תכנון רכש טובין הוא אחד השלבים החשובים ביותר בפעילות של כל מוסד או מפעל מודרני. הוא מיועד לגיבוש תיעוד מכין במידת הצורך לרכישת מוצר, הזמנת עבודה, שירותים. התחום הרלוונטי ביותר עבור עיריות, חברות בבעלות המדינה. פותחו מספר שיטות תכנון הנחשבות כחלק מקורסים חינוכיים ייעודיים. כמובן שחישובים תיאורטיים ישימים בפועל, היקף יישומם הוא רחב ביותר. זה נובע במידה רבה מדרישות החקיקה הנוכחית בנושא הצדקת רכישות של עיריות וסוכנויות ממשלתיות.
התחלה ללא טעויות היא המפתח להצלחה
נכון לעכשיו, נעשה תכנון רכש בהתאם לחוק הפדרלי 44. מסמך זה הצהיר ברמה הפדרלית עד כמה חשוב הנוהל לעריכת תוכנית. הדרישות לנסח רכישות הופיעו לראשונה בשנת 2013, ומאז המצב בהחלט לא נעשה קל יותר למוסדות בודדים ליישום. תקנים משפטיים הרלוונטיים לימינו מחייבים אותך לתכנן רכישות בהתאמה מדוקדקת לחוקים, תוך מתעד בקפידה של כל צעד ושעל, כל פעולה.
ארגון רכש, עריכת תכנית הן משימות שללא יכולת ההחלפה של החוק נפתרות בזמננו בשיטות מודרניות יותר. זה מאפשר להגדיל את היעילות הכלכלית של התוצאה לדבוק בתקנים קבועים. מערכת תכנון הרכש היא המפתח לתוצאה חיובית של האירוע כולו. חשוב לנתח את הצרכים בהתחשב בכמות הכספים שהוקצו למיזם. כמובן שהאפשרות הטובה ביותר היא להקצות את ההמונים הכספיים בסכומים הנדרשים על ידי מוסד מסוים ליישום כל העסקאות המתוכננות, אך אילוצים תקציביים מאפשרים לעיתים רחוקות לממש 100%.
עשה זאת נכון
אגב, הרלוונטיות והמורכבות של סוגיית תכניות הרכש לתכנון, ניסוח פרויקטים ניכרת כבר משפע הפרסומים המתמחים שיצאו לאחרונה, וחושפים היבטים ודקויות שונות ומרומזות של הגיליון. הרבה נובע מהמצב הכלכלי הקשה במדינה, שעל בסיסו מתהדקים דרישות החוק, כמו גם מעקב אחר עמידתם. יש צד חיובי: ניתן למנוע בצורה יעילה שימוש לרעה, מרכיב השחיתות ובזבוז לא יעיל של חסכון תקציבי.
תכנון רכש שנתי הוא האפשרות הנפוצה ביותר. לא יהיה מיותר לערוך תוכניות לתקופה ארוכה (תוכנית חמש שנים), אך הן מתגבשות רק במונחים כלליים. ישנן תוכניות לטווח קצר (למשל למשך חודש), אך אלה משקפות רק את הצרכים הנוכחיים של הארגון. תוכנית שנתית אינה רק רשימה של רכישות הכרחיות, אלא גם מסמך המדגים את סיכויי המוסד, אסטרטגיית הפיתוח שלו ושיפור תהליך העבודה. לעתים קרובות מצורפת לתוכנית הערת הסבר שמצדיקה את הצורך בכל אחד מהפריטים המפורטים. זה עוזר למנוע חשד להתעללות ולהוכיח את הצורך בהקצאת כספים.
היעדים העיקריים: ניתוח דוגמאות לרכש
תכנון, רכש עשוי להיות תחום האחריות שהחברה מזניחה.במצב כזה איכות השירות הניתן כתוצאה מעבודת מוסד המוצר תהיה נמוכה למדי, והתנאים יהיו ארוכים. אם לא ניתן היה לחשב נכון את מחיר החוזה, לתכנן את הרכישה, קיימת אפשרות של הוצאה כספית לא יעילה, אשר יכולה להיחשב כעבירה עם התוצאות הנובעות מכך.
תכנון הרכש העירוני מסייע במניעת ביטולים בלתי צפויים. יוזם גוש העסקה יכול להיות רשות השליטה, הקבלן או המוסד עצמו, אשר לפתע מצא טעות ולכן נאלץ להפסיק בדחיפות את שיתוף הפעולה בהסכמה. זה מוביל להפסדים זמניים, כספיים. לקוח שסיים באופן שגוי את תהליך הרכש עלול לעמוד בעונשים. בפרט עולה מהחוקים הקיימים כי גורם שבחר באופן בלתי אחראי באופן שגוי בשיטת הרכש נאלץ לענות: העונש מגיע ל 50,000 רובל.
