בעת ביצוע עסקה כלשהי, יש להקדיש תשומת לב רבה לשאלה האם מסמכי הסגירה זמינים וביצוע נכון. וזה לא קשור לתשלומים, קבלות, דפי בנק, שהם גם חובה וחשובים מאוד.
מסמכי סגירה הם ניירות ערך שבהם שני הצדדים מאשרים את עצם השלמת העסקה ביחס לקיום שותפים לנושא ההסכם.
בכדי שלצדדים שכנגד אין כל אי הבנות ואי הבנות באשר לפרטי הפעולות כלשהן, מומלץ שתכתוב בזהירות את כל הניואנסים בחוזה. לא יהיה מיותר לציין באותו מקום אילו מסמכים נחוצים על מנת שההסכם ייחשב כמושם. 
בשביל מה מסמכי הסגירה?
על מנת שהעסקה תיחשב כחוק כמושלמת, ולא רק בתשלום, חייבת להיות אישור בכתב לעובדה זו. לשם כך ישנם מסמכי סגירה שונים.
הנהלת חשבונות של כל מפעל מחייבת חשבונאות קפדנית של פעולות וזמינות כל המסמכים עליהם. אם מועברים כספים עבור מוצר או שירות, על רואה החשבון להיות בעל מסמך בו נאמר כי החברה קיבלה אותו. ולהיפך, חברת הצד שכנגד סוגרת את המבצע עם אותם מסמכים על קבלת הכספים ומאשרת עבורו שילמה. 
לגבי סוגים שונים של עסקאות, ישנם הסכמים שונים, כמו גם ניירות ערך המאשרים את יישומם. מהן סגירת המסמכים, על כל אחד מהם נשקול בהמשך.
אישור על ביצוע חוזה האספקה
המסמך העיקרי המכסה חוזה לאספקת סחורות, חומרים, חומרי גלם או כל נכס אחר הוא חשבונית. 
רק מסמכים מקוריים מחייבים כחוק. לפיכך, גם אם בתקופת ביניים כלשהי, עקב נסיבות מסוימות, התקבל עותק של החשבונית, עדיין יש לצרף את המקור לרשומי החשבונאות. אפילו הסתייגות בחוזה אינה יכולה לשנות זאת.
פרטי חובה של החשבונית
בעת מכירת טובין, הספק מחויב להוציא חשבונית בשני עותקים: לעצמו ולקונה. עליו להיות פרטים כמו:
- שם ותאריך המסמך;
- שם הספק;
- תיאור הערכים שהועברו;
- כמות ויחידת המידה (בשוויון פיזי ומוניטרי);
- חתימת האחראי, המציין את עמדתו וראשי התיבות שלו.
החוק לא קובע את טופס החשבונית החובה. כל חברה יכולה לפתח צורה משלה. עם זאת, הפרטים לעיל, בהתאם לחוק הפיננסי לחשבונאות, חייבים לכלול את כל מסמכי הסגירה במסגרת חוזה האספקה מבלי להיכשל.
אם יש ספק לגבי נכונות ההדרכה העצמית של הטופס, תוכלו להשתמש בהצלחה במספר הטופס TORG-12 שנחשב לחובה עד 2013.
דוגמא
לדוגמה, אתה יכול לקחת בחשבון את החשבונית הבאה:
חשבונית מס '12 מיום 19 במרץ 2015
שולח: Chip LLC.
מקבל: LLC אסטרה.
הבסיס לשחרור טובין: חוזה מס '7 מיום 13 בינואר 2015
ייפוי כוח מס '25 מיום 28 בפברואר 2015 באמצעות מנהל הרכש א' ג 'ויקטורוב.
| לא | שם | יחידות עורכת דין | כמות | מחיר
לשפשף שוטר. |
כמות
לשפשף שוטר. |
| 1 | מחסנית | יח ' | 1 | 3000,00 | 3000,00 |
| סך הכל | 3000,00 | ||||
פשוט שחרר שם אחד
בסכום של: שלוש אלפי רובל. 00 קופיקות
נשלח הבמאי _____________________ A. A. Sergeev
פריט שהתקבל _______________________
M.P.
אישור על יישום הסכם השירות
אם נושא החוזה הוא שירותים או עבודה, אז המסמך העיקרי הסגור את החוזה יהיה מעשה. בדומה לחשבונית, יש לאשר את העסקה עם המקור. 
