In vrijwel elke organisatie, ongeacht de rechtsvorm en het aantal werknemers (zelfs als we het hebben over individuele ondernemers), worden tijdens het werk een enorm aantal verschillende handelspapieren, brieven, belastingrapporten en andere informatie verzameld op elektronische media. Bijna alle ondernemingen die min of meer lange tijd actief zijn, worden vroeg of laat geconfronteerd met de noodzaak om hun archieven te systematiseren.
Sommige documenten moeten worden bewaard, en sommige, integendeel, het is tijd om te vernietigen. Maar wat zijn de bewaartermijnen voor boekhoudkundige documenten, waarna ze veilig kunnen worden verwijderd? Ons wetgevingskader is inderdaad zelden neerbuigend op de schending van dergelijke voorwaarden en daarom is het noodzakelijk ze te kennen.
Het is de openbaarmaking van deze kwestie waaraan dit artikel is gewijd.
Hoe te zijn
Opgemerkt moet worden dat veel documenten worden verondersteld ten minste 75 jaar te worden bewaard, en sommige categorieën van rapportages worden over het algemeen sterk aanbevolen om niet te worden aangeraakt tijdens het hele werk van het bedrijf. Hoe te zijn? Ik wil tenslotte volledig aan de wet voldoen, maar tegelijkertijd het leven van de medewerkers die verantwoordelijk zijn voor het bijhouden van archieven niet ingewikkelder maken!
Voordat we deze vraag beantwoorden, maken we kennis met de belangrijkste wettelijke documenten, waarin de basisvereisten zijn vastgelegd die rekening houden met de houdbaarheid van boekhoudbescheiden van alle ondernemingen, ongeacht hun rechtsvorm, omvang en richting van activiteit.
Normatieve regulering van de opslag van documenten
Laten we eens kijken naar de belangrijkste wettelijke documenten die archivering in organisaties regelen.
Ten eerste, de federale wet van november 2004 nr. 125-FZ. Dit is een algemeen document, het regelt de archivering in ons land volledig. Zijn bepalingen spreken dus over de organisatie van het proces van bewaring van alle productie- en boekhouddocumenten, over de methoden voor het verkrijgen en gebruiken van archieven. Bovendien legt het wetgevend de processen vast van interactie tussen archiefinstellingen en die burgers die de daar opgeslagen informatie willen gebruiken.
Natuurlijk spelen de 'basisregels voor het werk van archieforganisaties' een grote rol. Ze werden officieel goedgekeurd en aanbevolen voor gebruik bij het besluit van het federale archief, dat werd aangenomen op 02/06/2002. Beginnend met de organisatie van de archiefafdeling in de organisatie, raden we u ten sterkste aan om eerst kennis te maken met dit document, omdat het de belangrijkste en fundamentele punten van dit soort activiteiten vertoont.
Andere documenten
Voor de normale bewaring van belangrijke documenten is het ook noodzakelijk om de lijst met standaard archiefdocumenten te kennen die worden gegenereerd tijdens de werkzaamheden van een onderneming. Daar worden de bewaartermijnen van boekhouddocumenten aangegeven en dit document werd in 2010 goedgekeurd door een afzonderlijke beschikking van het ministerie van Cultuur van de Russische Federatie. Het documentnummer is N 558. Uit de naam blijkt duidelijk dat het een lijst bevat van de belangrijkste effecten die worden gevormd als gevolg van de bedrijfsactiviteiten of andere activiteiten van de onderneming.
USSR-erfenis
De verordening betreffende documenten, gepubliceerd door het USSR-ministerie van Financiën op 29 juli 1983, nr. 105, is nog steeds relevant. In het kader van deze bepaling worden zowel de initiële bewaartermijnen van documenten als de procedure voor het opstellen, aanvaarden en gebruiken ervan vastgesteld.
Van de belastingwetgeving
Bovendien vindt u de relevante informatie in artikel 23 van het bijbehorende document. In het achtste artikel is er dus een clausule waarin de perioden van opslag van boekhoudkundige documenten afzonderlijk worden bekeken die kunnen worden gebruikt om belastingen te berekenen en in te houden. Deze omvatten effecten die de directe ontvangst van inkomsten, uitgaven en reeds betaalde belastingen ten gunste van de staat bevestigen.
