Een veelgestelde vraag: "Moet ik een kassa bijhouden?" Van 2012 tot 2014 moesten alle individuele ondernemers die contante afwikkelingen uitvoeren, een kasregister hebben.
Ondernemers mochten overschakelen naar een vereenvoudigd kassasysteem. Dit vergemakkelijkte de workflow aanzienlijk voor individuele ondernemers wiens bedrijf beperkt in omvang is en wordt uitgevoerd zonder werknemers of niet verschilt in de regelmatigheid van de contante omzet. Als de berekening met contant geld vaak genoeg wordt gemaakt en wordt uitgevoerd door een werknemer, moet u de kassa's niet verwaarlozen, aangezien een goede boekhouding van transacties u toelaat uw financiële middelen te sparen.
In dit artikel zullen we uitzoeken hoe we een kassa voor een individuele ondernemer kunnen bijhouden.
Cash discipline
Laten we eerst proberen om te gaan met de terminologie. Wat wordt bedoeld met "Kasboek"? Wat is het verschil tussen "Kassier" en "Kassa". Een speciaal dagboek met informatie over alle contante transacties wordt een kasboek genoemd. De wet verplicht om een boekje bij te houden van alle individuele ondernemers, zelfs degenen die een vereenvoudigd belastingstelsel (USN) gebruiken. Het wordt KO-4 genoemd. "Cash Register" (KKM, KKT) is een apparaat dat is geïnstalleerd zodat u contant geld van uw klanten kunt ontvangen. Deze apparaten kunnen zoveel worden geïnstalleerd als u nodig hebt, maar voor elk van hen moet u individuele rapportage opstellen. De belasting kan vragen of het IP een kassa houdt?
De 'kassa' van een organisatie is de totale gemeenschap van alle monetaire transacties (uitgifte, opslag, ontvangst). Het omvat het volledige bedrag aan ontvangen inkomsten, inclusief kassa's. Daaruit voeren ze alle contante uitgaven uit die nodig zijn voor de implementatie van de organisatie. Overhandig geld aan verzamelaars voor latere overdracht aan de bank. De kassa kan een aparte ruimte zijn, een kluis in de kamer of zelfs een lade voor het bureaublad. De volledige lijst met kassabewerkingen gaat vergezeld van de uitvoering van contant gelddocumenten, wat precies is wat ze bedoelen als ze het hebben over de naleving van de gelddiscipline. Dit verwijst naar de set regels die nodig zijn voor de uitvoering van operaties die gepaard gaan met de ontvangst, uitgifte en bewaring van contanten. Dus, hoe houd je een kassa voor ondernemers?
Wat is gelddiscipline?
Ten eerste gaat het om de uitvoering van documenten aan de kassa, die de beweging van geld weerspiegelen. Natuurlijk is het ook belangrijk om te voldoen aan de limiet van de kassa (de maximaal mogelijke hoeveelheid geld die is toegestaan voor opslag aan het einde van de dag). Volg de regels voor het uitgeven van geld volgens het rapport. Bovendien is de beperking van betalingen met contanten tussen deelnemers aan ondernemersactiviteiten onder één overeenkomst met een bedrag van maximaal 100 duizend roebel.
Kassa
Het is belangrijk om te begrijpen hoe u een kassa kunt onderhouden.
De verplichting om de gelddiscipline te volgen, hangt niet af van de beschikbaarheid van een kassa of van het door u gekozen belastingstelsel. U kunt de kassa niet gebruiken in de berekeningen, het schrijven van verkoopbewijzen, maar de regels van de contant gelddiscipline moeten strikt worden nageleefd. Eigenlijk is de volgorde hier - er is een beweging van geld, wat betekent dat gelddiscipline bovenaan moet staan. Vanaf medio 2014 tot heden is er een procedure waarbij het beheer van kassa's vereenvoudigd wordt genoemd. Deze veranderingen hadden in grote mate gevolgen voor de individuele ondernemers en hun werknemers.Nu mag de individuele ondernemer de kassa niet op één lijn houden met de LLC en bovendien geen documenten opstellen bij de kassa (PKO, RKO, kasboek).
