Russische bedrijven, overheidsinstanties, ondernemers en andere juridische entiteiten die onderling communiceren, gebruiken regelmatig officiële documenten. Het belangrijkste aspect van de juiste interactie van organisaties en individuen is het gebruik van details. Hun lijst wordt bepaald door de Russische wet. Vereisten van documenten - dit is het belangrijkste kenmerk van officiële bronnen die zijn gepubliceerd door ondernemingen, autoriteiten of die zijn verzameld door personen die contact opnemen met een structuur. Wat zijn de kenmerken van het werken met hen?
definitie
Vereisten van documenten zijn verplichte elementen van visueel ontwerp van verschillende informatiebronnen, in de regel goedgekeurd op papier, op papier, goedgekeurd op het niveau van de staat, de industrie of de bedrijfsnormen.
De soorten documentatie die tot de categorie van organisatie en administratie behoren, zijn opgesteld in overeenstemming met GOST R 6.30-2003. Deze bron van normen omvat uniforme criteria die verplicht zijn voor gebruik tijdens de uitwisseling van documenten met deelname van Russische ondernemingen, autoriteiten en andere instellingen met een officiële status.
Overweeg de belangrijkste details van de documenten die zijn gedefinieerd door de opgegeven statusstandaard.
Basisgegevens volgens GOST: wapen van de Russische Federatie
Veel officiële documenten moeten het wapen van Rusland bevatten. Dit statussymbool kan in drie varianten worden weergegeven: als meerkleurig op het heraldische schild, als eenkleurig - met of zonder een vergelijkbaar element. Het veelkleurige wapen van de Russische Federatie moet worden geplaatst op documenten die de bepalingen van federale grondwetten en federale wetten, voorschriften van de president, de regering en de federale vergadering bevatten.
Het eenkleurige wapen van de Russische Federatie zonder heraldisch schild moet worden geplaatst op documenten die zijn gepubliceerd:
- Interdepartementale Commissie voor Staatsgeheim;
- federale rechtbanken;
- het parket;
- Het onderzoekscomité en andere organen met een vergelijkbaar profiel.
Het embleem van de Russische Federatie wordt gebruikt als een element in brieven en andere documenten.
Wapenschild van het onderwerp van de Russische Federatie en gemeenten
De details van documenten die zijn aangenomen in de samenstellende entiteiten van de Russische Federatie bevatten hun eigen embleem van de regio. De regels voor de plaatsing ervan worden gereguleerd door normatieve handelingen die in een bepaald onderwerp worden aangenomen. Ook op regionaal niveau kunnen de regels voor het plaatsen van het wapen van de Russische Federatie op bepaalde papieren worden goedgekeurd. Details van documenten die zijn uitgegeven op het niveau van gemeentelijke gebieden, kunnen op hun beurt het embleem van de stad en een andere nederzetting of gemeente bevatten. De regels voor de plaatsing van dit kenmerk worden vastgesteld door regelgevende handelingen die door lokale autoriteiten worden aangenomen.
handelsmerk
Registratie van details van documenten in organisaties kan het gebruik van een embleem of handelsmerk inhouden. Dergelijke elementen worden geplaatst in overeenstemming met de bepalingen van het charter van bedrijven. Bovendien wordt het embleem niet tegelijkertijd op documenten geplaatst als het embleem van de Russische Federatie, een samenstellende entiteit van de Russische Federatie of een gemeente. Handelsmerken kunnen woorden en afbeeldingen bevatten. De kleur van de bijbehorende rekwisieten kan elke zijn.
Organisatiecode
In overeenstemming met de All-Russische classificatie van ondernemingen kan de documentcode ook een organisatiecode zijn. Deze informatie dient meestal als referentiefunctie. Het hoofddocument, in de structuur waarvan er een organisatiecode is, is een brief.
BIN
In de meeste gevallen moeten de details van de primaire documenten van de organisatie worden opgenomen in de structuur OGRN. In letters wordt dit element aangegeven als onderdeel van de achtergrondinformatie over de organisatie. PSRN wordt ook gebruikt bij het uitgeven van briefhoofden van bedrijven. Voor ondernemers is er een vergelijkbaar kenmerk - OGRN IP. Het wordt hoofdzakelijk gebruikt voor dezelfde doeleinden als het overeenkomstige element in de documentenstroom met de deelname van juridische entiteiten.
TIN en PPC
Deze details, samen met de PSRN, worden meestal gebruikt in de primaire documentatie, evenals in briefhoofden die zijn opgesteld door de werknemers van de organisatie. PPC - een element inherent aan rechtspersonen. Individuele ondernemers gebruiken dergelijke rekwisieten niet.