Ten slotte is dergelijke informatie beschikbaar in de federale wet 29 (nr. 402-ФЗ van 6 december 2011) “On Accounting”. Hierin kunt u de opslagperioden van boekhoudingsdocumenten vinden in organisaties voor commerciële ondernemingen.
Wat moet worden bewaard en hoe lang?
Het is niet verwonderlijk dat de opslag van typische boekhoudpapieren die worden gevormd tijdens de activiteiten van een organisatie (dit alles staat in de bovengenoemde lijst) bijzonder belangrijk is. Typisch papier wordt opgeslagen: 1 jaar, 5 jaar, 75 jaar. Sommige documenten (informatie over het verkrijgen van fondsen in met name grote hoeveelheden) moeten permanent worden opgeslagen.
Opslaggroepen
Professionele auditors zeggen dat alle documenten die de boekhouding weergeven, in vier hoofdgroepen kunnen worden verdeeld. Hier is een lijst met opslagperioden voor boekhoudkundige documenten:
- Documenten die permanent moeten worden bewaard. Deze omvatten alle jaarlijkse financiële overzichten, evenals alle bewijsmateriaal verkregen bij registratie bij de belastingdienst.
- Lange termijn opslaggroep (meer dan 10 jaar). Dit zijn meldingen, documenten die door werknemers zijn ondertekend na toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens. De gegevens over het onderwerp zelf, die een dergelijke toestemming hebben gegeven, moeten 75 jaar beschikbaar zijn.
- Tijdelijk type. Aangenomen wordt dat papieren van deze groep inclusief tot 10 jaar moeten worden bewaard. Deze omvatten facturen en garantiebrieven.
- De vierde variëteit bevat alle bovengenoemde documenten die zijn verlopen en die daarom moeten worden verwijderd.
Belangrijke nuances
Belangrijk! U moet weten dat het verkorten van de houdbaarheid strikt verboden is, maar een verlenging van deze periode is toegestaan. Maar dit geldt alleen voor organisaties die zeer specifieke activiteiten uitvoeren.
Dus de houdbaarheid van boekhoudkundige documenten in LLC, die bezig zijn met het verstrekken van financiële leningen aan de bevolking, begint vanaf 75 jaar. In de praktijk merken inspecterende organisaties op dat dergelijke documenten te allen tijde beschikbaar moeten zijn, omdat ze in geval van claims (bijvoorbeeld van de erfgenamen) zelfs na deze periode moeten worden ingediend.
Daarom is de organisatie van de nomenclatuur die bij een bepaalde onderneming zal worden gebruikt voor de organisatie van archiveringsactiviteiten van bijzonder belang. Nu zullen we de basisvereisten overwegen die inspectieorganisaties stellen voor specifieke organisaties, afhankelijk van hun juridische vorm van eigendom.
Over het algemeen verschillen ze niet in variëteit, maar er zijn ook enkele nuances. In de regel zijn ze gerelateerd aan de hoeveelheid inkomsten die het bedrijf ontvangt.
Ltd.
Overweeg eerst LLC. Aangezien de omzet van dergelijke ondernemingen vrij aanzienlijk is, zijn de eisen voor hen strenger. Ten eerste moeten alle boekhoudkundige en belastingaangiften ten minste 75 jaar worden bewaard. Bovendien kan de houdbaarheid van boekhoudkundige documenten in de LLC voor onbepaalde tijd worden verlengd in de gevallen die we hierboven al hebben overwogen.
De documentatie voor schikkingen met personeel moet gedurende het werk van een specifieke persoon in de organisatie worden bewaard en gedurende ten minste 10 jaar vanaf de datum van zijn ontslag. Als de werknemer zich terugtrekt bij dit specifieke bedrijf, moeten de documenten permanent worden bewaard, omdat in geval van claims met betrekking tot de hoogte van de kosten, deze eerst moeten worden aangevoerd.
Facturen, andere documenten waaruit schikkingen met leveranciers en klanten blijken, behoren tot de derde groep en moeten daarom tot 10 jaar worden bewaard. Zoals we al zeiden, moet de algemene jaarrekening permanent worden bewaard.
