חשוב לכל מעסיק לדעת אילו תקופות של אחסון הזמנות לאנשים מתקיימות. אחרי הכל, בטיחות התיעוד היא באחריות שכל חברה נוטלת על עצמה. עליו לא רק לאסוף מידע על צוות העובדים, אלא גם להבטיח את אחסונו. ובלי להיכשל. רק לא כולם יודעים מה מרמז על תיעוד זה. ועוד יותר מכך, רבים אינם מבינים את העקרונות של אחסון והקלטת הזמנות לאנשי צוות. כל הפרטים הנוגעים לנושאים אלה מובאים להלן. הם יעזרו להבין כמה וכיצד בדיוק מאוחסן מידע על עובדים, כמו גם מסמכים אחרים שניתן לייחס לתיעוד כוח אדם.
מה זה
הצעד הראשון הוא להבין מה עומד על כף המאזניים. מהן הזמנות מבחינת כוח אדם? אחרי הכל, לפני שתתחיל לאחסן משהו, אתה צריך להבין היטב עם איזה תיעוד אתה צריך לעבוד.
הוראות כוח אדם - ניירות רגולציה יחסי עבודה בין עובד למעביד. תיעוד זה הוא כל אשר עשוי להצביע על קבצים ומידע הקשור לפעילות. כל ההזמנות מחולקות למספר קטגוריות:
- מסמכי אחסון לטווח ארוך.
- עבודות לטווח הקצר.
- הוראות זמניות.
בהתאם, לכל אחת מהקטגוריות מאפיינים משלה. לכן, לפני שתתחיל ללמוד את תיאוריית האחסון והתיעוד החשבונאי לאנשי החברה, עליך להבין לאיזה סוג מסמך זה או אחר שייך. רק לאחר מכן ניתן יהיה לבצע, ללא הפרה של הכללים שנקבעו, לבצע את התהליכים הנחקרים. מהן תקופות השימור עבור הוראות כוח אדם? מה על כל מעסיק לדעת על הרגע הזה?
מסמכים ארוכי טווח
זה הזמן לשקול כל סוג של מסמכים שצוינו קודם. כבר נאמר שזה יעזור להבין במלואו כמה לשמור את התיעוד. אולם חשבונאות לכל סוגי ניירות הערך זהה. לכן, השאלה בדרך כלל פשוטה. זמן אחסון מסמכי כוח אדם תלויות ישירות בסוג הנייר. הראשון הוא הזמנות של אחסון לטווח ארוך. לא קשה לנחש שהם יובאו בחשבון על ידי המעביד ויאוחסנו במשך זמן רב. כמה בדיוק? עוד על כך בהמשך.
מה ניתן לייחס לתיעוד זה? אלה מסמכים המתארים את יחסי העבודה בין המעביד לפקודים, ומצביעים גם על גורמי עבודה משמעותיים. מה ניתן לייחס להם? זהו:
- חוזה עבודה עם הזמנת עבודה.
- מסמכי תרגום.
- הוראות על קביעת משכורת מסוימת בתפקיד מסוים.
- תעודות המאשרות את הפרס או הבונוס של העובדים.
- מאמרים על נסיעות עסקיות (ארוכות, זרות).
- קבצים אישיים.
- טופסי בקשה מולאו במהלך העבודה.
- צו דחייה.
לא על ידי כוח אדם
כעת ברור אילו מסמכים הם ארוכי טווח. הדבר היחיד הוא שההזמנה של שכירת עובד היא נייר, המתייחס לאנשי הצוות. אבל יש חריג קל לכלל. יש לזכור.
על מה אתה מדבר? לא כל הוראות העבודה, יחד עם חוזה עבודה, הן הוראות כוח אדם. לעיתונים דומים יש יוצא מן הכלל. ישנן הוראות כביכול לפעילות העיקרית. אלה כוללים את הדברים הבאים:
- חוזה עבודה בהוראה מתאימה.
- שינויים בהסכם העבודה (להעברה לתפקיד אחר למשל).
- מסמכים על סילוק המסגרת.
יש לציין כי עבור הפעילות העיקרית ניירות ערך אלה ייחשבו רק ביחס ליחידים. בדרך כלל מדובר במנהלי חברות, כמו גם רואי חשבון, מנהלים, צירים. אנשי צוות אלה נקבעים לעיתים קרובות באמנת החברה. יש לזכור כלל זה אם המעביד רוצה לברר מהם התנאים לאחסון הזמנות באנשי צוות. לא כל המסמכים נכללים בקטגוריה זו.