Ondernemers hoeven alleen de betaling van het loon te bevestigen met behulp van payroll en payroll. Volgens de vereenvoudiging is het ook niet nodig om een limiet voor contant geld vast te stellen, volgens de vereenvoudiging van individuele ondernemers en kleine ondernemingen (het aantal werknemers bedraagt niet meer dan honderd mensen en de omzet is minder dan 800 miljoen roebel per jaar). Alle regels voor contant geldbeheer zijn vastgesteld volgens de instructies van de Bank van de Russische Federatie (verordening nr. 3210-U van 11 maart 2014 en nr. 3073-U van 7 oktober 2013).
Hoe kassa en documenten erin bewaren?
Kassadocumenten
De volledige set kassabewerkingen wordt uitgevoerd door een geautoriseerde medewerker (meestal een kassier), bij zijn afwezigheid worden deze functies uitgevoerd door het hoofd. Als er meerdere kassiers zijn, wordt de hoofdkassier aangesteld. Documenten aan de kassa worden gevormd door de hoofdaccountant of een andere aangestelde ambtenaar met wie een boekhoudovereenkomst is gesloten. Contante transacties worden uitgevoerd met de volgende documenten: ontvangstbon in contanten, die wordt ingevuld bij elke ontvangst van geld. Als het geld wordt opgemaakt met een kassa of met behulp van een BSO, is het niet verboden om een ontvangstorder op te stellen voor het totale bedrag dat per ploeg is geaccepteerd. Wanneer geld wordt uitgegeven vanuit de kassa, stellen ze deze procedure op door een onkostennota te schrijven. Wanneer de kassier een bevel ontvangt (bijvoorbeeld van een werknemer die papier gaat kopen), moet hij ervoor zorgen dat het bevel een visum voor de hoofdaccountant of manager heeft, en de identiteit van de werknemer verifiëren.
Gegevens over alle ontvangsten en uitgavenorders worden vastgelegd in het kasboek (in de vorm van KO-4). Aan het einde van de werkdag worden de gegevens in het kasboek afgestemd met de gegevens van de uitgegeven orders en wordt het bedrag van het kassaldo aan de kassa bepaald. Dit is de plicht van de kassier. Hij moet weten hoe hij de kassa correct moet houden.
Als er gedurende de werkdag geen contante transacties zijn geweest, zijn er geen boekingen in het kasboek. Het boekhoudboek (in de vorm van KO-5) wordt alleen ingevuld in die gevallen waarin niet één kassier in de organisatie werkt, maar meerdere. Invoeringen in het boek worden gemaakt tijdens het werk op het moment dat contant geld wordt overgemaakt van de senior kassier naar de kassier, wat wordt bevestigd door hun handtekening. Voor de uitgifte van salarissen, beurzen en andere betalingen worden loon- en loonstaten opgesteld. Het invullen van contante documenten is mogelijk in documentvorm of in elektronische vorm. Documenten op papier worden met de hand of op een computer uitgevoerd en ondertekend met persoonlijke handtekeningen. Een document in elektronische vorm, opgesteld met behulp van een computer, moet bescherming bieden tegen ongeautoriseerde toegang en bovendien zijn ze ondertekend met elektronische handtekeningen. Er moet aan worden herinnerd dat soorten boekhouddocumenten zoals: KUDIR, BSO Accounting Book, rapporten en tijdschriften van kassiers-operationists niet als contant gelddiscipline worden geclassificeerd.
Heeft een IP-kassa? Deze vraag interesseert velen.
Kasboek
Het begin van het kasboek komt overeen met het begin van het kalenderjaar. Het wordt uitgevoerd in de vorm van een tijdschrift bestaande uit vijftig (of honderd) pagina's, met vermelding van de vervaldatum op de titel. In een situatie waarin het boek eindigt voordat het kalenderjaar eindigt, wordt een ander boek geopend, waarin records in chronologische volgorde worden bewaard. In dit geval worden ook de datum van het begin van het onderhoud en de einddatum aangegeven. Deze referentieorganisatie maakt het mogelijk om de volgorde van de kasboeken vast te stellen. Volgens eerdere instructies was het noodzakelijk om alle bladen te nummeren, te flashen en de handtekening van de verantwoordelijke te bevestigen en te verzegelen. Individuele ondernemers zijn verplicht contanten te houden als ze een kassa hebben.
