Parmi les nombreuses possibilités de correspondance commerciale, une lettre de confirmation mérite une attention particulière. De quoi s'agit-il et dans quels cas faut-il un document similaire?
But principal
Éthique des affaires prévoit toujours le respect mutuel entre les parties. C’est une condition préalable à la conduite normale des affaires. Sans cela, il est impossible d’imaginer une coopération longue et fructueuse. Une lettre de confirmation est parfois simplement nécessaire.
En soi, ce n'est pas si important. Ceci est juste un geste de politesse. Il précise que ce que les partenaires ont convenu la veille s'est passé. C'est-à-dire qu'une lettre de confirmation indique l'accomplissement d'un fait ou d'une action. Dans ce cas, il y a deux options:
- Confirmation de réception des marchandises, lettres ou autres documents envoyés sur demande préalable. Ici, l’une des parties notifie à l’autre que l’action est terminée.
- Confirmation de consentement avec quelque chose de spécifique (prix ou quantité de marchandises, date des prochaines négociations, conditions d'envoi des marchandises, etc.). Ici, les compagnons expriment leur approbation pour certains points d’accord.
Il en ressort que la lettre de confirmation est un document facultatif. Mais envoyer à nouveau montre au partenaire avec quelle attention et respect ils sont traités.
Règles d'orthographe
Pour comprendre comment rédiger une lettre de confirmation, vous devez connaître les règles de base du traitement des documents professionnels. Vous ne devriez pas commencer à travailler tant que le sens d'un tel appel n'est pas pleinement compris. En fait, il n'y a rien de compliqué.
Une telle lettre, comme toute autre correspondance commerciale, devrait comporter trois parties: en-tête, texte et conclusion. Chacun d'eux porte sa propre charge sémantique:
- Le titre contient d’abord des détails sous la forme de la date de départ et du numéro d’enregistrement sortant.
- Le contenu est généralement divisé en deux parties: introduction et corps du texte. En règle générale, une telle lettre commence par un appel au destinataire. Ce sont les règles habituelles de bonne forme. Dans la plupart des cas, il est écrit au nom du responsable de la société partenaire, mais il est parfois conseillé d’adresser ce document officiel à un spécialiste directement impliqué dans la résolution de ce problème. Par exemple, une confirmation de commande de travail peut être envoyée au directeur des ventes ou au responsable de la production.
- En conclusion, il est d'usage d'exprimer sa gratitude. Vous pouvez également ajouter quelques mots sur le désir de poursuivre la coopération.
Ces messages permettent aux partenaires de se faire confiance.
Écrire une lettre
Certaines personnes confondent un tel document avec un avis. Mais il y a une énorme différence entre les deux lettres. L'un d'eux fait simplement état d'un fait ou d'un événement et l'autre confirme l'achèvement d'une action spécifique sur la base d'un accord préalable. Pour éviter les erreurs, vous devez savoir à quoi devrait ressembler une lettre de confirmation. L’échantillon peut être préparé indépendamment, puisqu’il n’existe pas de formulaire spécialement approuvé pour une telle lettre.
Il doit être émis sur le papier à en-tête de l'organisation d'envoi. Si l'entreprise n'en a pas, un tampon de coin peut être utilisé. Les informations doivent être placées séquentiellement:
- Tout d'abord, dans le coin gauche, dans les colonnes spéciales, indiquez le numéro et la date conformément à l'écriture dans le journal d'enregistrement.
- Ensuite, à droite, indiquez les coordonnées complètes du destinataire (nom de la société et adresse, fonction et nom complet du destinataire).
- Une phrase clé est écrite ci-dessous, qui contient l’essence de ce message.
- La partie principale commence par un appel au destinataire. Il vaut mieux le faire nom et prénom, et tout au début ajouter le mot "respecté".
- De plus, en termes clairs, il est nécessaire d’informer que les termes de l’accord sont remplis.
- Après cela, il devrait y avoir des mots d'appréciation.
- Vous pouvez terminer le texte avec la phrase "Cordialement".
Le document est signé par le responsable, ce qui doit être confirmé par le sceau de l'organisation.
