Au moins une fois, tout le monde a probablement dû composer avec le besoin d'écrire une lettre commerciale. En le compilant, vous en venez involontairement à la conclusion que ce n’est pas facile du tout. Il existe de nombreuses règles et règles pour la rédaction de lettres commerciales que vous devez connaître. L'article décrit en détail le processus de compilation du document, fournit des exemples de lettre commerciale, explique leur type et leur conception.
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Les formes prêtes donneront de la solidité et indiqueront la fiabilité de l'entreprise. Ils contiennent les informations nécessaires sur l'organisation, telles que:
- Le nom
- Adresse
- Téléphones de contact.
- Le site
- Logo.
- Autres détails de contact.
Il n'y a pas de règles strictes sur les formulaires. Par conséquent, chaque organisation décide indépendamment des informations à mettre en elles.
Comment écrire des lettres d'affaires? La préparation
Les lettres commerciales sont écrites et exécutées d'une certaine manière, sous réserve de leurs règles et exigences inhérentes. Selon l'objectif recherché, l'auteur réfléchit au contenu en détail pour obtenir le résultat qu'il calcule. Il doit clairement comprendre quelles informations le destinataire connaît déjà sur le sujet de la lettre, sur quoi procéder et ce qui y sera nouveau. Les arguments dépendent du but de l'auteur. Le processus de préparation d'une lettre commerciale peut être divisé en plusieurs étapes:
- L'étude de la question.
- Écrire un projet de lettre.
- Son accord.
- La signature
- Inscription
- Envoi au destinataire.
La structure des lettres commerciales
Lors de la rédaction d'une lettre, il est nécessaire de la saturer avec des informations, c'est-à-dire d'y mettre toutes les informations nécessaires. Cela peut être simple ou complexe. Dans une simple lettre, le contenu affiche des informations claires et concises qui n'exigent généralement pas de réponse du destinataire. Un complexe peut comporter plusieurs sections, paragraphes et paragraphes. Chaque paragraphe énonce un aspect de l'information. Les échantillons de ce type de lettre commerciale consistent généralement en une introduction, une partie principale et une dernière partie.
L'entrée contient la base en référence aux documents pertinents, avec les faits et le but de la lettre. Il indique le nom, l'auteur, la date, le numéro et le titre.
Vous trouverez ci-dessous un exemple de lettre d’affaires - une partie introductive.
La partie principale décrit des situations, des événements, fournit leur analyse et leurs preuves. C’est dans cette partie qu’ils sont convaincus qu’il est nécessaire d’agir d’une manière ou d’une autre, ils prouvent l’état de la situation et informent de la nécessité de participer à tout événement en donnant des arguments différents.
La conclusion contient des conclusions sous forme de propositions, demandes, rappels, refus, etc.
Un exemple d'écriture d'une lettre commerciale - sa dernière partie - est présenté ci-dessous. Il résume l'exigence décrite dans le principal.
Toutes les informations fournies doivent être parfaitement cohérentes et compréhensibles.
Chaque lettre commence par un message centré. Cette petite partie est extrêmement importante. Lors du choix, l'auteur doit prendre en compte:
- Position de destination
- La nature de la relation
- Formalité
- Etiquette
La lettre doit contenir une forme polie. Par exemple: «… j’exprime l’espoir de pouvoir coopération (merci pour invitation) ... ". Après ces phrases devrait être la signature de l'auteur.
Le style
Toutes les lettres doivent être dans un style professionnel formel, ce qui signifie utiliser des outils de conversation pour les relations professionnelles formelles. Les caractéristiques d'une telle langue sont formées dans les circonstances suivantes:
- Les principaux participants aux relations commerciales sont des personnes morales, au nom des dirigeants et des responsables, avec lesquelles des lettres sont écrites.
- Les relations dans les organisations sont de nature strictement réglementée.
- Le sujet de la communication concerne les activités de l'entreprise.
- Les documents de gestion ont généralement un destinataire spécifique.
- Souvent, au cours des activités de l’organisation, les mêmes situations se produisent.
À cet égard, les informations mentionnées dans la lettre commerciale devraient être:
- Officiel, impersonnel, soulignant la distance qui sépare les participants à la communication.
- Adresse destinée à un destinataire spécifique.
- Actuel au moment de la rédaction de la lettre.
- Authentique et impartial.
- Arguments pour inciter le destinataire à prendre des mesures.
- Complet pour la prise de décision.
