בהכרח מתמודדים תאגידים גדולים עם חטיבות רבות בנושא זרימת העבודה הפנימית. בחברות מתקדמות הליך כזה ממוחשב, בגרסה צנועה יותר, זוהי התכתבות על נושאות נייר. עם זאת, הנורמות של כתיבה עסקית נשארות זהות בכל פורמט. בדרך כלל, מסמך כזה נקרא תזכיר.
לאילו מקרים אתה מכין תזכיר
הקשר בין יחידות הוא עניין עדין ולעיתים דורש כתיבה. נניח שעובדי מספר יחידות מרוחקות גיאוגרפית עובדים יחד על פרויקט. כדי להחליף מידע אמין, הטלפון לא מספיק, יש צורך במקורות כתובים.
או אפשרות אחרת, פחות נעימה: עליכם להביא את העובד לאחריות משמעתית בגין הפרת חובות רשמיות. איך להוכיח שהפרה כזו הייתה קיימת בכלל, וממה היא מורכבת? כמובן, בעזרת מקורות כתובים: החלטות, התכתבויות פנימיות, הוראות בכתב והערות דומות אחרות.
יתכנו מקרים בהם עליכם להגיש בקשה או להביא לידיעת כל העובדים מידע חשוב. ניתן לעשות זאת באמצעות תזכיר.
כלומר, תזכיר לדוגמא יכול להיות שימושי במגוון סוגיות של הארגון:
- עבודה;
- בהסכמה;
- ניהולית וניהולית;
- משמעת;
- מינהלי;
- איגוד מקצועי;
- מידע.
והרשימה הזו לא ממצה.
פרטים חובה
תזכיר הוא, קודם כל, מסמך, ולכן יש לערוך אותו בהתאם לכללי זרימת העבודה העסקית, תוך התמקדות במדגם. די בכך שתזכיר שנכתב מנוסח במיומנות על מנת לפתור בעיית ייצור. על המסמך להכיל את המידע הבא:
- למי מופנה התזכיר;
- מה המהות שלה, הצדקה, התייחסות לחוקים, נורמות, הוראות;
- יישומים - אם בכלל;
- מי שחתם - ראש היחידה, הזכות לחתום על מסמכים פנימיים;
- מי הלקט - המבצע שחיבר ישירות את תו שירות המדגם;
- מספר הרישום של המסמך והתאריך בו הוא נשלח לנמען.
ככלל, רשומות השירות נערכות על פי מספר המקבלים במקור המקור פלוס עותק אחד לשולח. אם ישנם נמענים רבים, הם מופיעים בהיררכיה במחצית הימנית של הגיליון.
איך לכתוב תזכיר
ניתן למצוא מסמך לדוגמא בכל פרסום עיון באמצעות מכתב עסקי או באוספים של מסמכים עסקיים. טופס תזכיר לא אושר ספציפית. בעיקרון, כאשר מורכבים אותה, הם מונחים על ידי הנורמות של תחלופה עסקית ונוהג מבוסס.
עם זאת, ישנם מה שנקרא תקני מדינה השולטים בצורה של תיעוד. הם מטילים דרישות מסוימות על התיעוד הפנימי של המיזם, נקבע היכן יש למקם כתובות אלה או אלה, כיצד לציין נכון את ראשי התיבות או לחתום נכון על מסמכים לסגן בהעדר ראש.
בהתחשב בכל מה שנכתב, תוכלו להשתמש בהערת השירות לדוגמא שלהלן. כמובן, יש לחשוב היטב על היגיון המצגת וההצדקה שאליו מתייחס המהדר, מכיוון שהפורמט יקבע את תפיסת המסמך, ולכן יעילותו. מסמך צליל ומחושב היטב הוא תמיד אמין יותר.
תזכיר לדוגמא
מנהל משאבי אנוש
JSC "Energosbyt"
Titenko V.A.
תזכיר
בנושא מסירת המסמך לעובד
מס '214 / אישור מיום 06/03/14
05/31/14 קיבלה החברה מכתב מההוצאה לפועל, לפיו על העובדת Degtyareva אירינה פבלובנה לבוא אליו, מכיוון שהיא חייבת על פי החלטת בית משפט להשבת הסכום לטובת מרכז התעסוקה.
על פי נתונים זמינים, העובד שצוין עובד בחטיבת החשמל כמוקדן.
בהתאם לדרישות ההוצאה לפועל, אני מבקש מכם להבטיח בדחיפות את מסירת הזימונים המצורפים לדגיארבה אירינה פבלובנה כנגד חתימה, ולשלוח עותק עם החתימה בדואר לידי ההוצאה לפועל.
נספח: זימון בשני עותקים.
בברכה
ראש המחלקה המשפטית
M.V. בלאנש
ספרדית Oleva I.R.
5027982
במתכונת זו תוכלו להציב כל שאלה, העיקר להתמקד בתווית שירות המדגם ולא להזניח את הרציונל לדרישות המוצהרות.
תזכיר - מסמך פנימי
דוגמה לתזכיר נותנת מושג לגבי הנוהל להכנתו. יש לזכור כי מסמך זה, לא משנה מהנושא, נותר הרומן הפנימי של החברה.
בדרך כלל, עסק מוציא צו מיוחד לקביעת מידע עם גישה מוגבלת, תוך התייחסות אליו, ניתן לסרב להנפיק עותקים או יתר על כן, מקורות של תיעוד רשמי לבקשת צדדים שלישיים.
עם זאת, יש לזכור כי לבקשתם של רשויות אכיפת החוק ורשויות השיפוט, התכתבויות רשמיות עשויות להפוך לנחלת החוקר או השופט. כמו כן, מסמכים אלה רשאים לבקש מגופי פיקוח. בהינתן אפשרות זו, עדיף לערוך מסמך באופן נכון ובזהירות, מכיוון שלא ניתן לכרות את הכתוב בעט באמצעות גרזן. לשם כך, הערת השירות לדוגמה היא המתאימה ביותר.
