Inventarisatie is een procedure waarbij het bedrijf de aanwezigheid, toestand en belangrijkste eigenschappen van inventaris, vaste activa en andere activa die eigendom zijn van het bedrijf op een eigendomsrecht, door het geleasd of door haar beheerd door andere juridische mechanismen onthult. Wat zijn de belangrijkste nuances van deze procedure? Welke documenten worden in de inventaris gebruikt?
Wat is de essentie van inventaris?
Laten we beginnen met het conceptuele apparaat over het onderwerp dat in ons artikel wordt besproken. Een inventaris van de eigendommen van de organisatie is een procedure waarbij rekening wordt gehouden met de inventaris in het bedrijf (of inventaris) of andere activa op het moment van het evenement.
De frequentie van dergelijke activiteiten is vastgelegd in het schema dat is goedgekeurd door de CEO van het bedrijf. De inventaris wordt uitgevoerd door een speciale commissie, die ook wordt vastgesteld door de leiding van het bedrijf. De deelnemers, evenals de materieel verantwoordelijke persoon, controleren de beschikbaarheid van goederen en materialen of andere activa, indien nodig, meten bepaalde eigenschappen van goederen en middelen. Er zijn 3 hoofdtypen inventaris in een winkel, in een magazijn, in een productiebedrijf - gepland, selectief en optioneel. Ze verschillen voornamelijk in tijd. De inhoud van alle soorten inventaris is over het algemeen vergelijkbaar. De doelen van hun implementatie vallen samen. We bestuderen hun bijzonderheden in meer detail.
Voorraaddoelen
De belangrijkste doelstellingen van de inventaris worden beschouwd:
- verzoening van het onroerend goed in eigendom van de onderneming of aangehouden en verantwoord door het administratiekantoor om de effectieve opslag ervan te verzekeren, en om activa te identificeren die niet worden verantwoord;
- bepaling van de werkelijke hoeveelheid materiële middelen die door het bedrijf bij de productie zijn betrokken;
- identificatie van overschotten en tekorten van middelen in eigendom van het bedrijf;
- beoordeling van de juistheid van reflectie in de boekhoudafdeling van een bedrijf van informatie over inventarismiddelen;
- verkrijgen van relevante gegevens over de kenmerken van het onroerend goed van de organisatie voor hun daaropvolgende marktbeoordeling;
- controle van de normen voor de werking van bedrijfsmiddelen
De inventaris omvat, zoals we hierboven hebben opgemerkt, de oprichting van een speciale commissie door het management van het bedrijf. We zullen bestuderen welke basisfuncties het vervult.
De belangrijkste functies van de voorraadcommissie
De bijbehorende interne bedrijfsstructuur voert de belangrijkste soorten inventaris uit - geplande, selectieve en, indien nodig - aanvullende controles in de periode tussen de eerste en tweede. In dit geval kan de commissie een permanente status hebben. Op zijn beurt kan het bedrijf ook werkeenheden oprichten met het juiste doel. Hun taak is het uitvoeren van voorraden bij ondernemingen met een geografisch verspreide infrastructuur.
De kerncompetenties van de commissie
De kerncompetentie van de voorraadcommissie is om de beschikbaarheid van goederen en materialen bij de onderneming en andere activa met de referenties te verifiëren. Maar daarnaast kan deze structuur bevoegdheden hebben die verband houden met de beoordeling:
- mate van beveiliging van het object;
- de juistheid van het sluiten van bedrijfscontracten met werknemers over aansprakelijkheid;
- de mate van naleving van de posities van werknemers die verantwoordelijk zijn voor het behoud van goederenwaarden, de specifieke kenmerken van die bevoegdheden die hun door het management zijn verleend;
- het niveau van uitrusting van materieel verantwoordelijke personen met de nodige middelen om de taken op te lossen.
Laten we in meer detail bekijken hoe de inventaris in het bedrijf wordt uitgevoerd qua inhoud, evenals de weerspiegeling van de samenstellende procedures in speciale documenten.
Voorraadvoorbereiding: belangrijke documenten
Allereerst moet u zich voorbereiden op de inspectie van goederen en materialen. Hiervoor moet het hoofd van het bedrijf een voorraadorder uitgeven. Deze lokale bron moet in een apart tijdschrift worden geregistreerd.
Na het instellen van een inventariscommissie. Het moet bestaan uit vertegenwoordigers van het management van het bedrijf, accountants en andere competente werknemers die een audit op hoog niveau van de inventaris van het bedrijf kunnen uitvoeren. Een afzonderlijke rechtshandeling wordt aanbevolen om de lijst van te verifiëren objecten aan te geven. Als niet alleen een inventaris van vaste activa, maar ook de verplichtingen van het bedrijf wordt verondersteld, moet hun lijst ook in een speciale bron worden vastgelegd.
