Primaire boekhoudkundige gegevens. Vormen van primaire boekhoudbescheiden. Primaire documenten zijn ...

Primaire documenten zijn materiële objecten waarin initiële gegevens worden verzameld, die op hun beurt worden verkregen tijdens observaties, ontwikkeling, onderzoek en andere vormen van menselijke activiteit. Op veel gebieden vormen dergelijke documenten de basis voor rapportage. Laten we verder kijken welke vormen van primaire documenten kunnen zijn.

Algemene informatie

Primaire documenten zijn een bevestiging van de rechtsgeldigheid van alle bewerkingen of acties. Met andere woorden, ze bewijzen dat dit of dat feit heeft plaatsgevonden. De registratie van primaire documenten wordt uitgevoerd op het moment van de actie of operatie. Via deze artikelen wordt de aansprakelijkheid van specifieke uitvoerende kunstenaars vastgesteld.

Primaire boekhoudkundige documenten

Alle bedrijfsactiviteiten die door de onderneming worden uitgevoerd, moeten in vrijspraak worden vastgelegd. Ze worden geaccepteerd voor boekhouding als ze zijn opgesteld in de vorm die aanwezig is in de overeenkomstige albums van de uniforme formulieren. Deze tijdschriften voldoen aan de PBU die is goedgekeurd in opdracht van het ministerie van Financiën nr. 34. Extra kolommen en regels kunnen worden opgenomen in de vormen van primaire boekhouddocumenten, indien nodig. In dit geval moeten alle vereiste gegevens die zijn vastgelegd bij wettelijke bepalingen worden bewaard. Correcties die op de formulieren worden aangebracht, worden bevestigd door relevante bestellingen en bestellingen. De vormen van primaire boekhoudbescheiden die contante transacties vaststellen, kunnen niet worden gewijzigd.

codes

Uniforme primaire documenten zijn formulieren waarin informatie wordt ingevoerd in overeenstemming met de in het land geldende classificaties. Sommige codes hebben geen verwijzingen naar deze normen. Ze zijn ontworpen om gegevens te systematiseren en te generaliseren tijdens computerverwerking. Dergelijke bewerkingen worden geregistreerd volgens het coderingssysteem dat door de onderneming is goedgekeurd.

bovendien

Uniforme formulieren die rechtstreeks door het bedrijf zelf zijn ontwikkeld, kunnen ook worden geaccepteerd voor boekhouding. Ze moeten ook de verplichte gegevens voor andere soorten monsters bewaren. Het bedrijf zelf kan een lijst met primaire documenten ontwikkelen die niet in de albums voorkomen.

Verplichte details

De primaire documenten van de organisatie moeten bevatten:

• naam;
• datum van compilatie;
• naam van het bedrijf namens wie het formulier is ingevuld;
• een indicatie van de posities van personen die verantwoordelijk zijn voor de operatie en de fixatie ervan.

Alle formulieren moeten worden goedgekeurd door die entiteiten waarvan de informatie aanwezig is. De certificerende primaire handtekeningdocumenten fungeren als bewijs van de authenticiteit en juridische geldigheid van de effecten.

Verantwoordelijke personen

Primaire boekhoudkundige documenten moeten tijdig en correct worden ingevuld. Deze taak wordt uitgevoerd door personen die hen in feite samenstellen en onderschrijven. Verantwoordelijke medewerkers zorgen ook voor tijdige overdracht van papieren naar de boekhoudafdeling voor hun daaropvolgende reflectie in rapportage. Ambtenaren zijn verplicht alleen betrouwbare informatie op de formulieren in te voeren. De lijst met werknemers die primaire documenten kunnen ondertekenen, wordt goedgekeurd door het management van de onderneming in overeenstemming met de financiële en afwikkelingsafdeling. Documenten die zakelijke transacties met betrekking tot de kasstroom registreren, worden rechtstreeks goedgekeurd door de directeur van de onderneming.De hoofdaccountant heeft ook het recht om deze documenten te ondertekenen.

classificatie

Primaire documenten zijn formulieren die op verschillende gebieden van de onderneming worden gebruikt. Al deze papieren kunnen worden onderverdeeld in:

1. Organisatorisch en administratief. Deze omvatten orders, orders, volmachten, instructies enzovoort. Ze laten allemaal de uitvoering van bepaalde operaties toe.
2. Ontlastend. Deze categorie omvat ontvangstbevestigingen, vereisten, facturen, acceptatiehandelingen enzovoort. Al deze papieren zijn documenten van de primaire boekhouding van transacties. De gegevens die ze bevatten, worden vastgelegd in de respectieve registers.
3. Vormen van financiële overzichten. Deze documenten worden gebruikt voor boekhouding.

