Kassa-audit: procedure en opstellen van een handeling

De succesvolle werking van elke onderneming hangt vooral af van de onberispelijke staat van de kassa en de kwaliteit van de activiteiten. De huidige wetgeving regelt dit gebied duidelijk. De normen voorzien in verschillende soorten controles van financiële omzet in bedrijven. Een daarvan is de audit van de kassa bij de onderneming. Laten we wat dieper ingaan op deze controle.

Algemene informatie

Controle van contant geld bij de kassa is een reeks maatregelen om te beoordelen of transacties voldoen aan de wet, de tijdigheid en juistheid van de uitvoering ervan. Een dergelijke inventaris kan als een onafhankelijke controle fungeren of een van de fasen van controle door de bevoegde instanties zijn. Een kassa-audit wordt beschouwd als een van de verplichte en reguliere toezichtactiviteiten.

Verificatiestappen

De audit van de kassa bestaat uit de volgende fasen:

• Herberekening van contanten en vergelijking van gegevens verkregen uit rapportage van effecten met werkelijke bedragen.
• Toezicht houden op de naleving van de financiële discipline.

Kassa-audit en informatie-analyse vormen een betrouwbaar idee van hoe de fondsen in de organisatie worden gebruikt, evenals de negatieve en positieve richtingen van het bedrijf. De betekenis van deze gebeurtenissen is moeilijk te overschatten. De inventaris analyseert de positieve ervaring van de onderneming op het gebied van management. Daarnaast wordt een beoordeling van overtredingen en misbruiken uitgevoerd. Zoals elke andere controle, wordt de kassa gecontroleerd met behulp van speciale methoden die zorgen voor een systematische implementatie.

Doel van de procedure

De controle van de kassa en het toezicht op de naleving van de financiële discipline zijn gericht op het vaststellen van de betrouwbaarheid van de informatie in de overzichten door de gegevens te vergelijken met de actuele stand van zaken. Een ander doel van de procedure is de identificatie en onderdrukking van wetsovertredingen op het gebied van omzet van fondsen. De resultaten van de controle van de kassa stellen de auditor of inspecteur in staat om een ​​objectief oordeel te vormen over de financiële overzichten van het bedrijf, om de zakelijke reputatie te weerleggen of te ondersteunen.

Wetgevend kader

De procedure voor het controleren van de kassa is strikt gereguleerd. In overeenstemming met de wet, bevoegd om deze procedure uit te voeren:

• Vertegenwoordigers van controleorganen van het bedrijf zijn competente werknemers van het bedrijf.
• Rosfinnadzor-werknemers.
• Belastinginspecteurs.

De kassa-audit kan bij de onderneming en rechtstreeks door de manager worden gestart. In dit geval sluit de directeur van de onderneming een overeenkomst met een onafhankelijke auditor of een onderneming met passende accreditatie. Tot 2012 hadden banken de bevoegdheid om controleprocedures uit te voeren. Tegenwoordig voorziet de wet niet in dergelijke controles.

Procedure bijzonderheden

De procedure voor de controle van de kassa is ontwikkeld en goedgekeurd door lokale voorschriften in het kader van de wet. De verordening betreffende de uitvoering van interne financiële controle bepaalt bijvoorbeeld:

• Vorming van een geautoriseerde commissie.
• De lijst met gecontroleerde objecten.
• Frequentie van geldopname.
• Regels op basis waarvan de uitvoering en audit van de kassa wordt uitgevoerd.

Inspecteurs van de Federale Belastingdienstinspectie die toezichtmaatregelen uitvoeren, evalueren de volledigheid van kapitalisatie en boekhouding van inkomsten uit de hoofd- en aanvullende activiteiten van de onderneming. Volgens de administratieve voorschriften kunnen ambtenaren elk bedrijf controleren dat produceert afwikkeling in contanten met of zonder kassa, maar met het gebruik van betaalkaarten met het recht om ontvangstbewijzen af ​​te geven die zijn opgesteld op strikte boekhoudformulieren in overeenstemming met een kassabon.

vakken

Een plotselinge audit van de kassa kan worden uitgevoerd bij elk bedrijf, ongeacht het eigendom, door de belastingdienst. Volgens clausule 5.14.1 van Verordening nr. 278 is de controle door de organen van de Federale Dienst voor Toezicht op de Federale Dienst van Toezicht op Communicatie en Toezicht van de Russische Federatie voornamelijk gericht op bedrijven die:

1. Ontvang fondsen van staatsfondsen. Deze omvatten financiële bijstand, overheidsgaranties, budgetleningen en leningen, investeringen uit extrabudgetaire bronnen en het federale budget.
2. Ze gebruiken eigendommen en materiële activa die eigendom zijn van de staat.

