Volgens studies uitgevoerd door verschillende wervingsbureaus, is het beroep van "secretaresse" een van degenen die geassocieerd worden met het grootste aantal raffinaderijen en de noodzaak om zich aan te passen aan het werkschema van het management. Deze groep omvat ook chauffeurs en vertegenwoordigers van enkele andere specialiteiten.
Wat is een secretaresse?
Deze term komt van het Latijnse 'geheim', zogenaamde volmachten in het oude Rome. En toen, en later (aan de koninklijke hoven) waren het uitsluitend mannen, die soms heel behendig aan de macht kwamen.
Dit beroep kreeg al aan het einde van de Eerste Wereldoorlog een vrouwelijke uitstraling, met de komst van een typemachine en de opkomst van een dergelijke positie als secretaris-referent. Tegenwoordig zijn er met hun geavanceerde technologieën zelfs virtuele assistent-secretaresses. Dit is de naam van bedrijven of personen die online diensten aanbieden voor het schrijven van e-mails of het ontvangen van telefoontjes (vertaald) zonder de fysieke aanwezigheid van een secretaresse op kantoor.
Wat is hij aan het doen?
Onder de mensen heeft de persoonlijke secretaresse van de regisseur een stereotiep beeld - een langbenige schoonheid die voornamelijk op een computer kan typen, koffie kan zetten en telefoontjes kan beantwoorden. Soms wordt dit weerspiegeld in grappen van niet al te fatsoenlijke inhoud. In feite veronderstelt het beroep van "secretaresse", evenals de functie van referent in een groot bedrijf, de aanwezigheid van een zeer serieuze hoeveelheid vaardigheden, kennis en ook bepaalde werkkwaliteiten. Een echte vertegenwoordiger van dit beroep kan niet zonder organisatie, toewijding, stiptheid en diplomatie.
De taken van de secretaris (secretaris-referent) omvatten kennis van alle normatieve documenten met betrekking tot kantoorwerk, documentbeheer, organisatie van kantoorwerk, managementstructuur, basisprincipes van kantoorapparatuur, regels voor arbeidsbescherming. Al zijn vele rechten, plichten en soorten werk die worden uitgevoerd, worden geregeld door functiebeschrijvingen. Zij is het belangrijkste juridische document betreffende de activiteiten van een dergelijke werknemer. Het compileren in elk geval is vereist met alle verantwoordelijkheid.
Laten we de hoofdsecties van dit document bekijken.
Wat staat er in de instructie voor de assistent-secretaresse?
De algemene bepalingen bevatten de naam van de organisatie, duiden de directe oversten aan en bellen degene die de secretaris zal vervangen in geval van zijn afwezigheid. Daar vindt u de vereisten voor anciënniteit en kwalificaties van de werknemer, en een lijst met alle documenten die nodig zijn voor het werk (regels, GOST's, codes en voorschriften).
De functies die zijn toegewezen aan de secretaresse worden gegeven in de tweede (zelfde) sectie. Dit omvat de verplichting om de nodige documenten voor te bereiden volgens de instructies van de leiding, te registreren, correspondentie te ontvangen en te verzenden, het werk van de receptie te organiseren en te controleren, documentair papierwerk uit te voeren en nog veel meer.
Meer gedetailleerd worden zijn activiteiten beschreven in de volgende paragraaf - "De taken van de secretaris." We hebben het over de veiligheid en boekhouding van correspondentie, het uitgeven van certificaten met betrekking tot verschillende geregistreerde documenten, het organiseren en voorbereiden van officiële vergaderingen, kopiëren en afdrukken, het opnemen van berichten voor oversten die bij zijn afwezigheid zijn achtergelaten en hem hierover informeren, het bedrijfskantoor voorzien van de nodige briefpapier.
In elke organisatie kunnen de taken van de secretaris hun eigen kenmerken hebben, afhankelijk van de specifieke kenmerken van het werk. Zijn positie klinkt misschien als een 'secretaresse-bediende', wat betekent dat het aantal kerntaken moet worden uitgebreid.
Over de rechten van de secretaris
Waar heeft de secretaris recht op? Volgens de instructies mag hij de benodigde materialen voor het werk op verschillende afdelingen van het bedrijf aanvragen om de procedure voor het gebruik ervan te bepalen.
Een ander ding is om de gescande documenten rechtstreeks aan de executeurs rechtstreeks aan de executives over te dragen, de bezoekersvolgorde in de ontvangstruimte te vestigen en telefoontjes te distribueren op basis van hun belang, en werknemers te vragen om uitleg in geval van disciplinaire overtredingen.
Net als elke andere werknemer heeft de persoonlijke secretaris van het hoofd het recht om in geschikte omstandigheden te werken, die moeten voldoen eisen inzake arbeidsbescherming en veiligheidsnormen.
Waar is de assistent-secretaris voor verantwoordelijk?
Het draagt de verantwoordelijkheid voor niet-openbaarmaking van vertrouwelijke informatie, voor de kwaliteit van documentatie en tijdige indiening bij het management, een verantwoorde houding ten opzichte van documentbeheer, behoud van eigendom en documenten van de organisatie, tactvolle relaties met management en medewerkers.