אחסון לטווח קצר
בשלב הבא עליכם להבין מה ניתן לייחס למסמכי אחסון לטווח קצר. כמובן שתעשה חשבונאות כלשהי על הזמנות לאנשי אדם במצב זה. אך לאחר פרק זמן קצר יושמדו מסמכים כאלה. מה ניתן לייחס לקטגוריה זו? מסמכי אחסון לטווח קצר נקראים הזמנות, המסדירות באופן מיידי את ביצועיו של עובד בפעילות עבודה מסוימת. כלומר, לא מדובר במסמכים חמורים כמו מסמכים על פיטורים או חוזה עבודה. ליתר דיוק, אנו יכולים להבחין בין:
- הזמנות חופשה.
- הוראות לטיולים קצרים.
- מסמכים המצביעים על מגוון פעולות משמעת.
- הוראות לשלוח כוח אדם לקורסי הכשרה או השתלמות.
אבל זה לא הכל. לכללי האחסון למסמכים שנחקרו יש תכונות וניואנסים רבים. בנוסף לאפשרויות שכבר נבדקו, ניתן להבחין באחסון זמני וקבוע. מקרים אלה אינם שכיחים מדי.
באופן זמני וקבוע
מסמכים זמניים הם כל הוראות והוראות שלא ממלאות תפקיד משמעותי בעבודה. בדרך כלל הם חשובים בנקודה מסוימת. ואחרי שכבר אין צורך בהם, הם נהרסים. יש גם הזמנות לאחסון קבוע. לרוב, ניתן להבחין רק בין תיקים אישיים של מנהלים ובעלי תפקידים אחרים שנקבעו באמנת התאגיד לבין ניירות על כוח אדם. חשבונאות ואחסון של תיעוד כזה מתבצע באופן שוטף. וזה נהרס רק לאחר סגירת החברה.
זמן רב
מהן תקופות השימור עבור הוראות כוח אדם? כבר נאמר שהרבה תלוי באיזה סוג ניירות ערך מדובר. יש תיעוד לאחסון לטווח ארוך. יש לבצע שיטתיות ולקחת בחשבון על פי הכללים שנקבעו. ומסמכים כאלה נשמרים זמן רב.
בהתחשב בעובדה שרק חברות מסוימות מסוגלות לעבוד זמן רב לאחר הפתיחה, אנו יכולים לומר כי אין להשמיד נייר אחסון לטווח הארוך באופן שוטף. למה? העובדה היא כי הזמנות כוח אדם בקטגוריה זו מאוחסנות במשך 75 שנים. ורק אחרי תקופה זו אתה יכול לעשות את ההרס. רק חלק מהתאגידים מצליחים לעבוד יותר מהתקופה שצוינה.
האם זה קצר?
ומהן תקופות האחסון של מסמכי כוח אדם המסווגים כקצרת טווח? תיעוד כזה עשוי עדיין לעבור את שלב ההרס מבלי לסגור או לחסל את הארגון. מסמכים לטווח קצר מאוחסנים בדרך כלל במשך 5 שנים. במקרים מסוימים (אם זה נקבע באמנה) - 10. אך לא יותר.
על חשבונאות ואחסון
כמה הזמנות כוח אדם מאוחסנות? תשובה לשאלה זו אינה קשה. כעת תוכלו לשים לב לכללי החשבונאות של מסמכים אלה. זו גם נקודה חשובה שעל כל מעסיק לדעת. אחרי הכל, אם יש ניירות המאוחסנים במשך פרק זמן מסוים, עליך איכשהו לרשום רישום של אלה, אחרת אתה יכול לאבד הזמנות חשובות.
כעת ישנם מספר סוגים של אחסון מסמכים. בכל חברה, יש ליישם אותם. כעת חברות צריכות ליצור רשימות מיוחדות של חשבונאות לגבי ניירות הערך שלהן על ידי אנשים, הן בנייר והן בצורה אלקטרונית.אגב, אפשר להזניח את השנייה. אולם צורת ההצגה המקובלת המקובלת היא חובה. אך כיצד לבצע חשבונאות? העקרונות עבור הגרסאות האלקטרוניות והחומריות זהים. עליהם עוד יותר.
עקרונות חשבונאיים בסיסיים
אז הנהלת חשבונות על הזמנות בכוח היא עניין אחראי ומוסדרת על פי תקנים מקובלים. יש לרשום את כל מסמכי כוח האדם. אם זה לא נעשה, אינך יכול לאחסן נייר זה או אחר. ללא רישום - ללא מסמך. מה הכוונה בתהליך זה?
רישום הזמנות על כוח אדם הוא העברת פרטים הכתובים על מסמכים לטפסים תיעודיים מיוחדים עם הקצאת המספר לאחר מכן ומועד אישור הנייר כפי שנרשם. כלומר, עם פרשנות נייר, ועם אלקטרונית, יש להקצות ייעוד דיגיטלי לכל הזמנה. וגם כתוב את זה בצורה כזו או אחרת. זהו פריט חובה.
