המצב בו יזמים מתמודדים עם הצורך בהבזק מסמכים אינו נדיר. יתכן שיהיה צורך בניירות לבדיקת מס, קרן פנסיה או לצורך אחסון בארכיון.
חל איסור מוחלט להדביק מסמכים או להדק עם מהדק. כדי להימנע מבעיות ולא להרוויח מוניטין של אדם אנאלפבית, עליכם לדעת להבהב מסמכים בהתאם לכל הדרישות.
כללים כלליים
במבט ראשון, נראה כי לא אמורים להתעורר קשיים במסמכים מחייבים, אך הדבר אינו נכון לחלוטין. יש לגשת לתהליך בצורה אחראית כך שהמסמכים יהיו במצב תקין. בתי דפוס רבים יכולים לבצע עבודה זו בתשלום קבוע ובזמן קצר, אך לא כל איש עסקים יסתכן בהפקדת מסמכים חשובים לזרים מבחוץ. כדי לא להשתמש בשירותיהם של אנשי מקצוע בכל פעם, כדאי להבין כיצד להבהב מסמכים כראוי.
מבני פיקוח אינם מספקים ליזמים הנחיות ספציפיות בנושא זה, לכן עליכם להתמודד עם זה בעצמכם. ניתן לקבל מידע מההנחיות בתחום העבודה המשרדית.
לתפור נייר בחוט
כיצד להבהב מסמכים בצורה זו? לשם כך, הכינו את האביזרים. אתה צריך חוטים, מחטים ודבק. התהליך מורכב משלושה שלבים:
- הכנת מסמכים. יש להניח את כל הניירות בסדר הנכון ולמוספרם בעיפרון בפינת הגיליון. חורים ניתנים לייצור עם רתך או להשתמש באגרוף חור. במקרה שיש הרבה ניירות ואי אפשר לחדור אותם עם אגרוף חור, כדאי להשתמש במסמר חד ופטיש. מספר החורים תלוי בחשיבותו ובמטרתו של המסמך. מסמכים רגישים במיוחד מהודקים בחמישה חורים כדי למנוע זיוף עלונים. החורים צריכים להיות ממוקמים בצד שמאל, במרכז השדה החופשי. המרחק צריך להיות כשלושה סנטימטרים מנקב אחד למשנהו.
- מחיקה. ההבנה כיצד לתפור מסמכים עם חוטים, עליכם לדעת את הניואנסים החשובים. ברוב המקרים נהוג להשתמש בחוטים או חוט LS-210. ניתן גם להשתמש בחוטים עמידים אחרים. יש צורך להתחיל את התהליך מהחלק האחורי של החור, שנמצא באמצע. נהוג להדק מסמכים פעמיים בכדי לתת את הכוח הרצוי. החוט מובא לחלק האחורי של הניקוב המרכזי ונקשר עם קשר. אם אתה צריך להדק ניירות שאינם בעלי ערך מסוים, אתה יכול להשתמש בחוט רגיל.
- אישור מסמך. כדי לאשר נכון את הנייר, יש להכין עלה קטן במידות של 4 על 5 ס"מ. יש להדביק אותו לצרור כך שקצות החוט יהיו חופשיים. על הגיליון עליך לציין את מספר המסמכים שהוגשו במספרים ובמילים, כמו גם את המיקום, שם המשפחה והתיבות הראשונות של האחראי. לאחר מכן, האישור שם את חתימתו וחותמתו, אם בכלל. שולי החתימה והחותם חייבים לחרוג ממדבקות העלונים.
כיצד להכין ניירות לבדיקת מס?
כל יזם מחויב למסור דוחות שונים על פעילותו, ולכן יש צורך בידע כיצד להבהיר מסמכים לשירות המס. כדי להימנע מחוסר עקביות, רצוי לבדוק עם האחראי על הכללים לחיזוק מסמכים.
למסמך המוגמר צריכה להיות רשימה של כל המסמכים המצורפים. יש לצרף את הרשימה ממש בתחילת התיק ולמספור בנפרד.כמו כן, יש לציין את תאריכי המסמכים ואת מספר הגיליונות. יש לזכור שהמספר מונח על הסדינים ולא על הדפים. אם המסמך רב-אמצעי אחסון, הגליונות של כל אמצעי אחסון ממוספרים בנפרד.
