ambtenaren Taken van de secretaris vormen het grootste deel van de instructies voor het uitvoeren van werkzaamheden voor de aangewezen functie. Naast de lijst van bepaalde bindende aanbevelingen, bevat een soortgelijk document informatie over de vereisten, rechten, het verantwoordelijkheidsgebied van de secretaris en algemene arbeidsvoorschriften. Er moet niet worden overwogen dat een dergelijke professionele positie eenvoudig is en geen rekening hoeft te houden met bepaalde nuances.
Algemene verantwoordelijkheden
Eerst moet je begrijpen wat de klassieke, uniforme taken van de secretaris zijn. In het kort kunnen ze worden herleid tot de volgende verplichte aanbevelingen:
- Zorgen voor de administratieve activiteiten van het management.
- Correspondentie ontvangen en herverdelen, verwerken, voorbereiden en verzenden van ontvangen brieven.
- Verzorgen van kantoorwerk, verzamelen en verwerken van de nodige informatie voor senior management.
- Aanvaarding van documenten van werknemers voor verzending naar leidinggevenden voor ondertekening en vertrouwdheid.
- Voorbereiding van vergaderingen en hun notulen.
- Inkoop van kantoor- en andere producten die nodig zijn om normale werkactiviteiten te garanderen.
- Organisatie van de receptie van werknemers en andere bezoekers.
- Vervulling van een aantal instructies.
Kennisvereisten
De verantwoordelijkheden van de werknemer kunnen enigszins variëren, afhankelijk van hun kernspecialisatie. Desondanks is kennis op de volgende gebieden voor deze functie overbodig en zeer nuttig:
- Fundamentals of arbeids- en administratief recht.
- Algemene ethiek en zakelijke etiquette.
- Basisprincipes van papierwerk.
- Veiligheidsmaatregelen.
- Regels voor het werken met computers en ontvangst en onderhandeling, evenals kantoorapparatuur.
- Arbeidsbescherming.
- Vereisten voor het uitvoeren van zakelijke correspondentie.
Het is onder andere onmogelijk om de taken van de secretaresse naar behoren uit te voeren zonder kennis van de interne basisprincipes van de onderneming, de routine van activiteiten, wettelijke documenten en nog veel meer.
Assistent verantwoordelijkheden
De taken van de secretaris van de manager verschillen niet veel van de hierboven genoemde algemene vereisten. Hij ontvangt en verzendt ook correspondentie, houdt zich bezig met het kopiëren en archiveren van documenten, controleert de aflevering van bestellingen van het hoofd aan verantwoordelijke personen, voert de nodige papieren uit, zorgt voor de aankoop van prioritaire goederen. Zo'n specialist zou onder andere moeten kunnen omgaan met:
- Verschaffing van zowel administratieve als administratieve activiteiten;
- verzamelen en verwerken en vervolgens op verzoek van een hoger niveau informatie verstrekken;
- organisatie van telefoon- en persoonlijke gesprekken;
- zakelijke brieven schrijven;
- het creëren van voorwaarden voor het vergroten van de effectiviteit van de leider en vele anderen.
In de regel kunnen dergelijke officiële taken van de secretaris van het hoofd worden uitgeoefend door personen met hoger en middelbaar beroepsonderwijs. In het laatste geval is een aanzienlijk voordeel de aanwezigheid van werkervaring in het beroep van 2 jaar.
Secretarisrechten
Er moet aan worden herinnerd dat niet alleen de officiële taken van de secretaris zijn werk bepalen, maar de werknemer heeft natuurlijk ook bepaalde rechten. Ze bieden dus de mogelijkheid om kennis te maken met werkprojecten en het recht om rationele voorstellen te doen als onderdeel van hun functiebeschrijving.Bovendien heeft de secretaris het recht om bij het vaststellen van tekortkomingen in het kader van zijn competentie de aandacht van het hoofd op deze aspecten te vestigen.
Vereisten voor de activiteiten van de bediende
De taken van de secretaris-bediende verschillen in de regel enigszins van de hierboven beschreven taken. In dit geval moet de assistent-manager primair directe managementactiviteiten leveren, terwijl de bediende zich grotendeels op papierwerk richt. De instructies voor zijn werk moeten aspecten omvatten zoals:
- Inkomende e-mail verwerken, antwoorden opstellen en verzenden.
- Monitoring van de uitvoering van bestellingen en instructies.
- Controle van de juistheid van het ontwerp van interne documentatie.
- Registratie, boekhouding, opslag van documenten.
Vereisten voor de activiteiten van de griffier
Veel belangrijkere wijzigingen omvatten de officiële taken van de griffier. In de regel zijn deze specialisten rechtstreeks betrokken bij het onderhouden en repareren van rechtszittingen. Bovendien bereiden zij brieven, vragen en andere documenten voor, kunnen zij personen die deelnemen aan het gerechtelijke debat opbellen. Dergelijk actief werk kan worden uitgevoerd door een persoon met zowel hoger als onvolledig hoger onderwijs, zonder relevante werkervaring. In de regel wordt deze positie gekozen door jongeren en meisjes die ervaring willen opdoen op juridisch gebied en hun carrière op het gebied van jurisprudentie willen voortzetten.
Het lijkt misschien dat een dergelijke vacature geen speciale kennis en vaardigheden vereist, dus het zal voor velen geschikt zijn, maar dit is niet helemaal waar. Wat doet de griffier nog meer? Zijn taken omvatten:
- Naleving van de grondwet, federale wetten en alle andere wettelijke wetten en bevelen.
- Uitvoering van bevelen van een rechter of andere bevoegde personen.
- Interactie met andere leden van de gerechtelijke structuur om problemen op te lossen die binnen de competentie van de griffier vallen.
Algemene informatie
ambtenaren plichten van de bediende, assistent-chef en gerechtelijk personeel worden gereguleerd door een speciaal document genaamd functiebeschrijving. De aanwezigheid ervan in elk bedrijf is verplicht, omdat een werknemer volgens de gespecificeerde lijst met regels begrijpt welke acties hij moet uitvoeren en welke niet. Een dergelijk document is ontwikkeld en opgesteld met de medewerking van het managementteam en bevat ongetwijfeld onderafdelingen als algemene bepalingen, rechten en plichten, het verantwoordelijkheidsgebied, relaties van werknemers binnen het bedrijf, evenals noodzakelijke toepassingen.
