Soorten documenten. Document: concept en types

Een document is een tastbaar object dat bepaalde informatie bevat. Het woord heeft Latijnse wortels en vertaalt zich als "bewijs, monster, bewijs." Laten we eens kijken wat voor soort documenten zijn.

terminologie

Wetgeving bevat een definitie van een document. In overeenstemming daarmee is het een materieel medium van informatie die erin is opgenomen in de vorm van tekst, beeld, geluidsopname of een combinatie daarvan. Bijna alle soorten documenten hebben hun eigen details. Aan de hand van deze elementen kunt u de media identificeren. Het wordt gebruikt om informatie in ruimte en tijd over te dragen voor opslag en later gebruik. Deze definitie kenmerkt het document in enge zin. In brede zin kunnen verschillende objecten als een opslagmedium fungeren. Documenten kunnen bijvoorbeeld worden beschouwd als boeken, sculpturen, enzovoort.

Belangrijkste kenmerken

Momenteel zijn er verschillende soorten documenten. Ze hebben allemaal hun eigen kenmerken, onderscheidende kenmerken. Ze zijn echter allemaal verenigd door één doel - ze worden gebruikt om informatie te verzenden. De belangrijkste informatiedragers worden beschouwd als burgerdocumenten. Ze fungeren als certificaten om een ​​of andere persoon te identificeren, waarmee wordt aangegeven dat ze bij een vereniging horen of dat ze in staat zijn om een ​​of andere activiteit uit te voeren. In informatiesystemen, enerzijds, wordt een document als een materieel object gekenmerkt door een complex van waarden van zijn eigenschappen (details, attributen), dat wil zeggen zijn metadata. Daarnaast wordt de inhoud van de aanwezige en vastgelegde informatie beschreven. Dit gebeurt meestal via indexen of codes. Artsen gebruiken bijvoorbeeld bij het invullen van bepaalde medische documenten codes in plaats van woorden.

Administratief werk

Verschillende soorten documenten kunnen betrekking hebben op één probleem. In sommige gevallen worden ze gecombineerd om het werk met hen te vereenvoudigen. Een verzameling media gewijd aan een bepaald onderwerp wordt documentatie genoemd. Tijdens het creëren en ontwerpen ervan wordt informatie vastgelegd. Het wordt uitgevoerd volgens bepaalde regels. Dit geldt met name voor gevallen waarin documenten van de onderneming worden gemaakt. Een organisatie moet een persoon hebben die informatie op media zal vastleggen. Alle, inclusief algemene documenten van het bedrijf, fungeren als een bron van deze of die informatie.

Als de vastgestelde regels niet worden gevolgd, kan belangrijke informatie verloren gaan. In de loop van de documentatie moet rekening worden gehouden met de bestaande wettelijke normen en moet worden voldaan aan de nationale voorschriften voor het verzamelen en verwerken van informatie. Voor een vollediger implementatie van de vereisten worden speciale instructies en regels uitgegeven en wordt de procedure voor administratief werk vastgesteld. Boekhouddocumenten worden dus volgens PBU uitgevoerd. Deze regels leggen de basisvereisten vast voor het melden van inhoud. Om het werk te vereenvoudigen, worden formulieren van documenten gebruikt die zijn goedgekeurd door de overheid. Het gebruik ervan is verplicht voor alle organisaties die op verschillende gebieden actief zijn.

Documentklassen

Alle dragers van deze of die informatie kunnen worden verdeeld volgens verschillende tekens. Dus van origine worden persoonlijke en officiële documenten onderscheiden. De eerste omvat een opslagmedium gecreëerd door een persoon buiten zijn professionele activiteit. Persoonlijke documenten omvatten correspondentie, dagboeken, memoires, enzovoort. Ze zijn allemaal gemaakt als onderdeel van iemands privacy.Officiële documenten zijn documenten die op de juiste manier zijn samengesteld, uitgevoerd en gecertificeerd door een individuele of rechtspersoon.

In deze categorie wordt een groep persoonlijke informatiedragers onderscheiden. Deze omvatten met name documenten waarmee een persoon kan worden geïdentificeerd (verblijfsvergunning, paspoort), zijn opleiding en specialiteit (certificaat, diploma), anciënniteit enzovoort. Kantoordiensten werken meestal met officiële gegevensdragers. De meeste zijn gerelateerd aan management. Ze zijn gemaakt om functies en taken uit te voeren zoals planning, financiering, boekhouding (boekhoudkundige documenten), inkoop, controle, enzovoort. In de huidige activiteiten van het bedrijf worden servicemedia gebruikt.

