מערכות תיעוד מאוחדות. GOST R 6.30-2003. דרישות לניירת

היישום המעשי של מידע הוא הבסיס לאיחוד כל צורות ההצגה והפורמליזציה של נתוני המקור לקיבעונן, לשידורם ולתפיסתו המדויקת על ידי הנמען.

כאשר מידע מוצג על ידי מסמך, הוא ספציפי, הוא נמצא בתחום הנורמות המקובלות והמאוחדות, הוראות חקיקה ודרישות של הליך חברתי או ייצור. אלה תמיד ניסוחים מדויקים וצורת ביטוי מסוימת של משמעות על מנת להשיג מטרה מוגדרת בבירור.

יצירה ותוכן של מסמך

מערכות תיעוד מאוחדות אינן ממלאות שום תפקיד, כל כך נהוג ליצור מסמכים מדי יום ביוזמתו ובידיעתו של האדם, או למלא את אלה על פי כללים מסוימים.

החיים כשלעצמם הם מערבולת של מידע, אך בכל רגע ורגע של זמן, זהו טבע אנושי לחבר איכשהו משהו ולברר אותו בבירור. על פי מנהג לא כתוב, מערכות תיעוד מאוחדות נוצרות במוחו של כל אדם בבית הספר, אם לא קודם לכן. אך בשלב הראשוני להתפתחותו, אדם אינו מייחס להם את הערך המהותי המגיע להם.

מסמך יכול להיות משני סוגים שונים מהיסוד:

• צורה;
• מבנה ותוכן.

באופן רשמי, מסמכים ריקים הם טפסים רגילים שבהם נרשם מידע מוגדר בקפדנות. כל העת מטפלים במסמכים מסוג זה (גן ילדים, בית ספר, מרפאה, עבודה, משרד דרכונים, ...).

מסמכים אמיתיים לוקחים בחשבון את הדרישות הקיימות לעיצובם. אחרת, הם יובנו לא נכון על ידי הנמען והתוצאה הרצויה לא תושג.

יש לבצע כל מסמך בצורה, שיהיה לו מבנה ברור ותוכן צפוי, המתבטא בסגנון מסוים.

באופן פורמלי, אפשר להתייחס למסמכים כאל יצירות אמנות, מאמרים, תעודות, עבודות עבודה, ספרים ושאר עבודות כתובות וגרפיות, אך זהו תוצאה מטושטשת הרבה יותר במבנה ובתוכן של המרת מידע לצורה קפדנית לתפיסה על ידי מעגל מסוים של צרכנים (מקבלים).

תמצית מערכות האיחוד

המידע הוא נרחב, אך גם אם לא לוקחים בחשבון מקורות חיצוניים, אז כל מבנה מדינה, מפעל, יזם בודד ואדם רגיל נמצא בתנאים (דרישות) של בחירת תקן מסוים מהמגוון המקיף של הנורמות המאוחדות.

מערכות התיעוד המאוחדות של המדינה הקיימות כמעט בכל המקרים הן מייעצות. בפרט, בהתאם לתקנות החלות.

1. תאריך המסמך מנוסח בספרים ערבים ברצף: יום החודש, החודש, השנה.
2. יום החודש והחודש - שני זוגות של ספרות ערבית, דרך נקודה; שנה - ארבע ספרות (4 בדצמבר 2017 = 4 בדצמבר 2017 על פי GOST R 6.30-2003).
3. במקביל, GOST זה מאפשר אינדיקציה מילולית של שם החודש.
4. אותו GOST "מאפשר" את הסדר ההפוך: שנה, חודש ויום.

חלק משמעותי מהמסמכים "משרת" את תחום הניהול. חוזרים על מצבי עבודה, הפעולות שננקטו דומות, אך תמיד יש תכונות. GOST R 6.30-2003 מפשט מאוד את יצירת המסמכים ולא רק לתחום הניהול.

על פי הדעה הרווחת, איחוד הוא צמצום מספר המסמכים והמגוון, דרישות העיצוב, ההיגיון של התוכן והמבנה. האיחוד כולל גם תהליכי יצירה, עיבוד וביצוע של מסמכים.גודל המדיה חשוב אם מדובר במסמך נייר, או בפורמט הנתונים אם מדובר במסמך אלקטרוני.

אזורי זרימת עבודה וסמנטיקה של מסמכים

ניהול ארגונים הוא תחום חשוב אך לא היחיד אליו קשורות ישירות מערכות התיעוד המאוחדות. מחלקת הנהלת החשבונות של כל עסק משתמשת לא רק בטפסים ריקים, כולל טפסי דיווח קפדניים, אלא גם במגוון רחב של מסמכי ניסוח "בחינם" בהתאם לתקנות החקיקה והמקומיות המאומצות, GOST.

