Een sollicitatiebrief is een universeel document dat wordt gebruikt in de meest uiteenlopende bedrijfsonderdelen van een onderneming. Een goed gecompileerde escort zal alle partijen redden van vele tekortkomingen en onduidelijkheden. Hoe een begeleidende brief aan documenten schrijven?
Wanneer is dit nodig?
Het werk van een onderneming, vooral een grote, gaat gepaard met een breed scala aan kwesties die meestal schriftelijk moeten worden ingevuld. Tegenpartijen wisselen berichten en meldingen met elkaar uit, documenten zijn vereist door de bank, belastingdienst, pensioenfonds en accountants. Klanten schrijven ook aanvragen voor verschillende informatie en documentatie.
In al deze gevallen wordt een redder in nood en tegelijkertijd een sollicitatiebrief een waardig gezicht van het bedrijf. Geschreven op een solide vorm, correct samengesteld en correct uitgevoerd, zal het niet alleen een goede indruk maken op de geadresseerde, maar ook een aantal praktische functies voor de afzender uitvoeren:
- zal de ontvanger uitleggen wie hem schrijft en waarom;
- zal de informatieve rol op zich nemen en de bijgevoegde documentatie bevrijden van semantische overbelasting;
- detailleer de lijst van bijgevoegde documenten;
- bespaar geld door onnodige post met een inventaris te verwijderen;
- vervullen de rol van compact bewijs van levering van een hele stapel documenten.
De gebruikelijke "escort" met de juiste aanpak kan zo handig zijn!
Hoe een begeleidende brief aan documenten schrijven?
Niet iedereen weet hoe hij een begeleidende brief aan documenten moet schrijven, hoewel het belangrijk is.
De compilatie van de "escort" moet beginnen met een inleidende zin: verwijs naar het nummer van het inkomende verzoek of vermeld de essentie van het probleem waarover de correspondentie gaande is. In de volgende paragrafen van de brief is het logisch om de gronden van het document aan te geven: regelgevingshandelingen, contractbepalingen, inspecties, bevelen van regelgevende instanties en meer.
De verklaring eindigt met een verzoek, aanbieding of vraag. Nadat de tekst is samengesteld, wordt een lijst van bijgevoegde documenten met de nummering, naam en details, evenals het aantal bijgevoegde bladen aangegeven.
Vereiste gegevens van de begeleidende brief bij de documenten
Hoe we een begeleidende brief bij de documenten moeten schrijven, hebben we hierboven besproken. Nu een beetje over het ontwerp.
- De "dop" van het document. Hier worden de positie van het hoofd of een andere vertegenwoordiger van de geadresseerde, de naam van de onderneming of de volledige naam, voornaam en patroniem van de particulier vermeld; volledig adres en postcode.
- Datum van samenstelling van de begeleidende brief, en als de afzender een rechtspersoon is, dan het uitgaande nummer van de registratie.
- Adressering van de geadresseerde in overeenstemming met de regels van de zakelijke brief. Of het nu gaat om een particulier of het hoofd van een onderneming, ze wenden zich tot hem bij naam en patroniem en voegen het beroep "gerespecteerd" toe.
- Gedetailleerde lijst van bijgevoegde documenten, omdat de naam zelf impliceert dat de letter een bepaald basisafwijking "vergezelt".
- De brief wordt ondertekend door de eerste persoon of gevolmachtigde van de organisatie waaraan het hoofd een dergelijk recht wordt verleend. Als de brief van een privépersoon is, ondertekent de afzender of zijn vertegenwoordiger bij volmacht de "escort". Voordat u ondertekent, is het gebruikelijk om 'met respect' met de hand een verzekering toe te voegen.
- Achternaam, voorletters en communicatiemiddelen van de uitvoerder van de brief.
Dit zijn de basisvereisten voor de vorm van de brief.
Voorbeeld van sollicitatiebrief aan documenten
Een uitstekend referentiepunt bij de voorbereiding is een in de praktijk bewezen voorbeeld van een begeleidende brief bij documenten. Natuurlijk zal de inhoud ervan variëren, afhankelijk van de behoeften van de compiler, maar het algehele canvas blijft ongewijzigd.
Hoofd van de belastinginspectie van Goloseevsk
Khitrun I.V.
Str. Vasilyevskaya, 3,
Kukino - 31005
Nr. 562 d.d. 04/05/2015
Beste Ivan Vasilievich!
Voor uw bestelling nr. 12/389 van 04/01/2015 betreffende de afgifte van een ongeplande inspectie ter plaatse, informeren wij u over het volgende.