Categorieën per invoermethode

Afhankelijk van hoe de informatie wordt vastgelegd, worden de volgende documenten toegewezen:

• Schrijven. Dit is een tekstmedium, informatie waarin wordt vastgelegd door verschillende soorten letters.
• Handgeschreven. Informatie wordt met de hand in een dergelijk document ingevoerd.
• Text. Op dergelijke media is spraakinformatie opgenomen met behulp van elk geluidsopname- of schrijfsysteem.
• Electronic. Deze documenten worden gemaakt met behulp van een computer.
• Typewriter. Geschreven tekens worden op dergelijke media aangebracht met technische middelen.
• Schilder. Documenten in deze categorie illustreren informatie door een object te illustreren.
• Fotografisch - gemaakt met behulp van fotodetectors.
• Cinematografische - audiovisuele of visuele documenten.

In het management van bedrijven worden tekstuele informatiedragers gebruikt die zijn gemaakt door machines of manuscripten, maar ook elektronisch. Kantoordiensten voeren hun verwerking en opslag uit. Documenten kunnen ook zijn:

• Belov. In dergelijke documenten wordt de tekst zonder correcties of correcties geschreven of overgedragen van een ander medium.
• Chernoff. Dergelijke documenten weerspiegelen het werk van de redacteur of auteur aan de tekst.

Afhankelijk van de houding ten opzichte van het managementapparaat, maken organisaties onderscheid tussen inkomende, interne en uitgaande opslagmedia. Ze hebben meestal hun eigen serienummer.

Inhouds- en toegangsbeperkingen

Afhankelijk van het aantal vragen dat de tekst behandelt, worden eenvoudige en complexe documenten onderscheiden. De eerste omvatten bijvoorbeeld verklaringen, brieven, enz. Hun tekst roept één vraag op. Complexe documenten kunnen tegelijkertijd naar verschillende ambtenaren, structurele afdelingen en instellingen worden verzonden. Deze omvatten in het bijzonder beslissingen, beslissingen, orders, instructies en anderen. Sommigen van hen worden gebruikt als juridische documenten.

Bijvoorbeeld lokale regelgevende handelingen van de organisatie - orders, instructies. Onder hen zijn technische documenten. Dit kunnen bijvoorbeeld voorschriften, normen, instructies, enzovoort zijn. Afhankelijk van toegangsbeperkingen zijn documenten mogelijk niet geclassificeerd, geheim en voor officieel gebruik. Dit laatste kan indien nodig vrijelijk worden gebruikt door de werknemers van dit bedrijf. Om met geheime documenten te werken, is speciale toestemming vereist. Het gebruik ervan wordt uitgevoerd volgens vastgestelde regels. Velen van hen worden ook gebruikt als juridische documenten. Geheime en officiële opslagmedia zijn gemarkeerd met de bijbehorende stempels.

Manier van presenteren

Volgens dit criterium zijn de documenten onderverdeeld in:

• monster;
• zeefdruk;
• individu.

In het laatste geval wordt de inhoud gepresenteerd in de vorm van een gekoppelde tekst. De auteur (compiler, uitvoerder) van individuele documenten bereidt een originele verklaring voor met betrekking tot een of meer problemen voor de uitvoering van een specifieke beheertaak. Dergelijke media zijn literaire teksten. Schermdocumenten onderscheiden zich door geformaliseerde presentatie.Ze gebruiken vooraf voorbereide zinnen of afzonderlijke fragmenten van herhalende tekst en er zijn weglatingen voor het introduceren van variabele informatie. De meest voorkomende soorten van dergelijke documenten zijn een certificaat of vragenlijst.

Variabele informatie past er meestal handmatig in. Voor permanente informatie zijn er speciale vormen van documenten. Het zou bijvoorbeeld kunnen bedankbrieven verklaringen enzovoort. Voorbeelddocumenten worden gebruikt om dubbele informatie vast te leggen. Teksten worden gemodelleerd. Dit kunnen bijvoorbeeld juridische documenten (overeenkomsten, contracten), instructies, regels, enzovoort zijn. De typemethode in papierwerk wordt gebruikt om vormen van teksten samen te stellen - voorbeelden (normen). Op basis daarvan worden bepaalde documenten al gemaakt. Voorbeeldtekst wordt model genoemd. Vervolgens worden teksten met vergelijkbare inhoud op basis hiervan uiteengezet.

