Wat voor soort document is de functiebeschrijving? Beschikbaar in elke instelling, bepaalt het de functies, rechten en mate van verantwoordelijkheid van de werknemer die een specifieke positie bekleedt. De instructie is noodzakelijk voor de juiste taakverdeling, de tijdige afronding van een arbeidstaak, de definitie van werkcontacten van werknemers en hun relaties, de organisatie van een uniforme belasting.
Waar komen de instructies vandaan?
Bij het ontwikkelen van dit document vertrouwen ze op de bestaande structuur van de organisatie, een classificatiegids en managementstandaarden.
Overweeg het voorbeeld van het beroep van officemanager, hoe de functiebeschrijving van de secretaresse wordt gemaakt. Een voorbeeld ervan (in de regel standaard) bestaat uit verschillende secties.
De eerste zijn algemene bepalingen. Het eerste deel geeft informatie over de ingehuurde persoon: wie precies kan solliciteren naar deze functie, aan wie de secretaris zich voorlegt en waar hij zich in het werk door laat leiden, beschrijft zijn kennis en vaardigheden en wie hem zal vervangen tijdens zijn afwezigheid. Het tweede deel gaat over functionele verantwoordelijkheden. Wat vereist de functiebeschrijving voor de secretaresse?
Hij controleert de uitvoering door andere medewerkers van de orders en orders van het hoofd, organiseert vergaderingen en vergaderingen, telefoontjes van zijn directe baas, ontvangt bezoekers, registreert correspondentie.
Dit zijn algemene functies - ze worden uitgevoerd door elke secretaresse. Ze kunnen uitbreiden, afhankelijk van de specifieke kenmerken van de onderneming, die we hieronder zullen bespreken.
Andere items en secties
De sectie "Verantwoordelijkheden" beschrijft in detail alle details van de activiteit. De inhoud volgt uit de vorige.
In paragraaf "Rechten" wordt in de functieomschrijving van de secretaris uitgelegd waarvoor hij kan solliciteren. Dit zijn: optimalisatie van het arbeidsproces, het vermogen om de benodigde documenten of informatie te gebruiken voor werk, het verhogen van het professionele niveau.
In de laatste paragraaf "Verantwoordelijkheid" wordt beschreven waarvoor de secretaris verantwoordelijk is voor de werkgever. Dit gedeelte, zoals het vorige, is meestal standaard voor de meeste van deze instructies.
En in meer detail?
Wat doet deze werknemer precies? Overweeg welke functionaliteit een typische functiebeschrijving van de secretaris van het hoofd bevat.
Hij organiseert en verzorgt vanuit technisch oogpunt de managementactiviteiten van het hoofd. Accepteert inkomende correspondentie, overdrachten naar specifieke werknemers of naar structurele eenheden.
Voert papierwerk uit, voert verschillende bewerkingen op de computer uit om de informatie te verzamelen en te verwerken die nodig is voor het nemen van beslissingen.
De functiebeschrijving van de secretaris-referent neemt veel verschillende verantwoordelijkheden op zich. Hij aanvaardt aanvragen en bereidt documenten voor ter ondertekening van het hoofd, selecteert de benodigde materialen voor dit werk. Het controleert de juistheid van de uitvoering en maakt het bewerken van conceptdocumenten, organiseert telefoontjes van de chef, fixeert informatie in zijn afwezigheid, verzendt en ontvangt het per fax, kopieert documenten op een fotokopieerapparaat, ontvangt en verzendt telefonische berichten.
De functiebeschrijving van de secretaris-referent impliceert de status van een competente en competente assistent die namens het hoofd verzoeken en brieven voorbereidt, antwoorden daarop opstelt.
En dat is niet alles ...
De secretaris plant en organiseert ook vergaderingen en vergaderingen van de autoriteiten, waarvoor hij de benodigde materialen verzamelt, de deelnemers op de hoogte brengt van de agenda van het evenement, de datum en ook notulen opstelt.
Hij houdt toezicht op de uitvoering door medewerkers van bestellingen en bestellingen nauwkeurig en op tijd, en houdt een registratiekaartbestand bij. De functieomschrijving van de secretaris maakt hem onder meer verplicht om het hoofd van de werkplek te voorzien van kantoorapparatuur en briefpapier.
Hij drukt kantoormateriaal af, houdt een databank bij met actuele informatie. Beheert de ontvangst van bezoekers, helpt bij de operationele afweging van verzoeken en andere kwesties. Voert zaken uit, legt zich voor aan het archief, controleert hun veiligheid.