Individuele ondernemers
De eisen voor deze categorie bedrijven zijn veel minder streng, omdat het aantal documenten dat daar wordt gemaakt veel minder is. Dus wat is de houdbaarheid van IP-boekhoudingsdocumenten? Laten we dit probleem nader bekijken. Ten eerste, alle certificaten van registratie, jaarlijkse rapportage aan de belastingdienst. Deze informatie moet permanent worden opgeslagen gedurende de levensduur van een bepaald bedrijf.
Als een ondernemer echter geen werknemers heeft en hij registers bijhoudt volgens een vereenvoudigd schema, dan eindigen alle vereisten. Natuurlijk is de houdbaarheid van IP-boekhouddocumenten in dit geval dezelfde 75 jaar, omdat alleen jaarverslagen onder hen zijn.
UAB
Aangezien de activiteit van dergelijke ondernemingen het verkrijgen van een aanzienlijk bedrag aan inkomsten omvat, evenals schikkingen met aandeelhouders, zijn de vereisten voor in dit geval opgeslagen documenten het strengst. Over het algemeen is de houdbaarheid van boekhouddocumenten in een bedrijf in de meeste gevallen minimaal 75 jaar. Er zijn echter uitzonderingen.
Natuurlijk moet alle informatie over het toegestane kapitaal, het stortingsvolume en de omvang van het charteraandeel van de oprichters permanent worden opgeslagen. De lijst met documenten die ook voor een periode van 75 jaar of meer moeten worden gearchiveerd, omvat boekhoudkundige documenten die door belastingorganisaties kunnen worden gebruikt: informatie over het rendement op activa, verklaringen over schikkingen met aandeelhouders, evenals elektronische media waarover inkomensgegevens beschikbaar zijn naar de rekeningen van de organisatie van fondsen in bijzonder grote bedragen.
Informatie over nederzettingen met personeel wordt ook 75 jaar bewaard. Andere documenten (facturen, garantiebrieven) hebben een bewaartermijn van maximaal 10 jaar.
Budgetorganisaties
En wat zijn de opslagperioden van boekhouddocumenten in begrotingsinstelling? In de regel zijn hier geen speciale eisen aan. Er wordt aangenomen dat 75 jaar lang alleen informatie over jaarrekeningen en effecten voor belastingautoriteiten moet worden bewaard. Alle andere documenten worden bewaard tot en met 10 jaar.
Belangrijke functies
Als u bekend bent met de bovenstaande lijst met alle wet- en regelgeving, kunt u verrast zijn: de standaard houdbaarheid van boekhoudbescheiden is niet langer dan vijf jaar (federale wet nr. 402)! Tegelijkertijd schrijven we in ons artikel ongeveer 10 jaar en ouder. Hoe kan dit Helaas is er in dit geval een slechte uitwerking van het regelgevingskader, wanneer de wettelijke vereisten strijdig zijn met de realiteit. Laten we illustreren met een voorbeeld.
Als u zelfs een eenvoudige eenmanszaak bent, kunt u gemakkelijk een situatie tegenkomen waarin de belastinginspectie de indiening van documenten vereist die al zijn verlopen (in overeenstemming met de wettelijke vereisten). In het geval van een CJSC en LLC, waarvan de jaarlijkse omzet tientallen of zelfs honderden miljoenen roebel kan overschrijden, kan de afwezigheid van zelfs enkele onbelangrijke effecten grote problemen veroorzaken.
Vaak waren bijvoorbeeld papieren vereist die de rechtmatigheid van de vordering op vorderingen bevestigden. Het is geen geheim dat de looptijd in de praktijk op bijna tien jaar kan worden geschat. Volgens de wet kunnen twee sets boekhouddocumenten al tegelijkertijd worden vernietigd. Als het bedrijf ze echt zou weggooien, zou dit tot grote kosten kunnen leiden. Hoe? Heel simpel.
Als het bedrijf niet in staat is om de gevraagde effecten te verstrekken, moet u de winstbelasting opnieuw berekenen (hoewel deze helemaal niet bestaat), evenals zware boetes betalen.Simpel gezegd, bij het bepalen van de opslagperioden moet men zich niet zozeer laten leiden door de wettelijke vereisten (hoe paradoxaal het ook mogen zijn), maar door het echte belang van een document voor een bepaald bedrijf.