Het onderwerp van verificatie is een vergelijking van de hoeveelheid en de kenmerken van de door de commissie geïdentificeerde waarden, evenals boekhoudgegevens. Daarom moet er in boekhoudregisters een lijst van goederen en materialen en andere activa beschikbaar zijn voor werknemers die een inventarisatie uitvoeren. Het hoofd van de commissie moet alle beschikbare documenten aanvaarden die inkomsten- en uitgavenverrichtingen weerspiegelen, en er een verslag van opstellen waaruit blijkt dat ze vóór de inventaris zijn gevormd.
Hoe worden inventarisresultaten in aanmerking genomen?
De belangrijkste deelnemers aan de procedure in kwestie zijn dus de speciale commissie, evenals de materieel verantwoordelijke persoon. Hun belangrijkste taak is om voorraden en andere activa gezamenlijk te herberekenen, te meten en de resultaten vast te leggen in boekhoudkundige documenten. Het kunnen er veel zijn.
Voor het vaststellen van de resultaten van de inventaris van goederen en materialen wordt bijvoorbeeld het wettelijk goedgekeurde INV-3-formulier gebruikt. Het is noodzakelijk om de totale hoeveelheid, het type, het artikel en andere eigenschappen van elk type goederen en materialen aan te geven. In sommige gevallen kan de commissie nieuwe voorraden ontvangen tijdens het inventarisatieproces. In dit geval wordt informatie over hen weerspiegeld in een afzonderlijke inventaris. Aan het einde van de procedure worden deze waarden met een hoofdletter geschreven. Tijdens het inventarisatieproces kunnen sommige goederen en materialen op hun beurt worden verlaten, bijvoorbeeld als de koper ze koopt. In dit geval wordt informatie over verwijderingswaarden ook vastgelegd in een afzonderlijke inventaris. Een variant is mogelijk waarbij een inventaris van goederen in doorvoer, bijvoorbeeld uit het magazijn van een leverancier in een andere stad, vereist is. In dit geval worden gegevens over waarden vastgelegd in de vorm van INV-6, die ook bij wet is goedgekeurd. Een scenario is mogelijk waarin de commissie goederen onthult die naar de klant zijn verzonden, maar niet worden betaald. In dit geval wordt informatie over de relevante waarden ingevoerd in het INV-4-formulier.
Voor een inventaris van goederen en materialen moet mogelijk rekening worden gehouden met waarden in magazijnen van andere bedrijven. In dit geval wordt de INV-5-vorm gebruikt. Bij het verwerken van waarden in het inventarisatieproces van de commissie, evenals de financieel verantwoordelijke persoon, kan ook informatie uit primaire documenten vereist zijn. Als de resultaten van de inspectie een discrepantie aan het licht brachten tussen de kenmerken van goederen en materialen die feitelijk zijn geregistreerd met de gegevens in de boekhouding, wordt een vergelijkingsblad opgesteld op basis van een ander wettelijk goedgekeurd formulier - INV-19.
Het hoofddocument, waarin de resultaten van de procedure in kwestie worden vastgelegd, is een inventarisatiehandeling, soms een inventarisatie genoemd. Het moet worden ondertekend door alle deelnemers aan de audit - vertegenwoordigers van de commissie, evenals werknemers wier competentie is om de veiligheid van goederenwaarden te waarborgen. De inventarisatie moet 5 jaar in het bedrijfsarchief worden bewaard.
Het zal nuttig zijn om te overwegen hoe de auditresultaten worden opgesteld in de boekhouding.
Boekhoudkundige inventaris
Een inventaris van onroerend goed kan 3 mogelijke resultaten hebben: volledige overeenstemming van de feitelijke gegevens met die in de boekhouding, identificatie van overschotten of tekorten. In de praktijk worden de grootste moeilijkheden in de praktijk veroorzaakt door de juiste weergave van feiten die wijzen op de aanwezigheid van overtollige of ontbrekende goederen en materialen. In het geval dat het een tekort is, wordt informatie hierover geregistreerd op rekening 94.
Als de ontbrekende voorraden en andere activa worden geïdentificeerd in volumes die de vastgestelde verlieslimieten niet overschrijden, worden de overeenkomstige waarden afgeschreven naar de rekeningen die bij de productie horen. Maar als het tekort in de inventaris de verliesnormen overschrijdt, wordt het al geregistreerd op rekeningen die eigendom zijn van de materieel verantwoordelijke persoon, die vervolgens het verlies van het bedrijf moet compenseren.