עם זאת, ישנם כמה חריגים. אם סגירת מסמכים לשירותים איננה תנאי מוקדם לחוזה, והיעדרם מותר על פי החוק, אזי ניתן יהיה להעתיק עותקים של מעשים תחת רישומי חשבונאות (במידת הצורך). עם זאת, ניתן להשתמש במסמכים אלה רק כדי להקל על החשבונאות. מקרים כאלה מתרחשים בסיום הסכמי חוזים ומבצעים.
פעולת עבודה שבוצעה (שירותים שניתנו) - מסמך המוכיח לא רק את השלמת העסקה, אלא גם היעדר תלונות לקוחות. זה משמש האישור העיקרי, המאפשר לקחת בחשבון את עלויות הפעולה ולכלול אותם בהחזרי מס. המעשה מודפס בשני עותקים, הם מאוחסנים על ידי כל אחד מהמשתתפים בעסקה.
פרטים חובה
החוק אינו מביא צורה אחידה של מעשה העבודה שהושלמה. בכל מפעל, סגירת מסמכים במסגרת הסכם שירות מפותחים באופן עצמאי, אך עיצובם אמור לעמוד בבירור בתקנים קבועים.
הפרטים העיקריים הנדרשים להיות הם:
- שם ומספר המסמך;
- באיזה תאריך הוא מורכב;
- שם הקבלן והלקוח;
- תיאור הפעולה;
- יחידת מידה וכמות (מדדי טבע וערך);
- חתימות של האנשים האחראים למבצע, תוך ציון עמדותיהם וראשי התיבות שלהם.
מדגם
חוק מס '98 מיום 12 בדצמבר 2014, קבלת העבודה שבוצעה (השירותים הניתנים).
הקבלן צ'יפ LLC, המיוצג על ידי הבמאי א. סרגייב, מחד, והלקוח אסטרה LLC, המיוצג על ידי מנהל הרכש I. V. Kulebyakin, מאידך גיסא, מעשה בו נאמר כי הלקוח קיבל את העבודות שבוצעו ולא היו תלונות יש.
| לא | שם | יחידות עורכת דין | כמות | מחיר, למרוח. שוטר. | כמות
לשפשף שוטר. |
| 1 | מילוי מחסנית | יח ' | 1 | 500,00 | 500,00 |
| סך הכל | 500,00 | ||||
הסכום הכולל: חמש מאות רובל 00 קופיק.
אמן:
מנהל חברת צ'יפ LLC _______________________ A.A. סרגב
לקוח:
מנהל אספקה של אסטרה LLC ______________________ I.V. קולביאקין
היעדר סגירת מסמכים
חשבוניות ומעשים חייבים בהכרח להשלים את העסקה. רק לאחר מכן זה נחשב למלא וסגור על פי כל הכללים.
עם זאת, לפעמים ישנם מקרים בהם אבדן סגירת המסמכים נובע מנסיבות שונות. לחלופין, ראש החברה נאלץ להתמודד עם רשלנות של פקודים, וכתוצאה מבדיקות, מתגלה היעדרם של ניירות כאלה. 
אחת ההשלכות השליליות של אירועים לא נעימים כאלה היא תשלום נוסף של מיסים. שהרי לרואה החשבון של המפעל לא הייתה הזכות לכלול בהצהרה הוצאות שאינן מתועדות. במקרה זה, מס ההכנסה מוערך, ועליך לא רק לשלם אותו, אלא גם לרשום את כל הקנסות והעונשים. בנוסף הם ייענשו גם על היעדר המסמכים עצמם. 
על מנת להימנע מתוצאות כאלה ולא לקלקל את המוניטין של החברה ואת היחסים עם רשויות המס, יש צורך לפקח בקפידה על מצב ניהול המסמכים והחשבונאות בארגון. חשוב להשלים את כל המסמכים בזמן ובצורה מתאימה.
אם המנהל מטיל ספק בכשירותו או באחריותו של רואה החשבון שלו, עדיף לשלם לחברת הביקורת ולבצע ביקורת מאשר אז עשרות, או אפילו מאות פעמים יותר, לשלם עבור היעדר המסמכים.