Volgens de nieuwe instructies van de centrale bank die momenteel van kracht zijn, worden deze vereisten geannuleerd. Een individuele ondernemer heeft het recht om de cashlimiet niet te bepalen.Als een ondernemer een kasboek opstelt, stelt hij bij het uitgeven van ontvangsten en uitgaven de opbrengst aan de kassa op met behulp van één afgegeven bevel voor het totale aantal documenten dat voor de werkdag is opgesteld. In een organisatie is het bijhouden van een boek de plicht van de kassier; hij neemt ook geld aan en maakt aantekeningen in het dagboek. Aan het einde van de werkdag draagt de kassier het saldo van contant geld en alle primaire documenten over aan de accountant, die dit blad ondertekent in het journaal (het hoofd kan dit doen in afwezigheid van de accountant). Een individuele ondernemer voert deze procedure meestal persoonlijk uit.
De methode om een kasboek in elektronische vorm te vormen is ook toegestaan. Er zijn twee mogelijkheden: een kasboek wordt elektronisch opgesteld en vervolgens op papier overgedragen. Als u de tweede optie gebruikt, wordt het kasboek volledig in elektronische vorm bewaard met behulp van een elektronische digitale handtekening. In het eerste geval vertoont deze procedure geen significante verschillen met de klassieke methode. Hoe contant boekhouden onderhouden? Daarover verder.
De tweede optie voor het registreren van een kasboek omvat de volgende acties:
- Om de kasboekinformatie te beschermen tegen toegang door derden, wordt een wachtwoord ingesteld.
- Gebruik een back-upschijf of service-informatie is opgeslagen op de server.
- Een elektronische handtekening voor het kasboek wordt uitgegeven in overeenstemming met wet nr. 63-FZ van 6 april 2011.
Nadat de verantwoordelijke persoon het boek heeft ondertekend, kunnen er geen correcties meer worden aangebracht. Als aan de bovenstaande voorwaarden wordt voldaan, is het elektronische kasboek gelijk aan de papieren versie en hoeft het niet te worden afgedrukt.
Hoe contant geld te houden in 1C 8.3?
Een kasboek kan zowel worden onderhouden als in een computerprogramma. In "1C Accounting 8.3" werd het kasboek geïmplementeerd als een rapport. Een accountant of een kassier mag geen afzonderlijke boekingen voor haar maken, vooral geen dubbele. Het volstaat om primaire documenten in te voeren voor de ontvangst en uitgifte van contanten. Op basis hiervan wordt automatisch een kasboek gegenereerd.
Resterende contante limiet
De limiet op het kassaldo is de maximaal toegestane hoeveelheid geld, waarvan de opslag aan het einde van de dag is toegestaan aan de kassa van de organisatie. Alle contanten die een bepaalde limiet overschrijden, moeten aan de bank worden overgemaakt. Deze regel kan worden geschonden op dagen waarop salarissen en beurzen worden uitgegeven, evenals in het weekend (als contante transacties werden uitgevoerd). De procedure voor het vaststellen van een contant geldlimiet moet zeer zorgvuldig worden gevolgd. Als de limiet niet is ingesteld, wordt deze als nul beschouwd, wat betekent dat elk bedrag aan de kassa aan het einde van de werkdag wordt beschouwd als de limiet voor contant geld. Hoe kassa SP te houden, kunt u opgeven in de belasting.
Het bestaan van contant geld aan de kassa boven het vastgestelde bedrag is een grove schending van de gelddiscipline, waarvoor een boete wordt opgelegd. De geldlimiet wordt bepaald door het hoofd in volgorde van zijn handtekening. Een bestelling kan de periode bepalen waarvoor deze limiet geldig is of niet, in het laatste geval zal het bedrag van de limiet geldig zijn totdat een nieuwe bestelling wordt uitgegeven. We herinneren je eraan dat individuele ondernemers en kleine ondernemingen vanaf 01. 06. 2014 geen cashlimiet hoeven vast te stellen. Om het te annuleren, volstaat het om de overeenkomstige bestelling af te drukken. De bestelling is gebaseerd op de instructies van de Bank van de Russische Federatie van 11.03. 2014 nr. 3210-U en moet noodzakelijkerwijs de volgende definitie bevatten: "Houd contant geld bij de kassa zonder een limiet in te stellen op het saldo bij de kassa".
Moet ik kassa SP behouden?