Documentformuliercode
In overeenstemming met de All-Russische classificatie van managementdocumentatie moet de formuliercode aanwezig zijn in de detailstructuur van verschillende bronnen. Dit element wordt hoofdzakelijk gebruikt om de snelheid van bestandsoverdracht via elektronische kanalen te optimaliseren.
Bedrijfsnaam
Verplichte details van het document bevatten een element zoals de naam van de organisatie. Het is belangrijk dat het consistent is met wat wordt aangegeven in de samenstellende documenten van het bedrijf. De formulieren moeten de volledige naam van het bedrijf bevatten. De afkorting kan naast elkaar worden geplaatst (eronder of erachter).
Referentie informatie
Het volgende element van de details van documenten - referentie-informatie over het bedrijf. Hun structuur omvat het opnemen van een postadres, telefoonnummers en andere informatie die het bedrijf nodig acht om te plaatsen. Ook zijn in de regel de organisatiecode, PSRN, TIN en KPP aangebracht.
Naam documenttype
Het document moet correct worden geclassificeerd per type. De overeenkomstige naam van de soort is vastgelegd in het charter van het bedrijf. Het moet ook voldoen aan de criteria in het OKUD. Gewoonlijk wordt het item in kwestie op de formulieren vastgelegd. Voor letters is dit kenmerk (naam van het document) niet typisch. Het is geschreven in hoofdletters.
Documentdatum
Het volgende belangrijke kenmerk is de datum van het document. Het moet het tijdstip weergeven waarop de bijbehorende bron is gemaakt of bijvoorbeeld is ondertekend. De datum wordt gestempeld door de persoon die bevoegd is om het document te ondertekenen, of door de interne dienst van de organisatie die verantwoordelijk is voor de uitwisseling van relevante bronnen. In sommige gevallen wordt de datum afgestempeld door de opsteller van het document.
Registratienummer
Registratienummer (index) - het kenmerk, dat wordt vastgesteld om de classificatie van de bron in de interne registers en archieven van de organisatie te vergemakkelijken, evenals een identificatie in het proces van documentstroom met andere bedrijven. De regels voor het aanbrengen van de vereiste worden weerspiegeld in door het bedrijf goedgekeurde administratieve bronnen.
In sommige gevallen kan het betreffende element worden aangevuld met een link die in feite het registratienummer bevat, evenals de datum van het document dat een reactie vereist. Dat wil zeggen, dit kenmerk wordt vaak gebruikt in brieven die worden opgesteld als reactie op een beroep op het bedrijf.
Plaats van samenstelling
In sommige gevallen kan de plaats van samenstelling van een document worden aangegeven. Als u het bijvoorbeeld op basis van andere details bepaalt, is het moeilijk. Maar als de plaats van compilatie al in andere elementen van het document is aangegeven, is het niet nodig om de bijbehorende rekwisieten in de bronstructuur op te nemen.
geadresseerde
Het volgende belangrijke kenmerk is de geadresseerde. Er wordt aangegeven of er een document naar een specifiek document moet worden verzonden structurele eenheid Corresponderend bedrijf. De geadresseerde kan ook een ambtenaar of een burger in de status van een individu zijn.
Grif goedkeuring
Een brongoedkeuringszegel kan nodig zijn. Dit kenmerk kan het document een normatief karakter geven.Een directeur van een bedrijf kan bijvoorbeeld het stempel 'Ik bevestig' gebruiken, waarna de bepalingen in de bron bindend worden voor de werknemers van het bedrijf.
resolutie
Een ander interessant kenmerk is resolutie. Het wordt geactiveerd als een ambtenaar, zoals de directeur van het bedrijf, een beslissing wil nemen, genomen op basis van de verdiensten van de informatie in het document. Deze vereiste bevat ook een volledige naam, de inhoud van de bestelling, de deadline waarbinnen deze moet zijn voltooid, een handtekening, een datum. Uitvoerders van de opdracht kunnen worden vermeld.
hoofd
Sommige documenten gebruiken een kop. Het doel is om een korte samenvatting te geven van de informatie die in de bron aanwezig is. In de betekenis moet het correleren met de naam van het document. Voorbeeld van een kop: "Besluit tot oprichting van een certificatiecomité".
Control Mark
In sommige gevallen vereist het document rekwisieten als een controleteken. Dit element geeft aan dat de bron is geaccepteerd door de bevoegde structuur in het bedrijf en dat er aan wordt gewerkt. Meestal ziet dit kenmerk eruit als een stempel met het woord "controle".
Document tekst
Waarschijnlijk de belangrijkste vereiste van het document. Het weerspiegelt de essentie van informatie die via papieren media wordt verzonden. Over het algemeen is het opgesteld in het Russisch of een die een officiële status heeft in het onderwerp van de Russische Federatie. De tekst kan tabellen, verschillende opmaakelementen bevatten.