De bedrijfsmodus wordt vastgesteld in overeenstemming met de regels van het arbeidsplan van de organisatie. De functiebeschrijving van de secretaris van het hoofd belast hem met officiële taken en zakenreizen in geval van industriële nood.
Praat over rechten en plichten
De rechten van de secretaris in de organisatie impliceren de mogelijkheid om normale werkomstandigheden van het management te eisen, assistentie bij de uitvoering van officiële taken, informatieondersteuning - hij kan alle documenten die hij nodig heeft in zijn werk opvragen.
Hij heeft het recht zijn eigen kwalificaties te verbeteren, kennis te nemen van aanstaande managementbeslissingen met betrekking tot zijn activiteiten, voorstellen in te dienen en vragen te stellen.
De secretaris krijgt het recht om referentie- en informatiedocumenten te ondertekenen die onder zijn bevoegdheid vallen.
Zoals elke werknemer is hij verantwoordelijk voor zijn eigen niet-nakoming van arbeidsrechten volgens de arbeidswetgeving van de Russische Federatie, voor overtredingen begaan tijdens de periode van activiteit, voor het veroorzaken van materiële schade.
Als de rechten en aansprakelijkheidsmaatregelen die voor deze functie in verschillende instellingen zijn genomen, sterk op elkaar lijken, kan de functie van secretarissen, zoals reeds vermeld, aanzienlijk variëren. Beschouw deze verschillen als een voorbeeld van de verantwoordelijkheden van andere vertegenwoordigers van de functie.
Functiebeschrijving van de secretaresse van de trainingseenheid
Deze specialist wordt beschouwd als technisch aannemer. Om te worden benoemd, heeft hij een hogere professionele of secundaire gespecialiseerde opleiding nodig. Wat moet de secretaresse van de trainingsafdeling precies doen?
Zoals elke secretaresse is hij verplicht vakkundig papierwerk uit te voeren, bekend te zijn met het leiderschap van alle afdelingen van de instelling, spraakrecorders, ontvangst- en communicatieapparatuur, bandrecorders te kunnen gebruiken. Voldoe aan de normen van het bedrijfsdocumentatiesysteem en de arbeidsvoorschriften, evenals arbeidsbescherming en veiligheid.
Verantwoordelijkheden van de secretaris trainingsgedeelte
De functiebeschrijving van de secretaresse in een onderwijsinstelling heeft zijn eigen specifieke kenmerken. Hij houdt notulen bij van vergaderingen van de selectiecommissie, stelt de persoonlijke dossiers van leerlingen (studenten) op. Geeft de nodige informatie uit en voert deze in studentenkaartjes en academische gegevens in, vult boeken in over de afgifte van diploma's en hun duplicaten, certificaten, studentenregisters in alfabetische volgorde.
Het houdt rekening met de uren van lesgeven en de aanwezigheid van studenten, bereidt trainingsdagboeken voor, orders voor de beweging van het contingent. Het ontvangt boekhoud- en rapportagedocumentatie over applicaties, verwerkt de persoonlijke bestanden van studenten en legt het voor aan het archief.
Zijn activiteiten vinden plaats in nauw contact met de afdelingshoofden, leraren en boekhoudafdelingen van een onderwijsinstelling.
En wat doet de schoolsecretaresse?
In de functieomschrijving van de schoolsecretaris staat dat deze werknemer door de directeur wordt geaccepteerd en ontslagen, het onderwijs moet middelbaar beroepsonderwijs of algemeen onderwijs hebben met speciale opleiding voor het vereiste programma.
In zijn activiteit laat hij zich leiden door normatieve documenten over papierwerk, arbeidswetgeving, instructies voor het bijhouden van arbeidsboeken, normen voor arbeidsbescherming, het handvest van de school en zijn eigen instructies.
Hij spreekt bekwame schriftelijke toespraak, weet hoe te werken aan kantoorapparatuur.
De hoofdrichtingen van het werk
De taakomschrijving van de secretaris-bediende van de school geeft ze voldoende gedetailleerd weer. Hij dient de activiteiten van de schooldirecteur en afgevaardigden, voert papierwerk uit, verzamelt informatie over schoolwerkers en studenten. Organiseert telefoontjes voor de regisseur, ontvangt en verzendt faxen, telefoonberichten, neemt berichten op in afwezigheid van de regisseur.
De secretaris organiseert vergaderingen van de schoolraad, algemene personeelsvergaderingen, voogdij en pedagogische raden onder leiding van de directeur van de vergaderingen. Om dit te doen, verzamelt en bereidt hij de benodigde materialen, informeert genodigden over het evenement, registreert deelnemers. Stelt definitieve protocollen op.
