Organisatorisch en administratief document: beschrijving, types, vereisten en functies

Organisatorische en administratieve documenten zijn een reeks handelingen die op het gebied van beheer worden gebruikt. Ze zijn verdeeld in drie groepen. Laten we ze in meer detail bekijken.

Organisatorische en administratieve documenten: classificatie

Het bedrijf gebruikt in zijn activiteiten verschillende lokale handelingen. Het systeem van organisatorische en administratieve documenten omvat:

1. Informatie en referentiematerialen. Deze omvatten correspondentie (telegrammen, brieven, enz.), Verklarende en memoranda, handelingen, contracten, beoordelingen, conclusies, referenties, enzovoort.
2. Organisatiedocumenten. Ze bepalen de juridische status en belangrijkste activiteitsgebieden van een onderneming, instelling en structurele eenheden. Deze omvatten regels, charters, personeel, instructies, voorschriften, etc.
3. Organisatiedocumenten. Ze stellen verschillende opdrachten van collegiale organen en ambtenaren op. Daarnaast fungeren deze handelingen als een middel om schriftelijke bevelen door te geven aan specifieke personen en ondergeschikten. Deze omvatten beslissingen, beslissingen, bevelen, besluiten enzovoort.

Bovenstaande lijst wordt niet als volledig beschouwd. Personeelsdocumenten zijn ook organisatorisch en administratief. Deze omvatten kaarten, certificaten, verklaringen, specificaties. Scheid het protocol. Het combineert de kenmerken van een referentie-informatie en een administratief document.

Algemeen kenmerk

Elk van de bovenstaande handelingen fungeert als drager van specifieke informatie. In overeenstemming hiermee bevat het een set componenten waarvan het doel niet eenduidig ​​kan worden genoemd. Sommige elementen bevatten informatie die de fenomenen weerspiegelt waarin documenten worden samengesteld. Andere componenten bevatten informatie over de handeling zelf en fungeren als verplichte attributen. Bij elke specifieke onderneming wordt de procedure volgens welke de uitvoering van organisatorische en administratieve documenten wordt uitgevoerd, vastgelegd in de papieren instructies. Het wordt onafhankelijk door het bedrijf ontwikkeld, rekening houdend met de wettelijke vereisten.

Systeem van administratieve documenten

Dergelijke handelingen hebben betrekking op belangrijke administratieve kwesties. Een uitvoerend document zorgt voor de regulering en coördinatie van de onderneming en draagt ​​bij tot de uitvoering van de taken die aan de beheersorganen zijn toegewezen. De hoofden van elk bedrijf hebben het recht om dergelijke handelingen te verrichten, ongeacht de juridische status, inhoud en aard van de activiteit, competentie, structuur, enzovoort. Het administratieve document bevat een beslissing die van bovenaf gaat: van het bestuursorgaan naar de ondergeschikte, van de directeur van de onderneming naar afdelingen en hun werknemers. Door dergelijke handelingen wordt de verticale beheerfunctie geïmplementeerd.

Soorten handelingen

Volgens de huidige wetgeving worden de volgende soorten administratieve documenten onderscheiden:

1. Aanwijzingen, bestellingen, instructies. Ze kunnen worden gepubliceerd door administratieve medewerkers van ondernemingen.
2. Solutions. Deze handelingen worden aangenomen in coöperatieve vennootschappen.
3. Bestellingen en besluiten. Deze documenten worden gepubliceerd in openbare organisaties.

specificiteit

Beslissingen, beslissingen, orders worden genomen in alle gevallen met betrekking tot de noodzaak om een ​​individuele of regelgevende handeling uit te voeren over belangrijke kwesties die binnen de competentie van de onderneming vallen.Aanwijzingen, orders worden uitgegeven voor operationele taken. Ze zijn ook nodig om beslissingen, bevelen en aanwijzingen af ​​te dwingen. In juridische zin worden alle soorten administratieve documenten als rechtshandelingen beschouwd. Ze weerspiegelen specifieke stroomvereisten afkomstig van de onderwerpen van de overheid. Hun zekerheid ligt in het feit dat via administratieve documenten problemen en problemen die zijn gerezen op het gebied van administratie worden opgelost. De geadresseerden zijn specifieke instellingen, ambtenaren, structurele eenheden, gewone werknemers. Het titeldocument is juridisch feit het ontstaan ​​van specifieke administratief-juridische relaties.

terrein

Indien nodig wordt een administratief document vastgesteld:

1. Voor het uitvoeren van gepubliceerde regelgevende, wetgevende of andere handelingen van hogere structuren of beslissingen van de onderneming zelf, eerder goedgekeurd.
2. Om hun eigen managementfunctie uit te voeren, vanwege de doelstellingen en doelen van het bedrijf.

Voorbereiding van de besluiten

Er zijn bepaalde wettelijke vereisten voor wettelijke documenten. Er zijn drie fasen in hun voorbereiding:

1. Case study en projectontwikkeling.
2. Matching.
3. Het ondertekenen.

structuur

In de tekst van het document worden in de regel twee onderling afhankelijke delen onderscheiden: vaststellen en administratief. De eerste fungeert als een inleiding tot de essentie van het onderwerp in kwestie. Het is noodzakelijk om de redenen voor de voorbereiding van het document te rechtvaardigen. Evenementen, feiten kunnen hier bijvoorbeeld worden vermeld, een volgorde van een hogere structuur kan opnieuw worden verteld, voor de uitvoering waarvan deze wet is goedgekeurd. In dit geval kunnen referentie (zoek) gegevens worden aangegeven. Het controlegedeelte wordt niet als verplicht beschouwd als er geen reden is om de gronden voor de vaststelling van de handeling te verduidelijken. De belangrijkste semantische belasting ligt op het administratieve gedeelte. Het wordt gepresenteerd in de vorm van een verhaal.