Inspectie frequentie

De kassa-audit in het kader van de interne audit wordt uitgevoerd:

• minstens 1 keer per half jaar of kwartaal;
• op de 1e dag van het jaar volgend op het verslagjaar;
• bij het overdragen van zaken door de kassier of specialist, ter vervanging van hem, aan een andere werknemer;
• in andere gevallen, naar keuze van de directeur van de onderneming, in overeenstemming met het vastgestelde financiële beleid van de onderneming.

Ondernemingen met grote contante omzet oefenen in de regel cheques uit op maandelijkse basis of op de laatste / eerste dag van elke maand.

Ongeplande inspectie

Het management heeft het recht om een ​​inventaris op te stellen wanneer het dit nodig acht. Een dergelijke controle wordt als plotseling beschouwd. Het verschil met de geplande procedure ligt alleen in het feit dat de datum van implementatie niet wordt bepaald. In sommige gevallen wordt een dergelijke controle van de kassa veroorzaakt door de alertheid van de directeur of door de aanwezigheid van directe vermoedens van misbruik onder werknemers die verantwoordelijk zijn voor het handhaven van de financiële discipline in het bedrijf. Inspecties uitgevoerd door inspecteurs van de Inspectie voor Inspectie van Belastinginspecties of de Federale Dienst voor Toezicht op Inspectie van de Federale Dienst voor Toezicht op Noodsituaties zijn meestal niet gepland. De richtlijn die de auditprocedure regelt, legt niet direct de term "verrassing" vast. Het verzekeren van ongeplande en niet-openbaarmaking van de fasen van voorbereiding van de audit fungeert echter als een van de verplichte vereisten voor gekwalificeerde werknemers.

Voorraadvoorwaarden

Registratie van de kassa wordt in de eerste plaats uitgevoerd door de bestelling:

• Directeur van het bedrijf, als dit een interne audit is.
• Het hoofd (of zijn plaatsvervanger) van de Federale Dienst voor Financieel Toezicht of de Federale Belastingdienstinspectie.

Het bevel geeft de timing van de procedure aan en bevestigt het gezag van de controlegroep. Bovendien bevestigt de auditor of commissie zijn identiteit door de relevante documenten te presenteren. Pas na het uitvoeren van deze verplichte acties, kan het bedrijf de nodige zekerheden verstrekken, waarvan vele handelsgeheimen en contanten bevatten.

Vereisten voor beoordelaars

Bij aanvang van de audit moet de inspecteur zich laten leiden door de vastgestelde regels. In het bijzonder moet de werknemer door zijn acties zorgen voor:

• Competentie.
• Het onverwachte.
• Geldigheid.

In de praktijk worden deze kwaliteiten helaas niet altijd gemanifesteerd door inspecteurs. Niettemin moet de auditor in elke situatie professionaliteit in acht nemen. Bias leidt tot de noodzaak om herhaalde audits uit te voeren, waardoor het proces van het identificeren van omstandigheden waarin overtredingen zijn vastgesteld, wordt vertraagd. Een andere belangrijke factor is de continuïteit van de controle. Tijdens de audit mag de inspecteur of een andere bevoegde persoon niet worden afgeleid. Alle geïnitieerde acties moeten zonder onderbreking worden voltooid.

Belangrijk punt

Zelfs de tussentijdse indicatoren die tijdens de inventarisatie zijn verkregen, moeten alleen met het management van het bedrijf worden besproken. Dit is vooral belangrijk in gevallen waarin een controle van de kassa van een bank of een andere grote financiële organisatie wordt uitgevoerd.Een dergelijke discussie helpt om tekortkomingen en fouten die tijdens de audit zijn gemaakt te elimineren, en bespaart aanzienlijk tijd en leidt inspecteurs naar objectiviteit bij het beoordelen van de situatie.

