Types de documents. Document: concept et types

Un document est un objet tangible contenant certaines informations. Le mot a des racines latines et se traduit par "preuve, échantillon, preuve". Examinons plus en détail quels types de documents sont.

Terminologie

La législation contient la définition d'un document. Selon lui, il s’agit d’un support matériel d’information enregistré sous forme de texte, d’image, d’enregistrement sonore ou d’une combinaison de ces éléments. Presque tous les types de documents ont leurs propres détails. Par ces éléments, vous pouvez identifier le support. Il est utilisé pour transférer des informations dans l'espace et le temps pour le stockage et l'utilisation ultérieure. Cette définition caractérise le document au sens étroit. Au sens large, divers objets peuvent servir de support de stockage. Par exemple, les documents peuvent être considérés comme des livres, des sculptures, etc.

Caractéristiques principales

Actuellement, il existe différents types de documents. Tous ont leurs spécificités et leurs spécificités. Cependant, ils sont tous unis par un seul but: ils sont utilisés pour transmettre toute information. Les supports d'informations les plus importants sont considérés comme des documents citoyens. Ils agissent en tant que certificats pour identifier une personne ou une autre, en indiquant leur appartenance à une association ou leur capacité à mener une activité ou une autre. Dans les systèmes d'information, d'un côté, un document en tant qu'objet matériel est caractérisé par un ensemble de valeurs de ses propriétés (détails, attributs), c'est-à-dire ses métadonnées. Parallèlement à cela, le contenu de l'information présente et fixée est décrit. Cela se fait généralement à l'aide d'index ou de codes. Par exemple, les médecins, lorsqu'ils remplissent certains documents médicaux, utilisent des codes au lieu de mots.

Travail de bureau

Différents types de documents peuvent concerner un problème. Dans certains cas, pour simplifier le travail avec eux, ils sont combinés. Une collection de supports dédiés à un sujet particulier est appelée documentation. Lors de sa création et de sa conception, les informations sont enregistrées. Il est effectué selon certaines règles. Cela est particulièrement vrai dans les cas où des documents de l'entreprise sont créés. Une organisation doit avoir une personne qui enregistrera des informations sur les médias. Tous les documents, y compris les documents généraux de la société, servent de source à telle ou telle information.

Si les règles établies ne sont pas suivies, des informations importantes peuvent être perdues. Au cours de la documentation, il est nécessaire de prendre en compte les normes législatives existantes, de se conformer aux exigences nationales en matière de compilation et de traitement de l'information. Pour une mise en œuvre plus complète des exigences, des instructions et règles spéciales sont émises et la procédure de conservation des enregistrements est établie. Ainsi, les documents comptables sont exécutés conformément à PBU. Ces règles établissent les exigences de base pour la création de rapports de contenu. Pour simplifier le travail, des formes de documents approuvés au niveau gouvernemental sont utilisées. Leur utilisation est obligatoire pour toutes les organisations opérant dans divers domaines.

Classes de document

Tous les transporteurs de telle ou telle information peuvent être divisés en fonction de différents signes. Ainsi, par origine, documents personnels et officiels sont distingués. Les premiers incluent un support de stockage créé par une personne extérieure à son activité professionnelle. Les documents personnels comprennent la correspondance, les journaux intimes, les mémoires, etc. Ils sont tous créés dans le cadre de la vie privée d’une personne.Les documents officiels sont ceux qui sont compilés, exécutés et certifiés de manière appropriée par une personne physique ou morale.

Dans cette catégorie, un groupe de supports d'informations personnelles est distingué. Ceux-ci incluent notamment des documents vous permettant d’identifier une personne (permis de résidence, passeport), de certifier votre formation et votre spécialité (certificat, diplôme), votre ancienneté, etc. Les services bureautiques fonctionnent généralement avec des supports de données officiels. La plupart d'entre eux sont liés à la gestion. Ils sont créés pour mettre en œuvre des fonctions et tâches telles que la planification, le financement, la comptabilité (documents comptables), les achats, le contrôle, etc. Dans les activités actuelles de la société, des supports de service sont utilisés.

