Voor elke organisatie is er een bepaalde set informatie die 'details' wordt genoemd, zonder welke deze geen bewerkingen kan uitvoeren. Ze moeten voorkomen in elke brief, elk contract, betalingsopdracht en een ander document om de geldigheid ervan te herkennen. In het geval van een wijziging in dergelijke gegevens, moet het bedrijf zijn tegenpartijen een overeenkomstige brief sturen over de wijziging van details.
Verplichte informatie
Details - dit zijn de gegevens die elk bedrijf ontvangt wanneer het wordt geregistreerd. Ze zijn aangegeven in Samenstellende documenten en zijn een vereiste voor verschillende soorten bewerkingen. Dergelijke referentie-informatie moet alle documenten bevatten die door deze organisatie zijn samengesteld. In geval van aanpassingen moet zij haar partners onmiddellijk een brief sturen over de wijziging van de details.
Bij registratie krijgt elke onderneming het volgende toegewezen:
- fiscaal identificatienummer (FIN);
- geregistreerd adres;
- Registratienummer van de primaire staat (OGRN);
- fysiek adres (specifieke locatie);
- postadres (de plaats waar de correspondentie moet worden ontvangen);
Bovendien ontvangt het speciale codes van de Statistische Dienst van de Staat: OKVED, OKATO en OKPO. Ook heeft elk bedrijf bankgegevens:
- code van de reden van registratie (KPP);
- gegevens over de geautoriseerde bank waarmee zij alle afwikkeltransacties uitvoert;
- betaler bank identificatiecode (BIC);
- afrekenings- en correspondentierekeningen.
Als ten minste een van deze gegevens verandert, moet de onderneming haar debiteuren en tegenpartijen hiervan onmiddellijk op de hoogte stellen. Vertraging kan behoorlijk ernstige gevolgen hebben. Het bedrijf moet hen een brief sturen over de wijziging van details.
Regels voor het samenstellen van een document
de zakelijke correspondentie er zijn geen kleinigheden. Vooral als het gaat om belangrijke dingen als details. In het leven kunnen verschillende situaties optreden: een verandering van leiderschap, een geautoriseerde bank of een van de beschikbare adressen. Het bedrijf is verplicht om degenen met wie het rechtstreeks samenwerkt over elk van deze gevallen te informeren. Dit wordt zelfs opgemerkt in het burgerlijk wetboek van Rusland. De brief over de wijziging van details moet een bepaalde uniforme stijl hebben. Een dergelijk document is in de regel een verklaring in een bepaalde volgorde van de volgende informatie:
- De naam van de organisatie waarnaar deze is gericht.
- Volledige naam van het hoofd.
- Nieuwe en oude details.
- De reden waarom het bedrijf dergelijke wijzigingen heeft aangebracht.
- Aanvullende informatie
- Datum van samenstelling van dit document.
- Handtekening van het hoofd van het bedrijf.
Informatie kan per post worden verzonden met een verplichte kennisgeving. Dit moet van tevoren worden gedaan, zodat de gegevens tijdens de levering niet verouderd zijn. In sommige gevallen is het raadzaam om e-nieuwsbrieven te gebruiken of informatie per fax te verzenden.
Adreswijziging
Sommige organisaties hebben geen eigen pand en zijn verplicht deze te huren door relevante overeenkomsten te sluiten. Maar soms moet de locatie worden gewijzigd. In dit geval kan een niet-geïnformeerde klant zich in een moeilijke situatie bevinden. Om te voorkomen dat dit gebeurt, moet u een brief schrijven over het wijzigen van de gegevens van de organisatie en deze naar alle bestaande partners sturen.
Dit betreft voornamelijk aannemers en crediteuren, aangezien het bedrijf bepaalde contractuele relaties met hen onderhoudt.Een dergelijke brief wordt meestal op briefhoofdpapier geschreven. In extreme gevallen kunt u een vel A4-formaat gebruiken door er een hoekstempel linksboven op te plaatsen. Eerst wordt een zogenaamde hoed verzonnen. Het bevindt zich in de rechterbovenhoek en geeft informatie over naar wie dit bericht is verzonden. Hierna volgt de naam van het document ("Informatiebrief" of "Over de wijziging van details"). Daarna wordt de nodige informatie in de hoofdtekst geplaatst. Het document eindigt met de handtekening van het hoofd en is gecertificeerd door een rond zegel.
Wijziging van betalingsgegevens
Als een onderneming haar bank of ten minste een van haar bestaande rekeningen wijzigt, moet zij alle belanghebbende partijen ook op de hoogte brengen van dergelijke acties. In dit geval wordt een brief over de wijziging van bankgegevens in de vorm van een kennisgeving gedaan. Het kan worden geadresseerd aan een individuele tegenpartij of kan een enkel document zijn, dat "kennisgeving van een wijziging van bankgegevens" wordt genoemd.
De ontwerpregels blijven hetzelfde. Toegegeven, het is beter om de tekst in deze volgorde samen te stellen:
- De reden voor het aanbrengen van wijzigingen met vermelding van het nummer, de datum en de naam van het document op basis waarvan dit wordt gedaan.
- De specifieke datum waarop wijzigingen worden aangebracht.
- Informatie over de nieuwe details.
- Meer informatie over de volgende stappen. Hier moet worden opgemerkt of alle eerder gesloten overeenkomsten geldig blijven.
Dergelijke informatie moet enkele dagen voordat deze plaatsvindt worden gemeld. Houd er rekening mee dat het bezorgen van een dergelijke brief enige tijd zal duren. Bovendien moet de partner ook de nodige wijzigingen aanbrengen.
