Veel organisaties nemen deel aan verschillende aanbestedingen. Maar tegelijkertijd weten ze vaak niet hoe ze aanbestedingsdocumenten correct moeten samenstellen en certificeren. Bovendien is een dergelijke vraag een van de belangrijkste vragen die speciale aandacht behoeven. Zowel de procedure als de samenstelling van de aanbestedingsdocumentatie worden bepaald door wet- en regelgeving waaraan ze moeten voldoen.
Inschrijving Concept
Tender is een wedstrijd voor het leveren van diensten, goederen of het uitvoeren van enig werk. De regels voor het uitvoeren van dergelijke selecties worden vermeld in de aanbestedingsdocumentatie volgens welke deelnemers die willen deelnemen aan het gevecht de commissie de gunstigste voorwaarden moeten bieden die aan de klant worden aangeboden.
Het aanbestedingscontract wordt gesloten met de deelnemer die de meest voordelige aanbieding voor de organisator kan bieden, deze moet de verstrekte instructies volledig naleven.
Aanbestedingsdocumentatie is een pakket documenten dat de voorwaarden van de aanbesteding en de inhoud van het toekomstige contract onthult.
Het bevat noodzakelijkerwijs zowel technische als commerciële onderdelen.
Het technische gedeelte bestaat uit informatie over de voorwaarden van het contract, kenmerken en beschrijvingen van het onderwerp of object van biedingen, instructies voor leveranciers, evenals informatiekaarten die de procedure aangeven voor de implementatie en indiening van aanvragen voor deelname aan inschrijvingen. In dit deel vindt u ook de vereisten voor de inhoud van de bestelling: naam, volumetrische schema's, verwijzingen naar normen en technische voorwaarden.
Het commerciële deel van de aanbestedingsdocumentatie bevat alle prijzen en de procedure voor de berekening ervan, voorwaarden vastgesteld door het betalingsschema, financieringsbronnen voor dit contract. Het geeft ook de garanties aan die door de bank zijn verstrekt voor de uitvoering van de aanbesteding door de klant, en de vereisten voor verschillende soorten verzekeringen.
Aanbestedingsdocumentatie, een voorbeeldaanvraag en aanbevelingen voor het invullen ervan zijn opgenomen in de MDS 80-4.2000 Gosstroy van Rusland. De meer gedetailleerde inhoud van de documentatie wordt bepaald door het aanbestedingscomité.
Procedure opstellen
Het opstellen van aanbestedingsdocumenten is een afzonderlijke, zeer belangrijke en onvervreemdbare procedure voor het bieden op een concurrerende basis. Het bepaalt in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving de inhoud van persoonlijke gegevens, zoals:
- Naam van de organisator.
- Zijn wettelijke adres en telefoonnummers.
- Faxnummers en e-mailadressen.
- Prijs, plaats en voorwaarden voor het verkrijgen van een pakket documenten.
Inspecterende autoriteiten stellen altijd eisen aan de beschikbaarheid van een conceptcontract uit de op te stellen voorwaarden. De documentatie geeft ook de methode aan voor het evalueren van de voorstellen die met behulp van een specifiek systeem zijn gedaan.
registratie
De ontwikkeling van aanbestedingsdocumentatie kan zowel door de organisator als door een speciaal adviesbureau worden uitgevoerd. Om het te compileren, kunt u de standaardmonsters en methodologische aanbevelingen gebruiken, evenals de wetgeving die de wettelijke vereisten voor compilatie beschrijft. U kunt ook contact opnemen met het financiële centrum, waar een specialist in aanbestedingsdocumentatie zijn diensten aanbiedt voor een competente voorbereiding. Daar ben je korte termijnen professionele en gekwalificeerde hulp bieden.
inhoud
Het aanbestedingsdocumentatieformulier moet, naast informatie die bestemd is voor toekomstige bieders, informatie bevatten zoals de numerieke en gedetailleerde inhoud van het door de leverancier opgestelde documentatiepakket, waarin de bevestiging van zijn aanvraag tot deelname is opgenomen:
- Aanvraag tot deelname.
- Beschrijving van bijgevoegde documenten.
- Bankreferentie over het ontbreken van achterstallige schulden.
- Vereiste technische, operationele en kwaliteitsinformatie, evenals een gedetailleerde beschrijving van de aangeschafte materialen en goederen.
- Ontwerpcontract voor geplande aankopen.
- Methodologische instructies voor het maken van berekeningen op de offerteaanvraag, inclusief de componenten ervan, zoals de kosten voor de betaling van verzekeringen en douanebetalingen, transportdiensten, verschillende belastingen en heffingen, naast de kosten van de geleverde goederen, evenals een gedetailleerde prijstabel.