Kenmerken van de compilatie

Afhankelijk van type document het administratieve gedeelte kan op verschillende manieren beginnen. In een collegiale uitspraak kan het begin bijvoorbeeld zijn: "beslist". Ter beschikking - "Ik bied," en in de volgorde, respectievelijk - "Ik bestel." Deze woorden worden in hoofdletters of kleine letters afgedrukt. Dus scheiden ze visueel de verklarende en administratieve delen. Deze woorden staan ​​op een aparte regel vanaf de linkerrand. De inhoud van het administratieve gedeelte begint met een nieuwe regel. Als de tekst een indicatie van verschillende uitvoerders of acties met een verschillend karakter bevat, worden er genummerde lijsten in gebruikt. In elke paragraaf wordt een verantwoordelijke persoon voorgeschreven, de taak en de periode voor de uitvoering ervan. De bestellingen in het laatste gedeelte geven de werknemer aan die is belast met het toezicht op de uitvoering van het document. Bestellingen en bestellingen moeten worden ondertekend door het hoofd of de adjunct-directeur. De act treedt in werking vanaf het moment dat deze wordt gecertificeerd of onder de aandacht van de artiesten wordt gebracht. In sommige gevallen wordt de term in het document zelf aangegeven.

bovendien

Gezamenlijke homogene administratieve documenten van verschillende organisaties worden in de juiste vorm uitgegeven. Dit kunnen bijvoorbeeld bestellingen of bestellingen zijn. Gemeenschappelijke administratieve handelingen van organen die bevoegd zijn om documenten van verschillende vormen aan te nemen, worden goedgekeurd als een algemeen besluit. Het heeft hetzelfde juridische effect als tong. De auteur van de wet stelt een vorm vast waarin de inhoud zal worden gecommuniceerd aan structurele eenheden, ondergeschikte ondernemingen, enz. Bij gebrek aan aanwijzingen hiervan lost de organisatie dit probleem onafhankelijk op.

Belangrijk punt

De eigendomsakte kan worden geannuleerd of gewijzigd. Hiervoor moet een handeling worden aangenomen door de onderneming zelf of door een hogere structuur.Dit document is ook een richtlijn. De handeling kan worden opgeschort door bevoegde instanties. Als het conceptdocument de belangen van andere bedrijven betreft, moet dit met hen worden overeengekomen. Als er een meningsverschil is, worden er opmerkingen of een begeleidende brief aan gehecht, waarin ze worden vermeld.

unificatie

Een van de belangrijkste taken van kantoorbeheer is de vereenvoudiging van het werk met documentatie, de versnelling van het ontwerp en de voorbereiding. De oplossing van dit probleem wordt aanzienlijk vergemakkelijkt door het opstellen van normen. De belangrijkste vereisten voor het opstellen van documentatie zijn voornamelijk gebaseerd op de vereisten van GOST's. De normen bevatten algemene regels voor de structuur van handelingen, hun verplichte details. Uniformiteit bij de voorbereiding van documenten draagt ​​bij aan de maximale duidelijkheid en het typen van teksten. In de regel zijn de verplichte gegevens verticaal rechts. Het bedrijf kan een longitudinale versie van hun instructies gebruiken. Het uniforme systeem van organisatorische en administratieve documentatie heeft een interdepartementaal karakter.

conclusie

Organisatorische en administratieve documentatie is dus een reeks besluiten tot vaststelling van beslissingen over administratieve, bestuurlijke kwesties, de implementatie van interactie, regulering en ondersteuning van het werk van machtsstructuren, ambtenaren, ondernemingen, instellingen. Binnen het complex zijn er drie categorieën effecten. Onder de meest voorkomende organisatorische en administratieve documenten worden personeelslijsten, regels, orders, besluiten, orders, beslissingen, besluiten, contracten onderscheiden. Ze bevatten ook toelichtingen en memoranda, conclusies en andere. Elk document dat in het organisatorische en administratieve systeem wordt gebruikt, is drager van bepaalde informatie. Ze bevatten verschillende elementen die hen van elkaar onderscheiden. In de regel laat een onderneming zich bij het opstellen van handelingen leiden door nationale normen, overheidsvoorschriften, methodologische aanbevelingen en industriële instructies. Tegelijkertijd kan de organisatie haar eigen volgorde ontwikkelen, op basis waarvan administratieve documenten worden opgesteld met inachtneming van bestaande vereisten. De samenstelling van de details die zijn gebruikt bij de voorbereiding en de daaropvolgende voorbereiding van handelingen is vastgelegd in GOST R 6.30-2003. Deze norm regelt een uniform systeem, bepaalt de procedure voor documentatie. Daarnaast legt de gespecificeerde GOST de regels vast voor het schrijven van details, hun locatieschema's, geeft afzonderlijk de elementen aan die moeten worden gebruikt bij de vervaardiging van gestandaardiseerde formulieren.