Dans notre article, nous voulons parler de lettres. Après tout, ils constituent le moyen le plus courant d’échanger des informations. Dans la vie quotidienne et au travail, vous ne pouvez tout simplement pas vous en passer.
Qu'est-ce qu'une lettre de service
Une lettre est le nom commun de documents dont le contenu est très différent et qui servent de moyen de communication entre des structures et des organisations complètement différentes dans le processus de leurs activités.
Les lettres sont des documents réunis dans un grand groupe par la méthode de transfert - par courrier. Un grand nombre d'entre eux s'accumulent dans n'importe quelle organisation. Ils sont divisés en sortants et entrants.
Une très grande quantité d'informations peut être indiquée dans les lettres: un souhait, une salutation, n'importe quoi. Il est émis sur des formulaires A4 spécialisés. Dans les cas où la lettre est petite et ne contient pas plus de sept lignes, il est permis d'utiliser le format A5.
Tout document doit être daté, et donc une lettre aussi. Sa date est le jour de la signature.
Faire une lettre de service
Une lettre est construite selon un certain schéma:
- Introduction Il indique les motifs et les raisons de la rédaction du document, des faits, des liens vers des événements passés, les décisions d'organisations supérieures.
- Preuve. Il explique la raison de tout ce qui est exposé dans le document.
- Conclusion Il tire des conclusions, avance des propositions, des demandes, des exigences.
Cette option est également possible lorsque la lettre de service ne contient que la partie finale sans aucune explication.
En règle générale, les lettres n'ont pas de gros volumes, il s'agit généralement d'une page.
But de la compilation
Le but de toute lettre est la motivation. Le contenu doit donc être clair, compréhensible, concis, sans information inutile et inutile. Plusieurs règles doivent être suivies lors du traitement d’un document.
Une lettre officielle est dédiée à un seul problème. Cela simplifie leur traitement ultérieur, ce qui vous permet d'accélérer l'exécution au sein de l'organisation.
Le texte est présenté à la troisième personne et au singulier. Par exemple: "Dans un avenir proche, l'école prévoit ...".
Le responsable de l'organisation a le droit de signer tout document officiel. En conséquence, les lettres et, en son absence, les pouvoirs sont transférés au directeur par intérim.
Actuellement, une lettre de service peut être envoyée non seulement par courrier, mais également par télégraphe, télécopie et, bien sûr, par courrier Internet, qui est l'option la plus pratique et la plus populaire.
Conditions requises pour la préparation et l'exécution du document
Quelle que soit la méthode d'envoi du document, la préparation de la lettre de service est soumise aux exigences de conception unifiées. Ils ne sont pas compliqués et la connaissance de certaines nuances peut parfois s'avérer utile.
Regardons comment écrire une lettre de service. Un exemple est donné ci-dessous.
Voici comment une lettre similaire est rédigée.
Coordonnées bancaires
Une lettre officielle est le nom général d'un grand groupe de documents commerciaux nécessaires à la communication entre institutions et entre citoyens ordinaires. Ils contiennent les éléments requis dans la conception.
Détails de la lettre bancaire:
- Date
- Numéro de lettre.
- Liens vers les numéros d'enregistrement et les dates des documents auxquels la réponse est écrite.
- Le titre du texte en une seule phrase.
De plus, les composants individuels des détails doivent être correctement indiqués:
- Nom de l'entreprise
- Unité structurelle.
- Position de l'entrepreneur.
- Nom et initiales.
- Adresse du destinataire
Dans le cas où la lettre est adressée à plusieurs personnes ou organisations, indiquez d’abord le destinataire principal (son adresse), puis le reste.
Classifications de lettre de service
Les lettres de service peuvent être classées selon des motifs complètement différents, pouvant être liés à l'objet, au contenu, à la signification, à l'urgence, au statut du destinataire.
En général, toutes les lettres commerciales peuvent être divisées en types suivants:
- Accompagnant.
- Demander une lettre.
- Informatif.
- Promotionnel.
- Garantie
- Réclamer
- L'arbitrage.
- Lettres de rappel.
- Lettres de confirmation.
- Lettres de demande.
- Lettres de notification.
Cette classification est la plus universelle. Examinons de plus près certaines des variétés d'écriture commerciale.
Lettre d'accompagnement
Lettre d'accompagnement - un document avec lequel ils informent le destinataire que des documents lui ont été envoyés, peut-être que quelque chose est expliqué ou clarifié. Une telle lettre ne contient pas l'adresse.
En règle générale, un tel document commence par les mots: "Nous vous envoyons ...", "Nous vous informons ..."
Dans le même temps, toute information supplémentaire concernant la production ou la situation de gestion peut également être contenue. Par exemple: "Conformément aux accords ..."