בזה אחר זה
במפעלים מודרניים, תכנון הרכש מתבצע באמצעות גישה שיטתית לנושא באמצעות מערכות אלקטרוניות, מחשוב ותוכנה יעילות. זה ממזער את הסבירות לטעות אנושית. רצף הפעולות הוא גיבוש התוכנית, תיאום עם הרשויות העליונות, יישום התוכנית. כבר בשלב ההכנה, יש להצדיק את כל הפעולות המתוכננות, לוודא את העמידה ביעדים שנקבעו למוסד ולנרמל את הרכש. האחרון כולל בקרת איכות של המוצר שנרכש, השירות המוזמן ביחס לדרישות העכשוויות, איכויות צרכניות צפויות. בשלב התוכנית מנותחים את הכמות הנדרשת של המוצר והמחיר השולי בו ניתן לרכוש אותו.
ניהול תכנון רכש כולל ארגון דיון פומבי באירוע. זה נכון במיוחד למספר עסקאות שבגינן נקבע פרסום בחוקים. ישנם אירועים כאלה שפשוט אי אפשר ליישם ללא מחקר ציבורי מקדים עם הערכת התוצאות. נכון לעכשיו, האמצעים והשיטות המודרניים ביותר לתקשורת, פתרונות טכניים וטכנולוגיות מידע משמשים באופן פעיל לארגון צעד כזה.
אין סוף לעיתונים!
תכנון רכש ממלכתי ועירוני כרוך בגיבוש לוח זמנים, תכנית רכש. סוג התיעוד השני הוצג בשנת 2016. הראשון נהג בעבר, צורתו נותרה ללא שינוי מזה מספר שנים. לוח הזמנים מתגבש לשנה. תוכנית הרכש מנוסחת לטווח ממוצע והיא כוללת את כל שמות המוצרים הדרושים למוסד ונרכשים מהספק. בדרך כלל, מסמך כזה משתרע על תקופת זמן של שלוש שנים, שכן לתקופה זו נוצר תקציב.
תכנון הרכש הציבורי הוא נושא קשה במיוחד. יש להתמקד בחוק הפדרלי שאומץ בשנת 2011 תחת מספר 223. הוא הצהיר על האפשרויות של עריכת תוכנית גמישה המשתרעת על פני תקופה של שנים עשר חודשים. אין צורך להצדיק רכישות מסוימות. זה חל על הרשימה הנמצאת תחת הסטנדרטים של החלק השני של המאמר החמש עשרה של החוק הפדרלי 44 שהוזכר קודם. לעובדי המגזר הציבורי הזכות להתאים תוכניות בהתאם לצורך. אין מגבלת זמן או סיבה.
הכל לפי התוכנית
רכש בתכנון תקציבי במתכונת גרף כרוך בשימוש בתיעוד שפותח במשך תקופה של שלוש שנים ומתאר את הצרכים הבסיסיים של המוסד כבסיס.לא כל גורם משפטי מהפעם הראשונה יכול לגבש בהצלחה תוכנית רכש שכזו שניתן לתרגם למציאות, לפיכך החוק קובע אפשרות לבצע התאמות למסמכים שכבר מתפרסמים באמצעות מערכת מידע מתמחה.
לעתים קרובות, יש לבצע שינויים ככל שמתגלים הצרכים למוצרים שלא ניתן היה לזהות אותם קודם. באמצעות התקציב האלקטרוני, תכנון רכש הוא תהליך די גמיש, ניתן להוסיף פריטים חדשים, במיוחד אם ההזדמנויות הכספיות ליישומן נובעות מחיסכון במכרזים שכבר חלפו בזמן ההתאמה. ניתן לבצע שינויים כאשר הם מעוררים על ידי תוצאות הדיון הציבורי, אם זה היה מאורגן כעמידה בדרישות החוקים.
לוגיסטיקה של רכש
כדי להבטיח שתכנון הרכש (התקציב האלקטרוני, המתבצע באמצעות מוצרי תוכנה מודרניים, מספק סיוע משמעותי למומחים) הוא אפקטיבי ככל האפשר, ארגן אירועים, תוך התחשבות בדרישות הלוגיסטיקה. בעת עריכת התוכנית עליכם להיות מונחים על ידי צרכי הארגון, העלויות הכרוכות בתהליכי עבודה, מקומות אחסון זמינים לשימוש. תפקיד וכמות החומר הדרושים לתהליך הייצור, העיתוי בו יש למסור אותו ממלאים תפקיד. כדי להצליח, עליכם לקחת בחשבון את המשאבים של הספקים, את היכולת לארגן בעצמכם ייצור משלכם של כמה מתכלים החלים לייצור המוצר הסופי, אספקת שירותים.