Algemene bestelling

Het verschijnen van een externe of interne auditor, zoals hierboven aangegeven, gaat noodzakelijkerwijs gepaard met de uitgifte van een passende order. Het dient als basis voor de implementatie van beheersmaatregelen. Een contante inventaris moet worden uitgevoerd door een commissie. Naast de auditor zelf is er in dit proces een kassier, accountant en een ongeïnteresseerde persoon. De inspectieorder bevat alle belangrijke punten van de procedure:

• De kring van personen die lid zijn van de commissie wordt bepaald.
• De deadline voor evenementen en levering van resultaten.

Dezelfde informatie staat in de kennisgeving, die wordt verzonden door de bevoegde toezichthoudende autoriteiten.

opleiding

De inventaris begint met de voorbereiding. Tijdens deze opdracht geeft de kassier de geautoriseerde commissie het laatste transactierapport, stelt een kwitantie op, die de afwezigheid van onbeantwoorde contanten en niet-geregistreerde documenten bevestigt. De voorzitter van de controlegroep onderschrijft en dateert alle ontvangen papieren. Tegelijkertijd zijn ze gemarkeerd als "vóór revisie", omdat ze nog niet in de registers zijn geregistreerd en de bewerkingen daarop al zijn voltooid.

Contant geld opnemen

Dit is de volgende fase van de audit. Geldopname gebeurt door middel van bladconversie en vergelijking van de ontvangen bedragen met rapportagegegevens. Bovendien worden het geldverkeer en de beschikbaarheid van boekhoudformulieren gecontroleerd. Dit wordt gedaan door feitelijke saldi te vergelijken met informatie uit de logboeken. Aan het einde van deze acties wordt informatie vastgelegd in een speciale audit van de kassa. Het is samengesteld in 2 exemplaren.

Controleer de vereisten voor het bewaren van contanten

Tijdens de audit wordt vastgesteld:

• Zijn er kluizen met bruikbare sloten aanwezig in de kamer?
• Hoe is het transport van contant geld en het waarborgen van de veiligheid tijdens het transport.

Daarnaast wordt een onderzoek uitgevoerd naar de resultaten van eerdere inspecties en een analyse van hun frequentie.

Discipline beoordeling

Tijdens de audit wordt gecontroleerd of het ontwerp van primaire documenten voldoet aan de wettelijke vereisten. Met name wordt vastgesteld dat de nodige gegevens en handtekeningen aanwezig zijn op de effecten die de uitvoering van transacties toestaan. Inspecteurs controleren de juistheid van de compilatie van berekend en loonlijst de aanwezigheid daarin van de timing van betalingen, handtekeningen, het certificeren van de ontvangst van fondsen en het toestaan ​​van hun uitgifte. Ontwerpvereisten moeten ook worden nageleefd. kasboek.

Het moet consistent genummerde pagina's zijn, items moeten in chronologische volgorde zijn. Als er correcties zijn, zijn corrigerende opmerkingen vereist. De Commissie controleert ook de geldigheid van betalingen voor bepaalde economische behoeften, materiële bijstand, bonussen en andere zaken. Tijdens controlemaatregelen wordt een volledige audit van de volledigheid en tijdigheid van kapitalisatie van middelen die van de bank worden ontvangen, en de vaststelling van discrepanties in de volgorde van gebeurtenissen bij het overboeken van contanten naar de organisatie die de rekening onderhoudt (indien aanwezig). De tijdigheid van de inlevering van saldi die in het kader van het rapport zijn ontvangen of niet zijn gebruikt voor zakenreizen, is onderworpen aan verificatie.

Kassa papierwerk

De wetgeving stelt een uniforme vorm vast van de vorm waarin de tijdens de controle verkregen informatie wordt ingevoerd. De registratie van de resultaten van de kassa-audit wordt uitgevoerd volgens f. Nee. INV-15. Het volgende wordt op het formulier ingevuld:

1. Informatie over de bedragen voor de rapportage en de daadwerkelijke beschikbaarheid.
2. Informatie over de vergelijking van bovenstaande posities.
3. Het resultaat van de vergelijking.