Catégories par méthode

Selon la manière dont les informations sont enregistrées, les documents suivants sont alloués:

• Écrit. Il s’agit d’un support de texte dans lequel l’information est enregistrée par différents types de lettres.
• Manuscrit. Les informations sont entrées manuellement dans un tel document.
• Texte Sur de tels supports, des informations vocales sont enregistrées en utilisant n’importe quel système d’enregistrement ou d’écriture sonore.
• Électronique. Ces documents sont créés à l'aide d'un ordinateur.
• Dactylographié. Les signes écrits sont appliqués sur de tels supports à l'aide de moyens techniques.
• Bien Les documents de cette catégorie illustrent des informations en illustrant un objet.
• Photographique - créé à l'aide de photodétecteurs.
• Documents cinématographiques - audiovisuels ou visuels.

Dans la gestion des entreprises, on utilise des supports d’information textuels créés par machine ou manuscrit, ainsi que par voie électronique. Les services de bureau effectuent leur traitement et leur stockage. Les documents peuvent aussi être:

• Blanc Dans ces documents, le texte est écrit sans corrections ni corrections, ni transféré depuis un autre support.
• Brouillon. Ces documents reflètent le travail de l'éditeur ou de l'auteur sur le texte.

Selon leur attitude à l'égard de l'appareil de gestion, les organisations distinguent les supports de stockage entrants, internes et sortants. Ils ont généralement leur propre numéro de série.

Portée du contenu et restriction d'accès

En fonction du nombre de questions couvertes par le texte, des documents simples et complexes sont distingués. Les premiers incluent, par exemple, des déclarations, des lettres, etc. Leur texte soulève une question. Les documents complexes peuvent être envoyés à plusieurs responsables, divisions structurelles, institutions à la fois. Celles-ci incluent notamment les décisions, décisions, ordonnances, instructions et autres. Certains d'entre eux sont utilisés comme documents légaux.

Par exemple, actes réglementaires locaux de l'organisation - ordres, instructions. Parmi eux, il y a des documents techniques. Par exemple, il peut s'agir de réglementations, de normes, d'instructions, etc. En fonction des restrictions d'accès, les documents peuvent être non classifiés, secrets et à usage officiel. Ce dernier peut être utilisé librement si nécessaire par les employés de cette société. Pour travailler avec des documents secrets, une autorisation spéciale est requise. Leur utilisation est effectuée conformément aux règles établies. Beaucoup d'entre eux sont également utilisés comme documents légaux. Les supports de stockage secrets et officiels sont marqués des timbres correspondants.

Mode de présentation

Selon ce critère, les documents sont divisés en:

• typique
• écran;
• individu.

Dans ce dernier cas, le contenu est présenté sous la forme d'un texte lié. L’auteur (compilateur, exécuteur) de documents individuels prépare une déclaration originale concernant un ou plusieurs problèmes en vue de l’exécution d’une tâche de gestion donnée. Ces médias sont des textes littéraires. Les documents d'écran sont distingués par une présentation formalisée.Ils utilisent des phrases préparées à l'avance ou des fragments individuels de texte répété et omettent d'introduire des informations variables. Les types les plus courants de tels documents incluent un certificat ou un questionnaire.

Les informations variables y tiennent généralement à la main. Pour des informations permanentes, il existe des formes spéciales de documents. Par exemple, il pourrait être lettres de remerciement déclarations et ainsi de suite. Les exemples de documents sont utilisés pour enregistrer les informations en double. Les textes sont modélisés. Par exemple, il peut s'agir de documents juridiques (accords, contrats), d'instructions, de règles, etc. La méthode de dactylographie dans les documents est utilisée pour composer des formes de texte - des échantillons (normes). Sur leur base, certains documents sont déjà en cours de création. Un exemple de texte s'appelle modèle. Par la suite, les textes ayant un contenu similaire sont définis sur leur base.

