Un document intitulé «Acte d’acceptation et de transmission des affaires» n’est connu que par ceux qui ont déjà occupé des postes de responsabilité. Les autres ne le connaissent que par ouï-dire. Et il est très peu probable que quelqu'un puisse le composer vous-même.
Raisons principales
Dans toute entreprise, les choses sont généralement prises pour plusieurs raisons:
- Affectation pour chaque domaine de responsabilité spécifique.
- Évaluation de la quantité totale de travail à effectuer par un employé nouvellement embauché.
- Exécution temporaire des tâches d'un employé actuellement absent.
- Organisation du travail continu.
Mais la raison de leur transfert d'un employé à un autre peut être:
- long voyage d'affaires;
- séjour prolongé en congé de maladie;
- congé de maternité;
- transfert à un autre emploi;
- renvoi d'un employé.
Dans ces cas, un de ses collègues assume les tâches du salarié qui prend sa retraite et un acte de réception et de transmission des affaires est nécessairement établi.
Il répertorie généralement tous les documents conservés par le licencié. En outre, l'acte de réception et de transmission des dossiers contient une description complète du travail effectué et toutes les irrégularités identifiées sont notées séparément. Le document est obligatoirement compilé en deux exemplaires, l’un d’entre eux étant classé dans le dossier personnel de l’employé retraité et le second restant au département, c’est-à-dire au nouveau propriétaire.
Situation difficile
Fait intéressant, l'initiateur d'une telle action est généralement le réalisateur. Après tout, avec le nouveau travailleur à temps partiel trouvé, il souhaite mettre les choses en ordre. Mais parfois, une telle situation se présente, le vieil ouvrier part sans signer l'acte de transfert des affaires. Cela peut être dû à une combinaison de circonstances ou de retards intentionnels. Parfois, un employé, connaissant ses lacunes, tarde surtout à l'heure. Après tout, tout le monde sait que le dirigeant ne peut pas retarder son travail ni le calcul final, mais est obligé de tout donner le jour du congédiement. L'employé s'en va tout simplement et l'employeur est obligé de chercher un moyen de sortir de cette situation. Que doit faire un nouveau propriétaire s’il obtient un objet orphelin? Dans cette situation, ne vous fâchez pas. Vous avez juste besoin de prendre les choses en fait, afin de ne pas être responsable des erreurs des autres. Parfois, le directeur, à titre intermédiaire, prend temporairement les choses en main et ne les transfère ensuite qu'à un nouvel employé. C'est peut-être vrai, mais vous devez tout de même vous souvenir de la responsabilité des actes commis.
Remplacement du chef comptable
La prise en charge du nouveau responsable de la comptabilité est précédée de six étapes importantes:
- Émettre un ordre signé par le directeur, dans lequel il stipule toute la séquence des actions et la procédure pour le transfert futur des cas. Selon les raisons du licenciement de l'ancien spécialiste, les employés ne disposent pas de plus de deux semaines.
- Le chef comptable actuel doit avoir terminé toutes les affaires courantes à l’heure prévue (prendre les notes nécessaires, remplir les documents principaux et établir des rapports). Le papier doit être encadré et cousu.
- Effectuer un inventaire.
- Vérification d'audit.
- Transfert des affaires.
- Saisie d'informations sur le nouveau comptable dans toutes les sources.
Cela ne ressemble généralement pas à l'acte de recevoir et de transférer des affaires lors du changement de chef comptable. L'exemple contient une liste énorme de problèmes auxquels vous devez prêter une attention particulière:
- Organisation du travail de toute comptabilité, ainsi que les caractéristiques générales de la comptabilité dans l'entreprise.
- Le statut comptable de toutes les transactions de règlement.
- Comptabilité et mouvement de toutes les espèces.
- Comptabilité des matériaux et calcul d'amortissement.
- Règlements avec des employés.
- Soldes de compte.
- Documents primaires.
- Formes de signalement strict.
- La situation dans les archives.
- Une liste des documents manquants et des explications sur ce fait.
Ce n’est qu’après cela que l’acte est signé, ce qui signifie essentiellement la prise de fonction.
Nouveau chef
Le remplacement du leadership commence généralement par une assemblée générale des fondateurs. La décision prise à ce sujet est rédigée sous la forme d'un protocole ou d'un ordre. Ces informations sont immédiatement transférées à l’inspection des impôts, et ce n’est qu’à la suite de l’ouverture de la procédure principale, dont le résultat sera un acte d’acceptation-transfert des affaires. Lors du changement de directeur, ce sera plus volumineux.
Un tel document est généralement composé de 3 parties:
- Introduction. Il contient des informations sur le lieu et l'heure de la réunion, ainsi que des informations sur le représentant de l'assemblée générale.
- Descriptif. Il comprend une liste complète des documents transférés au nouveau directeur. Cette liste est très longue. Cela comprend tout d’abord les documents constitutifs, les certificats et les données d’enregistrement. Ensuite, il y a des accords avec les banques et tous les accords supplémentaires qui leur sont associés. Après cela vient le tour des commandes pour l'entreprise. Ils sont suivis de contrats relatifs au cœur de métier de l'entreprise. Viennent ensuite les rapports comptables, les documents de caisse et les informations sur les titres. À la toute fin de la liste se trouve la documentation sur la sécurité, la santé et la sécurité incendie. Après eux, il ne reste que la correspondance avec les organismes d’État et de réglementation, et enfin - un journal du mouvement des carnets de travail.
- Le dernier. Il répertorie toutes les personnes présentes qui ont apposé leur signature.
Le dernier point sera le cachet rond de l'entreprise.