הנתונים נרשמים ברישומי ההזמנות של כוח האדם. כמו כן, הכניסה מתבצעת במאגרי מידע אלקטרוניים וארכיונים. זו הדרך היחידה להקליט ולאחסן מסמכים באופן מלא. החברות מספקות אפשרות בחירה חופשית של צורת שימור התיעוד. על האמנה להכיל כללים לפיהם כל ההזמנות (או הספציפיות) נשמרות הן בגירסאות נייר והן בגרסאות אלקטרוניות. ראוי לציין כי הפסקה הראשונה היא בדרך כלל חובה. זהו מסמך מהותי המסוגל לאשר הזמנה מסוימת.
יומן סדר
הנוהג הנפוץ ביותר של הקלטה ואחסון תיעוד הוא ספר הזמנות שהונפק על ידי החברה. מסמך זה הוא מחברת קטנה. הוא מכיל את מספר ההזמנות וכן את הנתונים העיקריים שלהם (פרטים). לדוגמה, שם ותאריך האישור. ביומן ההזמנות רושמים ניירות של אחסון קבוע, ארוך טווח וקצר. אבל אם מדובר בתיעוד זמני, אסור להזין אותו במחברת כזו. אלא אם כן החברה מספקת אמנה ליומן נפרד, המיועדת אך ורק להזמנות זמניות. זה מלא עד הסוף. ברגע שהגליונות הריקים מסתיימים, עליך להזין מסמך חשבונאי חדש בפעולה. הישן מוגש ונשלח לאחסון. אגב, מדובר בעיתון של הנהלת חשבונות מתמדת.
ארכיונים
ללא קשר לאילו הזמנות מדובר, כל חברה מספקת אחסון ארכיוני של מסמכים. זוהי הצורה הנפוצה ביותר של חשבונאות נייר. וכולם. לאו דווקא באנשי צוות. כל הנתונים נשלחים לארכיונים לאחר שאינם נחוצים עוד. או כאלה שכבר מבוצעים. למשל תיקים אישיים של עובדים. ברגע שנחתם צו פיטורים כמו גם התיק נסגר, יש לשלוח אותו לארכיון לאחסון לתקופה מוגדרת. ישנם כמה סוגים של מיון נתונים, אך על כך בהמשך.
ראשית, יש לציין כי ניתן להציג ארכיונים בצורת נייר (חובה), כמו גם אלקטרוניים. ללא קשר לכך, החברה בוחרת את העקרונות של ארגון המידע המאוחסן. לנתוני הארכיון יש מלאי. הוא מספק רשימה קצרה של כל התיעוד המאוחסן. אחסון בארכיון של מסמכים הוא הצורה הנוחה ביותר להקלטת נתונים. הוא משמש הן בנייר והן בצורה אלקטרונית. יש לציין כי מסמכים זמניים אינם נשמרים בארכיון. הם צמודים לניירות ערך העיקריים, ואז נהרסים. מומלץ לשלוח את כל הזמנות האחסון הזמניות למקום נפרד ולא לשלב אותן עם הזמנות לטווח הארוך או לטווח הקצר.
טיפים למערכת
תקופות האחסון של מסמכי כוח אדם ברורות. בדרך כלל הוא בן 5 ו -75. אבל זה לא הכל. תשומת לב מיוחדת נדרשת לארכיונים.לאחר רישום ההזמנה, וכן הצבתו בארכיון, היא נדרשת איכשהו לבצע שיטתיות של כל הנתונים הזמינים. למטרה זו חברות משתמשות במספר עקרונות:
- אחסון תיעוד בתיקיות נפרדות עם חלוקה למסמכים לטווח הקצר והארוך. מומלץ שלא לערום את כל הניירות זה בזה.
- סיסטמטיזציה לפי שנה, חודש ותאריך. כל תיקיה עם מסמכים היא הזמנות של פרק זמן מסוים. בפנים כל המסמכים מונחים תוך התחשבות ברישום שלהם ביומן החשבונאות (במשך חודשים וימים). כך מקלה על המשימה למצוא מסמך מסוים.
- שימוש במיקום לפי מספרי הזמנות תוך התחשבות בסדר האלף-בית. כבר בתוך כל תיקיה, מומלץ לבצע שיטתיות לפי מספרי הזמנה, וכן לפי אותיות רישיות.
סוף חשבונאות
מה לעשות לאחר תום אחסון המסמך בארכיונים? שירות מיוחד בחברה בודק את הניירות. ואז הוא מבצע שיטתיות ומוציא הוראות מסוימות להשמדה. בדרך כלל, מסמכים נשרפים או מועברים דרך מגרסה. בכל מקרה, אי אפשר פשוט לזרוק פקודות. דווקא להשמידם. כדי להקצות מסמכים לסוג כזה או אחר, מעורבת עמלה מיוחדת. היא מעריכה את חשיבות ההזמנות, מקצה להם חיי מדף. ורק אז הם ממוקמים בארכיונים בצורה כזו או אחרת.