Degré d'authenticité

Les documents peuvent être des originaux, des duplicata et des copies. Les originaux sont appelés une seule ou première instance. Il s’agit en principe de documents légaux, certifiés par la signature de la personne autorisée, le cachet d’approbation, le cachet de sceau et l’index d’immatriculation. L'original, sans faute, contient des informations qui confirment son authenticité. Ainsi, les documents juridiques, par exemple, contiennent des informations sur l'auteur, le lieu et l'heure de la création. Un duplicata est appelé un duplicata. Un tel document a également force de loi. Les doublons sont émis lorsque l'original est perdu. Par exemple, en cas de perte du carnet de travail, l’employeur est obligé de délivrer un duplicata à l’employé. Une copie reproduit totalement ou partiellement les informations de l'original. Un tel document n'a pas force de loi. Une copie l'acquiert lors de l'application des détails pertinents. Par exemple, une copie d'une procuration certifiée par un notaire a force de loi.

Autres critères

Selon la période pendant laquelle les supports d’information sont présents dans l’institution, ils attribuent: des documents de stockage permanent, temporaire (jusqu’à dix ans) et à long terme (plus de 10 ans). Ces périodes sont établies par les archives fédérales et sont fixées dans les listes correspondantes. Selon le mode de transmission, ils distinguent:

• Messages téléphoniques.
• Télex.
• Messages électroniques.
• Télégrammes.
• Lettres
• Messages fax.

Pour en transférer, on utilise du matériel de bureau (fax, par exemple).

Affectation média

Les documents, ayant affiché (fixant) telle ou telle information, prévoient ainsi, leur accumulation et leur conservation, la possibilité de transférer aux personnes intéressées, leur réutilisation. Les supports d'informations sont considérés comme l'un des éléments essentiels de la structure interne d'une organisation, institution ou entreprise, grâce auxquels l'interaction des unités est assurée. Sur la base de telle ou telle information, diverses décisions sont prises. L'information sert de preuve de l'exécution des ordres, de source de généralisations, de matériel de référence et d'activité de recherche. Un document dans le travail de direction est à la fois un objet et un résultat du travail, car la décision qui est prise est enregistrée, enregistrée dans celui-ci. La tâche des greffiers est de surveiller la sécurité, la livraison en temps voulu et la publication des supports d’information. Si le travail concerne des documents papier ou électroniques, les spécialistes doivent se conformer aux exigences établies lors de leur rédaction.

Principaux signes

Les paramètres externes du document incluent ceux qui reflètent sa taille et sa forme, sa méthode d’enregistrement et ses éléments de conception. L'auteur est la personne morale ou la personne qui a composé le texte. Le document contient plusieurs éléments, appelés conditions requises. Ils incluent notamment:

• Le nom
• La destination
• L'auteur.
• La date.
• Texte
• Résolution.
• La signature
• Le sceau d'approbation, d'approbation, etc.

Différents documents utilisent différents ensembles de détails. Certains ont un nombre limité d'éléments requis. Le nombre de détails dépend de l’objet de la création, de l’objet, des exigences relatives à la forme et au contenu du document, ainsi que de la méthode d’enregistrement des informations.

Formulaire

C'est un ensemble de détails. Le formulaire utilisé pour un type spécifique type de documents (commandes, commandes) est appelé standard. Il se caractérise par un certain ensemble de détails, qui sont classés dans un ordre strict.

Par exemple, le formulaire de candidature comprend: le destinataire, l'auteur, le titre du document, le texte, la signature personnelle et la date. Un support de stockage est considéré comme une copie unique. Cependant, les activités de l’organisation sont documentées et consignées dans un ensemble complexe de documents. Eux ou leurs groupes interagissent d'une certaine manière et correspondent à des fonctions de gestion. L'ensemble des supports d'informations interconnectés par leur nom, leur objectif, leurs caractéristiques, leur étendue de distribution, ainsi que par les exigences uniformes relatives à leur conception, constitue un système de documentation. Actuellement, dans le chiffre d'affaires des entreprises, les informations officielles sont placées sur des supports papier et électroniques.