ההקמה, תוך התחשבות בכל תוכנית הרכש שצוינה בתכנון תקציבי ביחס לחברות ממלכתיות ופרטיות, מאפשרת לך לקבוע תהליך עבודה ללא השבתה והפסדים כספיים כתוצאה מעודף רכישה, נזק למוצרי צריכה. כדי לזהות כמה חומר נחוץ (כלומר, אינדיקטור זה מהווה בסיס לחישוב מרבית האחרים), יש צורך לשלוט בכמה דרכי חישוב סטנדרטיות. כדי להחיל אותם על חברה ספציפית, תחילה עליך לאסוף את בסיס המידע המלא ביותר על השימוש בחומרי גלם דומים בתעשייה קודם לכן.
כמה צריך?
אחת השיטות לתכנון הרכש היא הערכת נפח המוצרים שצריך לייצר, על בסיס הצורך של הלקוח בו. בידיעה עד כמה הביקוש למוצר כרגע משמעותי, ניתן לחשב באופן סביר כמה חומר גלם יהיה צורך. כדי לפשט את רשימות טפסי החישוב עם מוצרים, חומרים, קח בחשבון את הזמן הדרוש לאספקת פריטים שונים, את משך האחסון. אם ניתן לייצר כמה מתכלים לבד, עליכם לחשב מראש כמה גדולים עלויות הזמן.
ביודעי את מרווחי הזמן, הם מעריכים את הצורך הגולמי של העמדות שהתקבלו מהספק, המיוצרים בכוחות עצמם. בהתבסס עליו, הביקוש הנקי נקבע על ידי ניתוח מניות קיימות, הזמנות שהוקמו והיקפי ייצור מתוכננים. בין ההזמנות יכולות להיות אלה שבוצעו קודם לכן לסדרת הסחורות הקודמת. בעת תכנון מחזור ייצור חדש, אין צורך לקחת אותם בחשבון.
תנודות בביקוש
שיטה זו לתכנון רכישות רלוונטית כאשר ניתן לתאר את האינטרס של הצרכן באמצעות תרשים גל עם אלמנטים חוזרים. כדי להשיג החלקה, יש צורך להעריך כמה גדול הצריכה בפועל של המוצר בתקופת הזמן האחרונה, כדי לזהות את היחס עם המדדים שחושבו בעבר עבורו. לתקופה חדשה התחזית היא אינדיקטור המחושב לתקופת הזמן הקודמת, אליה מוסף הערך המתקן - כמות הסחורות כפול מקדם המשמעות.
אפשרות חלופית
שיטה נוספת לתכנון רכש היא דטרמיניסטית.הם נוקטים בכך כאשר ידוע כמה זמן לוקח לבצע הזמנה, כמה חומר נדרש עבורה, באיזו זמן מתכלים יימסרו.
לפעמים הגישה הסטוכסטית היא מיושמת ביותר בתרגול. הבסיס לחישובים הם שיטות הסטטיסטיקה, המתמטיקה. בעזרת נוסחאות ייעודיות תוכלו להעריך מה הצורך במוצר צפוי, ועל סמך תוכנית זו רכישת חומרים מתכלים.
בעזרת הניסיון המצטבר של הצוות תוכלו ליישם גישה היוריסטית בתכנון הרכש.
יש זמן לכל דבר
תכנון עבור רכש ציבורי, פרטי כרוך בזמינות של בסיס המידע השלם ביותר לגבי תהליך הייצור ותוצאת יישומו. יש צורך לספק לאנליסטים גישה למידע מדויק אודות תנועת חומרים מתכלים, רכיבים, חלפים. צריכים להיות נתונים על כל השלבים מרגע המחקר של שוק הרכש ועד קבלת הנרכש במחסן.
כדי שמערכת הרכש הלוגיסטי תעבוד טוב, עליכם לדעת באילו חומרים משתמשים בתהליך הייצור. גיבוש תוכנית הרכש כרוך באינטראקציה מתואמת של אנשים שונים המועסקים במפעל. תכנון הרכש הציבורי (ובאותה מידה בחברות פרטיות) מכריח קשרים הדדיים בין מחלקות, חטיבות, סניפים של ישות משפטית. רק אינטראקציה מאורגנת בקפידה מאפשרת לנו להבטיח את נכונות החישובים, הניתוחים והבחירה לטובת השיטה האופטימלית להיווצרות הרכש. עבודה משותפת מאפשרת לך להחליט לטובת מדיניות התמחור הטובה ביותר, לכרות חוזה רווחי עם הספק ולעקוב אחר כמות חומרי הגלם הנכנסים, הזמינים והמושקעים. הלוגיסטיקה כוללת בקרה על תזמון המסירות, מיקום חומרי הגלם בשטחי המחסן.
