת הצו נמוכה מההוראה שהוציא האדם המנהל הראשי - המנהל הכללי או אדם אחר המכהן בתפקיד הגבוה ביותר. הזמנה היא מסמך המסדיר את עבודת המפעל בכללותו, מכפיף את כל עובדי החברה, פשוט לא יכולים להיות חריגים. אך הצו ניתן על ידי ראש המחלקה, חל רק על אותם אנשים הכפופים לו בהתאם להיררכיית הפוסטים.
פקודה (ברוב המקרים) היא מסמך המתאר את ההתקנות שקודם לכן התקבלו מאנשים בעלי רמה רשמית גבוהה יותר. בדרך כלל הם מתקבלים על מנת לתקן את כל המשימות התפעוליות שהפתרון שלהן מיועד לעדיפות.
אנו יוצרים נכון
על מנת של- LNA בארגון תהיה אותה צורה, יהיו מובנים ומתוקננים, יש לתקן את הדרישות לעיצובם בהוראות החלות על מחלקת המשרד. תיעוד כזה קובע בבירור כיצד בדיוק ניתן ליצור LNA. לפני שרשום את כל הדרישות שחייבים לעמוד ב- LNA, יש להכניס את כל המונחים ששימשו להוראות ולתת הגדרות מפורטות כדי למנוע אי התאמות בתהליך העבודה תוך התחשבות במסמך שפורסם. מונחים על ידי הגדרות (לצורך ניסוחם כדאי לפנות לתרגול מקובל ברמה הפדרלית), ניתן להימנע מהתקריות רבות.
יש לקבוע את נכונות זרימת העבודה ביחס ל- LNA בעזרת הוראות בבהירות מירבית. עליו לקבוע את נוהל הרישום, לציין בבירור את כל שלבי האישור של מסמכי הטיוטה ואת מסגרת הזמן בה יש לאמץ אותם. ההוראות צריכות להכיל דרישות לנוהל ההיכרות עם אנשי המסמך.
הגיע הזמן להתייעץ
אי אפשר לדמיין את עבודתו של מפעל ללא ארגון קבוע של פגישות, ישיבות. לצורך ניהול נכון של אירוע כזה, יש צורך למנות אדם האחראי לגיבוש הפרוטוקול, תוך קביעת כל מה שקורה במהלך תקשורת עמיתים. הפרוטוקולים הם קצרים, שלמים, אך בכל צורה שהיא, לאחר האישור, הם הופכים ל- LNA. בעת הכנת טופס תיעוד קצר מציינים את המשימות שנדונו, החלטות שהתקבלו בסוגיות שהושמעו. האפשרות השנייה כוללת קיבוע מילולי של כל הנאמר.
נוהג די נפוץ הוא שמירה על פרוטוקול מלא בעת ארגון ישיבה חיצונית, בה לא רק אנשים המועסקים בחברה לוקחים חלק, אלא גם נציגי חברות וסוכנויות ממשלתיות אחרות. אבל עבור הצורה הפנימית, בדרך כלל מספיק זמן. החברות המודרניות ביותר עם ציוד טכני טוב יכולות להרשות לעצמן עיצוב של פרוטוקולים פנימיים בצורה אלקטרונית. אבל את החיצוניות עדיין יהיה צורך להדפיס אם לחברות שנציגיהן נכחו באירוע אין הסכם מיוחד המסדיר את האפשרות להחליף מסמכים באופן אלקטרוני.
חשוב לדעת
אם החברה קטנה מאוד, לעיתים רחוקות יש לה ציוד רב עוצמה, אין לה את היכולת לספק לכל כוח האדם חתימות אלקטרוניות. במצב זה, סביר לערוך פרוטוקולים בצורת נייר, תוך איסוף חתימות מכל כוח האדם באופן מתוזמן בכדי לאשר כי העובדים מכירים את המסמך. אבל אם יש EDS המיועד למועסקים שצריך לאשר את ההיכרות שלהם במקרה מסוים, זה מספיק כדי להשלים את התיעוד ולשלוח אותו בדואר אלקטרוני, ואז שלח את המסמך המוכן והמאושר ל- EDMS, כלומר מאגר תיעוד שיטתי.
חברות מודרניות רבות מפתחות באופן פעיל ניהול מסמכים אלקטרוניים, ובין היתר, יש לשים לב לעיצוב האלקטרוני, לשמור על פרוטוקולים, להכיר את אנשי המסמכים הללו. מחקרים שנערכו לא פעם בנושא זה מראים בבירור: ככל שהיעילות של הארגון גבוהה יותר ופחות סיכוי לטעויות, הניירת מתבצעת ביעילות רבה יותר בפורמט אלקטרוני, ואילו נפח מסמכי הנייר מופחת.