Les exigences
Une lettre commerciale doit répondre aux exigences suivantes:
- La parole est normalisée à tous les niveaux - lexical, morphologique et syntaxique. Il contient de nombreuses révolutions, termes et formules.
- Le ton de l'écriture est neutre, sobre et strict, sans utilisation d'expressions linguistiques émotionnelles et expressives.
- Précision et clarté du texte, sans erreurs logiques, sans clarté ni libellé réfléchi.
- Concision et brièveté - sans l'utilisation d'expressions qui ont une signification supplémentaire.
- L'utilisation de formules de langage formées à la suite de situations répétées.
- L'utilisation de termes, c'est-à-dire de mots ou d'expressions ayant des concepts particuliers.
- L'utilisation d'abréviations, qui peuvent être lexicales (c'est-à-dire des mots complexes abrégés formés par la suppression de lettres dans des parties de mots: LLC, GOST, etc.) et graphique (c'est-à-dire la désignation de mots sous forme abrégée: gr-n, train et autres).
- L'utilisation de dessins dans les cas génitif et instrumental.
- Phrases avec des noms verbaux («fournir un soutien» au lieu de «soutien»).
- Utilisez des phrases simples et communes.
Les exemples de lettres commerciales ci-dessus sont présentés ci-dessous dans la version complète (avec la partie principale). L'information répond à toutes les exigences d'un style commercial officiel.
Types de lettres commerciales
Il est préférable d'écrire une lettre commerciale sur une question spécifique. S'il est nécessaire de résoudre plusieurs problèmes à la fois, il est recommandé de définir plusieurs options différentes.
Les lettres commerciales peuvent être dans leur contenu:
- Accompagnement Ces lettres sont généralement nécessaires pour indiquer où envoyer les documents.
(Comment rédiger une lettre professionnelle? Un exemple de lettre de motivation aidera ceux qui doivent composer ce type de document.)
- Garantie. Ils sont écrits afin de confirmer toute promesse ou condition. Il peut être garanti, par exemple, le paiement du travail, le loyer, les délais de livraison, etc.
- Merci Ils ont commencé à être utilisés surtout souvent récemment. Ces lettres sont un bon ton pour les partenariats. Ils peuvent être émis sur un formulaire régulier ou sur du papier de couleur avec une belle impression.
(Comment rédiger une lettre professionnelle? Un exemple de note de remerciement est rédigé sous une forme libre en fonction des tâches qu'il résout. Dans ce cas, la lettre exprime son essence dans sa forme la plus courte. Un tel exemple, réalisé sur du papier de couleur avec un ornement, peut être accroché au mur de la pièce. entreprises dans une place d'honneur.)
- Informatif.
- Instructive.
- Félicitations
- Promotionnel.
Il y a aussi des lettres:
- Propositions de coopération. Récemment répandus, envoyés aux organisations, sont souvent de nature publicitaire, par exemple, comme ce modèle. Il est assez difficile d’écrire des lettres commerciales, il faut prendre en compte beaucoup de nuances pour se faire remarquer, et plus encore, s’intéresser. Mais s'il est compilé selon l'exemple ci-dessous, il a toutes les chances de réussir.
- Des invitations. Ils sont envoyés et proposent de participer à divers événements. Ils sont généralement adressés au chef ou à l'officier, mais peuvent l'être à toute l'équipe.
- Demandes
- Avis
- Demandes et beaucoup d'autres.
Comment rédiger une réponse à une lettre Exemple
La réponse doit commencer par répéter la demande dans la première lettre. Ensuite, les résultats de son examen sont donnés et une approbation ou un motif de refus est exprimé. La lettre de réponse commerciale peut contenir une solution alternative aux informations attendues. Habituellement, il répond aux principes suivants:
- La présence d'un lien vers la première lettre et son contenu.
- La même langue signifie.
- Volumes et aspects comparables du contenu.
- Conformité à une certaine séquence.
Liquidation
En plus d'utiliser des lettres à en-tête, vous devez prendre en compte d'autres subtilités dans leur conception. Ce sont des détails, des règles pour les abréviations, l’orthographe de l’adresse, le titre, la longueur du texte, la largeur des champs, etc.
Des exemples de lettre commerciale aident à la composer, en tenant compte de toutes les subtilités et nuances. Ils sont utilisés par les commis novices et les travailleurs expérimentés. Grâce aux modèles, ils apprennent à écrire des lettres correctement et à gagner beaucoup de temps.
