Le contrôle est la condition principale d'une entreprise prospère. Lorsque vous travaillez avec différentes contreparties, vous devez avoir une bonne connaissance de l'information et ne pas oublier de confirmer les mots avec des nombres réels de temps en temps. C’est pour cela que, dans le flux moderne de documents, il existe un acte de réconciliation des règlements mutuels.
Description du document
Les relations entre partenaires ne peuvent pas être construites uniquement sur la confiance. Outre les sentiments, il doit exister des faits réels qui peuvent à tout moment confirmer ou infirmer divers soupçons. Toute activité est en réalité associée à l’acquisition ou à la vente de quelque chose. Certains produisent des biens ou fournissent des services, tandis que d'autres les achètent en concluant un accord approprié. Ceux-ci et les autres sont périodiquement tenus de vérifier leurs dépenses.
Pour cela, ils utilisent rapport de rapprochement règlements mutuels. Dans quels cas devient-il nécessaire de rédiger un tel document? Les raisons peuvent être très différentes:
- Si l'une des parties fournit ses biens sans paiement anticipé ni par versements.
- Dans le cas où vendu des produits particulièrement précieux.
- La société compte un grand nombre de partenaires, chacun d’entre eux fournissant des biens dans un éventail assez large.
- En cas de coopération longue et continue des contreparties.
- Dans une situation où les deux parties décident d'élargir la portée de leurs relations, en concluant de nouveaux accords.
N'importe laquelle de ces raisons peut servir de raison pour demander à votre partenaire un acte de rapprochement des règlements. Aucune méfiance ou préjudice ne devrait être vu dans ceci.
Détails importants
Chaque comptable sait ce qu'est un acte de rapprochement des règlements. Ce n'est pas surprenant, car ce sont eux qui doivent le composer. Dans cette situation, un employé possédant certaines informations est requis. Pour compiler un tel document, vous devez collecter des données à partir de différents comptes:
- sur les avances déjà émises;
- par revenu;
- sur les obligations contractées;
- selon les lacunes existantes.
L'accès à ces informations n'est disponible que pour un comptable. Sous la direction de la tête, il collecte les informations nécessaires et les prépare sous la forme d'un document d'un certain motif. Cependant, la responsabilité des données fournies incombe au chef comptable. S'il n'y a pas de désaccord apparent entre les partenaires, utilisez un formulaire confirmant les résultats des activités pour une période donnée. Certains comptables agissent de la sorte lorsqu'il s'avère que les documents de transaction principaux sont perdus ou qu'ils sont trop paresseux pour les rechercher. Néanmoins, cela ne les dégage pas de leur responsabilité pour les informations fournies.
La procédure
Comment établir un acte de réconciliation des colonies? L'échantillon de remplissage sera une présentation séquentielle d'informations spécifiques.
Un tel acte devrait contenir les informations suivantes:
- Le nom du document
- La période pour laquelle il est composé.
- Nom des contreparties.
- La base de la transaction (contrat, accord).
- Dates, numéros et numéros spécifiques extraits de documents primaires (ordres de paiement, factures et autres). Ils contiennent des informations permettant de confirmer la livraison ou le paiement de la marchandise. Ces informations, par souci de commodité, sont généralement rassemblées dans un tableau divisé en deux parties. Dans ce cas, chacune des parties a la possibilité d’indiquer séparément les données dont elle dispose.
- Signatures des représentants de chacune des parties.
Le document est nécessairement compilé en deux exemplaires pour que chaque organisation puisse le conserver chez lui.La signature du chef comptable doit ici être obligatoire. Et parfois, il peut être le seul. Cela peut être fait dans les cas où il n'y a pas de divergences dans les données. Le plus souvent, à titre de confirmation, la signature du responsable de l'entreprise est également requise.
Automatisation de la comptabilité
Certains employés sont intéressés par un acte de rapprochement des règlements mutuels, comment le compléter dans le programme «1C: Comptabilité»? Il n'y a pas de difficultés particulières. Grâce à l'ordinateur, le travail est beaucoup plus facile.
Vous devez simplement effectuer plusieurs opérations séquentielles:
- Allez à la section "Ventes" ou "Achats" (si nécessaire). Ensuite, dans l'onglet «Règlements avec contreparties», sélectionnez «Rapport de rapprochement».
- Dans le journal sélectionné, cliquez sur le bouton "Créer", puis sélectionnez l'onglet "Acte de rapprochement avec les contreparties". Une boîte de dialogue apparaît et peut être remplie de deux manières: automatiquement ou manuellement. Le spécialiste choisit exactement celui dont il a besoin.
- Sélectionnez l'onglet "Selon l'organisation", puis cliquez sur "Remplir" et spécifiez la demande avec la touche "Remplir selon la comptabilité". Une liste de toutes les opérations effectuées apparaîtra à l'écran. Si vous avez besoin d'informations sur tous les contrats pour la période spécifiée, il vous suffit de cocher la case "Interrompre par contrats".
- Faites une note "La réconciliation est d'accord."
- Recherchez l'onglet "Avancé" et sélectionnez dans la liste des personnes requises pour signer l'acte.
Il ne reste plus qu’à enregistrer ce document, et vous pouvez l’envoyer à l’impression.
Règles pour la compilation d'un document
Les comptables doivent souvent faire un rapprochement des règlements. Un exemple de compilation et de remplissage d'un tel formulaire est strictement individuel pour chaque organisation. Considérant que la loi ne prévoit pas cette forme unifiée stricte, les employés de toute entreprise sont obligés de la créer eux-mêmes, guidés par des règles et exigences générales:
- Tout acte commence par un «en-tête» avec les informations initiales sur les partenaires.
- Vient ensuite la phrase standard utilisée dans tous les contrats. Il indique que les représentants soussignés des deux parties ont rédigé l'acte actuel, confirmant ainsi le prochain état comptable.
- Après ces mots se trouve la table déjà connue. La première ligne est "le solde au début de la période". Viennent ensuite les opérations, divisées en «débit» (exécution de travail ou livraison de marchandises) et en «crédit» (paiement). Suit ensuite le solde à la fin de cette période. Et le tableau se termine par le calcul de la dette.
- Les signatures des personnes autorisées doivent être confirmées par le sceau rond de la société.
Au lieu d'un chef, une autre personne peut signer l'acte. Pour ce faire, vous avez besoin d'une procuration qui lui donnera une telle autorité. En passant, au tribunal, son absence peut jeter le doute sur l’ensemble du document.