Het volgende gedeelte van de functiebeschrijving geeft aan wat de functieverhoudingen en functionele relaties zijn tussen de assistent-secretaresse en verschillende bedrijfsstructuren. In de regel moet de secretaresse in een middelgrote organisatie communiceren over materiële en technische kwesties (het kantoor voorzien van kantoorbenodigdheden) met de administratieve en economische afdeling, over documentbeheerzaken - met andere eenheden en, natuurlijk, rechtstreeks met het management.
De prestaties van de secretaris worden beoordeeld aan de hand van de belangrijkste geselecteerde criteria, die ook worden geregeld door de overeenkomstige sectie van de instructie. In de overgrote meerderheid van de gevallen zijn dergelijke criteria efficiëntie en zorgvuldigheid. Er zijn ook situaties waarin de instructie kan worden herzien. Dit kan gebeuren wanneer de functies of organisatiestructuur wordt gewijzigd.
Samenvatten
Bij het aannemen van een persoon maakt de persoon die voor deze functie is aangesteld kennis met de service-instructie, die alle taken van de secretaris opsomt. Roep ze nog eens kort op.
- Ontvangst van telefoontjes voor het hoofd.
- Alle werkzaamheden met documentatie - sorteren op belangrijkheid, ontwerp, voorbereiding, ontvangst en distributie, opslag en systematisering.
- Organisatie van de ontvangst van bezoekers.
- Bijstand aan de baas bij het plannen van het werkschema; indien nodig, het boeken van tickets en het boeken van een hotel.
- Voorbereiding en organisatie van zakelijke onderhandelingen.
- Kantoorbenodigdheden en andere noodzakelijke dingen bestellen, soms producten.
Na kennis te hebben gemaakt van de takenlijst, ondertekent de werknemer onder de instructie, de handtekening van het hoofd wordt ook gezet. Merk op dat elke organisatie zijn eigen versie van de instructie heeft, maar geen van hen zou de huidige wetgeving of geaccepteerde arbeidsnormen moeten tegenspreken.
Gerechtssecretaris
Zoals u weet, zijn de specifieke kenmerken van het werk in elke instelling anders. Wat doet een griffier bijvoorbeeld? Wat zijn zijn taken? Er zijn er veel:
- ontwerp van covers van lopende zaken;
- ontvangst van vorderingen van gerechtsdeurwaarders;
- archiveren van documenten en materialen in cases;
- compilatie van inventarissen van nieuwe gevallen;
- nummering van de pagina's;
- verspreiding van kopieën van gerechtelijke uitspraken aan case-deelnemers (partijen);
- het verzenden van kopieën van gerechtelijke uitspraken aan specifieke personen namens de rechter;
- het informeren van de partijen over de data en data van rechtszittingen.
Bovendien
De taken van de griffier omvatten, maar zijn niet beperkt tot:
- gedurende een week lijsten van rechtszaken publiceren;
- verificatie van het uiterlijk van de partijen bij de vergadering;
- gerechtelijke administratie;
- controle op ontvangst en verzending van alle documenten die bij de zaak zijn betrokken.
De secretaresses moeten de partijen vertrouwd maken met de case-materialen, de per post ontvangen kennisgevingen controleren, ontvangstbewijzen, kennisgevingen, kopieën van handelingen en andere belangrijke documenten inleveren. Ze voeren informatie in tijdschriften en kaarten in, in het computersysteem, drukken handgeschreven handelingen af, overhandigen de zaken aan de rechters voor verificatie en nemen ze achteraf, geven en schrijven de executoriale titel en doen veel andere dingen namens de rechters.
Vereisten voor de griffier
- Documenten moeten worden genummerd, ingesloten.
- Een lijst met cases en andere documenten wordt afzonderlijk opgesteld.
- Foto's en enveloppen zijn genummerd, bij een storing begint de nummering opnieuw, oude nummers moeten worden doorgestreept (niet gecorrigeerd!).
- Alle correcties zijn gecertificeerd in overeenstemming met het geaccepteerde formulier.
- Dekking van zaken wordt opgemaakt met vermelding van de naam van de rechtbank, het nummer en de titel van de zaak, de namen van de partijen, de begin- en einddatum, het aantal vellen en de houdbaarheid.
- Voorraden worden handmatig of op een computer uitgevoerd.
Wat moet een schoolsecretaresse doen?
Soms zijn er advertenties "Ik heb een secretaresse nodig op school." Wat is deze positie en wat moet daar worden gedaan? Laten we eens kijken.
De schoolsecretaresse is de eerste en belangrijkste assistent van de directeur. Hij moet alle instructies en instructies van zijn superieuren met betrekking tot het functioneren van de onderwijsinstelling opvolgen.
Zijn belangrijkste verantwoordelijkheden omvatten het zakendoen met personeelsveranderingen (ontslag, toelating) van werknemers, inschrijving en verwijdering van studenten. Het is zijn taak om een document op te stellen dat de regisseur moet verzekeren met zijn eigen handtekening. Indien nodig moet de secretaris de ondertekende documenten op het juiste moment verzamelen en afleveren voor overweging aan hogere autoriteiten.
