De geschiedenis van de ontwikkeling van een dergelijke categorie als audit wordt door veel auteurs anders beschouwd. De overeenkomstige definitie in vertaling uit het Latijn wordt geïnterpreteerd als 'horen' en wordt in de praktijk gebruikt om verificatie te bepalen. Onder audit wordt dus verstaan een audit uitgevoerd door een onafhankelijke expert gericht op een specifieke activiteit of fenomeen. Daarom maken ze onderscheid tussen technische, operationele, milieu- en logistieke audits, die in dit artikel worden besproken. Wat wordt bedoeld met de gepresenteerde categorie? Waarin verschilt het van anderen? Welke soorten logistieke audit bestaan er? U vindt antwoorden op deze en andere even belangrijke vragen tijdens het lezen van ons artikel.
Het concept en de organisatie van logistieke audit
Tegenwoordig wordt, samen met de concepten financiële, boekhoudkundige, technische en andere soorten audit, een belangrijke positie ingenomen door een logistieke audit. Allereerst is de actie gericht op het verlagen van de logistieke kosten en het verhogen van de efficiëntie van de onderneming als geheel.
Logistieke audit moet worden opgevat als een uitgebreide audit van de effectiviteit van de logistieke subsystemen. De rol van logistieke audit bij het kiezen van een logistieke strategie is het identificeren van "probleemgebieden". In het proces van de procedure wordt er dus een boom van relaties gevormd die causaal van aard zijn. Daarnaast wordt een grootschalige economische berekening gemaakt met betrekking tot verkoop, ruimtegebruik en voorraadbeheer. De organisatie van de logistieke audit en de fasen van het gedrag hebben rechtstreeks betrekking op de volgende soorten inspecties:
- Audit van inkoop, dat wil zeggen logistiek.
- Planning audit volgens het schema “verkoop - productie - aankopen”.
- Audit van logistieke kosten voor opslag, verpakking, opslag en verplaatsing van verhandelbare producten.
- Auditdistributie van verhandelbare producten in overeenstemming met de supply chain.
Logistieke auditresultaten
Naast de organisatorische kwestie omvat de theoretische basis van het logistieke auditsysteem ook het resultaat van de procedure in de vorm van een rapport met de volgende informatie:
- Beoordeling van de feitelijke toestand in relatie tot het logistieke systeem van de onderneming
- Een lijst met technische, informatieve, organisatorische en technologische aanbevelingen voor het verbeteren van alle logistieke subsystemen.
- Een beoordeling van de noodzaak van bepaalde wijzigingen.
- Voorlopig (potentieel) rendement op de investering.
De resultaten die worden aangekondigd na een procedure zoals een audit van logistieke systemen, spreken meestal van de geschiktheid van bepaalde projecten met betrekking tot de volgende punten:
- Ontwikkeling van een strategie in termen van de logistieke component van de structuur.
- Herontwerp (ontwerp) van een systeem of een subsysteem van logistiek. Een sprekend voorbeeld hiervan is het ontwerp van een magazijncomplex.
- Vorming van een systeem met betrekking tot de regulering van logistieke bedrijfsprocessen.
Logistieke audit en het belangrijkste principe
Een belangrijk principe van logistieke audit is de zich ontwikkelende beweging van algemeen naar bijzonder. Met andere woorden, de procedure begint met het controleren van de doelen van de globale structuur en eindigt met de redenen voor gemiste kansen, lage productiviteit en lage efficiëntie.Na het oplossen van algemene problemen, omvat de logistieke audit van de onderneming een gedetailleerde studie van de logistieke functionele gebieden in het bedrijf.
Dus, in overeenstemming met het bovenstaande principe, worden de huidige strategieën van de onderneming bestudeerd, die de organisatie volledig kunnen beïnvloeden in termen van de beweging van stromen van materiële aard. Hiervoor is in ieder geval een analyse van de bedrijfsmissie, evenals de productie-, marketing- en inkoopstrategieën van het bedrijf noodzakelijk. De audit van logistieke systemen met zijn laatste stap omvat de vorming van een database. Het kan dus worden gebruikt om de activiteiten van deze systemen in de onderneming te evalueren.
Om de in dit artikel beschreven procedure te implementeren, wordt een team samengesteld met vertegenwoordigers van de logistieke service en andere functionele afdelingen van het bedrijf (boekhouding en financiën, verkoop en marketing, inkoop en productie, informatieservice, enzovoort). Het is belangrijk om toe te voegen dat bijvoorbeeld een logistieke audit van het transportsysteem van de onderneming wordt uitgevoerd in aanwezigheid van externe experts. Bovendien worden studenten van gespecialiseerde instellingen voor hoger onderwijs vaak aangetrokken om de procedure uit te voeren. Deze stap is ongetwijfeld aan te raden, want voor beginners, op de een of andere manier, hebben we een praktische basis nodig om de doelen in een professioneel plan te bereiken.