- De valuta waarmee prijzen in de offerte worden uitgedrukt, wordt aangegeven.
- Vereisten voor inschrijving.
- De mogelijkheid om deze aanvragen te wijzigen of in te trekken tijdens en vóór de deadline voor de bekendmaking van de aanbestedingsresultaten wordt besproken.
- Termijnen, plaats van indiening van aanvragen.
- Plaats, datum en tijd van opening van enveloppen voor inschrijvingen.
- Informatie over de mogelijkheid om prioriteiten te stellen voor binnenlandse fabrikanten.
Een potentiële leverancier heeft het recht om uiterlijk 10 dagen vóór de definitieve beslissing schriftelijk een aanvraag in te dienen bij de organisator van de offerte met een verzoek om verduidelijking van clausules en bepalingen van de aanbestedingsdocumentatie. Op zijn beurt moet de organisator van de aanbesteding binnen drie dagen na ontvangst van een dergelijke aanvraag passende toelichtingen sturen aan alle leveranciers die aan deze aanbesteding deelnemen, zonder de auteur van het oorspronkelijke verzoek te vermelden.
Wijzigingen en aanvullingen aanbrengen
Toevoegingen of wijzigingen kunnen door een specialist worden aangebracht bij het opstellen van aanbestedingsdocumenten op verzoek van de organisator van de aanbesteding. Dergelijke acties zijn niet onwettig of onwettig. Indien nodig heeft de organisator van de aanbesteding het recht om wijzigingen aan te brengen in het documentenpakket met betrekking tot de uitdrukking van zijn eigen initiatief of als reactie op een verzoek van een potentiële leverancier, uiterlijk 7 kalenderdagen vóór de uiterste datum voor het indienen van de inschrijvingen.
Nadat u hier wijzigingen in heeft aangebracht, is het noodzakelijk om alle potentiële leveranciers aan wie de aanbestedingsdocumentatie is verstrekt, op de hoogte te stellen. De deadline voor de implementatie van dergelijke kennisgevingen en de vervanging van batchdocumentatie is vastgesteld op 5 werkdagen.
Inhoud van de aanbesteding
Vereisten voor aanbestedingsdocumentatie bepalen de samenstelling:
- Aanvraag tot deelneming aan de inschrijving en een lijst van bijgevoegde documenten die eraan zijn gehecht.
- Documenten waarin wordt bevestigd dat wordt voldaan aan de eisen die aan een potentiële leverancier zijn gesteld.
- De prijstabel, die alle werkelijk ontvangen kosten die aan de uiteindelijke prijs deelnemen, volledig moet weergeven.
- Als de offerte betrekking heeft op de levering van goederen of technische apparaten, moet u de technische kenmerken van de voorgestelde modellen vermelden.
- De prijs van de voorgestelde lijst van gerelateerde services, indien van toepassing.
- Het originele document, dat de daadwerkelijke bevestiging van de garantie van de offerte is.
Documenten die bevestigen dat de potentiële leverancier voldoet aan de voorgestelde kwalificatievereisten
Elke potentiële leverancier die heeft besloten deel te nemen aan de aanbesteding, moet de volgende documenten overleggen:
- Kopieën van licenties die het recht van een potentiële leverancier of fabrikant bevestigen om hun activiteiten uit te voeren.
- Een kopie van het document dat het recht geeft om ondernemersactiviteiten te verrichten, gecertificeerd door een notaris.
- De oorspronkelijke audit van het laatste rapportagejaar of een notariële kopie daarvan.
- Certificaat van staat registratie van de organisatie of onderneming en haar kopie.
- In geval van individuele ondernemer - een kopie van zijn identiteitskaart of burgerlijk paspoort.
- Het charter van de organisatie met vermelding van de samenstelling van haar oprichters, aandeelhouders, evenals alle aandeelhouders in de vorm van een notarieel exemplaar.
- Het originele certificaat afgegeven door de belastingdienst waarin staat dat de leverancier geen achterstallige belastingen heeft.
- Certificaat van de bankinstelling over de afwezigheid van achterstallige schulden voor de laatste 3 maanden van activiteit.
Prijzen tabel
Bij de inschrijving van aanbestedingsdocumenten wordt rekening gehouden met prijslijsten. Een potentiële leverancier is verplicht een prijstabel op te stellen met de eenheden van goederen, de totale totale prijs voor de gehele levering. Het moet worden opgesteld en gepresenteerd in de vorm van zowel gedrukte als elektronische prijslijsten.
De tabel is ook een technische specificatie voor de geleverde goederen en diensten en moet volledig voldoen aan alle vereisten voor de aanbestedingsdocumentatie.