Andere verantwoordelijkheden van de schoolsecretaresse zijn het ontvangen en leveren van informatie aan studenten en personeel. Bij afwezigheid van een directeur, moet de secretaris het totale aantal en de inhoud van oproepen, klachten en oproepen van bezoekers, inclusief studenten van de basisschool, registreren.
bovendien
Het merk, dat de instructie van de schoolsecretaris bevat, stelt: het is ook de verantwoordelijkheid van deze laatste om aanvullende (andere) instructies op te volgen. Wat betekent dit
Het wordt als volgt ontcijferd: de secretaris van de schooldirecteur moet alle instructies volgen, behalve persoonlijke verzoeken. Dit kan bijvoorbeeld een oproep zijn voor een gesprek tussen een student of docent, post verzenden, geld overmaken, de benodigde apparatuur voor de school kopen. Deze lijst is praktisch onuitputtelijk, dat wil zeggen dat de taken van de secretaresse op school zeer, zeer uitgebreid zijn.
Als de school niet voorziet in de functie van accountant, worden financiële zaken ook toegewezen aan de secretaris. Zijn taak is om salarisinformatie te verzenden, een urenstaat in te vullen, de nodige aanpassingen te maken.
De hulp van de secretaris kan niet alleen door de directeur worden gevraagd, maar ook door elke bezoeker van de receptie. Ze wenden zich tot hem om de tekst af te drukken, het document te kopiëren en een groot aantal vragen te verduidelijken.
Als u werkt als assistent-secretaris van de CEO
In dit geval bent u een van de specialisten en zal de directeur u accepteren en ontslaan en zult u hem direct gehoorzamen. Om deze positie te bereiken, moet je een hogere (of op zijn minst speciale secundaire) opleiding hebben, ervaring in de functie van 1 jaar. Als er geen ervaring is, een attest van deelname van cursussen voor secretaresses.
U moet competent zijn op het gebied van de economische en financiële activiteiten van de onderneming, de vooruitzichten voor de ontwikkeling ervan, de organisatie van documentbeheer en werkbeheer, computervaardigheden en kantoorapparatuur, vertaling in een vreemde taal van productiedocumentatie, bedrijfsethiek.
Functies en verantwoordelijkheden
U moet alle referentie- en informatieservices op zich nemen die verband houden met de documentatie van de onderneming. Evenals de organisatie en controle van kantoorwerk in de vestigingen en individuele divisies van het bedrijf. Geen wonder - u bent geen gewone secretaresse. Ze moeten de activiteiten van haar beheers- en adviesorganen kunnen documenteren en snel organiseren. Als er geen personeelsinspecteur is, moet u alle personeelsregisters en registers bijhouden.
De assistent-secretaris van de algemeen directeur moet de documenten opstellen die nodig zijn om de financiële en economische activiteiten van de hele onderneming te verzekeren, hun ontvangst, registratie, boekhouding, opslag organiseren. Het controleert de juistheid van de voorbereiding, goedkeuring en goedkeuring van alle documentatie die ter ondertekening aan het management van de onderneming wordt voorgelegd. Neemt maatregelen voor de kwaliteit van de tijdige uitvoering van orders van leidinggevenden, brengt informatie rechtstreeks naar de uitvoerders, voert analyses uit en brengt adviezen uit over rapporten en certificaten die naar het management worden gestuurd.
Bovendien omvatten de functies van de secretaresse het onderhouden van operationele communicatie over kwesties van de activiteiten van het bedrijf met burgers - individuen en individuele organisaties (zowel de staat als de commerciële). Hij aanvaardt bezoekers, hij kan personeelsactiviteiten uitvoeren - persoonlijke dossiers, bestellingen, arbeidsboeken, contracten (contracten), reisdocumenten en certificaten van arbeidsongeschiktheid invullen, een urenstaat bijhouden en looncertificaten afgeven.
En nogmaals over de rechten
Deze functie houdt niet alleen de uitgebreide taken van de secretaris in, maar ook de rechten die daarmee overeenstemmen. Naast de algemeen aanvaarde, omvatten ze het recht om de benodigde materialen en informatie op te vragen bij alle functionele diensten van de onderneming en de vereiste om de redenen voor vertragingen bij de uitvoering van managementtaken uit te leggen. Vervolgens: het is mogelijk om de voltooiing te eisen van documenten die zijn opgesteld door aannemers in strijd met de geaccepteerde regels in overeenstemming met GOST 6.38-90 of ISO - internationale normen voor documentatie.
Hij heeft het recht om, in het kader van zijn eigen officiële competentie, documenten in verband met bedrijfsbeheeractiviteiten in te zien, die aan het management persoonlijke voorstellen ter verbetering van het werk van de organisatie op het gebied van documentbeheer en het gebruik van de nieuwste computertechnologieën ter overweging voorlegt.
Hij heeft toegang tot documenten gemarkeerd als "Vertrouwelijk" en kan communiceren met alle werknemers en diensten van de onderneming om de implementatie van managementbeslissingen te volgen en die informatie te verstrekken.