Op zijn beurt worden de overschotten verwerkt door middel van hun correlatie met de marktwaarde op D-t-rekeningen 20 of bijvoorbeeld 23 en 44, evenals K-t-rekening 94.
Er wordt dus een inventarisatie in de boekhouding uitgevoerd. Maar er zijn nog behoorlijk wat nuances in de implementatie ervan. Bijvoorbeeld die welke verband houden met de bepaling van de voorwaarden ervan.
Voorraadtiming
De frequentie van de inventaris hangt af van het specifieke type inventariswaarden dat in aanmerking wordt genomen. Over het algemeen wordt het gehouden in het 4e kwartaal van het verslagjaar. Dat wil zeggen - van oktober tot december. Een inventaris van vaste activa kan echter minder frequent worden uitgevoerd - eens in de 3 jaar. Als we het hebben over het controleren van bibliotheekcollecties, kan dit om de 5 jaar worden gedaan. Op zijn beurt wordt een inventarisatie in detailhandelsorganisaties vrij vaak uitgevoerd - ongeveer 1 keer per kwartaal. Retailers kunnen op gespecificeerde intervallen bijvoorbeeld magazijnen of kassa's controleren. Tegen de tijd dat de inventaris in het bedrijf begint, moeten al die documenten die nodig zijn voor de uitvoering van de procedure in kwestie gereed zijn.
De duur van de inventaris is in de regel niet strikt vastgelegd in rechtsbronnen. Het belangrijkste is om de deadlines te halen die zijn vastgesteld voor een bepaald type goederenwaarde.
Automatisering van de boekhouding als een factor in de juiste inventaris
Hoe een inventaris zo correct en efficiënt mogelijk uit te voeren? Een van de factoren voor de succesvolle oplossing van een dergelijk probleem kan de tijdige automatisering van boekhoudprocedures voor voorraadartikelen zijn. Het kan worden geïmplementeerd in de bedrijfsinfrastructuur via gespecialiseerde software. Moderne oplossingen van het overeenkomstige type maken het mogelijk om de meeste operaties die verband houden met het verkeer van goederen en materialen binnen het bedrijf te verantwoorden. Met deze optie kunt u in de eerste plaats aanzienlijk tijd besparen bij de voorbereiding en verificatie van de juistheid van de documenten die in de inventaris worden gebruikt.
Welke eigenschap moet worden gecontroleerd?
In het algemeen voert het bedrijf een inventaris uit van de goederen en materialen die het bezit. Deskundigen raden echter ook aan om gegevens bij te houden van die activa die niet alleen eigendom zijn, maar ook worden beheerd door de organisatie, bijvoorbeeld als het gaat om geleasde eigendom. Het belangrijkste is dat de informatie aanwezig is in de boekhouding.
Op zijn beurt, als het gaat om bedrijfseigendom, kan het worden vertegenwoordigd in een breed scala aan variëteiten. Meestal worden vaste activa van het bedrijf, immateriële activa, voorraden en inventarisitems geïnventariseerd. Het is ook mogelijk om de financiële verplichtingen van het bedrijf vast te leggen, bijvoorbeeld met de terugbetaling van leningen. We zullen een aantal praktische nuances van de inventarisatie bestuderen aan de hand van het voorbeeld van de implementatie van de juiste procedure voor de administratieve verwerking van vaste activa, immateriële activa en inventarismateriaal.
OS inventaris
Hoe inventariseer ik vaste activa het meest correct? Allereerst wordt aanbevolen om de beschikbaarheid van het bedrijf te controleren:
- inventariskaarten, inventarissen, registers en andere boekhoudkundige bronnen;
- de benodigde gegevensbladen en andere soorten documentatie over het besturingssysteem van het bedrijf;
- documenten voor OS gehuurd door het bedrijf en documenten die erin zijn opgeslagen.
Als er documenten ontbreken, moeten deze worden voorbereid. Als ze fouten bevatten, moeten ze worden opgelost. Tijdens het inventarisatieproces van OS inspecteert de door het management van het bedrijf ingestelde commissie de beschikbare middelen en registreert ook hun hoeveelheid en belangrijkste kenmerken in de inventaris. Als we het hebben over de boekhouding voor machines en apparatuur, dan is het in de inventaris noodzakelijk om hun serienummers te registreren volgens het gegevensblad, het bouwjaar, het doel en ook de capaciteit.