Natuurlijk moet de houdbaarheid van primaire boekhouddocumenten in elk geval zo lang mogelijk zijn, maar zelfs veel facturen moeten onder bepaalde voorwaarden langer dan 15 jaar in het archief worden bewaard. Als het bedrijf debiteuren heeft, of als het zelf iemand verschuldigd is, moeten dergelijke papieren permanent worden opgeslagen, ongeacht de vereisten van de federale wet en resoluties.
Hoe het belang van boekhoudkundige documenten voor de organisatie bepalen?
Hoe te begrijpen welke papieren moeten worden gemarkeerd als "voordat ze nodig zijn" wanneer ze worden opgeslagen, en wat moet er in de toekomst mee worden gedaan? In dit geval adviseren professionele advocaten een afzonderlijk onderzoek naar de waarde van de opgeslagen documenten.
De belangrijkste vereiste dat leden van de commissie zich moeten laten leiden, is niet alleen de waarde van de informatie zelf in de opgeslagen documenten, maar ook de schade die de organisatie kan lijden als ze verloren gaan.
Het is dus nodig om de houdbaarheid te verlengen voor de volgende financiële en boekhoudkundige documenten: alle contracten en schattingen voor die werken die zelfs in theorie de waarde van zowel de onderneming zelf als haar individuele componenten kunnen verhogen; alle papieren en elektronische media met betrekking tot concurrerende aanbestedingen; alle documenten die op de een of andere manier nodig kunnen zijn in geval van een rechtszaak (zelfs theoretisch mogelijk).
Opmerkingen voor individuele ondernemers
Aangezien er veel vereisten zijn en de interpretatie ervan in verschillende wetgevingsbesluiten en rechterlijke uitspraken opvallend divers is, wordt het opslaan van papieren bijzonder moeilijk voor ondernemers, omdat een individuele ondernemer vaak geen juridische achtergrond heeft of specialisten speciaal ingehuurd om dergelijke problemen op te lossen. In dit geval is het noodzakelijk om contact op te nemen met advocatenkantoren in geval van geschillen, als deze gebaseerd zijn op boekhoudbescheiden waarvan de voorwaarden en procedures niet duidelijk in de wetgeving zijn vermeld.
Let op: hoe competenter en vollediger het archiveringsproces, hoe minder problemen u in de toekomst zult tegenkomen.
Vereisten voor de organisatie van archivering in het bedrijf
Dus hebben we de basisinformatie over de timing bekeken. Maar hoe organiseer je de opslag van documenten van de organisatie? Welke methoden zijn beschikbaar?
Allereerst kunt u uw eigen archief maken. In het geval van individuele ondernemers en kleine LLC's wordt de manager van de onderneming of een speciaal ingehuurde werknemer vaak de archivaris. Het archief zelf wordt een speciale ruimte of zelfs een grote kluis.
Maar de laatste jaren is het veel populairder geworden om naar speciale bedrijven te gaan die gespecialiseerd zijn in het maken en opslaan van archieven. Ze kunnen helpen zowel bestaande opslagfaciliteiten te organiseren als nieuwe te creëren. In het geval van bedrijven waarvoor het bijzonder belangrijk is om bijzonder waardevolle documenten in volledige veiligheid te bewaren, kunnen deze bedrijven hun opslag organiseren in speciaal beschermde en speciaal beschermde dozen.
Het voordeel van de eerste methode is uw volledige controle over uw documenten, en de goedkope manier van deze methode is duidelijk. De nadelen zijn onder meer de kwetsbaarheid van het archief (niet iedereen heeft de middelen om een brandvrije ruimte uit te rusten). Bovendien heeft niet iedereen de juiste juridische opleiding voor de juiste organisatie van opslag.
De voordelen van de tweede methode omvatten de ideale organisatie van opslag, evenals de volledige juridische paraatheid van het personeel van het bureau. De negatieve kant is verre van volledige controle over het archief van bedrijfsbeheer.
Daarom onderzochten we de houdbaarheid van boekhouddocumenten waarin wettelijke normen voorzien, evenals de vereisten die in dit geval van toepassing zijn op de belangrijkste rechtsvormen.
