תיק אישי, ככלל, כולל תיעוד מיוחד המשקף מידע אודות עובד ועבודתו למשך פרק זמן מסוים, או על סטודנט ולימודיו במוסד השכלה גבוהה מסוים. בדרך כלל, היווצרותם והתיקים של תיקים אישיים של עובדים מתבצעת לאורך תקופה ארוכה. כך או אחרת, הם כלולים במספר המסמכים שעובדים על אנשי כוח האדם. מה סדר האירוע הזה היום? איזה מידע מכיל קובץ רשומת העובד? למה? תשובות לשאלות אלה ואחרות חמורות לא פחות ניתן למצוא בתהליך קריאת מאמר זה.
שאלות כלליות
עם זאת, ראשית יש לציין כי ניהול תיקים אישיים של עובדים אינו הליך חובה ביחס לכל קטגוריות המעסיקים. בהתאם לחוק הרוסי, יש להתנהל בעניינים אישיים רק לאזרחים הממלאים תפקידים בשירות הציבורי. יש להוסיף כי הנוהל המקביל מוסדר על ידי הצו הנשיאותי "בדבר הצו בדבר ניהול ענייני אנשים הממלאים את משרות המדינה הרוסית בצו המינוי, וכן עמדת המדינה ביחס לשירות הפדרלי" מיום 01.06.1998.
החובה, לרבות הקמה ותחזוקה של תיקים אישיים של עובדים, עשויה להיות מוקצה למעביד - מפעל ממלכתי (ארגון) גם באמצעות מעשה נורמטיבי בענף. לדוגמא: צו הפיקוח על הצרכן הרוסי מיום 16 במרץ 2005, המאשר את תקנות השירות האזרחי הפדרלי, הקשורות לפיקוח בתחום ההגנה על זכויות הצרכן ורווחת האדם (על פי סעיף 7.7 במאמר זה, אמונים על ניהול עניינים אישיים), כמו גם על ההחלטה " ביחס לשירות המכס הפדרלי "מיום 21 באוגוסט 2004, דרכו אושרה התקנה על ה- FCS. על בסיס מסמך זה, נוצרה ההסדרה על ה- GUK (מחלקת כוח אדם ראשית) והושמה למחזור. בהתאם לפסקה חמש עשרה לתקנה, FCS GUK מופקדת על ניהול תיקים אישיים של כל עובדי השירות.
בנוסף, הנוהל לניהול תיקים אישיים של עובדים עשוי להיות מוגדר על ידי חברת ההנהלה (במילים אחרות, על ידי ארגון גבוה יותר). בארגונים וארגונים אחרים הנהלה מוקנית לזכות לקבל החלטות לגבי הצורך לבצע את התהליך הנבדק, וגם (במקרה של החלטה בכיוון החיובי) - לאילו קטגוריות עובדים רצוי לנהל עסקים בעלי אופי אישי. התקנה בנושא ניהול תיקים אישיים של עובדים קובעת כי הנוהל הניתוח, ככלל, חל על הקטגוריות הבאות של אזרחים:
- עובדים העובדים בתפקידים בכירים (ראש מבנה ישיר, עוזריו (סגנים), ניהול ביחס ליחידות מבניות וכן הלאה).
- עובדי החברה שבגינם נקבעת חבות על פי החקיקה הרוסית הנוכחית (למשל, רואה חשבון ראשי, סגניו, קופאית וכן הלאה)
הכללים לניהול תיקים אישיים של עובדים, כפי שהתברר, אינם מעידים על חובה מסוימת. עם זאת, חברות פרטיות רבות מספקות ניהול עסק אישי ביחס לכלל עובדיה.זה לא תלוי במעמד ובדרגה, כמו גם בפעולות העבודה שבוצעו (אגב, זו הסיבה שאפילו אנשי צוות טכני כלולים כאן). למה? העובדה היא ששמירה על תיקים אישיים של עובדים היא מקור מידע נוח מאוד. בנוסף, הוראה זו חלה על כל עובד. התיקיה היחידה מכילה את העותקים החשובים ביותר של הזמנות לעובד, את התיעוד האישי שלו, כמו גם מסמכים נחוצים אחרים. חשוב לציין כי ההנחיה לניהול תיקים אישיים של עובדים בעלי אופי אישי משמשת ככלי לאיחוד מידע.
יצירת קובץ אישי
כיום, יצירת עניינים בעלי אופי אישי נעשית לקבוצה מסודרת של נתונים מתועדים אודות עובד שהועבר אליו על ידי המעביד בעת העברת עבודה או קבלתו. ההוראות בנוגע לנוהל שמירת תיקים אישיים של עובדים מציעות כי כל הפעולות הרלוונטיות, באופן כזה או אחר, מוקצות למומחה מורשה במיוחד או לגוף כוח אדם האחראי באופן אינדיבידואלי לארגון הטיפול הראוי בתיעוד כזה.