Mate van authenticiteit

Documenten kunnen origineel zijn, duplicaten en kopieën. Originelen worden een enkele of eerste instantie genoemd. Dit zijn in de regel wettelijke documenten, die worden gewaarmerkt door de handtekening van de bevoegde persoon, het goedkeuringszegel, het zegel en de registratie-index. Het origineel bevat zonder twijfel informatie die de authenticiteit ervan bevestigt. Juridische documenten bevatten dus bijvoorbeeld informatie over de auteur, plaats, tijdstip van creatie. Een duplicaat wordt een duplicaat genoemd. Een dergelijk document heeft ook rechtskracht. Duplicaten worden uitgegeven wanneer het origineel verloren is. In geval van verlies van het werkboek is de werkgever bijvoorbeeld verplicht een duplicaat aan de werknemer te verstrekken. Een kopie reproduceert informatie geheel of gedeeltelijk uit het origineel. Een dergelijk document heeft geen rechtskracht. Een kopie verwerft deze bij toepassing van de relevante details erop. Een kopie van een door een notaris gewaarmerkte volmacht heeft bijvoorbeeld rechtsgeldigheid.

Andere criteria

Afhankelijk van de periode waarin informatiemedia in de instelling aanwezig zijn, wijzen ze toe: documenten van permanente, tijdelijke (maximaal tien jaar) en langdurige (meer dan 10 jaar) opslag. Deze of die periodes worden vastgesteld door het Federale Archief en worden vastgelegd in de overeenkomstige lijsten. Afhankelijk van de verzendmethode onderscheiden ze:

• Telefoon berichten.
• Telexen.
• E-mail berichten.
• Telegrammen.
• Letters.
• Faxberichten.

Voor de overdracht wordt kantoorapparatuur gebruikt (bijvoorbeeld fax).

Media-opdracht

Documenten, nadat deze of die informatie is weergegeven (tot vaststelling), bieden dus hun accumulatie en bewaring, de mogelijkheid om deze over te dragen aan geïnteresseerde personen, opnieuw te gebruiken. Informatiedragers worden beschouwd als een van de essentiële elementen van de interne structuur van een organisatie, instelling, bedrijf, waardoor de interactie van eenheden wordt gewaarborgd. Op basis van deze of die informatie worden verschillende beslissingen genomen. Informatie fungeert als bewijs van de uitvoering van orders, een bron van generalisaties, referentiemateriaal en zoekactiviteiten. Een document in leidinggevend werk is zowel een object als een resultaat van arbeid, aangezien de genomen beslissing wordt vastgelegd, daarin wordt vastgelegd. De taak van griffiers is het bewaken van de veiligheid, tijdige levering, uitgifte van informatiemedia. Als het werk papieren of elektronische documenten betreft, moeten specialisten bij het opstellen aan de gestelde eisen voldoen.

Belangrijkste kenmerken

De externe parameters van het document omvatten parameters die de grootte en vorm, opnamemethode en ontwerpelementen weergeven. De auteur is de rechtspersoon of de persoon die de tekst heeft samengesteld. Het document bevat verschillende elementen, die benodigdheden worden genoemd. Ze omvatten met name:

• De naam.
• Geadresseerde.
• De auteur
• De datum
• Text.
• Resolution.
• Handtekening.
• Het stempel van goedkeuring, goedkeuring, enzovoort.

Verschillende documenten gebruiken verschillende gegevenssets. Sommige hebben een beperkt aantal vereiste elementen. Het aantal details is afhankelijk van het doel van creatie, het doel, de vereisten voor de vorm en inhoud van het document, evenals de methode voor het vastleggen van informatie.

formulier

Het is een reeks details. De vorm die wordt gebruikt voor een specifieke soort documenten (bestellingen, bestellingen) wordt standaard genoemd. Het wordt gekenmerkt door een bepaalde reeks details, die in strikte volgorde zijn gerangschikt.

Het aanvraagformulier omvat bijvoorbeeld: geadresseerde, auteur, documenttitel, tekst, persoonlijke handtekening, datum. Eén opslagmedium wordt beschouwd als één exemplaar. De activiteiten van de organisatie worden echter gedocumenteerd en vastgelegd in het complex van een aantal documenten. Zij of hun groepen werken op een bepaalde manier samen en komen overeen met managementfuncties. Het geheel van informatiedragers die onderling zijn verbonden door hun naam, doel, kenmerken, reikwijdte van distributie, evenals de uniforme vereisten voor hun ontwerp, vormen een documentatiesysteem. Momenteel wordt in de zakelijke omzet van bedrijven officiële informatie op papier en elektronische media geplaatst.