Sommige vormen worden tegelijkertijd als vrijspraak en als toelaatbaar beschouwd. Deze omvatten met name loonlijst contante onkostenorder enzovoort.

Administratief werk

Bij de onderneming wordt een speciaal schema ontwikkeld, volgens welke de voorwaarden en procedures voor de verplaatsing van primaire documentatie binnen het bedrijf, evenals de ontvangst ervan in de boekhouding, worden bepaald. Na de overdracht van effecten aan de financiële en afwikkelingsafdeling worden ze gecontroleerd. In het bijzonder wordt het gemonitord:

1. De vorm van het document. Een geautoriseerde medewerker controleert de juistheid en volledigheid van de vulling, de aanwezigheid van verplichte gegevens.
2. Rekenkundige trouw van de berekeningen.
3. Content. De documenten mogen geen interne tegenstrijdigheden bevatten, duidelijk het verband zien van bepaalde indicatoren.

registers

Nadat de primaire boekhoudingsdocumenten zijn geaccepteerd, wordt de informatie ervan in speciale bladen ingevoerd. Tegelijkertijd worden de formulieren gemarkeerd, exclusief hergebruik. Er is bijvoorbeeld een datum ingesteld. Het boekhoudregister wordt speciale bladen genoemd voor het invoeren en organiseren van informatie. Ze worden bewaard in speciale tijdschriften of boeken, op afzonderlijke kaarten en pagina's, in de vorm van typogrammen die met behulp van computers worden verkregen. Registers kunnen de vorm hebben van magnetische banden, diskettes, schijven en andere schijven. Het vaststellen van bedrijfsactiviteiten wordt in chronologische volgorde uitgevoerd. Alle acties zijn gegroepeerd in de overeenkomstige accounts.

Soorten registers

Classificatie vindt op verschillende gronden plaats. Dus qua uiterlijk zijn de registers onderverdeeld in:

1. Boeken (hoofdgeld, contant).
2. Kaarten (voor boekhoudmateriaal, vaste activa, enz.).
3. Tijdschriften met bedrukte of niet-gevoerde vellen.

Afhankelijk van het type records dat wordt geproduceerd, kunnen de registers zijn:

1. Systematisch (grootboekrekeningen).
2. Chronologisch (registratieboeken).
3. Gecombineerd (warrants).

Wat betreft het detailniveau van informatie onderscheid registers:

1. Gecombineerd (tijdschriftgarantie).
2. Synthetisch (grootboek).
3. Analytisch (kaarten).

Belangrijk punt

Informatie die in de primaire boekhoudingsdocumenten wordt ingevoerd, moet worden vastgelegd op een manier die de veiligheid ervan waarborgt gedurende de ingestelde tijd voor opslag in de archiefafdeling. Informatie kan in elektronische of papieren vorm zijn. In het eerste geval is het bedrijf verplicht op eigen kosten kopieën van documenten op papier te produceren. Dit is noodzakelijk om informatie te verstrekken aan andere deelnemers aan bedrijfsactiviteiten, bevoegde toezichthoudende autoriteiten, het parket en de rechtbank.

Papier opslag

Voordat documenten naar het archief worden verzonden, worden ze in chronologische volgorde gegroepeerd en vervolgens voltooid en verweven. Alle papieren worden opgeslagen in speciale mappen. Bij het indienen van documentatie in het archief wordt het bijbehorende certificaat ingevuld. Tijdens de opslag van registers moet hun bescherming tegen ongeoorloofde invoering van aanpassingen worden gewaarborgd. De informatie in de kranten heeft betrekking op het handelsgeheim van het bedrijf. Personen met toegang tot dergelijke documentatie hebben geen recht om informatie vrij te geven.Voor schending van handelsgeheimen zijn de verantwoordelijken aansprakelijk volgens de wetten van de Russische Federatie. De houdbaarheid van de primaire documentatie, in overeenstemming met Art. 17 Federale wet "inzake boekhouding", is opgesteld volgens de regels die van kracht zijn binnen de onderneming. Bovendien mag de periode niet korter zijn dan 5 jaar.

aanpassingen

Als er een fout in de bladen staat, moet deze worden gecorrigeerd. Correctie gaat in dit geval vergezeld van een motivering en wordt bevestigd door de handtekening van de verantwoordelijke medewerker met de datum. Correcties aan bank- en kaspapier zijn niet toegestaan. De rest van het aanpassingsformulier wordt alleen gemaakt in overeenstemming met andere deelnemers aan bedrijfsactiviteiten. Dit wordt bevestigd door de handtekeningen van dezelfde medewerkers die de documenten hebben gecertificeerd. In dit geval wordt de datum van aanpassing aangegeven. De rekwisieten die worden gecorrigeerd, moeten worden doorgehaald. De lijn moet dun maar duidelijk zijn, zodat u de oorspronkelijke waarde kunt zien. Handgeschreven ernaast is gemarkeerd "gecorrigeerd geloven." De aanpassing wordt gecertificeerd door de handtekening van de werknemer die de bijdrage heeft geleverd, met vermelding van zijn naam en initialen.