Een deel van de documenten over contractuele rechtsbetrekkingen met de staat van noodbedrijf "Gedeon" is in beslag genomen op basis van het inbeslagnameprotocol van 03/02/2015 (een kopie is bijgevoegd). De documenten die ter beschikking staan van de onderneming worden naar u verzonden in de vorm van naar behoren gecertificeerde kopieën volgens de bijlage.
Toepassing (totaal 6 liter):
- exemplaar betalingsopdracht met een merkteken van bank nr. 3 van 15-01-15 - met 1 liter.
- Een kopie van de betalingsopdracht met het merkteken van bank nr. 6 van 14/02/15 - 1 liter.
- exemplaar afstemmingsrapport onder het leveringscontract nr. 56 / P van 12.15.14 - per 1 liter.
- Een kopie van het inbeslagnameprotocol van 03/02/15 - 3 liter.
Met vriendelijke groet,
Directeur van de staatsonderneming "Goloseevsky Meat Processing Plant"
Golokhvastov F.E.
Artiest: Pupko A.V.
(067)4658291
Een dergelijke 'escort' is geschikt voor veel uitgaande materialen op verzoek van overheidsinstanties, regelgevende instanties en wetshandhavingsinstanties. U hoeft deze alleen maar enigszins aan te passen aan uw behoeften.
Sollicitatiebrief aan contractdocumenten
Bij het sluiten van zakelijke contracten ontstaat vaak een situatie wanneer de tegenpartijen zich geografisch ver van elkaar bevinden en het zich niet kunnen veroorloven om naar een andere stad te reizen om het contract te ondertekenen.
In dit geval wordt de uitvoering van de sollicitatiebrief een soort baken, waarmee u op afstand een rechtsgeldig contract kunt sluiten zonder een persoonlijke vergadering van vertegenwoordigers. Met behulp van een begeleidende brief kan een partij niet alleen de ondertekende contractformulieren ter overweging sturen, maar ook schriftelijk haar standpunt over de essentiële kwesties van de overeenkomst kenbaar maken.
Bovendien kunt u met een sollicitatiebrief vastleggen wat en hoeveel er is bijgevoegd en naar de geadresseerde is verzonden. De inhoud kan bijvoorbeeld als volgt worden vermeld.
"We sturen u twee exemplaren van het contract voor de levering van informatiediensten, ondertekend en afgestempeld door ons. We raden u aan het gespecificeerde concept te overwegen en, indien overeengekomen, het contract te ondertekenen door ons een van de ondertekende exemplaren terug te sturen. Bijlage: conceptcontract in 2 exemplaren op 6 vellen elk ".
Claims brief - is het nodig?
Soms doet zich een situatie voor wanneer het nodig is om een claim in te dienen bij een partij uit hoofde van een overeenkomst die niet aan zijn verplichtingen voldoet. Gewoonlijk worden alle claims, motiveringen en aanvragen rechtstreeks in de claim vermeld. Het lijkt erop, waarom zou u een sollicitatiebrief nodig hebben?
Het feit is dat een claim niet alleen officieel bewijs voor de rechtbank kan worden, maar in sommige gevallen een uitvoerend document. Het moet juridisch correcte en belangrijke dingen aangeven, maar het vervult geen communicatieve functie.
Als de tegenpartij niet alleen een klacht moet indienen, maar ook wat informele welkomst- of verduidelijkingsberichten moet sturen, beter dan een begeleidende brief, zal geen enkel document deze rol vervullen.
Sollicitatiebrief is een goede manier om elkaar te leren kennen.
Vaak heeft een bedrijf een interessante promotie of wil het gewoon doen commercieel aanbod onbeperkte kring van personen. Typische sollicitatiebrieven die leuk en beknopt zijn, zijn hier goed geschikt voor.
Aan zo'n "visitekaartje" kunt u promotieproducten, catalogi, prijslijsten, prijslijsten en alle materialen die een potentiële klant of partner kunnen interesseren, toevoegen.
Zelfs als er heel veel brieven zijn, hoeft de leider of hoofdmanager er niet veel tijd aan te besteden: teken gewoon de kant-en-klare cliches en u kunt ze verzenden zoals bedoeld!
Wie tekent de escort?
En tot slot zullen we een belangrijke vraag verduidelijken. Wie ondertekent het begeleidende document? Hiervoor wordt de hiërarchieregel gebruikt: het is beter om de directeur van het bedrijf te contacteren met de directeur van de onderneming; documentatie aan de bank kan worden overgedragen door de hoofdaccountant; De "begeleidende" informatie bij het arbeidsbureau kan worden ondertekend door de adjunct-directeur voor personeelszaken.
Een sollicitatiebrief kan een onmisbaar visitekaartje worden, indien correct uitgegeven!