לפי הסיווג הכל-רוסי, מספר מערכות נושאיות פועלות:

• מגזר בנקאות;
• תחום פיננסי, חשבונאי ודיווח של מוסדות וארגונים תקציביים;
• דיווח ותחום סטטיסטי;
• מערכת תיעוד עבודה;
• תחום סחר חוץ וכו '.

מערכות התיעוד המאוחדות של הפדרציה הרוסית בנושאים מכסות את כל התשתיות הסוציו-אקונומיות של המדינה. יתכן שיהיו להם פירוט לפי אזור, לפי ענף, לפי תחום כשירות של החברה.

אם אתה מציית לסיווג הכל-רוסי, אתה יכול להקצות קוד בן שמונה ספרות לכל סוג מסמך ולנהל רישום נפרד. מרבית הארגונים משתמשים בדרישות הקיימות לניירת ומאשרים את התקנות שלהם על בסיסם.

עמדות מפתח

מטרת המסמך דורשת פרטים מסוימים. היעדר הנדרש הדרוש יכול להוביל לביטול המסמך או לחוסר האפשרות לביצועו. במקרה זה, הנאמנות של GOST R 6.30-2003 לא משנה.

הזמנת התפקיד מכילה מגוון תפקידים ספציפי. ההזמנה ליצור את המחלקה היא אחרת. תיאור התפקיד מורכב שונה לחלוטין מהדו"ח הרבעוני של המחלקה הכספית.

יחד עם זאת, לפרטים רבים תכונות יישומים. לדוגמא, לתאריך יכולות להיות משמעויות שונות: רגע חתימת הצו, רגע פיטוריו של העובד, רגע תחילת הייצור, ההסכם הרב-צדדי. במקרה האחרון, לא ניתן לספק רק את מועד חתימת ההסכם על ידי כל אחד מהצדדים, שתמיד יש לו משמעות משפטית, אלא גם את המועד הכללי, למשל, תחילת תוקף של ההוראות המוסכמות.

בחירת מילים וניסוחים

זרימת העבודה של כל עסק, כמו תוכנית מחשב, במקרה הכללי היא תהליך פורמלי לחלוטין. שלא כמו תוכנית, זה לא מחשב שעובד כאן, אלא אדם. ניסוח לא מדויק אפשרי. אולם המתווה הכללי בעת יצירת מסמכים נקבע בהתאם ל- GOST 6.30-2003 קרוב ככל האפשר לדרישותיו.

סטייה מהפרקטיקה המקובלת והדרישות של GOST אינה הולמת כאן: הוראה, הוראה, הצהרה, סדר וכו 'אינם יצירות אמנות, ואין צורך לחפש צורה של ביטוי למחשבה.

לא רק אוצר המילים מתקבל בברכה, אלא גם חלקי הדיבור הנחוצים בכל מקרה מסוים והמקרה הנכון. על פי הנוהג שנקבע, אבסורדים, מילים חסרות, משפטים נמצאים לעתים קרובות במסמכים, יש אי התאמות שאינן אופייניות לדיבור הקולנועי. אך נהוג, ועשייתו בדרכה אינה מעשית.

בכל הקשור לרישומים, חתימותיהם ויעוריהם, נהוג להשתמש בחוויה של פיתוח תיעוד עיצובי כאשר ברור שהוא הכרחי. עם זאת, שום דבר לא מונע עיצוב של רישום רגיל באותה צורה אינטימית.

לגבי הטבלאות, ההוראות של GOST גם הגיוני לקחת בחשבון. זהו פרקטיקה מבוססת, וכל טבלה במסמך עבודה היא בעיקר מדריך לפעולה או מידע לקבלת החלטה.

אוצר מילים, מבנה והיגיון מצגת

תמיד צריך להיות מחובר לטקסט. הביטויים קובעים זה את זה או מבצעים חידודים. משתמשים במילים וביטויים ספציפיים. כדי לגייס אדם, הבמאי כותב החלטה קצרה על הצהרה כתובה נכון.

בקשה להעסקה, שנכתבה על ידי עובד בצורה הקבועה, מאושרת ביחידות המיזם ועוברת הליך אישור מקדים. זה עדיין לא מסמך, אבל כבר בסיס להחלטה הסופית של ראש המפעל בצורה של ביטוי ספציפי "בסדר".