Stadia van compilatie van filialen van de logistieke audit
Moderne wetenschappers onderscheiden verschillende stadia van logistieke audit, waaronder voorlopige, hoofd- en dienovereenkomstige definitieve. Om te beginnen zou het raadzaam zijn om de voorbereidende fase van de logistieke audit te overwegen.
Gedurende de eerste twee tot drie dagen bestuderen specialisten dus de functionele gebieden productie, levering, verkoop en marketing van verhandelbare producten. Vervolgens verwerken logistieke experts gedurende de week de resultaten van het onderzoek en stellen ze een lijst met logistieke functies op, die op de een of andere manier grondig moeten worden geverifieerd. De laatste fase van de logistieke audit in deze fase bevat de formulering van vragen voor vragenlijsten en interviews, evenals de samenstelling van een lijst van indicatoren op basis waarvan de evaluatie van logistieke functies zal worden uitgevoerd.
De hoofdfase van de logistieke audit
Om te beginnen moet worden opgemerkt dat de hoofdfase van een dergelijke grootschalige procedure is onderverdeeld in interne en externe audits. Dit hoofdstuk bespreekt de audit van logistieke kosten aan de hand van het voorbeeld van een industriële onderneming en haar hoofdfase. Het startpunt van een interne audit wordt beschouwd als een interview met het hoofd van de onderneming. Daarna wordt een logistieke audit uitgevoerd in overeenstemming met de volgende gebieden:
- De eerste richting betreft een onderzoek onder medewerkers van functionele afdelingen van het bedrijf over kwesties die op de een of andere manier verband houden met logistiek (verkoop, magazijnen, transport).
- De tweede richting betreft het werken met een voorbeeld van bedrijfsdocumentatie.
- Het derde gebied is het verzamelen van informatie in overeenstemming met leveringscontracten voor de statistische analyse van verkopen en aankopen van verhandelbare producten.
In het proces van de interne logistieke audit wordt een systeem van indicatoren toegepast, die zijn onderverdeeld in de volgende groepen:
- De eerste groep bevat indicatoren voor het bedienen van externe en interne consumenten, evenals een beoordeling van de kwaliteitskenmerken van de service, waaronder de mogelijkheid om de kenmerken van bestellingen fundamenteel te wijzigen in overeenstemming met verzoeken van klanten, het tijdstip van uitvoering van bestellingen en stabiliteit met betrekking tot deze tijd.
- De tweede groep omvat indicatoren die rechtstreeks verband houden met de kosten van fondsen voor de uitvoering van logistieke operaties en procedures.In het proces van kostenanalyse evalueert u de verhouding "kosten - baten". Dit houdt de voordelen in die klanten ontvangen van de goedkeuring en verdere implementatie van bepaalde beslissingen in het bedrijf.
- De derde groep heeft verschillende indicatoren voor het gebruik van hun eigen wagenpark (rollend materieel) of opslagfaciliteiten, waaronder de toepassingscoëfficiënt van de draagkracht van het voertuig, de toepassingscoëfficiënt van het opslagvolume, enzovoort.
Externe audit
Zoals later bleek, bevat de hoofdfase van de procedure die in het artikel wordt overwogen, dergelijke soorten logistieke audit als intern en extern. In dit hoofdstuk is het raadzaam om uzelf hiermee vertrouwd te maken. Het is belangrijk op te merken dat het zinvol is om het startpunt voor een externe audit alleen in te stellen als de interne auditprocedure gegarandeerd is voltooid. Dus in dit stadium wordt de studie van de verwachtingen en behoeften van de klanten uitgevoerd om de optimale prestaties van de onderneming te bepalen; overweging van technieken die door concurrenten worden gebruikt; beoordeling van het niveau van materiaalstroom van klantenservice enzovoort.
Opgemerkt moet worden dat een externe logistieke audit wordt uitgevoerd in de vorm van het versturen van speciaal voorbereide vragenlijsten of selectieve interviews rechtstreeks met vertegenwoordigers van de bediende bedrijven, evenals kopers uit verschillende plaatsen in het geografische plan of met een ander volume van aankopen. Het is belangrijk om aan te vullen dat standaard vragenlijsten zich zonder falen volledig aanpassen voor elke aangevinkte structuur. Bovendien zijn geïnterviewde in de regel niet alleen de leiders van het bedrijf of de afzonderlijke divisies, maar ook specifieke werknemers in overeenstemming met hun werkterrein.