Posities voor rapportage en werkelijke status kunnen hetzelfde zijn. In dit geval is de stand van zaken bij het afrekenen goed.Als het aantal rapportagefondsen groter is dan de werkelijke beschikbaarheid, is er een tekort. Als de situatie het tegenovergestelde is en er is meer geld aan de kassa dan in de documenten, dan is er een overschot. Al deze informatie is samengevat en ingevoerd in het formulier. Het auditcertificaat van de kassa is opgesteld in tekstvorm. Als conclusie bepleit het een paragraaf over conclusies en voorstellen. In het kort worden de geïdentificeerde overtredingen vermeld en worden aanbevelingen gedaan voor de opheffing ervan.

Deadlines inventaris

Ze zijn wettelijk vastgelegd. Het tijdsbestek voor elke specifieke onderneming hangt af van de hoeveelheid te verifiëren gegevens. In ieder geval mag dit niet langer zijn dan 45 dagen. In uitzonderlijke gevallen staat de wet echter ook uitbreiding toe. Dit gebeurt met name in situaties waarin de tussenkomst van de onderzoeksinstanties noodzakelijk is. De audit van de kassa voor belastinginspecteurs is beperkt tot 20 dagen.

Wat zijn de gevolgen van overtredingen?

Als de inspecteurs tijdens het herschikken van contant geld een discrepantie met de rapportagegegevens aantoonden, moet de kassier de redenen daarvoor schriftelijk toelichten. Het ontdekte overschot wordt geaccepteerd voor boekhouding op dezelfde dag en het tekort moet worden verhaald op de verantwoordelijke persoon. In geval van ernstige wetsovertredingen heeft de auditor het recht om de zaak door te verwijzen naar de onderzoeksinstanties of andere autoriteiten om administratieve procedures in te leiden. In deze gevallen, aan het hoofd van het bedrijf of financieel verantwoordelijke persoon er kan een grote boete worden opgelegd. In de regel vindt dergelijke aansprakelijkheid plaats in geval van grove en herhaalde schendingen van wettelijke vereisten. Een negatief auditresultaat vereist dat de directeur van het bedrijf onmiddellijk passende maatregelen neemt om overtredingen te elimineren. De nodige maatregelen worden ontwikkeld tijdens de bespreking van de gegevens die de commissie tijdens de verificatie heeft ontvangen. Liquidatiemaatregelen worden vastgelegd in het bijbehorende protocol.

Beoordeling van de status van controle

Een audit van de kassa en verificatie van de naleving van de financiële discipline fungeert als een effectieve manier om de cashflow in de onderneming te controleren. In de meeste gevallen kunt u met dit hulpprogramma schendingen in het bedrijf op tijd stoppen of voorkomen.

Er zijn bepaalde tekenen, volgens welke het mogelijk is om de tekortkoming of volledige afwezigheid van intern toezicht op het financiële verkeer aan de kassa van de onderneming te beoordelen. Deze omvatten met name:

1. Het ontbreken van een duidelijk opgezet systeem voor het uitvoeren van plotselinge audits met een volledige hertelling van beschikbare contanten en andere te beheren waardevolle spullen.
2. Formaliteit van dergelijke inventarissen.
3. De benoeming van dezelfde personen in de controlegroep is aan de gang.
4. Een inventaris uitvoeren op een vooraf bepaald tijdstip - wanneer de kassier de gelegenheid heeft zich voor te bereiden op de audit.
5. Gebrek aan materiële verantwoordelijkheid van de persoon ter voorbereiding van de audit. Dit geeft aan dat een dergelijke gebeurtenis voor hem niet gebruikelijk is.
6. Het ontbreken van een contract met de kassier waarin zijn volledige aansprakelijkheid wordt vastgesteld. Als een dergelijke overeenkomst niet wordt gesloten, heeft de vaststelling van een tekort geen juridische gevolgen.
7. De aanwezigheid van de feiten van de ondertekening van warrants in plaats van de accountant en manager door derden die niet zijn gemachtigd door de schriftelijke opdracht van de directeur van de zakelijke entiteit hiervoor.
8. Toewijzing van de taken van een caissière in geval van tijdelijke afwezigheid (wegens ziekte, in verband met vakantie en om andere redenen) aan de werknemer zonder de toestemming van het hoofd. In dergelijke situaties moet niet alleen de schriftelijke opdracht van de directeur worden aangenomen, maar moet ook een passend contract worden gesloten met de werknemer over zijn volledige aansprakelijkheid. Anders is een dergelijke afspraak illegaal.