כתיבת כל דבר אחר ברזולוציה מותר, זה לא אסור, אבל בכל מצב זה צריך להיות בעל ערך סביר. למשל, בוגר אוניברסיטה. ניתן לספק ביטוי בטקסט של ההצהרה או בהתאם להיגיון של המפעל - זה נותר לבמאי להחליט.

מאפיין חיוני ומסורתי של מסמכים רבים הם שני חלקים:

• סיבה (יסוד, מטרה);
• מסקנה (החלטה, מסקנה, בקשה).

זה לא חשוב, אבל במקום בו זה הגיוני, יש צורך לחלק בבירור את כל הביטויים הדרושים לשני מרכיבים. Gosstandart, מערכות תיעוד מאוחדות והוראות מקומיות של הארגון עצמו צריכות לשמש בסיס לבניית מבנים שבהם נושא המסמך קובע כיצד להמציא את הסיבה והמסקנה.

בפועל אמיתי גישה זו מזרזת יצירת מסמכים חשובים, מאפשרת לך להתמקד לא בטקסט כולו, אלא רק בחלק המשתנה.

מסמכים מקומיים של העסק

האיחוד והסטנדרטיזציה של המסמכים מאפיינים כל עסק. חלקם עושים זאת בכתב, אחרים דבקים בתרגול בעל-פה. הכל תלוי בגודל העסק וברמת האחריות.

מרבית ההוראות המקומיות נערכות במהלך הקמת מיזם על בסיס חקיקה, GOST, נתונים רגולטוריים החלים בענף או בתחום עסקי ספציפי.

מערכות תיעוד אחידות כאלה הינן ייחודיות ולעיתים קרובות הידע של חברה מסוימת, מבוסס על התוכנה המשמשת ומהווה סוד מסחרי. לעיתים רחוקות הם משתנים, ושינויים קשורים לשלבי הצמיחה של החברה, הרחבת תחום המסוגלות שלה או רמת העסקים שלה.

מסמכים מקומיים חשובים הם תוכניות ייצור, מפרט טכני, לוחות זמנים לעבודה. כאן, האיחוד והסטנדרטיזציה של המסמכים הם מקבילים. כל תוכנית לוח שנה חדשה, למשל, נעשית בדומה לקודמתה, והחשבונאות החדשה בפוליסה החשבונאית מנוסחת על בסיס הקודם תוך התחשבות בשינויים בדרישות החיצוניות (חקיקה, מס, גופי בקרת מדינה, ...)

מידע זורם

זרימת מסמכים מאובטחת היטב של הארגון, במיוחד כאשר ההיגיון, המבנה ואוצר המילים של מערכת התיעוד המאוחדת מיושמים בצורה של מערכת ניהול טכנית-תוכנה, מאפשר לא רק לפשט את העסק ואת הפונקציונליות של העובדים, אלא גם לנהל את הפעילות שלהם בכיוון הנכון, מתן אוטומציה של יצירת מסמכים, שליטה על העיבוד והביצוע שלהם.

תשתית הארגון, המיושמת בצורה של זרימת מידע פנימית וחיצונית, מתוזמנת ותוכן, מאפשרת להעביר את ניהול הארגון לרמה גבוהה יותר.

מערכות מידע מודרניות רבות עובדות זה מכבר ברמת המשימה, ומספקות ניסוח נתוני הקלט הנדרשים והכנת דוחות. תפקידם של עובדים במערכת כזו טמון בתחום היצירתיות והמטרות של החברה, ולא בהקשר של אופן מסמך מסוים.

התנהגות חברה ועובדים

GOST R 6.30-2003 ומסמכי רגולציה אחרים קובעים את צורת המסמכים, הפרטים, המילים והביטויים, מפרטים את לוגיקת הביטוי וגדליה של מדיות נייר, הזחה, שוליים, גבולות דמויות, טבלאות ופרטים טכניים אחרים - כל זה חשוב וראוי לקחת בחשבון.

העבודה הרגילה של החברה היא זרימת העבודה הרגילה בה מוסדר וצפוי תפקידו של כל עובד.

בהקשר זה ובקשר לתכונות הרמה המודרנית של פיתוח טכנולוגיות מידע, נושא ההתנהגות של העובדים הפך להיות רלוונטי. על רקע הווריאציה הצפויה להתפתחות של אירועים מסוימים, יצירות, מסמכים, חריגות ניתן לאתר.

היבט זה לא פחות משמעותי לבניית התשתית של החברה. חשוב לא רק לארגן את העבודה הנכונה עם מסמכים, אלא גם להבטיח שליטה בתהליך העבודה עם המסמכים.