De structuur van de tekst wordt meestal in twee delen gepresenteerd: het eerste weerspiegelt de redenen en doelen van het verzenden van het document, het tweede weerspiegelt het hoofdidee van het beroep, verzoek, aanbeveling, enz. In sommige gevallen is het toegestaan om alleen het tweede deel van de structuur van het overeenkomstige kenmerk te gebruiken.
Application Mark
Het is namelijk zo dat het in de tekst van het document problematisch is om alle benodigde gegevens weer te geven. In dit geval kan de bron worden aangevuld met toepassingen. Dit feit moet op het document worden weergegeven met de juiste rekwisieten. Hoe kan het betreffende merk in de bronstructuur worden opgenomen? In de regel schrijven ze: "Toepassing op dat en dat aantal vellen in die en die hoeveelheid exemplaren". In sommige gevallen kan het nodig zijn om de naam van het document met de aanvraag aan te geven.
handtekening
De belangrijkste soorten documentdetails bevatten een dergelijk element als een handtekening. Het wordt door een ambtenaar geplaatst en registreert daarmee de nauwkeurigheid van de informatie in de bron. En dit is niet alleen een handtekening - een handtekening als een onafhankelijk kenmerk moet de naam van de positie van de persoon die het document ondertekent, evenals een transcriptie bevatten.
Grif harmonisatie
Vereisten voor de details van documenten die in sommige organisaties zijn opgesteld, vereisen de aanwezigheid van een handtekeningstempel. Het wordt gebruikt in gevallen waarin het nodig is om vast te stellen dat de informatie in de bron is goedgekeurd door een bevoegde persoon of structuur in het bedrijf.
Het stempel moet het woord "overeengekomen" bevatten, evenals informatie over de positie van de persoon die de relevante informatie goedkeurt, de handtekening en de ontcijfering. Een belangrijk kenmerk van het goedkeuringsstempel is het gebruik bij documentbeheer waarbij verschillende organisaties zijn betrokken.
Visa goedkeuring
Een element dicht genoeg bij de toets kan een visum van goedkeuring worden genoemd. Het belangrijkste kenmerk wordt alleen binnen de organisatie gebruikt. Tegelijkertijd kan een visum meerdere keren worden aangebracht omdat het document achtereenvolgens door verschillende afdelingen wordt gecontroleerd.
afdruk
Bijna altijd vereisen organisaties van een zegel de details van betalingsdocumenten, evenals andere soorten primaire bronnen. In Rusland is het meestal inkt. De structuur van de pers bevat meestal informatie over het bedrijf - naam, PSRN, TIN en andere details.
Papierwerk: nuances
We hebben vastgesteld dat de details van de documenten het belangrijkste criterium zijn voor het organiseren van de juiste procedures voor de interactie van het bedrijf met partners, overheidsinstanties en interne communicatie. Welke nuances die kenmerkend zijn voor de praktische implementatie van workflow in Russische bedrijven kunnen worden opgemerkt?
Opgemerkt kan worden dat het vastleggen van alle door GOST vereiste gegevens zeldzaam is. Elk document vereist het gebruik van een geschikte set elementen. Voor officiële brieven gebruiken ze bijvoorbeeld meestal details zoals het wapen van de Russische Federatie, het onderwerp van de federatie, het stads- of bedrijfslogo, de bedrijfscode, PSRN, TIN, KPP, evenals de naam van de organisatie.
De naam van het type document in letters wordt meestal niet gezet. Terwijl bijvoorbeeld bronnen als een bestelling, een handeling, memorandum of een beslissing moet in zijn structuur het overeenkomstige element bevatten. In letters moet de volledige naam worden vermeld van het bedrijf waarnaar het document wordt verzonden, en als er een verkorte naam is die door officiële bronnen wordt verstrekt, moet deze ook worden vermeld (tussen haakjes achter de volledige naam vermelden).
Er zijn verschillende correcte methoden om de namen van organisaties te verminderen: door de eerste letters (dat wil zeggen, een afkorting zoals een onderzoeksinstituut wordt verkregen), door de eerste lettergrepen (bijvoorbeeld Uralmash kan worden verkregen), of door een andere methode die is goedgekeurd in de officiële documenten van het geadresseerde bedrijf.
Andere belangrijke details van de documenten zijn het postadres, evenals telefoon- en faxnummers. Ook worden in officiële letters meestal aangegeven bankgegevens organisatie. Een ander belangrijk element van het relevante document is de datum, die het moment van ondertekening weergeeft. Vervolgens wordt het officiële papier ondertekend, de bedrijfsstempel wordt erop geplaatst.