יצירת מקרים בעלי אופי אישי מתבצעת מיד לאחר קבלת העובד או העברתו לתפקיד או לתפקיד מנהיגותי, על פיהם נקבע הקמת האחריות בחוק. הנוהל לשמירה על תיקים אישיים של עובדים אינו שולל תפקיד אחר כאשר הוא נקבע באמצעות הוראות הנוהל לביצוע פעולות מסוימות בתיקים האישיים של העובדים.
על פי ההמלצות המתודולוגיות של ארכיב העיר מוסקבה, כמו גם VNIIDAD FAS של הפדרציה הרוסית, תיקים אישיים, כך או אחרת, כוללים תיעוד שהועבר על ידי עובדים במהלך העבודה, וכן נוצרו בתהליך הפעילות המקצועית שלהם לאחר מכן במפעל או בארגון מסוים. אז זה כולל את המסמכים הבאים:
- גיליון אישי בהתאם לאנשי הצוות או לפרופיל המקביל.
- תוספת לטופס הבקשה או לגיליון האישי.
- אוטוביוגרפיה של עובדים.
- עותקים של תיעוד חינוך.
- העותק השני של חוזה ההעסקה.
- חוזה לעניין חבות.
- מכתבי המלצה ממקומות עבודה קודמים (מאפיינים).
- בקשה לעבודה (העברה לתפקיד המתאים).
- עותקים של הזמנות או תמציות מהם התואמים לעבודה או מעבר לתפקיד אחר.
- מחלצים מהתיעוד (או מעותקי המסמכים) בדבר הענקת עובד או מעשה משמעתי של העובד.
- עותקים (תמציות) של תיעוד הסמכה (גיליונות הסמכה, ביקורות וכן הלאה).
אבטחת קבצים אישיים
ההוראה בנושא ניהול תיקים אישיים של עובדים מציעה שכדי לארגן את בטיחותם המוחלטת וקלות הטיפול הם מוצבים (כלומר תפור בחוט ומחט לארבעה פיסוקציות) בתיקיה נפרדת בתהליך יצירת נייר.
חשוב לציין כי בנוסף לתיעוד המופיע לעיל, ניתן להניח מסמכים אחרים בתיקים אישיים (למשל, מסמכים הנוגעים לעובד שעבר תחרות הקשורה למילוי תפקיד פנוי; עותקים של מסמכים הנוגעים לתגמול עובדים, הקצאת תארים של כבוד וכן הלאה). בנוסף, תמונות מאושרות של תעודת העובד מונחות בתיקים אישיים, אך הן לא מוגשות.
סדר ניהול תיקים אישיים של עובדים מרמז גם על רישומם הראשוני. בדרך זו:
- לכל קובץ אישי מוקצה מספר חשבון בודד.
- העמדות הרלוונטיות ממלאות על עמוד השדרה של התיק האישי ועל הכריכה הקדמית.
- מלאי פנימי נכלל בהכרח בקובץ אישי.
אחזקת ספרי עבודה ותיקים אישיים של עובדים
יש לציין כי ניהול עסק בעל אופי אישי אינו נפסק לאורך כל תקופת עבודתו של כל אחד מעובדי מבנה מסוים כאשר כלליו אינם סותרים זאת. לפיכך, ניהול עניינים אישיים ממילא קובע את הנקודות הבאות:
- ניהול רישומים בסעיפים הדרושים בתיק.
- הנחות התיעוד שיש לאחסן כחלק מהתיק האישי.
- תפיסת תיעוד שהצורך בהם עבר.
- בדיקה תקופתית של מצב התיק האישי בהתאם לנושא שמירת הניירות הכלולים בו.
שמירה על רישום אישי של עובד בארגון מניחה כי רשומות מתועדות בתיעוד של רשומה אישית על בסיס מסמכים מסוימים או עותקים מאושרים שלהם. חשוב להוסיף כי הגורם המוסמך יכול להבהיר את הניואנסים הנחוצים לביצוע ההליך לפני שיגיש כניסות ספציפיות במהלך שיחה אישית עם העובד. בהחלט כל הרשומות הרלוונטיות ביחס לתיעוד בעת ניהול תיקים אישיים נעשות ביד עם נקודת כדור או עט נובע בכחול, שחור או סגול. התקנה בנושא ניהול תיקים אישיים של עובדים מרמזת על אי הכללת תיקונים בתיעוד ועל נאותות כתב היד הקריא. ואז, כאשר מתעורר צורך אמיתי, הרשומות הללו מאושרות בחתימת גורם מוסמך משירות ניהול כוח האדם. בנוסף, החברה חותמת.