Papier herstel

De boekhoudwetgeving heeft geen duidelijke regels voor de procedure voor het opnieuw samenstellen van documentatie in geval van verlies. Sommige andere industriële voorschriften specificeren ook alleen bewaartermijnen. Omdat de wetgeving niet bepaalt wat het bedrijf precies moet doen wanneer de primaire documenten verloren zijn gegaan om redenen buiten zijn wil, worden de volgende aanbevelingen gegeven in de brief van het UMNS:

1. Benoeming in opdracht van de commissie die bevoegd is om een ​​intern onderzoek in te stellen naar de doodsoorzaken, ontbrekende papieren. Indien nodig moeten vertegenwoordigers van het staatstoezicht, onderzoeksinstanties en veiligheid worden uitgenodigd voor de samenstelling ervan.
2. Om wettelijk toegestane maatregelen te nemen om die documenten te herstellen die tijdens de vastgestelde termijnen moeten worden bijgewerkt en opgeslagen. Kopieën van overzichten over het verkeer van geldrekeningen kunnen bijvoorbeeld worden verkregen bij servicebankbedrijven, tegenpartijen kunnen facturen, handelingen, contracten, enzovoort aanvragen.

Het bedrijf heeft echter lang niet altijd de mogelijkheid om duplicaten van alle verloren documenten te vragen. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren wanneer er een groot aantal aannemers is, vanwege het ontbreken van kopers of leveranciers op eerder bekende adressen of vanwege het verlies van contactinformatie. Er zijn dus vrij objectieve omstandigheden die bepaalde obstakels kunnen vormen voor het herstel van documentatie. Tegelijkertijd hebben veel managers een logische vraag: moet de belastingdienst op de hoogte worden gebracht van wat er is gebeurd? Volgens sommige experts is het niet nodig om de inspectie te melden. In elk geval neemt dit de waarschijnlijke aansprakelijkheid niet weg. Voor het ontbreken van primaire documentatie in de wetgeving biedt een boete. Deze straf is met name vastgelegd in art. 120 NK.

Mogelijke oplossing voor het probleem

Een belastingbetaler die om de een of andere reden de originele documentatie kwijt is, kan een van de volgende dingen doen:

1. Herstel, indien mogelijk (ten minste gedeeltelijk) papier.
2. Voer corrigerende gegevens in voor uitgaven die niet zijn gedocumenteerd en geef de aanpassingen weer in herziene verklaring inkomstenbelasting voor de periode. Kosten die niet door effecten zijn gecertificeerd, worden niet als lasten opgenomen in de belastingrapportage.
3. Vertegenwoordigers van de belastingdienst toestaan ​​de bedragen vast te stellen die aan het budget moeten worden betaald wanneer zij dit controleren. Dit gebeurt op basis van gegevens waarover de ondernemer beschikt, evenals informatie over andere vergelijkbare ondernemingen. Deze mogelijkheid is voorzien in art. 31, paragraaf 1, paragraaf 7 van de Belastingwet.

Papier verwijderen

Deze procedure kan alleen worden uitgevoerd door bevoegde autoriteiten.Deze omvatten met name instanties van vooronderzoek, onderzoeken, officieren van justitie, belastinginspecties, rechtbanken en politiediensten. De primaire documentatie wordt in beslag genomen op basis van beslissingen van deze autoriteiten die in het kader van de wet zijn genomen. De brief van het ministerie van Financiën nr. 16/176 keurde de instructie goed volgens welke deze procedure wordt uitgevoerd. De inbeslagneming van documentatie wordt uitgevoerd in het geval van verbergen of onderschatting door de belastingbetaler van inkomsten of andere aan belasting onderworpen voorwerpen. Zowel de onderneming als de ambtenaar en burger kunnen als overtreder optreden. Het is de hoofdaccountant of andere verantwoordelijke werknemer van het bedrijf toegestaan ​​om, met toestemming en in aanwezigheid van vertegenwoordigers van de autoriteiten die de inbeslagname nemen, kopieën te maken van de primaire documenten die de datum van deze procedure aangeven.