Als uit de resultaten van de inventarisatie blijkt dat het bedrijf defecte besturingssystemen heeft, moet de commissie een inventaris opstellen met gegevens die het feit weergeven dat de besturingssystemen niet operationeel zijn en de reden voor de overeenkomstige beoordeling aangeven.
In sommige gevallen kan het nodig zijn om in boekhoudkundige documenten informatie op te nemen die een wijziging in de boekwaarde van vaste activa als gevolg van geïdentificeerde ontwerpwijzigingen weerspiegelt. Dit kan bijvoorbeeld de verbetering van voorzieningen zijn door modernisering of, omgekeerd, een afname van hun operationele kenmerken als gevolg van de slijtage van bepaalde onderdelen.
Inventaris van immateriële activa
Hoe een inventaris van immateriële activa van een bedrijf te maken? De hoofdtaak van de commissie is in dit geval om te controleren of het bedrijf documenten heeft die het recht van het bedrijf om bepaalde immateriële activa te vervreemden bevestigen. Dit kunnen certificaten, certificaten, patenten, contracten voor de overdracht van rechten, enz. Zijn. Het is opmerkelijk dat de immateriële activa de zakelijke reputatie van het bedrijf omvatten. Als een bedrijf zelf immateriële activa heeft gecreëerd, bijvoorbeeld als het een computerprogramma is, vereist zijn aanwezigheid ook bewijsstukken.
Het is belangrijk dat alle soorten activa voldoen aan criteria zoals:
- gebrek aan directe verbinding met andere eigendommen van het bedrijf;
- gebruik in de productieprocessen van het bedrijf voor meer dan 12 maanden;
- gebruik als een actief dat het bedrijf economische voordelen oplevert.
Inventaris van goederen en materialen
Hoe een inventaris inventariseren? Het belangrijkste kenmerk van deze procedure is de implementatie ervan met betrekking tot de locaties van goederen en materialen. Tegelijkertijd is de ruimte waar de controle op beschikbaarheid en onderzoek van goederen en materialen in de regel is uitgevoerd, verzegeld. Als een inventaris van het magazijn wordt uitgevoerd, voert de commissie haar werkzaamheden meestal uit in aanwezigheid van de persoon die het magazijn beheert.
Controleert op de aanwezigheid van goederen en materialen, bepaling van de hoeveelheid, weging en, indien nodig, andere bewerkingen met goederenwaarden. Informatie over goederen en materialen wordt ingevoerd in de inventaris, die het type waarde, hun groepen, artikelnummer en andere parameters aangeeft. De activa die tijdens de inventaris voor het bedrijf beschikbaar zijn, worden in aanwezigheid van een commissie genomen. Hun kapitalisatie wordt echter uitgevoerd na verificatie. Eigenlijk hebben we hier al eerder over gezegd, evenals over het administreren van waardevolle spullen onderweg, maar ook verzonden, maar niet betaald. Het belangrijkste in de inventaris van goederen en materialen is het correct certificeren van alle bewerkingen daarmee via speciale voorraden.
De bijzonderheden van het controleren van voorraden die onderweg zijn of die de status hebben van verzonden maar niet betaald, evenals die zich in de magazijnen van andere bedrijven bevinden, zijn de noodzaak voor de rechtvaardiging van de geldbedragen die in de rekeningen worden weergegeven. Het is belangrijk dat ze allemaal worden bevestigd door primaire bronnen. Voor goederen en materialen die onderweg zijn, kunnen dit bijvoorbeeld afwikkelingsdocumenten zijn. Gegevens over verzonden goederen en materialen kunnen worden bestudeerd, rekening houdend met beschikbare betalingsopdrachten of hun kopieën. Informatie over kostbaarheden die zijn opgeslagen in de magazijnen van derden kan zijn opgenomen in ontvangsten bij acceptatie van goederen en materialen voor opslag.Zoals we hierboven in het artikel hebben opgemerkt, over het feit van inventarisatie sorteervel.
overzicht
Dit is de specificiteit van het nemen van voorraden bij Russische ondernemingen. Het is belangrijk voor het bedrijf om de juiste documenten op te stellen die elke fase van deze procedure certificeren, rekening houdend met de specifieke kenmerken van specifieke activa. Tijdens de inventarisatie is het noodzakelijk om een consistente boekhouding uit te voeren van de hoeveelheid, toestand en andere belangrijke eigenschappen van goederen en materialen, vaste activa, immateriële activa en passiva. Het management van het bedrijf moet een order voor de inventaris afgeven, een commissie vormen en deze voorzien van functies die het best geschikt zijn voor de taken die worden toegewezen aan de overeenkomstige interne bedrijfsstructuur.