Le texte d'un tel document peut contenir des explications ou des demandes concernant les documents joints à la lettre d'accompagnement. Il est établi sur un formulaire. En plus de tous les détails ci-dessus, il devrait contenir une note sur la présence d'applications.
Lettre d'invitation
Dans un tel document, le destinataire est invité à participer à l'événement. Une telle lettre peut être envoyée à une personne ou à une organisation spécifique. Ils commencent par les phrases suivantes: "Nous vous demandons de visiter ...", "Nous vous invitons à ...". Le document révèle l'essentiel de la manifestation à venir avec l'indication obligatoire de la date et de l'heure de la manifestation, ainsi que les conditions de participation.
Lettre d'information
Ce type d'écriture est très courant. Il informe l'expéditeur des informations officielles. En règle générale, ces lettres sont assez typiques et sont envoyées par les structures de gestion aux organisations subordonnées. Ils peuvent indiquer des dispositions législatives, des propositions et des recommandations spécifiques.
À propos, les bulletins d’information peuvent avoir des pièces jointes. En règle générale, le volume d'un document ne dépasse pas plusieurs pages. Ils sont signés par le chef de l'entreprise.
Lettre promotionnelle
C’est aussi une sorte de lettre d’information, mais elle s’adresse à une personne ou à un organisme spécifique, elle contient une description détaillée des biens et des services. Le texte de la lettre contient des informations détaillées. Son but ultime est d'encourager l'acquisition de quelque chose par le destinataire.
Lettre de garantie
Ceci est un document qui contient des obligations ou leur confirmation. Ils s'adressent à des individus et à des organisations spécifiques. De quelles garanties parle-t-on? Par exemple, des garanties pour le paiement de biens, le loyer, les services, les conditions de travail. En règle générale, une telle lettre est signée par deux personnes - le directeur et le chef comptable, et certifiée par un sceau.
Lettre de réclamation (plainte)
Il s'agit d'une lettre commerciale contenant des informations sur la découverte de non-conformité du produit, par exemple, avec les normes mentionnées dans le contrat. Un tel document a pour objet de compenser les pertes subies en violation des dispositions contractuelles. La réclamation doit être faite par écrit. Une telle lettre n’existe pas dans la pratique, mais certains éléments obligatoires doivent être respectés.
La réclamation doit contenir les informations suivantes:
- Adresse complète de l'organisation à laquelle le document est envoyé.
- Les motifs sont indiqués (référence à la garantie, contrat).
- Exigences spécifiques (retour de marchandise, argent, démarque).
La réclamation est envoyée par courrier recommandé ou par lettre de réception.Il comprend des photocopies de tous les documents confirmant que l'expéditeur est correct. Un reçu de courrier est le mieux gardé.
Une lettre commence toujours par la phrase suivante: "Nous vous adressons une plainte ..."
Demande
Lettre de demande - un document commercial envoyé pour information officielle. Son texte justifie clairement le besoin d'informations. Ceux-ci peuvent être des liens vers des lois, des règlements. Les lettres sont signées par un officiel officiellement autorisé.
Une lettre de demande implique une lettre de réponse. Un statut spécial est accordé aux demandes envoyées par les autorités.
Lettre de rappel
Il s’agit d’un document utilisé dans les cas où l’organisation ne remplit pas ses fonctions, mais joue simplement un rôle d’intermédiaire. En règle générale, une lettre est composée de plusieurs parties. Le premier d'entre eux fait référence à un document dans lequel des obligations sont fixées. Et dans le second - une demande pour effectuer une action.
Lettre de notification
Un tel document informe sur les événements (public). Des lettres sont envoyées à un grand nombre d'organisations ou de personnes pour leur implication, leur participation. Ils peuvent non seulement informer sur les événements, le lieu et l’heure, mais également faire appel à la participation. La lettre peut contenir des pièces jointes, par exemple un questionnaire du participant, un programme d’événement. En règle générale, il est envoyé à toute une liste de destinataires, ce qui signifie que le destinataire n'est pas indiqué. Une lettre est signée par la personne responsable de l’événement.
Au lieu d'une postface
Dans notre article, nous avons examiné les types de lettres commerciales les plus utilisés, ainsi que leurs nuances. Après avoir un peu étudié le sujet, vous pouvez maintenant le parcourir librement et ne vous trompez pas si vous êtes approché avec une proposition: "Composer une lettre de service". Comme vous pouvez le constater, ce n’est pas difficile, surtout si vous vous souvenez de toutes les exigences de base et des détails pour la rédaction d’un document. Un exemple de la façon de rédiger une lettre de service (exemple), que nous avons donnée dans l'article. Bonne chance