Uitbetaling van contanten voor het rapport
Het melden van geld verwijst naar de bedragen die aan verantwoordelijke werknemers worden gegeven voor reis- of gastvrijheidskosten en huzhuda. Geld uitgeven voor het rapport alleen op basis van de aanvraag van de werknemer. De aanvraag moet de volgende gegevens bevatten: de omvang van het bedrag, het doel van uitgifte en de periode waarna de werknemer zich moet melden.De aanvraag is in welke vorm dan ook geschreven en moet door het hoofd worden ondertekend. Als een werknemer persoonlijke middelen heeft uitgegeven, wordt hij hiervoor vergoed, ook op aanvraag. In de regel wordt geen geld voor een rapport verstrekt aan werknemers die niet hebben gerapporteerd over eerdere voorschotten. Een werknemer dient uiterlijk drie dagen later een voorschotrapport in te voegen met een contant of verkoopbewijs. Als dit niet gebeurt, worden de aan de werknemer uitgegeven middelen niet in de kosten opgenomen.
Hoe contant geld in 1C te houden weten maar weinigen.
Geldbeperkingen
Een andere belangrijke regel van contant gelddiscipline is de naleving van de limiet op het volume van contante transacties tussen deelnemers aan ondernemersactiviteiten (IP en LLC) onder één overeenkomst voor een bedrag van minder dan 100 duizend roebel. Voor nederzettingen met particulieren is deze beperking niet van toepassing. Ook hoeft deze bepaling niet te worden nageleefd bij het betalen van salarissen van werknemers, sociale uitkeringen en verantwoordelijke bedragen (de uitzondering is wanneer de verantwoordelijke werknemer een transactie uitvoert namens de volmacht). Wanneer u contante betalingen uitvoert, moet u op het volgende punt letten: contante opbrengsten kunnen niet worden gebruikt om leningen terug te betalen, dividenden te betalen en huur te betalen.
Persoonlijke behoeften
Alles wat de organisatie verdient, hoort erbij. In verband met deze bepaling, zelfs als er slechts één enige oprichter in een LLC is, kan deze nog steeds niet naar believen over de fondsen van de LLC beschikken. Het is voor oprichters verboden om contant geld van de kassa te nemen in overeenstemming met hun persoonlijke behoeften. Maar individuele ondernemers, in tegenstelling tot LLC's, zijn niet op deze manier beperkt. Ze kunnen hun geld op elk moment beheren. De bedragen die een individuele ondernemer volgens zijn persoonlijke behoeften mag uitgeven, zijn niet wettelijk beperkt (de enige vereiste is dat de ondernemer op tijd belastingen en verzekeringsbijdragen moet betalen). In dit verband moet worden opgemerkt dat als een individuele ondernemer geen opdracht heeft gegeven om het onderhoud van de kassa-documentatie te annuleren, hij bij het ontvangen van contant geld van de kassa een onkostenorder moet opstellen met de opmerking dat de middelen zijn uitgegeven voor hun eigen behoeften.
Belastinginspecties
Tot 2012 werden banken gecontroleerd op naleving van de regels van de kassa (hoe gegevens bij te houden, gemakkelijk te achterhalen). Nu is deze functie toegewezen aan de werknemers van de Federale Belastingdienst. Ze voeren veldcontroles uit en kunnen bijvoorbeeld controleren hoe contanten worden geregistreerd. Of om het proces van het afdrukken van rapporten met CCP van het fiscale geheugen en schijven van het fiscale geheugen te regelen. Bovendien kunnen ze alle documenten opvragen die worden gebruikt om contante transacties te verwerken (PKO en RKO, kasboek, boekhouding voor kassa, enz.).
Ook controleren belastingambtenaren nauwgezet de uitgifte van contante ontvangsten (strikte meldingsformulieren). Voor het feit dat het bedrijf of de individuele ondernemer niet voldoet aan de regels van de kassa en de volgorde van het werken met contant geld schendt, is een boete voorzien in artikel 15.1 van het Administratieve Wetboek van de Russische Federatie: voor individuele ondernemers en verantwoordelijke werknemers van de organisatie - van 4000 tot 5000 roebel; voor rechtspersonen - van 40.000 tot 50.000 roebel.
We zijn erachter gekomen of de IP de kassa moet bijhouden.