Op basis van de resultaten van de externe audit is het dus mogelijk om specifieke aanbevelingen voor de structuur te formuleren en die wijzigingen aan te geven die ten tijde van de audit in het huidige logistieke systeem moeten worden geïmplementeerd.
Laatste fase
Nadat de hoofdfase van de logistieke audit is voltooid, moeten de volgende analytische rapporten worden opgesteld:
- Het eerste rapport, ontwikkeld in overeenstemming met de analyse van de voorraadlijst, bevat informatie over het assortiment grondstoffen en verhandelbare producten, voorraden per groep, categorie of positie, schattingen van de omzet van artikelen volgens de voorraadlijst.
- Het tweede rapport bevat een analyse van de kasstromen in het bedrijf en daarbuiten. Bijvoorbeeld een gedetailleerde beschrijving van de beweging van de kasstroom door het magazijn in het algemeen en het volume van de kasstromen in overeenstemming met elke afzonderlijke logistieke operatie. Het is belangrijk op te merken dat het op de segmenten van de lijn tussen de opslaggebieden ook belangrijk is om de hoeveelheid cashflow aan te geven. De verkregen resultaten worden gebruikt om het aantal verhuizers en voertuigen voor interne opslag te bepalen.
- Het derde rapport is gewijd aan het uitrusten van de onderneming met middelen. Daarom omvat relevante informatie de classificatie en kenmerken van materiaalverwerkingsapparatuur. Het hoofddoel van de beschrijving is niets meer dan een beoordeling van de materiële en technische basis die relevant is voor de onderneming.
Samenvatting van informatie
Zoals later bleek, wordt de logistieke audit uitgevoerd om tekortkomingen in het logistieke systeem van de structuur te identificeren. Na het identificeren van "knelpunten (gebieden met verhoogd risico), op een of andere manier, ontwikkelen logistieke experts aanbevelingen om de geïdentificeerde problemen te corrigeren. Natuurlijk worden deze aanbevelingen vervolgens gebruikt om het serviceniveau voor bestaande klanten te verbeteren, nieuwe te vinden en om het kasstroombeheer te verbeteren.
Voorbeeld van logistieke audit
In dit hoofdstuk is het raadzaam om de logistieke auditprocedure te overwegen aan de hand van een specifiek voorbeeld.Magazijncontrole is niets meer dan een zoektocht naar methoden om de activiteit van het magazijn te verbeteren in het kader van een uitdrukkelijke studie van magazijnprocessen en -middelen. Bovenstaande gebeurtenis kan zowel eenmalig als doorlopend worden uitgevoerd. Zoals hierboven opgemerkt, is de logistieke audit vooral gericht op het identificeren van tekortkomingen in de organisatie van het magazijn, evenals in zijn werkzaamheden. Bovendien moeten in dit geval bepaalde voorstellen worden gedaan om de geconstateerde tekortkomingen weg te nemen. Een specifieke taak van de procedure die in het artikel wordt behandeld, is vaak de rechtvaardiging dat het magazijn moet worden geautomatiseerd.
Vaak wordt een logistieke audit beschouwd als een verplichte stap voorafgaand aan de implementatie van een WMS-systeem. Dankzij de onderzoeksresultaten en relevante aanbevelingen van logistieke experts kunnen we dus de meest optimale opties vinden op het gebied van opslag van commerciële producten, evenals de implementatie van magazijnactiviteiten, het aantal werknemers, het laden, enzovoort. Met andere woorden, een logistieke audit, op de een of andere manier, draagt bij aan de realisatie van wat er in het magazijn moet worden gedaan om deze vóór de automatisering in absolute orde te brengen.
Logistieke audit in de praktijk
Logistieke audit van een magazijn omvat de volgende bewerkingen:
- Analyse met betrekking tot infrastructuur.
- Analyse van het technische proces.
- Analyse van relevante documenten.
- Analyse van computer- en informatiesystemen.
- Ontwikkeling van voorstellen en aanbevelingen om de situatie te verbeteren.
- Berekening in termen van een haalbaarheidsstudie voor de implementatie van een WMS-systeem.
Bij het uitvoeren van een logistieke audit van een magazijn worden de volgende tools gebruikt:
- Interviewen van medewerkers.
- Supervisie van de workflow in het magazijn.
- Analyse van relevante documentatie, inclusief werkinstructies, routings, lay-outs, enzovoort.
De resultaten van de logistieke audit in het magazijn zijn de volgende items:
- Lijst met actuele problemen voor de onderneming.
- Aanbevelingen voor het oplossen van bestaande problemen.
- Rechtvaardiging van de noodzaak van de invoering van een geautomatiseerd systeem.