Aanvullende taken
Zoals elke secretaresse voorziet hij de directeur van kantoorbenodigdheden en kantoorapparatuur, schept hij de voorwaarden voor de baas om effectief te werken. Verzendt en ontvangt informatie, drukt documenten en materialen af.
Vormt cases volgens de goedgekeurde nomenclatuur, dient te zijner tijd in het archief te worden ingediend. Accepteert correspondentie, systematiseert op de manier zoals aangenomen op de school, transfers van de directeur naar de aangewezen artiesten, controleert de implementatie, verzendt de correspondentie.
Accepteert applicaties en documenten van werknemers, studenten, ouders. Organiseert de ontvangst, de optimale volgorde van verzoeken en suggesties.
De functiebeschrijving van de secretaresse-bediende op school gaat in de regel uit van een onregelmatig werkrooster, gebonden aan het werkrooster, maar uitgaande van een werkweek van 40 uur. Tijdens het proces heeft hij interactie met de administratie, het onderwijs en het servicepersoneel.
Functiebeschrijving van de griffier
Het heeft ook zijn eigen specifieke kenmerken. De griffier in zijn werk gaat verder met de taak om te zorgen voor een soepele werking van het gerechtelijk apparaat. Hij moet een groot deel van het noodzakelijke routinewerk uitvoeren met betrekking tot het ontvangen van burgers, het voorbereiden van brieven, vragen, uittreksels en oproepingen, het oproepen van getuigen en deelnemers aan het proces.
Hij stelt op en plaatst voor reviewlijsten van zaken die in de vergadering zullen worden behandeld, controleert de kennisgeving van de kennisgeving, geeft kopieën van de conclusies, controleert de aanwezigheid van de opgeroepen personen op de dagvaarding, noteert het tijdstip van hun aanwezigheid op de dagvaarding.
Daarnaast stelt de secretaris documenten op voor opgeroepen slachtoffers en getuigen om te betalen voor reizen, op verzoek van de deelnemers brengt de inhoud van het gerechtelijk dossier, stelt zaken op aan het einde van de beoordeling (administratief, strafrechtelijk en civiel), houdt een register bij.
Moeilijk beroep
Zijn plicht is ook om kopieën van gerechtelijke documenten voor te bereiden, executoriale titel, ander materiaal in verband met de uitvoering van de straf uit te voeren en over te dragen, evenals in een afzonderlijke rechterlijke beslissing.
De functiebeschrijving van de griffier vereist een voldoende kwalificatieniveau om taken uit te voeren. Hij moet zich houden aan bepaalde verboden en beperkingen die specifiek zijn voor het ambtenarenapparaat, de normen voor officieel gedrag van werknemers.
Welke kennis en vaardigheden zijn vereist door de griffier?
Allereerst legaal. De officiële functiebeschrijving voor de griffier stelt de eis om veel wetten te kennen, variërend van de grondwet en de arbeidswet tot de administratieve instructies die zijn goedgekeurd in zijn constituerende entiteit van de Russische Federatie.
De meeste daarvan hebben betrekking op gerechtelijke procedures en de activiteiten van autoriteiten.Daarnaast moet u de basisprincipes kennen van de interactie met managementstructuren en verschillende organisaties, kantoorwerk, grammaticale normen van de Russische taal, de subtiliteiten van zakelijke stijl in geschreven en gesproken taal, de regels voor proeflezen en redigeren.
Dit omvat ook het basisniveau van kwalificatievereisten op het gebied van informatietechnologie, kennis van workflow en problemen met informatiebeveiliging.
En nog veel, veel meer ...
De secretaris heeft vaardigheden nodig bij het plannen van een werkdag, het analyseren en systematiseren van inkomende informatie, het voorbereiden van analytisch materiaal en het voeren van een constructieve dialoog.
In zijn activiteit moet hij kunnen werken met randapparatuur en internet, e-mail, spreadsheets en teksteditors gebruiken, presentaties voorbereiden, enz.
Zoals we kunnen zien, heeft de functiebeschrijving van de secretaressetypiste de afgelopen decennia radicale veranderingen ondergaan en omvat deze vandaag veel nieuwe technische en informatieve vereisten. De moderne secretaresse moet niet alleen een attente en uitvoerende medewerker zijn, maar ook de leeftijd bijhouden met behulp van de nieuwste ontwikkelingen in zijn vakgebied.