Bij het opstellen van aanbestedingsdocumenten wordt de samenstelling van de definitieve prijzen bepaald. De aangegeven waarde moet, naast de eigen prijs van de goederen, in zijn samenstelling het volgende omvatten:
- Kosten gemaakt na certificering, verzekeringsprocedures en transport van goederen naar een specifieke bestemming.
- Alle belastingbetalingen, invoerrechten en andere soorten verplichte betalingen en vergoedingen, die zijn voorzien in de huidige wetgeving van de Russische Federatie.
- Andere prijscomponenten die de potentiële leverancier noodzakelijk acht om in de uiteindelijke prijs van de goederen op te nemen.
Als de potentiële leverancier geen verschillende componenten ervan in de prijstabel vermeldt die de hierboven beschreven kosten omvatten, beschouwt de aanbestedingscommissie de gegevens over de prijs van de door hem geleverde goederen als de totale kosten, rekening houdend met alle kosten. In dit geval kunnen deze prijzen bij het sluiten van het contract niet meer worden herzien of gewijzigd.
De in de tabel vermelde prijzen blijven gedurende de gehele uitvoeringstermijn van contractuele verplichtingen voor inkoop en leveringen vast en kunnen niet worden gewijzigd.
Prijzen worden aangegeven in de valuta die zijn gespecificeerd in de eisen die zijn gesteld op het moment van de aanvraag van de inschrijving. Betaling aan de leverancier vindt plaats bij aflevering van de goederen op de bestemming, zodra budgetmiddelen aankomen, tenzij andere voorwaarden zijn voorzien en in het contract zijn aangegeven.
Applicatie beveiliging
In sommige gevallen verstrekt de leverancier een garantie, uitgedrukt in contanten, in de vorm van een pandrecht op de bankrekeningen van de organisator, voor een bedrag van ten minste 3% van het definitieve bedrag in het contract, met een geldigheidsduur van ten minste de vastgestelde termijnen die zijn gespecificeerd in de body van de offerte.
Gegarandeerde financiële steun van een potentiële aannemer voor de uitvoering van de aanbesteding in de vorm van een belofte van een geldsom wordt gestort op een speciaal aangemaakte rekening van de aanbesteder.
Als de potentiële leverancier de aanbesteding niet wint, worden de aan de organisator ter beschikking gestelde middelen terugbetaald binnen de in het contract vastgelegde termijnen.
Indiening van inschrijvingen
Offertes worden verstrekt door potentiële leveranciers in een gestikte vorm, genummerd en moeten worden afgestempeld en ondertekend.
De technische specificatie van de offerte, ook beveiligd door handtekening en zegel, en de originele garantiegarantie worden ook ingediend. Deze documenten worden samen met de inschrijvingsaanvraag in één envelop verzegeld en bij de commissie ingediend.
Alleen de potentiële leverancier of zijn officiële vertegenwoordiger kan de aanvraag ondertekenen. Het is niet toegestaan om inserts, subtabellen en verschillende posts in de documentatie te hebben.
Potentiële leveranciers verzegelen de documenten zelf handmatig in een envelop, die de naam en het wettelijke adres van hun organisatie aangeeft, en de organisator van de aanbesteding, de datum en tijd die zijn ingesteld voor het openen van de enveloppen worden aangegeven in de vorm van de inscriptie "niet openen tot ..." als het afleveradres.
Aanbestedingsdocumentatie kan zowel persoonlijk als met behulp van postkantoren binnen de vastgestelde termijnen worden verzonden. Alle offertes die worden ontvangen na de vastgestelde data en tijden worden afgewezen of worden ongeopend aan de aanvragers geretourneerd.
Zonder de deadlines en de vastgestelde procedure voor aanbestedingsdocumentatie te overtreden, kunnen correctie, vervanging van voorwaarden, prijzen en dergelijke op het ontwerp worden toegepast. Het is mogelijk om enkele wijzigingen aan te brengen of de inschrijving definitief in te trekken voordat de termijn verstrijkt zonder het recht te verliezen om deze aan te brengen of te beveiligen. Een kennisgeving opgesteld door een potentiële leverancier over de intentie om zijn aanvraag te corrigeren of volledig in te trekken, wordt schriftelijk en uiterlijk binnen de gespecificeerde deadline voor indiening verzonden. Aan het einde van de vastgestelde datum en tijd kunnen dergelijke aanpassingen niet worden aangebracht.
Nadat alle aanvragen binnen de gespecificeerde tijd zijn aanvaard, opent de aanbesteder de enveloppen en selecteert hij, met behulp van de aanbestedingscommissie, de winnaar, die wordt aangekondigd door een schriftelijke kennisgeving van alle potentiële leveranciers die aan de beslissing deelnemen, met een kopie van de notulen van de aanbestedingscommissie.
De juiste uitvoering en documentatie bepalen grotendeels het succes van de aanbesteding zelf.