מידע נוסף
הצו החזקה, ניהול התיק האישי של העובד מובטח על פי הכלל הבא: כאשר הצטבר התיעוד, הוא כפוף להפצה חובה בתיק האישי בהתאם לסעיפים. בנוסף, בתוך חלקי הנייר מסודרים לפי סדר כרונולוגי. חשוב לציין כי מסמכים פרטניים המוגשים בתיק אישי, בדרך זו או אחרת, כפופים למספור. מידע על ניירות ערך אלה (תוך התחשבות במספור העמודים), בגבולות שהוא נמצא בתיק אישי, בכל מקרה, משקף את המלאי הפנימי.
ההוראה הסטנדרטית בנושא ניהול תיקים אישיים של עובדי הרפובליקה של בלארוס אומרת שעובדים מתחייבים למסור מידע לשירות כוח האדם במועד. מידע זה, ככלל, מפרש שינויים בנתונים בודדים, הכלולים בהרכב הקובץ האישי. לרוב זה נכתב בכתב כהצהרה. בנוסף, התיעוד המאשר את השינויים משמש כאפליקציה. מעט מאוחר יותר, כאשר כל הרשומות מוזנות בתיק האישי, התיעוד, כך או אחר, מוחזר לעובד. אגב, במידת הצורך, עותקים של מסמכים אלה מיוצרים ומאושרים תחילה, אשר מצורפים לאחר מכן לתיק האישי.
אחסון וחשבונאות של תיקים אישיים
לאחר שנלמד באופן מלא ניהול תיקים אישיים של עובדים, רצוי לשקול את נושא האחסון והחשבונאות. הנהלים אלה מאורגנים לחיפוש בלתי ניתן לטעות ומהיר בעניינים אישיים, מה שמבטיח את בטיחותם המוחלטת, כמו גם את סודיות המידע הכלול בתיעוד מגישה בלתי מורשית.
חשוב לציין כי התיקים האישיים של עובדי החברה כלולים במינוף של יחידת כוח האדם בהתאם לשם הכללי "תיקים אישיים". בנוסף, תקופות האחסון שלהם מצוינות שם. ככלל, תקופת האחסון של ניירות ערך מגיעה לשבעים וחמש שנים.
הגזירה על ניהול תיקים אישיים של עובדים קובעת כי התיעוד מאוחסן במחלקת כוח האדם (לרוב זה למטרות כאלה שהמקום במקום מסודר שם) בנפרד ממסמכים אחרים. יש להוסיף ששירות כוח האדם מאחסן רק את התיקים האישיים של העובדים הרלוונטיים. מקרים של עובדים מפוטרים מועברים על פי הנוהל שנקבע בחוק לאחסון בארכיון המבנה או לארכיון הטריטוריאלי.
יש לציין כי תנאי האחסון, כך או אחרת, צריכים להבטיח את הבטיחות המוחלטת של תיקים אישיים ישירות, כמו גם את התיעוד (המידע) שהונח בהם מגילוי או גניבה. זו הסיבה שכיום מומלץ להבטיח אחסון של תיקים אישיים דרך כספות (ארונות), הצבתם במצב זקוף על המדפים (כשהשורשים מחוצה).
מה עוד?
אגב, בתוך הארון או הכספת בדלת ניתן להציב תיאורי סיכום ביחס לתיקים האישיים המאוחסנים. חשוב שהגישה למידע תהיה רשמית מורשית, כמו גם מנהיגיהם. לאחר מכן, כאשר מספר התיקים האישיים עולה על המותר, הם נרשמים ברישום או ביומן מיוחד. שיטתיות של מקרים מתבצעת על ידי אחת מהשיטות הבאות:
- בהתאם לסדר המספרים.
- בהתאם לסדר האלף-ביתי הישיר.
- בהתאם לקטעים לפי שמות היחידות המבניות לפי טבלת האיוש, בתוך הקטעים, בסדר האלף-בית של החשבון הישיר או בסדר המספרים.
על מנת לצמצם את המספר הכולל של יחידות הנהלת חשבונות, ניתן לאחסן קבצים אישיים כחלק מהתלבושות שנקראות - קבוצות אלפביתיות לאחסון. לפיכך, לכל קובץ אישי הכלול בהזמנה קודמת גיליון נייר עם שם העובד. יש להוסיף כי גם עניינים אישיים, המורכבים בסדר, מקובצים בהתאם לסדר האלף-בית. בתחילת התלבושת רשימת סיכום של קבצים אישיים הכלולים בו.