לא יותר
על ידי ארגון לוגיסטיקה של רכש, אתה יכול להשיג מלאי מינימלי במחסן עם אספקה ללא הפרעה של חומרים מתכלים לתהליך הייצור. בכדי שהתכנון יהיה אפקטיבי, יש לנסח במדויק אילו עמדות מסוימות נדרשות ובאיזו מידה, באיזו פרק זמן הם צריכים להיות בדיוק לרשות הסדנאות, וכמה גדול האפשרויות של ספקים ידועים. לוגיסטים מעריכים את היכולות הנוכחיות של המחסן, בודקים דרכים לארגן את תהליך הייצור של חומרים מתכלים בעזרת יכולותיהם האישיות.
אנחנו קונים בחוכמה
במובנים רבים, תכנון הרכש קשור קשר הדוק לבחירת פורמט ספציפי לשיתוף פעולה עם ספקים. לאחרונה האופציה הנפוצה ביותר היא ביצוע מכרז. זה חל באותה מידה גם על מפעלים, מוסדות מדינה וכאשר מחפשים ספק על ידי סוחר פרטי. מושג המכרז נכנס למשק זמן רב. ארגון המכרזים הוא באחריות הלקוח המודיע על תנאי התחרות לאספקת המוצר, אספקת שירותים. כחלק מהמכירה הפומבית, מי שרוצה יכול להתמודד בתחרות על הזכות לכרות הסכם עם הלקוח בתנאים שהוכרזו מראש. יש לנסח את הכללים שאליהם יוחלף שיתוף הפעולה, שיפורסמו מראש. לשם כך מתמלאת חבילה מלאה של תיעוד מכרזים, המציינת את התנאים של כל שלבי העבודה ההדדית. רשומים שמות המוצרים, השירותים, המחירים המתאימים ללקוח.
המכרז הקלאסי הנו הליך הכולל שפע של מתחרים. זכייה בזכות לסיום חוזה אינה דבר קל, אך התהליך עצמו הוא חסכוני, הוגן. הארגון שלה מוקצה לראשי הארגון, כשהוא פועל כלקוח. החברה גובה ועדת רכש, שהרכבה מאושר על ידי צוות המפקד.מומחים אלה מכינים חבילת מסמכים, מכנים את כל הדרוש לקביעת התנאים לצפייה בציבור. יש לזכור את המעשים הרגולטוריים והמשפטיים הקיימים כיום על מכרזים ומכירות פומביות.
בזהירות וביסודיות
על ידי משתתפי ועדת הרכש לנתח את כל ההצעות המוגשות במסגרת זמן מוגבלת. לגבי כל אחת מהאופציות, מתגבשת החלטה כללית: קבל את ההצעה, למנות אדם פוטנציאלי לקבלן או לדחות את האופציה. לקבוע לטובת תוצאה ספציפית, אתה צריך לבדוק את תנאי התחרות, לנתח את התכונות של כל ההצעות שהתקבלו. התוצאה האידיאלית של ההליך היא הסכם במחיר הנמוך ביותר האפשרי, בכפוף לכל הדרישות והתנאים של הלקוח. אי-חלקיות, פתיחות, שקיפות הם היתרונות העיקריים של הליך כזה.
בגיבוש הדרישות למבצעים, צריך להיות מונחה לא רק על ידי האינטרסים שלו, אלא גם על ידי הצעות שוק ממוצעות. אם הלקוח קובע תנאים שליליים במכוון, כמעט ואין אנשים שרוצים להירשם לשיתוף פעולה כזה; כתוצאה מהמכרז לא תופיע אף בקשה אחת. כדי לא להיות במצב כל כך לא נעים, מה שמוביל לשיבוש בזמן האספקה, יש צורך לגבש הצעות נאותות. אחת הדרכים שננקטו בהן יותר ויותר לאחרונה היא קביעת התנאים המרביים האפשריים עבור הלקוח. כל קבלן פוטנציאלי מציע אפשרויות משלו, המתאימות במחיר או במחיר סביר יותר, ועל סמך ניתוח של כל היישומים שהתקבלו, תוכלו לבחור בדרך המוצלחת ביותר לשיתוף פעולה.
איך לבזבז?
כאשר מתכננים רכישות בצורה של מכרז, יש צורך לנתח תחילה את הצעות המחיר של השוק, להרכיב בסיס הצעת מחיר מסכם, להשוות בין ספקים שונים, ואז להמשיך ישירות לארגון המכרז. בתיעוד המצורף מציינים את הדרישות למחיר החוזה, עיתוי ביצועו, רמת ההסמכה ואיכות המוצר. כל אחד מהמשתתפים על פי תוצאות המכרז מקבל מספר בודד, הראשון מיועד לזוכה. אם אחד מסרב לכרות הסכם, לשני ברשימה וכן הלאה תהיה עדיפות. במהלך המכרז אסור ליצור קשר עם חברי הוועדה ונציגי קבלנים פוטנציאליים מעוניינים.