עבור רשויות המס עליכם להבהב מסמכים בשלושה חורים, לא יותר ולא פחות. המרחק בין הנקבים צריך להיות יותר משלושה סנטימטרים. אתה צריך לסדר אותם בשדות בצד שמאל. חורים מיוצרים בעזרת מחט או עבה. פיסוק צריך להיות באמצע השדה כך שהטקסט גלוי בבירור. יש ליצור את כל החורים כך שיהיו תחת זה בזה.
איזה חוט לתפור?
יש לתפור מסמכי מס רק עם מחט חודרת, באמצעות חוט או חוט LS-210. במקרה קיצוני, מותר להבהב עם חוט ניילון מקופל מספר פעמים.
החוט מוצג בגב הגיליון האחרון. יש לקשור את הקצוות, שאורכם אינו יכול להיות יותר מ- 6 ס"מ. המדבקה מיוצרת בהתאם לכללים המקובלים והיא מאושרת בחתימה ובחותם. קצות החוט צריכים להיות חופשיים.
אם המסמך יאוחסן יותר מעשר שנים, יש לבצע חמישה פיסוקציות. במקרה זה, המדבקה צריכה להיות עשויה מנייר טישו.
כריכת מסמך
עליכם לדעת לא רק כיצד להבהב מסמכים, אלא גם כיצד לבחור כיסוי עבורם. הם יכולים להיות משלושה סוגים: סטנדרטיים, לא סטנדרטיים וכאלה המשמשים לאחסון ניירות לטווח הארוך. ככלל, לרוב ממדי הכיסוי הם 229 על 324 מ"מ. הם משמשים לגיליונות A4.
אם המסמך גדול יותר, עליך להכין כיסוי מותאם אישית. לשם כך תוכלו ליצור קשר עם בית הדפוס או להכין אותו בעצמכם. המסמכים שצריך לאחסן יותר מ 25 שנה צריכים להיות ממוסגרים בכיסוי חזק העשוי מקרטון עבה. אם המסמך אמור להיות מועבר לארכיון המדינה, חומר הכריכה צריך להיות נטול חומצות.
קושחה 4 חור
תלוי למשך זמן האחסון של המסמכים, ביצוע יכול להיות משני סוגים:
- חלקית, שבה יתכן שלא יהיה ממספר גיליונות. במקרה זה, אין צורך לערוך מלאי וגליון אישורים. עיצוב זה מותר למסמכים המאוחסנים לא יותר מעשר שנים.
- ביצוע מלא הכרחי אם הניירות נמצאים בארכיון יותר מעשר שנים. במקרה זה, עליכם להבהב מסמכים בארבעה חורים.
הכיסוי צריך להיות מוצק, עשוי מקרטון עבה, שעוביו 0.35-1.5 מ"מ. רכיבי התיאור חייבים להיות ממוקמים בהתאם ל- GOST 17914-72. בעת הגשת נייר אתה צריך לזכור כי יש לקרוא היטב את הטקסט. יש להסיר את כל רכיבי המתכת, כגון מהדקי נייר ומהדק.
לקושחה בארבעה חורים, עליכם להכין שרוול, מתקן להידוק, מחטים וחוטים גדולים. אם יש הרבה סדינים, עדיף לבצע תרגיל.
הדקויות של תפרים ארכיוניים
לפני מהבהב מסמכים, עליך לבדוק את כל הניירות ולסדר אותם בסדר הנכון. יש למנות גיליונות מלאי בנפרד. בסוף אתה צריך עד.
אם התיק הושלם חלקית, יש למרוח קרטון בחלקו העליון והתחתון. במקרה של עיצוב שלם, יש צורך לתפור ולקשור באמצעות דבק PVA.
כדי להדק את החבילה, עליך להשתמש בדיכוי או במכשיר מיוחד. יש למקם את הפונקציה התחתונה והעליונה במרחק של 30 מ"מ מגבולות השדות. שני החורים הנותרים ממוקמים במרחק של כ- 80 מ"מ מהנקבים הקיצוניים.
יש להבריג את קצות החוט למחטים שונות ולהחזיקם בניקובים האמצעיים בצד הקדמי. החוט מוצג מאחור דרך הפונקציות הקיצוניות לצד הקדמי. משורשרים בהמשך לחורים סמוכים. יש לקשור את הקצוות מאחור.
מסקנה
דיווח נכון וניהול מסמכים הם אחד ההיבטים המהותיים של עסק מצליח. לכן, על המנהלים לגשת לעניין זה בכל אחריות ולדעת לשטוף מסמכים כראוי.