הנפקת תיקים אישיים בזמן
הוצאת עניינים אישיים לעובדים במבנה מסוים לשימוש זמני כדי שיוכלו להכיר את המידע שהוזן שם, לרוב נעשית רק ברשות מחלקת כוח האדם. היכרות של עובד עם התיק האישי שלו עם קבלתו מתבצעת בדרך כלל ישירות בנוכחות קצין רשמי האחראי על הטיפול בתיעוד תוכנית כזו.
יש לציין כי העובדים מכירים את העניינים האישיים לפחות פעם אחת במהלך השנה, כמו גם בהתאם לבקשתם של אנשים אלה במקרים אחרים שהוקמו על פי החוק הרוסי. כאשר מכירים את ענייניהם האישיים של עובדי ארגון, הדבר אסור בהחלט:
- בצע תיקונים ברשומות שכבר בוצעו של קבצים אישיים.
- רשום ערכים חדשים בקבצים האישיים שלך.
- חלץ מתוך הקבצים האישיים את התיעוד שם או הכניס אותם חדשים.
- שמור תיקים אישיים מעבר לתקופה המסופקת על ידי מורשים.
ניואנסים חשובים
במידה ונמצאו אי דיוקים ברשומות או אם נמצא תיעוד מיושן בעניין אישי, העובד רשאי לפנות לשירות כוח האדם של המבנה בעניין זה. יש להוסיף כי יש לצרף ניירות לבקשה, לפיהם יהיה מקום לבצע שינויים מסוימים ברישומים שנעשו בעבר, או העתקים של יחידות תיעוד מסוימות על מנת לבצע החלפה.
חשוב לדעת כי הנפקת עניין אישי לשימוש זמני מתבצעת בדיוק לפרק הזמן הדרוש לביצוע הפעולות הנדרשות, על פי רשימת הזכאים לקבלת תיקים אישיים, המאושרת על ידי הנהלת המבנה. אגב, עובדת הוצאת מקרה בעל אופי אישי, בדרך זו או אחרת, נרשמת בכרטיס בקרה (יומן).
חשוב לדעת כי היכרות (עבודה) עם קבצים אישיים מתבצעת בחדר שתוכנן במיוחד למטרות אלה. בנוסף, זמן ההכרות (עבודה), כך או אחרת, מוגבל ליום העבודה.אז בסוף יום העבודה על העובד האחראי לטיפול בעניינים אישיים לוודא שכל התיקים האישיים שהונפקו לשימוש זמני הוחזרו למקום האחסון. במידת הצורך, הרשמית מתחייבת לנקוט בצעדים מתאימים להחזרת או חיפוש תיעוד.
העברת תיקים אישיים או מסמכים פרטניים בהרכבם לשימוש זמני למוסדות אחרים (ארגונים, ארגונים) מתבצעת באופן בלעדי במקרה של אישור של ניהול המבנה על בסיס בקשה מבוצעת כראוי.
חשוב לדעת שמתגבשת פעולה הנוגעת להוצאת תיק אישי, אשר עותק אחד ממנו, בדרך זו או אחרת, מועבר יחד עם התיק האישי או מסמך נפרד לגורם המוסמך של הצד המבקש. העותק השני מאוחסן בענייני המבנה מיד לפני החזרת התיק האישי או מסמך נפרד למקום האחסון המקורי שלו.
הסרת ניירות מקובץ אישי
חשוב לציין כי הסרת יחידות תיעוד מסוימות מקובץ אישי מתבצעת אך ורק לאחר אישור ההנהלה, בתנאי שהרשומה המתאימה ממוקמת בעמודה "הערה" במלאי הפנימי. במקרה של תפיסה זמנית של נייר במקומו (כלומר, בין גיליונות של ניירות שכנים), מוכנס כרטיס תחליף (במילים אחרות, תעודת תחליף) על פי הכללים, המציין את התאריך והסיבה לתפיסה בחתימתו של מי שהנפיק את המסמך, כמו גם חתימתו של אותו העובד שקיבל אותו בהתאם לכללי השימוש הזמני הרלוונטיים למבנה.
על מנת להבטיח שליטה מוחלטת על בטיחותם של תיקים אישיים במוסד מסוים (ארגון, מפעל) מדי שנה (כלומר, לא יאוחר מהרבעון הראשון העוקב אחר הדיווח), נבדקים מעמדם וזמינותם. עליכם לדעת כי החסרונות והחסרונות שזוהו בתהליך הבקרה נרשמים בכל מקרה במעשה, אשר מייד לאחר אישורו של יו"ר הנציבות מוגש להנהגת הארגון לשיקול וקבלת החלטות לאחר מכן בנוגע לתיעוד אבוד או לא מדויק.